电子文件与纸质文件的优缺点比较研究

2023-01-17

1 引言

长期以来, 纸质文件都是人们储存资料的主要形式。但是近些年来, 随着信息技术的发展, 电子文件在人们办公中的应用开始变得更加频繁。虽然如此, 但是纸质文件的属性决定了现阶段电子文件是无法将其完全淘汰的。因此, 如何实现二者的有效融合就成了目前人们探究的重要课题。

2 电子文件以及纸质文件的特征分析

2.1 电子文件的特征分析

电子文件是信息时代的产物之一, 主要是通过光盘、磁盘等新型储存载体的应用以数字化的形式对资料进行处理和管理, 这种方式使得文件资料的查阅以及传递变得更加方便快捷。电子文件实现了资料的密集储存、快速查找以及灵活输出, 有效地提升了文件的利用效率。不仅如此, 通过这种方式还能够实现图片以及视频文件的储存, 由于电子文件可以通过网络信息技术随时进行查阅, 因此, 其管理十分方便。但是值得注意的是, 电子文件必须经过专业软件设备的识别之后才能进行使用, 因此, 其对计算机的依赖性较强, 有鉴于此, 一旦计算机等设备出现故障, 就可能会导致电子文件的损坏或是丢失。

2.2 纸质文件的特征分析

纸质文件是一种较为原始的资料存储形式, 纸质文件的表现形式是纸和笔迹的有效结合, 虽然能够有效地保存资料, 但是其容量较小, 同时因其堆叠烦琐, 因此十分不利于信息的传递。此外, 纸质文件的保存对环境的要求较高, 因为纸质文件的脆弱性较强, 十分容易因外界环境的影响出现损坏。

3 电子文件与纸质文件的优缺点比较

3.1 电子文件和纸质文件的优点比较

(1) 电子文件最突出的特征就是高效率以及高便捷性, 因此, 其优点主要包括以下几个方面:其一, 电子文件实现了资源的共享以及检索。电子文件是通过数字化数据形式进行储存的, 因此, 通过网络信息技术的应用, 用户可以根据自己的需求进行相关文件的检索以及共享, 极大地降低了时间以及空间的限制。其二, 电子文件更加便于管理。随着科学技术的发展, 对电子文件的管理向着更加智能化的方向发展, 通过信息化系统的构建可以实现电子文件的自动分类, 有效地节省了人力资源。同时, 电子文件的容量较小, 且是以虚拟数据的形式存在的, 因此可以节省储存空间。同时电子文件出现损坏时, 可以通过恢复功能还原。

(2) 纸质文件的历史积淀更加深厚, 在历史文化继承方面发挥出了巨大的作用。许多古代文献都是以纸质文件的形式保存下来。由于纸质文件是通过手写完成的, 因此其可靠性以及真实性较强。在信息时代的大背景下, 互联网在为人们带来便利的同时也为信息安全的保护带来了风险, 纸质文件虽然存储不方便, 但是可以有效地避免上述问题的发生。

3.2 电子文件和纸质文件的缺点对比

(1) 通过对纸质文件特征的分析, 其缺点主要包括以下几个方面:其一, 纸质文件的转移难度较大。由于纸质文件的容量有限, 因此, 在信息量较大的情况下, 需要庞大的纸张数量才能进行记录。对这些文件进行翻新和移动时, 必须在机器设备的帮助下才能实现。其二, 纸质文件的保护难度较高。纸质文件是使用纸张构成的, 因此材质较为脆弱, 且对保存环境的要求较高。十分不利于储存。其三, 纸质文件的便捷性较差。纸质文件的分类工作主要是通过手工来完成的, 对文件的检索与查找需要投入大量的人力资源, 不仅便捷性较差, 还会造成成本的增加。其四, 纸质文件的具备较大的局限性。会受到时间以及空间等客观因素的影响。其五, 纸质文件的共享效率较低。其六, 纸质文件的检索难度较大。

