浅议电子档案与纸质档案的区别

浅议电子档案与纸质档案的区别（精选8篇）

篇1：浅议电子档案与纸质档案的区别

电子档案与纸质档案共存期管理研究论文

摘要：对纸质档案和电子档案共存期管理问题制定一系列相对应的解决方法，研究了电子文件对档案业务管理的影响、并存时期的档案管理的模式以及确保电子文件原始性的管理措施，并对传统的管理方法提出合理的改进策略，从而达到对两种载体档案共存期管理的分析有所裨益，更好地进行档案管理事业。

关键词：纸质档案;电子档案;共存期;管理

随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。

1并存时期的档案管理的模式

纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理;也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存;但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的`场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求;纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。

2电子文件对档案业务管理的影响

简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。

3确保电子文件原始性的管理措施

电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新。纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同。电子档案已经具有强大的功能，实现档案管理工作的各项要求，为管理工作者提供便捷。通过电子档案，系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件，以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件，并输出纸质打印件。而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置，从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况，并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记，就可以直接了解纸质案卷被利用的情况，可以以此作为鉴定档案的参考和依据，实现一举两得的功效。综上所述，纸质档案与电子档案共存的时代已经来到，分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势。目前，我们形成了一系列新的思路和方法，也正在接受实践的不断检验。因此我们有理由相信，在纸质档案没有完全退出历史舞台，电子档案正蓬勃发展的当下，档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服务于档案管理工作。结束语档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分，要适应变革，就得逐渐提高档案人员整体水平。现阶段，根据档案管理的实际情况，短时间内纸质档案仍会占主导地位，并不断向电子档案过渡，已经成为主流趋势。我们要做好电子文件和资质文件的共存管理，才能适应当今档案管理的大环境。

篇2：浅议电子档案与纸质档案的区别

随着计算机的普及以及知识经济时代的迅速发展,电子文件已经成为目前社会上数量最大的文件种类,对其进行收集、鉴定、归档、整理已经是档案界目前工作的主要任务内容。电子文件的鉴定与纸质文件鉴定相比,在时间、程序、内容、方法、鉴定人员等方面上都有很多的不同之处。

电子文件鉴定工作，包括真伪鉴定，开放鉴定，密级鉴定，价值鉴定等。电子文件鉴定的概念是价值鉴定，即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期限已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。电子文件的鉴定比纸质文件的鉴定更具复杂性和难度。

一.鉴定的时间

“纸质文件的鉴定时间一般都是在文件形成之前，由于电子文件中的“微观数据”有时候并不是独立存在的。在动态数据库中，最新的数据覆盖刚过时的数据，分散的数据不断地汇入结论性的数据中。因此，为了保证电子文件的原始性，鉴定工作被提前到文件管理系统后设计阶段，鉴定在时间上的变化要求档案工作者介入文件的管理。”①

二．鉴定的程序

由于电子文件的特殊性，电子文件的鉴定程序也与传统文件有所不同。“纸质文件和电子文件具有不同的文件运动生命周期，鉴定工作也分别处于运动生命周期的不同阶段。”② 纸质文件鉴定程序，初次鉴定是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值；档案室对保管期满的档案进行第二次鉴定，以决定其是否继续保存；第三次鉴定是档案需移交给档案馆时进行的，以确定是否进馆；第四次鉴定是档案对长期保管的档案进行期满鉴定。纸质文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。电子文件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理程序完毕之后再进行，也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的标准和程序编入到系统软件之中，由计算机自动对电子文件进行鉴定。电子文件的第二次鉴定在形成阶段进行的，电子文件在这一阶段进行网络归档脱机保存到介质载体上，有档案部门对保存于介质载体上的电子文件进行鉴定。这次鉴定既包括了内容鉴定，也包括了电子文件的技术鉴定。电子文件的第三、四次鉴定主要是维护阶段进行，档案部门肩负起了对电子文件进行维护的职责。

