高校数字化档案与纸质档案管理对策研究

2023-01-27

一、引言

新时期, 网络信息技术提高, 快节奏、效率高且便捷性的工作状态是人们普遍追求的生活方式。办公自动化与档案数字化的应用范围不断扩大, 传统纸质档案与手工管理操作面临新的改革。当前, 数字化档案快速发展, 在日常的高校档案管理中, 纸质档案依然是必不可少的, 不能直接否定其存在的价值, 应以辩证的眼光正视这一问题, 纸质档案不能完全被数字化档案取代。未来相当长时期内, 数字化与纸质档案还需要共存发展, 这对高校可持续发展具有深远意义。

二、高校档案管理的意义

高校档案管理是指学校在招生、教科研及党政管理等活动, 对学生、高校与社会形成的有保存价值的文字、图标及声像等。在高校管理与教学活动中, 档案管理发挥着重要的作用, 尤其在教学改革中, 发挥的作用更是不可替代的。另外, 高校档案管理, 也为编史修志工作提供全面资料, 为宣传学校, 建设学校文化提供了有利的素材支撑。国家教委《普通高校档案管理办法》中提出:“高校档案管理是学校稳定发展的重要基础, 高校整体发展规划中, 应将档案管理工作纳入其中, 对档案工作加强领导与管理。”因而, 通过档案管理的优化, 对档案管理体系进行逐步完善, 为高校稳定发展提供重要的推动力。

三、高校档案管理工作现状

当前, 在不断发展变化的高等教育和高校建设中, 档案管理已经成为一项举足轻重的工作。但在实际具体的高校档案管理工作中, 档案管理工作依然存在很多问题, 亟待解决。

(一) 档案信息化管理水平不高

作为一门先进科学技术, 计算机在各行业领域逐步渗透。高校档案管理工作中, 落后的档案管理设备, 使得计算机无法快速运行, 另外高校档案管理软件落后, 无法满足社会发展需求, 单一化功能, 加大了档案管理的错误几率, 从而无法保障档案管理的准确性, 这些都为档案管理工作造成了很大的困扰。

(二) 没有正确认识档案管理工作的重要性

高校档案管理工作中, 档案管理人员没有全面认识内部档案资料管理的重要性。同时, 因目前高校自身发展条件有限, 配套设施与资金投入等, 难以满足档案数字化管理发展的需求, 先进档案管理技术引入难度大, 不利于高校顺利进行档案管理工作。

(三) 档案管理工作者专业水平亟待提高

高校档案管理工作, 对从业人员有很高的专业性要求。作为档案管理人员, 因高校发展变化情况了解欠缺、档案、情报学相关知识掌握有限、经验不足等原因, 使得档案管理工作者无法及时存档高校各类信息, 这就加大了档案管理工作难度, 对学校整体管理工作造成了很大的阻碍。

四、高校如何加强数字化与纸质档案管理

(一) 高校应不断提升网络管理技术水平

大家日常学习中, 自身知识与阅历的丰富是十分必要的。做任何事情, 如果不具备相关专业技术, 仅仅依靠奔向成功的冲劲, 这种盲目、冲动的行为是不可取的。因此, 在不断努力与坚持过程中, 积极丰富自身专业知识显得尤为重要。高校管理人员, 在网络安全管理工作中, 要增加专业网络安全技术人员监控管理高校学生档案工作。在此过程中, 专业网络安全人员必须要具备较高的专业素质, 否则就无法有效应对黑客攻击, 引起高校学生档案丢失, 产生不堪设想的后果。高校管理工作中, 专业网络安全技术人员进入前, 应有针对性的进行网络安全知识的学习, 从根本上保障网络安全, 为高校学生档案管理工作创造良好的平台。计算机进入我国初期, 我国很多科学家都对国外计算机技术技巧进行了认真查阅, 认真学习其他国家网络计算机网络优点, 积极寻找有关资料, 亦或是咨询其他国家科学家与网络研究人员。