(2) 电子文件的缺点可以分为以下几个方面:其一, 电子文件的保护成本投入较高。在网络环境下, 电子文件很容易受到病毒的侵害, 因此, 为了保障电子文件的安全, 必须加强网络安全建设, 采取完善的措施对其进行保护。其次, 电子文件原始文件的判断难度较大。相对于纸质文件, 电子文件被篡改的风险更高, 可靠性较低。再次, 电子文件的保存期限较短, 不适用于重要资料的保存。

4 促进电子文件和纸质文件融合发展的有效策略探究

通过上述对比分析可知, 电子文件与纸质文件各有优劣, 且适用的领域也呈现出一定的差异性, 虽然二者存在一定的冲突, 但是经过大量的实践证明, 电子文件和纸质文件在一定条件下可以进行灵活的转化, 从而实现二者的融合发展。近些年来, 科学技术的飞速发展使得一大批传统事物受到了一定的影响, 面对这种情况, 结合时代发展的趋势对传统事物进行创新才是延长其生命力的有效手段。为了弥补纸质文件的缺点, 可以在办公的过程中, 结合工作的具体内容, 形成相应的电子文件, 如此就可以实现办公效率的有效提升。例如, 当前阶段, 许多学校在教育教学的过程中, 会通过现代化设备将纸质文件转化成电子文件, 制成精美的课件, 从而实现教学效率的提升。

近些年来, 随着我国的科技的发展, 电子文件在我国得到了广泛的普及和应用, 切实地提升了办公的效率。虽然电子文件为人们的工作生活带来了极大的便利, 但是纸质文件的重要性却从来没有被忽视。信息安全方面存在的风险使得人们开始探索出一条纸质文件和电子文件融合的途径, 在这样的情况下, 人们在通过电子文件进行资料共享的同时, 会使用纸质文件将资料输出, 进行长期的储存。

对于文件的归档工作, 可以同时采用纸质文件以及电子文件两种形式。这是一种新型的文件归档模式, 叫作“双轨制”。在双轨制模式下, 不仅可以实现文件的同步归档, 还能够实现纸质文件和电子文件的相互转化。具体的同步归档方法如下:

其一, 在管理发文的过程中, 可以通过计算机设备进行文件的拟制, 审核以及签发, 但是在制发文件时, 必须以纸质文件作为凭据, 之后将纸质文件和电子文件同时归档。其二, 在管理收文的过程中, 必须将接收到的电子文件以及纸质文件的处理情况输入到计算机系统中, 进行归档。其三, 对于已经归档的纸质文件, 必须通过扫描转化为电子文件, 方便文件的检索查阅。上述归档方式的应用能够有效地提升档案管理工作的效率, 同时还能够保障档案信息的安全性, 具备较大的推广价值。

电子文件和纸质文件的互相转化能够实现二者优势的互补, 不仅可以提升纸质文件的保存效果, 还可以实现信息共享途径的拓展。但是在将电子文件转化成纸质文件时, 一定要签署归档保存纸质文件, 并非电子文件进行同步保存, 并通过编号的方式将二者联系起来, 便于查找。

5 结语

综上所述, 在信息时代的大背景下, 电子文件与纸质文件的有机结合, 既能够有效地解决纸质文件信息传播速度较慢以及难以保存的问题, 又解决了电子文件信息安全问题, 因此, 必须加强同步归档模式的推广力度, 为我国文件工作的高效开展奠定基础。

摘要：随着科学技术的不断发展, 现代办公活动的自动化水平正在持续提升。在这一趋势下, 电子文件得到了广泛的使用, 对纸质文件的地位带来了一定的冲击。虽然电子文件在管理、存储等方面展现了巨大的优势, 但是纸质文件的一部分功能却是电子文件不具备的。本文将就电子文件与纸质文件的优缺点进行细致的比较, 同时探究二者融合发展的策略。

关键词：电子文件,纸质文件,优缺点