三．鉴定的内容

档案文件的鉴定，包括真伪与价值两方面。由于纸质文件的物理载体相对稳定，信息与载体是紧密结合难以分离的。即使要使其分离，也难免不留痕迹。因此，其真伪的鉴定与保护是件轻而易举的事，故而纸质文件鉴定一般不包括真伪鉴定而专指价值鉴定。而电子文件的鉴定则不同，由于电子文件信息的易变性和信息与载体之间易分离的特性，使得对电子文件原始性的鉴定显得格外重要。电子文件信息是编码信息，需要通过机器的还原才能为人所识读，电子文件的价值不再像纸质文件那样可以直接为利用者获取，而是需要借助于计算机软硬件系统这个中介。电子文件的鉴定，包括文件的内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸质文件的鉴定基本相似，就是采用“直接鉴定法“对电子文件的信息进行鉴定，确定电子文件的保管期限。技术鉴定主要包括电子文件的完整性，真实性，可读性，无病毒鉴定，介质状况检测。与纸质文件不同，电子文件的完整性可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。

电子文件的双重鉴定，“法国档案学者哈罗尔德·瑙格勒（HaroldNaugler）1984年在其研究报告《机读文件的鉴定》中深入分析电子文件鉴定与传统文件的差异，首次明确提出并系统阐述了电子文件双重鉴定的思想。他认为“机读文件的鉴定包括文件所含信息的鉴定（内容鉴定）和文件技术状况的鉴定（技术分析）”。这一思想在实践上为电子文件的鉴定

工作提供了一条新的思路，在理论上为鉴定电子文件的保存价值建立了两个支点——内容的有用性和技术状况，从而引起了各国档案研究人员和实际工作人员极大的关注，这在文件鉴定理论的发展史上是很有创见的。

毫无疑问，和纸质文件一样，对电子文件的内容需要加以鉴定，以便从难以数计的文件河流中“淘出”经得起历史考验的真正具有价值的“金子”。随着我们对电子文件了解的增多，逐渐发现在电子文件中“淘金、’比纸质文件还困难，还重要，原因在于电子文件的量更大，流向和分布更为复杂。电子文件“制成材料”的物理性能比纸质文件材料要脆弱得多，电子文件中的信息也比纸质文件要易变、易失得多，这就意味着电子文件的有用性对于支持其存在的技术状况的依赖性要大得多，良好的技术状况是电子文件真实、可靠、完整、可读的基础。纸质文件鉴定中把鉴定的思想和原则转化成明确、具体的保管期限表的作法在电子文件的鉴定中依然必要，这可以给文件管理人员提供一个清晰的，易于执行的标准。纸质文件的保管期限表对于从内容上鉴定电子文件具有一定的参考价值，但由于电子文件的种类、成分和形成、积累过程有诸多特点，一些文件的价值还会随着信息技术的发展而有所改变，因此不能简单地套用原有的保管期限表，我国应该在积累经验的基础上为电子文件编制专用的保管期限表，用以体现文件内容和信息技术对保管期限的双重要求。”③

电子文件价值鉴定的内容比传统文件鉴定扩大了许多,增加了对电子文件所依赖的技术状态的鉴定,形成双重鉴定:既有对文件所含信息的鉴定,又有对文件技术状况的鉴定,而且技术鉴定比对文件所含信息的鉴定更重要。

四.鉴定的方法

纸质文件多采用直接鉴定法，即要求鉴定人员逐件逐张地审查文件，根据其内容所记载和反映的重要性判断其价值的大小。再分析档案来源和形成实践、文件名称和稿本、文件的有效性和外形特点。如果电子文件继续沿用纸质文件的鉴定方法，通过直接阅读文件内容，决定其保管期限，其工作量是文件管理人员难以承受的。其结果可以导致越来越多的电子文件因来不及鉴定而流失或积压。这样的鉴定方法显然不适用于电子文件的鉴定，尤其初次鉴定。与纸质文件相比，电子文件具有多变性和转瞬即逝以及载体的脆弱性等特点，因此，电子文件鉴定应采用一种高效的鉴定方法。

