高校电子档案数据采集研究

2023-01-18

高校电子档案已成为高校档案管理工作中非常重要的一个部分, 目前国内大多数高校都已使用上了档案管理软件, 这些档案管理软件基本都提供了检索、报表打印、套打和批量处理功能, 基本实现了机读目录管理, 个别高校正在进行部分电子原文管理、多媒体文件管理和常用档案数字化尝试。随着办公自动化系统的健全, 以及高校其它功能软件的普及, 形成了数量越来越多、种类也越来越多的电子文件, 同时对档案利用服务也提出了越来越高的要求, 而就目前大多数高校正在使用的档案管理软件来讲, 已完全不能满足现代档案管理的需要, 存在的弊端也越来越明显。如何高效的做好电子档案的采集已成为档案管理中一项非常重要的亟待研究和解决的问题。

数据采集主要是对 (数据管理模块中) 文件管理、现行文件、OA系统、本地指定位置文件的数据进行采集及向部门进行采集档案数据的过程。功能主要包括增加、删除、修改、查看、打印、批量采集、插件、高级查询、排序设置、EXCE导出、非法数据检索、归档、归档日志、导入OA、迁移到文件管理、提取文件管理数据、数据查重, 日期转换、文件编号标准化、批量修改、批量替换、批量增加、数据汇总、导入EXCEL、导入XML等, 并可提交至审核模块进行审核。

现就高校电子档案采集中存在的问题及解决方法作一些研究。

一、高校电子档案采集的存在问题

(一) 数据收集困难

随着高校系统信息化建设的不断深入, 高校内部相继实现了无纸化办公。在高校各部门中, 已经建立了众多类似于科研管理系统、教务系统、学生学籍管理系统之类的各种单功能信息系统, 而且这种信息系统的数量还在持续不断增加当中。同时各单机电脑中也存有大量的电子文件和档案数据, 但由于之前的档案管理系统没有制作OA接口, 或者建立的OA接口与OA本身标准不统一, 没办法进行衔接, 从而导致这些档案数据大多无法及时归档, 而高校长期使用的传统文件收集模式也不能很好地实现对这些电子文件的收集和归档, 以致不少具有重要参考价值的电子文件丢失。

(二) 电子文件无序化管理严重

在信息化时代, 电子文件的格式多种多样 (政府部门间也没有形成一个统一标准的电子文件格式) , 同时由于电子文件的处理系统和应用系统不统一, 信息的提取、检索方式也不统一, 造成了电子文件集中管理后出现兼容性较差的问题, 这不仅影响着电子文件的长期可读性和长期有效性, 甚至造成了存储的文件材料和其他档案信息材料无法读取利用, 不仅造成了较为严重的资源浪费, 影响着高校自身的发展, 也在很大程度上造成了现有系统的不稳定, 从而更加影响着档案价值的发挥。

二、电子档案采集的解决方法

档案管理系统首先必须对数据进行采集, 档案管理人员把采集回来的数据进行处理形成档案材料, 并通过开放功能把归档后的档案材料提供给利用者进行利用。

由图1可以看出, 档案管理系统的三个功能模块 (档案管理功能、业务处理功能及数据利用功能) 是相对独立同时也相互联系的, 采集回来的数据首先需要进行整理编目并归档, 然后才能对档案数据进行统计、开放利用, 最终变成利用者可直接利用的档案数据, 如图2。

采集是档案工作的第一个环节, 包含了文件收集和档案收集。在电子化越来越普及的今日, 档案的存储方式也发生了许多的变化, 新形势下的档案管理系统, 必须提供各种形式的数据采集功能。

(一) 向各部门进行数据采集

高校档案有自己的特点, 涉及的部门多, 比较杂, 而往往非常有意义的档案材料就分散在各基层部门, 同时, 由于基层事务多, 若归档不及时, 容易造成档案材料丢失现象, 因此, 需要一种档案管理系统, 它让各部门档案员在档案形成之时就能将材料及时归档, 同时, 也能免于部门档案员在档案收集通知发布之时激增的工作量。这就要求高校档案管理系统必须具备向部门采集档案材料的功能, 要求档案管理系统必须具有档案数据的输入、存储、修改、删除功能, 能够具备部门档案导入和扫描文件等各种数据输入功能, 如图3所示。