(二) 对数字化档案管理系统进行完善

在专网或内网中, 利用档案数字化信息远程管理系统, 以此远程查阅数字化档案的形成、审核、收集、传输与保存等。考虑到档案信息的安全性, 必须要注意以下几方面:加强设置防火墙, 以防网络病毒破坏档案信息;采用先进杀毒软件, 通过管理员授权, 加密设置档案数据;远程查借阅过程中, 管理员可以为某一区域或范围设置查询授权, 针对某些信息进行加密处理, 在此基础上提升档案查阅效率, 有效预防相关信息的泄漏。

(三) 完善档案管理手段

大数据时代, 我国高校要积极响应国家政策号召, 逐步将纸质档案转向信息化、电子化与数字化档案, 由以往人力管理转为电子信息化管理。例如学校档案查询, 查询某一人的档案比较麻烦, 这是档案管理存在的明显问题之一, 单纯依靠某一人的力量查询, 浪费时间与精力, 还无法快速有效地查询到所需档案资料。档案信息化发展后, 我们可以随时利用高科技手段研发新型查询系统, 输入要想查询的档案名称, 便可在电子档案数据库中快速查询到需要的档案资料。同时, 随着电子档案数据库规模的扩大, 电子档案资源实现共享, 高校之间各类档案实现更好的流通, 为学校顺利开展各项工作提供管理便利, 便于档案的查询、利用和研发, 同时档案保存几率得到明显提高, 确保档案不会丢失, 为顺利进行档案安全工作提供了便利。

(四) 加强保护纸质档案

纸质档案具有一定的真实与直观性, 在未来发展中, 地位依然很重要, 例如相较之电子档案, 纸质档案书写时, 其签名笔迹、墨水材质及印章防伪效果等真实与稳定性更好, 社会认可比较高。

因而纸质档案未来发展过程中, 仍需依照档案管理制度对档案资料进行整理与保存, 应用有效的防霉、防酸、防蛀、防日晒及防高温等先进技术, 保护纸质档案, 延长纸质档案的保存年限, 档案应用该过程中, 也推行“双套制”管理制度。在实际工作中, 同步收集整理并保存纸质与电子档案资料, 进行有效的科学的差异化管理, 以此相互印证并取长补短, 发挥协同作用。纸质档案不能随意翻阅, 日常档案查询借阅时, 应利用专门计算机软件与网络进行, 以此降低纸质档案造成的伤害。

(五) 提升高校档案管理队伍综合素质

首先, 对于档案管理人员综合素质, 应不断提升档案管理人员综合素质, 为整个高校档案管理队伍提供综合素质与知识能力保障。作为档案管理人员, 加强管理人员选拔是首要任务, 选择工作中, 应首选能力强业务精水平高的人承担档案管理与收集资料的角色, 以此提升档案资料收集效率, 为档案收集质量的提升奠定基础, 从而快速高效的开展高校档案工作。另外, 作为档案管理人员, 必须要深入了解档案管理各项工作, 面对出现的无法预期问题, 要能及时发现并尽可能降低损失, 确保档案更加完整。除此之外, 档案管理人员要有一定的计算机水平和业务能力水平, 随着信息化时代进程的加快, 作为档案管理队伍, 熟练掌握电脑技巧是十分必要的, 以此更好的保存高校电子档案, 顺利进行电子档案备份工作。最后, 还要培养档案管理人员养成良好的服务与交流意识, 为高校开展高质量的档案管理工作提供重要的保障。

五、结束语

综上所述, 随着社会经济的快速发展, 现代科技水平不断提高, 未来相当长一段时期内, 数字化与纸质档案的发展势必会共存。在实际工作中, 要采取行之有效的策略, 尽可能确保档案信息的安全性, 以此规范档案管理发展, 从而在高等教育蓬勃发展和人才培养日新月异的新时代, 充分发挥档案的重要价值, 以期更好的服务师生群众、服务高校发展和建设。

摘要：随着时代的进步, 高校教学质量日益提升, 高校档案使用情况也日益增多。此种情况下, 高校为了提高教育教学质量, 塑造良好的形象, 加强数字化与纸质档案管理显得尤为重要, 深入研究数字化与纸质档案管理现状, 采取有效应对策略是当前高校档案工作可持续发展的重要议题。基于此, 本文主要论述了高校数字化与纸质档案管理及对策相关内容, 希望对相关领域研究有帮助。

关键词：高校数字化档案,纸质档案,管理策略