“1989年以来加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，采取了一种“职能结构研究模式”，将档案的鉴定方法于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，而不是于以内容为基础的历史文献框架之中。荷兰国家档案馆也采取了类似的鉴定方法，即根据文件在政府活动和任务中的作用来鉴定其情报价值，各机构首先应分析对其履行使命和完成任务至关重要的活动，通过挑选和鉴定出来的信息必须反映活动的价值。”④

宏观鉴定理论是件伴随信息技术在现代社会广泛而深入地渗透应运而生的。它反映了信息社会机构和文档的特点，阐明了电子文件的来源是动态的、虚拟的、多元的。在电子环境中，虚拟机构在网上大量涌现。与纸质文件产生的机构不同。在机构的职能和内部结构不断变动且难于辨别的情况下，继续用传统的理论方法鉴定电子文件的价值显得十分困难。

职能鉴定法是宏观的、以职能为基础的鉴定方法。职能鉴定法依据电子文件形成过程、机构职能活动、文件的本质联系，其思路较内容鉴定法是宏观的。因此，职能鉴定法从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接对文件加以处理。

我国在电子文件的保管、整理方面仍采用输出纸质拷贝，在纸质文件保存系统内管理的方式，即电子文件的“双套制”管理都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质文件的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善，“两套制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子文件，纸质文件的数字化应有所选择”⑤，并逐步取代纸质文件。

五.鉴定的人员

主持鉴定工作人员的组成、及所处的立场、出发点、价值取向等，很大程度上影响着档案鉴定工作的前进方向。“我国的纸质文件鉴定分三步走。第一步立卷前鉴定，鉴定人员由文书或业务部门人员组成，他们确切了解自己的需要，对文件的第一价值能做出较为准确的判断，而对文件的第二价值（即对形成者以外的文件价值）则关注得很少，这种做法可能产生的后果是有相当历史价值、值得永久保存的文件还未进入档案人员的视线，就被判处死刑，进了废纸堆。第二步鉴定工作主要由机关或企业的档案室工作人员承担，对立卷归档时确定的保管期限进行检查并适当调整，经鉴定无继续保存价值的剔出销毁。档案馆人员也要实行超前控制，介入档案室鉴定工作，进行业务指导。第三步鉴定工作由档案馆人员主持，主要对进馆档案保存期限不当的进行调整以至销毁。由此可见，在我国，对文件的生死处置发生在立卷前鉴定，掌握生杀大权的实际是机关或企业的文书或业务部门人员，后两次有档案人员参与的鉴定在一定程度上只起到修正作用，这种鉴定方法对全面考量文件价值的弊端不言而喻。” ⑥（注：《电子文件与纸质文件的鉴定工作比较》 四川大学信息与档案管理系研究生班王萍）

经过电子文件与纸质文件鉴定的比较，分析两者异同，各取其长，从而推动电子文件和纸质文件鉴定工作的发展，为档案的鉴定工作提供宝贵经验。

注释：

①江苏常州信息职业技术学院 孙文靖《电子文件与纸质文件鉴定的不同之处》）

②四川大学信息与档案管理系研究生班 王萍《电子文件与纸质文件的鉴定工作比较》 ③中国人民大学档案学院 冯惠玲《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之三 ④特里·库克 1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响 《第十三届国际档案大会报告集》

篇3：浅议电子档案与纸质档案的区别

1 电子档案与纸质档案管理模式的差异

电子文件有别于传统的档案文件, 它必须通过复杂的编码和解码过程, 才能提供利用, 与载体没有必然的联系, 它可以复制并存储于不同介质之中, 利用者只要获得允许, 就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式, 传统的档案管理方式和方法已经无法适应现代管理制度和信息社会的发展。

