电子档案的安全管理及对策研究

2023-01-17

一、电子档案安全管理中存在的问题

(一) 缺乏足够的安全意识

由于受到传统观念的认知影响, 加之电子档案管理及使用环境等因素的制约, 导致电子档案安全管理人员缺乏严重的安全意识, 尤其是相对于网络发展比较落后的地区来说, 大部分档案安全管理工作者都缺乏一些专业的信息安全知识, 在电子档案的安全管理中造成一些诸如档案丢失、存储错误等问题, 给实现电子档案的安全管理带来极大阻碍。另外, 电子档案与传统档案相较来说, 有其自己独特的特性, 在管理过程中的控制难度比纸质档案大得多。因此, 这也就对安全管理工作者提出了更为严格的要求, 不仅要求其对档案业务有足够的熟悉程度, 而且还需要其能够掌握先进的信息技术, 就当前电子档案的安全管理工作者来说, 由于知识体系较为单一, 尤其是对计算机技术或者是数据库技术方面的内容知之甚少, 使得想要实现管理工作者对电子档案的安全管理更为困难。

(二) 缺乏完善的安全管理制度

与传统档案不同的是电子档案还没有建立起严格的管理制度。目前从电子文件的生成直至其归档存储的整个过程, 都没有严格的系统化管理, 缺乏科学的标准体系作为依据, 造成电子档案管理存在诸多安全隐患。比如说就电子档案形成单位、管理人员与使用人员之间来说, 缺乏严格的技术规程;没有专业的档案安全管理工作者指导等等, 直接造成电子档案的安全管理受到严重威胁。

(三) 档案载体本身的不稳定性

由于电子档案的载体与传统档案的纸质载体不同, 不是光盘就或者是其他磁性物质, 此种载体的成分很复杂, 而且性能极其不稳定, 非常容易受到外部环境的影响。比如说可能在高温状态下, 有害生物极易加速繁殖, 使有害的化学物质造成对电子档案载体的破坏;另外, 电子档案的耐久程度也会由于受到光辐射作用而大大降低。

(四) 网络大环境下的安全隐患

虽然网络的发展为电子档案的共享提供了更广阔的平台, 但是, 由于网络本身具有诸多的比如木马程序、病毒等不安全因素, 会直接对电子档案的安全管理造成威胁。这些威胁的因素主要是来自系统的非法入侵, 电子信息在传输或存储过程中造成的泄漏、破坏等等, 直接威胁到电子档案信息的真实性与完整性。

二、实现电子档案安全管理的有效对策

(一) 提高电子档案管理者的安全意识

在电子档案的安全管理中, 存在着巨大威胁的不是计算机软、硬件方面的问题, 而是计算机工作者自身的安全意识。造成网络环境的不安全、不稳定性大多都是由于人为因素造成的, 所以必须要提高电子档案管理人员的安全意识, 避免使用电子档案管理的专门计算机访问外网, 防止黑客的攻击, 提高计算机本身的安全性能。

(二) 规范电子档案安全管理制度

为了从根本上保障电子档案的安全性, 必需要有一套科学、规范的管理制度作为依据。首先, 需要完善电子档案的归档管理制度, 实现传统纸质档案与电子档案的双重保存, 确保纸质档案与电子档案的一致性;其次, 施行严格的保密制度, 对所有以光盘、硬盘等为载体的电子档案都应该确保其处于只读状态, 保证其原始性, 同时对电子档案定期进行检查, 且一旦发现有储存载体或者信息损坏的问题及时予以修复。

(三) 提高电子档案自身的安全性

从根本上确保电子档案自身的安全性, 可以通过以下几个方面来实现:首先, 使用优质的电子档案载体, 因为性能优良、质量好的磁盘、光盘等载体可以直接提高电子档案的使用寿命与储藏时间;其次, 选择良好的保存环境, 最好能够保证电子档案的储存环境满足无尘、温度适宜、无磁场干扰的条件;避光存放, 做好存放环境的卫生清扫, 避免被大量物体堆积, 防止被压坏或者出现划痕;在此, 要随时做好对电子档案的数据备份工作, 相较于纸质档案来说, 电子档案的管理中一旦出现任何问题都会致使所有数据信息的丢失。所以, 备份作为一种保证信息安全的有效手段必须加以利用, 同时针对网络具有的不安全性与不稳定性建立数据备份与回复系统, 保证无论在发生任何问题后数据信息都可以得到恢复。

(四) 确保大网络环境的安全程度

电子档案的产生与使用都是在大网络环境下实现的, 因此网络环境的安全与否直接决定着电子档案的安全。我们可以通过以下方式来起到有效保证网络的安全:第一, 加密技术。电子档案信息具有可复制的特性, 使用加密技术可以有效保证档案信息的安全性, 一方面可以避免由于档案信息被复制而带来的安全隐患, 另一方面还可以保证档案信息的隐秘性, 更保证其真实程度;第二, 防火墙技术。它是在访问的步骤起到控制作用的技术, 其安全保障能力只限于网络边界, 并且在网络之间设置一定的障碍, 起到监控作用, 将不符合规定内容的都过滤在墙外, 以此来避免有非法入侵的问题出现。