(二) 与高校OA办公自动化系统的无缝对接, 以采集办公自动化下的大量电子文件

由于不同单位办公自动化 (OA) 系统开发商不同、组织形式不同、数据结构不同, 高校档案管理系统需要通过定义好的打包、接收接口程序对这些系统的档案目录和电子文件进行收集, 收集的过程与传统的收集方式不同, 传统的收集方式需要档案收集人员广泛接触各立档机构和组织, 过程中会遇到很多问题, 现在, 由于档案的存储方式改变, 已能实现根据收集系统建立时与各立档单位的达成档案收集约定, 通过固定的步骤完成收集工作, 并由系统自动检测档案的完整性。同时新档案管理系统必须具备扫描图像压缩和还原程序, 应提供相应的工具和文档档案系统和直接扫描原文的接口, 与OA接口对接时应保证数据的有效接收和格式转换, 对文字、图像、多媒体等各种格式电子文件以及纸质文件材料能直接扫描存储到档案系统中, 并可以对原文数据的进行加密和压缩。

(三) 强化数据审核

审核是指应用各种规则来辨别缺失、无效或不一致的数据。审核的目的是保证采集回来的档案数据符合档案管理的规范。它包括数据有效性的审核及数据录入的规范性审核。数据有效性的审核, 主要是指对非法数据的审核, 这可以在数据录入的时候通过录入有效性进行审核, 对于不符合要求的数据信息要求不能进行保存, 并提示相应的规则, 像对文件形成日期不能晚于当天 (不包括当天) 、电子文件格式等审核就是数据有效性的审核。数据录入规范性审核主要是指对采集回来的档案数据录入是否符合档案管理要求等方面进行的审核, 像对档案完整性、录入格式是否规范等进行的审核便是规范性进行的审核, 对于不符合档案要求的数据信息必须退回, 这种审核一般由档案馆工作人员手工完成。

(四) 建立统一的标准接口

就高校本身来讲, 最主要的接口就是与OA系统接口。按照电子文件归档的要求, 档案系统自动采集OA系统数据, 采用标准接口进行数据交换, 提高接口的耦合度。档案管理人员根据国家档案局提供的归档数据标准把要移交到档案室的OA系统数据 (包括条目和原文) 打包成标准的数据包, 这里提交的原文数据可以以CEB格式存在, 具有不可修改性。如果网络连接的情况下OA系统把本方案规定的标准格式的数据文件包发送到指定的计算机目录下, 如果网络是物理隔离的情况则处室档案管理员要通过移动存储介质 (U盘) 把标准数据包拷到接收程序所在的服务器上。接收接口程序到系统指定位置获取OA数据包, 接口程序按元数据的接口规范标准通过调用解析引擎分析各数据的格式, 系统按相应的OA系统模板解开数据包, 然后利用合法性检验模块对导入数据逐项检验, 进行三性验证, 自带的杀毒软件进行病毒检测, 通过的将移交至档案管理的未归管理模块中 (待审核库) , 然后档案管理员对未归管理的数据进行接收审核。

档案管理中, 采集是很关健的一步, 采集回来的数据完整与否直接决定着档案材料的价值高低, 而数据管理本身科学与否, 则决定了档案查找及利用效率的高低。因此如何实现对电子档案数据采集, 充分保证电子文件的真实性、有效性和完整性, 就显得非常重要, 这也是高校档案管理研究和发展的现实要求。

摘要：本文就高校电子档案采集的存在问题和解决方法提出了一些看法和建议。解决电子档案采集的问题主要有如下几点:1.向各部门进行数据采集;2.与高校OA办公自动化系统的无缝对接, 以采集办公自动化下的大量电子文件;3.强化数据审核;4.建立统一的标准接口。认为实现对电子档案数据采集, 充分保证电子文件的真实性、有效性和完整性非常重要。

关键词：电子档案,档案管理,数据,采集OA