1.1 归档时间的差异。

电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档, 或在某一时间周期定时统一归档, 一方面可以避免文件漏归, 保证归档率和完整率, 另一方面也符合电子文件自身的特点, 快速便捷, 还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

1.2 归档方式的差异。

电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护, 保证文件在传输、处理过程中不会出现错误, 以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性, 确保电子文件的法律凭证地位。

1.3 保管方式的差异。

由于电子文件载体易老化变质, 信息多媒体与新存贮介质的产生和发展也会影响电子文件的长期可读性。因此, 档案部门可在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份, 并及时对文件进行格式转换, 以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案, 保证信息资源的方便利用。

1.4 管理方式的差异。

因为电子文件可以达到文件一级管理的特殊性, 所以, 档案部门在接收到文件后, 需为每份文件编制一个唯一的文件号, 并给出相应的分类号、档案号及文件号, 在归档的同时进行主题词标引、著录。用户在查找文件时只须给出文件分类号或主题词, 即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件, 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

2 电子档案与纸质档案保护技术的差异

电子文件以其载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击, 电子文件与传统纸质档案在保护技术上存在很大差别, 这些差别将成为电子时代档案保护技术的新领域。

2.1 载体寿命的差异。

纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定的条件下, 可发生水解和氧化反应, 但只要我们在档案保护过程中, 注意排除发生两大化学反应所需要的条件, 就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。而电子文件的载体材料是磁性物质和光盘, 由于这些载体材料的不稳定、易氧化及易与碱溶液发生反应等特点, 与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要短得多, 一般仅为5~15年。

2.2 环境条件影响的差异。

一是温湿度影响的差异。对于纸张而言, 高温高湿可促进纸张发生水解—氧化反应, 加速不利化学成分对纸张内部的影响, 也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体在温度过高或过低条件下, 聚酯底基易膨胀或收缩变形, 光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形, 影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明, 保存纸质档案的标准温度为14~24℃, 相对湿度为45%~60%, 而保存电子文件的理想温度为16~20℃, 相对湿度为40%±5%, 可见, 温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。二是灰尘影响的差异。对于纸张而言, 即使灰尘已经对其产生实质性的损害, 如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等, 也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害, 载体上所记录的信息可能会局部丢失, 在计算机系统上便无法读出原始信息, 使电子文件失去保存价值。因此, 防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义, 在电子文件形成和使用过程中, 要采取严密的防灰尘措施。三是外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响, 而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。要防止外磁场的影响, 需将磁性载体远离强磁场, 将其存放在有抗磁性的框架内或金属盒内, 并避免强烈的机械震动。四是光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解—氧化反应, 导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体具有酸性和氧化性, 在一定条件下, 腐蚀、破坏磁性载体和光盘, 致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落, 使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应, 使盘基带基老化, 强度下降。同时, 紫外线的能量足以破坏磁性载体的稳定性, 导致信号衰减, 影响磁性记录信息的读写效果。

2.3 技术寿命的差异。

纸质文件一旦形成, 其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者便永远结合在一起, 它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关, 更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的, 必须通过计算机才能识读。因此, 对于电子文件中数字化信息的长期存取而言, 技术过时是比载体损坏更为严重的危害。

2.4 信息保护的差异。

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体———纸张“延年益寿”, 因为载体和记录的信息是结为一体的, 保住了纸质文件的形体, 以文字记录的信息就得以保存。而对于电子文件而言, 信息与载体是可分离的, 电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被销毁的危险。此外, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手———电脑病毒。因此, 如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

3 电子档案与纸质档案利用需求的差异

档案在人们的社会实践中直接形成并被有意识地保存下来, 其目的在于满足档案利用者对档案信息资源的利用需求, 只有档案广泛地被需求者所利用, 为社会创造出更多的物质与精神文化财富, 才实现档案的价值。无论是电子档案还是纸质档案其目的就是要充分发挥档案的利用, 但从两者对档案利用者的需求影响上看仍有明显差异。

