纸质档案管理的重要性及现代化措施

2022-09-11

现阶段我国社会经济发展进程向前推进的速度是较为稳定的, 随着各项先进的技术措施在纸质档案管理领域中得到应用, 自然也就会形成各种类型的特殊档案载体, 比方说光盘、胶片以及多媒体数据等等, 但是相较于上文中提及到的这些档案载体来说, 纸质档案具有表现形式简单以及直观性强等特点, 并且在实际保存的过程中也展现出来了易于保存和阅读等特征, 纸质记录性材料本身具有的稳定性是电子形式档案在短时间之内难以取代的。因此在现阶段我国社会各个领域中的档案管理工作向着数字化的方向转变的过程中, 针对纸质档案展开的管理工作其实也是应当得到充分的重视。

一、首先针对纸质档案的重要性展开分析

1.1纸质档案和日常工作之间呈现出来的协调性比较强

自从上个世纪末期以来, 实际范围之内各个国家的政府就开始推行无纸化办公模式, 在这个世纪初期的时候呈现出来一种广泛应用的态势, 但是在经过一段时间的发展之后, 即便在实际工作的过程中展现出来一些优势, 但是相较于纸质档案来说仍然是一种新生的事物, 并且和人们的日常学习工作之间呈现出来的协调性不强, 并且在电子档案实际应用的过程中, 与其相适应的各项管理功能是需要得到不断的完善的, 所以说想要使得电子档案得到普及仍然需要一段时间, 因此在电子档案发展了一段时间之后, 各个档案馆的总馆中纸质档案占据的比重仍然是比较大的。

1.2纸质档案本身呈现出来的稳定性和耐久性比较强

假如说在纸质档案保存的过程中, 施行的管理措施有效性比较强的话, 那么纸质档案的保存时间甚至是可以达到几百年甚至上千年之久的。并且纸质档案在实际应用的过程中也展现出来了直观性强、稳定性强以及管理方便等特征。更是在世界范围之内得到广泛的应用之后博得了“社会以及保存者”这样一个荣誉称号, 在世界发展进程中起到了原始性凭证的作用, 这一项功能是初生的电子档案所无法替代的。

1.3纸质档案本身是具有一定的法律效力的

一般情况之下来说, 各种类型的文件只有在得到签署抑或是签章之后才可以生效, 在现阶段技术条件之下, 即便是互联网通信技术领域中取得了突破性的进展, 但是在实际工作的过程中某些可以起到凭证作用, 或者是具有法律效力的文件, 也是需要使用到纸质保存方式的, 除此之外, 还有一些凭证价值比较高的档案, 在实际保存的过程中, 都是纸质保存形式占据主体地位, 其他电子档案保存形式起到辅助性作用。

二、纸质档案保存工作进行的过程中应当使用到的措施

针对档案库房的温度湿度展开优化调整:在外界温度比较高的情况之下, 纸质档案中水分会加速挥发, 在水分大量挥发的基础上, 纸张的质地就会变得比较硬脆, 与此同时柔韧性及机械强度也会大幅度下降;在温度比较高的情况之下, 纸张中纤维气化及水解反应的速率都是会得到一定程度的提升的, 从而对纸张造成破坏;高温环境之下, 微生物生长速度是比较快的, 在形成大规模霉菌菌落的情况之下, 就会使得纸质档案资料完整性受到破坏;外界环境温度较高的时候, 纸质档案中的某些油溶性材料也是会发生扩散反应的 (圆珠笔字迹等等) 。纸张本身具有吸水性强这一个特征, 湿度高是纸张中纤维素水解的重要基础性条件之一;在湿度比较大的情况之下会使得水溶性字迹模糊化 (钢笔字迹) ;水分也是可以在微生物生长发育的过程中起到促进性作用, 微生物数量过多的情况之下会对纸张胶面形成侵蚀, 并且微生物在新陈代谢的过程中产生的有机酸性物质会促进纤维水解反应发生。

因此就需要在档案库房中加装温度、湿度调节设备, 争取在档案保存过程中将温度控制在14-25, 湿度控制在45-50%这样一个范围当中, 在此基础之上也就可以对纸质档案的稳定性和完整性做出一定程度的保证了。

在光和氧气同时发生作用的情况之下, 纸质档案中的纸张及会发生光气化反应, 在此基础之上纸张表面就容易产生褪色问题。在此我们应当施行的措施是, 尽可能减少库房中的透光部位, 在必不可少的窗户上也应当使用花纹玻璃、毛玻璃抑或是茶色玻璃, 并加装透光性能比较差的窗帘, 库房中使用到的人工光源设备应当选用白炽灯;尽可能减少自然光对档案库房的照射时间

三、结语

总而言之, 我国范围之内各个地区在实际工作的过程中产生的档案形式资料其实都是较为重要的, 那么针对其展开的管理工作自然也就显得比较重要。对纸质档案资料的稳定性和安全性做出一定程度的保证, 在档案管理领域中其实是一项基础性任务, 我们是需要将日常工作作为出发点, 致力于将这样一项普通但是却意义重大的工作做好, 进而也就可以在我国社会经济发展进程向前推进的过程中, 做出自身的独特贡献。

摘要：现阶段我国范围之内各个行业中的相关企业的档案管理工作逐渐向着数字化的方向转变, 在实际工作的过程中, 从事档案管理工作的人员一般情况之下都乐于使用各种类型的电子档案, 与此同时却片面的忽视了纸质档案的保管工作, 因此纸质档案在实际保存的过程中的安全性及稳定性也就难以得到保证了, 笔者依据实际工作经验及相关文献资料的记载, 首先对纸质档案管理的重要性展开分析, 并以此为基础分析纸质档案管理工作进行的过程中应当使用到的措施, 希望可以在今后相关的工作人员对这个问题进行分析的时候起到一定程度的借鉴性作用。

关键词：纸质档案,管理,重要性,措施,现阶段