3.1 档案利用需求载体的差异。

纸质档案利用的载体只要避开天灾人祸, 遵循管理和保护的要求, 就能达到长期保存的目的。而电子档案利用载体是通过计算机系统识别处理, 并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上, 利用者需要依附在计算机上读取。

3.2 档案利用需求方式的差异。

纸质档案利用方式是利用者必须亲自到档案馆 (室) 检索, 通过人力去翻阅、查找, 档案检索显较繁琐, 工作量较大。而电子档案利用方式是以计算机读取为介质, 通过网络传输实现快捷查找, 检索界面操作方便、快捷。

3.3 档案利用需求原始属性的差异。

纸质档案始终有草稿与印稿之分, 正本与副本之分。正是如此, 纸质档案利用的需求主要体现于其原始记录性和凭证作用的特点。而电子档案是从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行, 电子档案可在电子计算机存储器上保存或发送。

3.4 档案利用需求途径的差异。

纸质档案利用的需求途径, 一是提供利用档案阅览服务, 特点是传播途径单一、传播速度缓慢, 不利于档案原件的保护。二是档案展览与陈列服务, 通过介绍档案馆 (室) 藏中有关档案内容的一种服务方式, 其直观性强, 但展览内容的更新速度较慢。而电子档案借助了中间媒介物———电子计算机与网络, 利用电子网络传输能够迅速根据档案利用者的需求, 多途径、多角度、迅速而准确地查找到所需要的档案及相关信息, 充分满足档案利用者可能出现的深度需求。

篇4：浅议电子档案与纸质档案的区别

一、电子档案与纸质档案并存管理的现状及原因

1.纸质档案与电子档案互不兼容，简单并存

目前各地区、各机关企事业单位中均形成电子和纸质两种文件，对于纸质文件按照传统的做法将其依据保存价值归档保存，使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份。对于电子文件，大多数单位仅限于光盘、硬盘存储，没有按照相应标准进行归档保管。尤其县市级机关单位多数是进行了计算机检索和简单的存储、打印目录等，管理不规范。

2.对电子文件重要性认识不足，存档内容单一

多数使用办公自动化网络系统的单位，对电子文件没有进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在硬盘内。这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成灾，甚至一些单位的电子文件处于自生自灭状态。未使用办公自动化网络系统的单位，用计算机进行办公和事务性管理，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。还有一些电子文件形成部门不懂档案管理知识，档案管理部门无法介入电子文件形成过程，对电子文件的收集、整理、归档仅限于对每年的计划、总结、汇报等年年都有的材料存储到硬盘，因此提高对电子档案的认识势在必行。

二、电子档案与纸质档案长期并存是趋势

所谓电子档案与纸质档案并存，就是指在同一个档案室内，归档的同一种档案信息内容，既保存电子档案，又保存纸质档案。

1.电子档案在利用方面是纸质档案所不及的

随着网络技术的发展，档案利用者对档案信息的利用需求，无论内容、方法还是途径等都发生了深刻变化。纸质档案是直接提供利用，档案利用者须亲自到档案馆（室）查阅、检索，需要通过人力去翻阅、查找，工作量大，反复查找还会加速档案受损程度，不利于档案原件的保护；电子档案的应运而生，使得一个微型计算机系统即可具备一个小型档案室的功能。利用微机的搜索功能，利用电子网络的传输功能使全文检索和异地查阅成为现实，它能够多途径、多角度、迅速准确地查找到所需要的档案或相关信息，而且能够快速地给利用者提供同原件一样质量的复制件，方便、快捷，利于保护档案原件。

2.电子档案无法取代纸质档案的重要地位

计算机在存储文件过程中，档案内容游离于记录方式与载体之外，极易暴露、复制、更改与泄密；操作人员瞬间的操作失误就会造成无法挽回的损失；计算机病毒的侵袭随时会使文件或系统遭到破坏等等，这都是电子档案的弊端。另外，电子档案的存储、阅读永远离不开它最初生成时的软、硬件平台，一旦软、硬件平台升级就会给电子档案的利用带来极大不便。而纸质档案是原生载体和原始内容，是根据其保存价值经过严格筛选保存起来的，它的安全性表现在一旦形成，其所记载的数据、信息就不易更改。而且纸张记录材料的稳定性特点也是电子档案所不具备的，只要保管得当、修复及时，纸质原始档案就可以保存相当长的时间。

三、如何更好地实现电子档案与纸质档案并存

电子档案与纸质档案并存将是长期的，这个过程也将是困难重重、任务繁重，怎样才能更好地实现二者的并存呢？

1.在纸质文件和电子文件之间建立“通道”，解决电子档案与纸质档案的“双套”保存

所谓建立“通道”，就是将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。将具有永久和长期保存价值的电子文件在归档时，同时保存纸质文件，即“双套归档制”，归档电子文件应与相应的纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致。这需要分别建立两套管理系统，二者既要有联系，又要各有特点。在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。要特别注意在两个系统之间建立必要的通道，以便快速地从一种文件找到相同内容的另一种文件，达到有关业务处理上协调一致，方便利用。

2.电子文件形成部门与档案部门沟通协作

档案部门制定相关制度、整理方案，统一规定载体形式、质量要求。各部门电子文件形成由专人管理，由专用微机存储。文件形成部门对归档的电子文件编制归档说明，简要说明硬盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。并定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，档案员再按档案管理要求的格式将其存储到脱机载体上，保证电子文件的归档质量。

实行电子文件办理完毕适时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，因此文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留存。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行了。纸质文件的随时归档不仅能减轻机构内各部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。

电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。

总之，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者各有优势。实现管理优势互补，将有利于我们在档案管理的变革时期最大限度地把握主动。因此，纸质档案与电子档案管理共存的二元格局在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，长期并存。而电子档案和纸质档案的相辅相成，相得益彰，也必将为社会发挥其巨大的作用。

篇5：纸质档案变质现状与对策

纸质档案变质现状与对策

通过对纸质档案材料主要成份纸张纤维素的水解等氧化条件因素及其对档案纸张的危害分析,提出加强档案保护,防止档案纸张损坏应采取的应对措施.

作 者：张明和 作者单位：国家海洋信息中心,天津市,300171;中国海洋档案馆,天津市,300453刊 名：海洋信息英文刊名：MARINE INFORMATION年，卷(期)：2009“”(4)分类号：P7关键词：纸质档安 纤维素水解 纤维素氢化 档安保护 管理措施

篇6：浅议电子档案与纸质档案的区别

浅议网络环境下图书馆电子期刊与纸质期刊的协调发展

信息技术的发展为图书馆提高期刊信息处理能力和加速期刊信息的传递提供了有力的支持.与传统的纸质期刊比较,网络电子期刊改变了传统的知识、信息交流方式,并以电子化形式、网络化传输,使得信息服务模式有了极大地改变.但网络电子期刊目前在应用中也存在着一定的`问题,因此高校图书馆的期刊资源建设应该坚持纸质期刊和电子期刊、网络期刊并重的方针.

作 者：杨靖 杨双琪 YANG Jing YANG Shuang-qi 作者单位：华煤炭医学院图书馆,河北省唐山市,063000刊 名：河北科技图苑英文刊名：HEBEI SCI-TECH LIBRARY JOURNAL年，卷(期)：22(5)分类号：G255.2关键词：图书馆 院校图书馆 网络环境 电子期刊 纸质期刊

篇7：纸质成长档案装袋说明

一、成长档案的意义和作用

1、高中生成长档案是对高中生德、智、体、美、劳等综合素质发展情况的记录，分为电子档案和纸质档案，前者由学生本人、同学、教师、家长定期登录电子平台录入相关资料，后者由学生本人收集整理相关纸质印证材料装袋。

2、成长档案是高中生成长历程的真实写照，蕴含着成长的经验和教训、喜悦和感伤，蕴含着师生情、同学情和亲子情，是高中生反思成长得失、汲取发展力量的宝贵财富。

3、由于成长档案所体现的过程真实性，可以作为高校选拔人才的参考资料。

二、纸质成长档案袋装袋说明

纸质成长档案袋栏目顺序与电子档案对应。栏目顺序为：“社会实践”、“社区服务”、“研究性学习”、“学业发展”、“公民与道德”、“学习与创新”、“合作与交流”、“审美与变现”、“运动与健康”、1、“社会实践”栏目：主要反映本人在从事社会实践活动的情况记录。装袋材料：①基本情况、过程和成果，要求以图片、日记、总结或报告、奖状等形式呈现，包括时间、地点、主题、过程、成果、完成的学时和学分等。②自我评价，指学生本人对参加的社会实践的过程与结果、体会与感受等方面进行的自我评价。

2、“社区服务”栏目：主要反映本人在从事社区服务活动的情况记录。装袋材料：①基本情况、过程和成果，要求以图片、日记、总结或报告、证书、奖章等形式呈现，包括时间、地点、主题和学分等。②自我评价，指学生本人对参加的社区服务的过程、结果、体会与感受进行的自我评价。

3、“研究性学习”栏目：主要反映本人在从事研究性学习活动的情况记录。装袋材料：①内容、途径、组织形式、学时和成绩评定等基本信息，要求以开题报告、研究报告、活动设计、实物成果和照片等信息资料呈现。②自我评价，指学生本人对参加课题中发现问题、提出问题和制定解决问题方案，收集、筛选和加工处理信息，相关知识的综合运用，与他人沟通与合作，实事求是的态度和科学精神，克服困难的意志力等方面的评价。

4、“学业发展”栏目：主要反映本人的学业成就。装袋材料：①学业成绩登记表和学科学分认定表，要求由学校设计相应表格填写装袋。②自我评价，指学生本人对自己学业发展的过程、结果、体会与感受进行的自我评价。

5、“公民与道德”栏目：主要反映本人道德修养和公民素养不断提高的过程。装袋材料：①体现道德意识和公民意识的典型事例、思想变化等，要求以日记、事例记载、图片等形式呈现。②自我评价，指学生本人以评语方式对自己的思想道德素质发展状况所作的评价。

6、“学习与创新”栏目：主要反映本人的创新思路和成果。装袋材料：① 体现主动学习、独立探究、动手动脑的典型事例，要求以好题、反思、作品实 物或图片等形式呈现。②自我评价，指学生本人以评语方式对自己的学习与创 新素质方面的主要成绩、进步和问题所作的评价。

7、“合作与交流”栏目：主要放映本人与他人合作与交流的情况。装袋材料：①体现分工与合作、交流与沟通、表达与分享等的典型材料，要求以作品、图片、过程记录等形式呈现。②自我评价，指学生本人以评语方式对自己合作与交流素质方面的主要成绩、进步和问题所作的评价。

8、“审美与表现”栏目：主要反映本人审美与表现能力提高的情况。装袋材料：①体现审美与表现的典型材料，要求以参加、参观各级各类艺术活动的作品、图片、奖状等形式呈现。②自我评价，指学生本人以评语方式对自身在感受美、欣赏美、变现美、创造美方面的发展进步所作的评价。

9、“运动与健康”栏目：主要反映本人强健体魄和身心和谐发展的情况。装袋材料：①体现运动技能、锻炼习惯、卫生习惯和心理状态的典型材料，要求以参加活动的图片和奖状、锻炼计划表、清洁扫除的图片和成绩、典型事例的心得等形式呈现。②自我评价，指学生本人以评语方式对自己在运动与健康素质方面的主要成绩、进步和问题所作的评价。

三、其他

1、纸质成长档案袋采用活页可拆卸式文件袋，由学校规定大小样式，学生自行购买。

2、纸质档案袋侧棱标签和各栏目页由学校统一印制，学生可自行加以美化，其余资料由学生日常收集后自行装袋。

3、纸质成长档案袋由学生本人妥善保管，诚信收录资料，遗失责任自负。

重庆市永川中学校

篇8：浅议电子档案与纸质档案的区别

1纸质档案与电子档案管理工作现状及发展趋势

就目前档案管理工作来看,在纸质档案和电子档案管理中存在很多问题:一是管理工作人员办理程序不规范,技术能力单一,在实践中不能较好的发挥开拓与创新意识,致使许多档案流失和保存不完整;二是存在纸质档案和电子档案两者并存的现象,纸质档案受时代发展的影响,规模越来越小,电子档案则在信息技术的支持下涉及的领域越来越广,交叉和融合性发挥越来越好。

2纸质档案与电子档案简介及特征

纸质档案是人们为了纪念并保存一些有意义的事物而产生并加以利用的,也是我们最为熟悉的一种资料保存方式。电子档案则源于具有保存价值并已归档的电子文件,依赖计算机的软硬件及数据库等,并存储在磁带、磁盘或光盘上,时刻记录着人们的真实活动。

纸质档案和电子档案都具有各自的特征。纸质档案主要具有保存时间长、易识别、存储形式直观等优点,是电子档案所不能具备和替代的,但同时又有许多弊端。

3传统纸质档案管理与电子档案管理的区别

电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件,对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理,它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件,也和传统的档案管理方式有所区别。

3.1电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,此外,具有快捷的方式,非常的方便,很大的程度上减少了文件的丢失现象,避免了病毒的侵入。传统的档案管理工作,都是由相关的部门进行统一的整理,定期进行更新整理,一些的格式都是特定的,具有一定的流程性。

3.2电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性,真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便,是通过一定部门的证明开据,对现有的材料进行更改,在更改的过程中,由于介质是纸制品,所以没有严格的验证程序和要求,对于材料的保密性的要求也并不十分高。

3.3电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的,也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间,而且要严格的控制存储的环境,避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁,所以,传统的纸制品资料的管理的难度比较大。

3.4电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,在很大程度上减少了工作人员的工作量,变得更加的轻松。在传统的管理模式当中,在管理手的各个环节都要进行区分,需要大量的的人力物力,在工作的环节很可能出现人为的错误,这种失误对于后续的工作开展造成了极大的影响,工作量繁重,而电子档案管理把这些方面的问题大大的降低了,是我们今后一个相当长时期的发展的重要的方向。

4纸质档案与电子档案应并存管理

国家信息化发展战略的实施,对社会的各行各业产生着划时代的影响,尤其对传统的思维方式和管理模式产生了革命性冲击。档案的管理模式包括管理体制、管理手段必然进行根本性的变革。尽管电子档案相对于纸质档案有着某些优势,而纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。对二者进行深入一层的分析,便可以发现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。在当今信息化社会,纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性,二者发挥各自的优势。纸质档案是保存和反映历史真实面目的可靠记录,电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代,电子档案和纸质档案相辅相成,相得益彰,为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充,取长补短,长期并存。

5结论

档案管理工作在我们今天的工作、生活、学习当中非常的重要,正是这样的情形促进了大家的不断的研究。在研究的过程,不断的发挥原有的优势,解决当前的难题,现阶段是发展的阶段,遇到了许多的困难,这些方面其实是我们向前发展的动力,现阶段的发展完全的正确,只要我们沿着这个方向稳步的向前发展,问题就会被攻破。此外,一定要注重人才的培养,只有这样行业才会更好的创新。我相信在不久的将来一定会取得更大的成绩。

参考文献