纸质档案整理操作指南

纸质档案整理操作指南（精选8篇）

篇1：纸质档案整理操作指南

研究性学习纸质档案袋的整理

纸质档案袋的整理，纸质档案袋里包括：（1）结题报告（word版）修改稿的打印稿（2）开题报告（word版）修改稿的打印稿

（3）双周记、访谈记录、外出调查表、调查问卷原始资料、实验记录、主要研究活动过程记录以及其他研究过程中积累的原始资料等。（4）学生心得体会（每人不少于500字）打印稿（5）指导教师评语打印稿。

以上内容分类装订好（其中第3项内容再分成小类装订）。

档案袋封面上写清 “崂山一中2013级高一*班*组研究性学习课题研究资料包

课题名称：

指导教师：

提交日期：

”字样，并在封面相应统计栏目中按上述顺序分别写清档案袋内资料的名称及数量。

研究性学习纸质档案袋的整理

纸质档案袋的整理，纸质档案袋里包括：（1）结题报告（word版）修改稿的打印稿（2）开题报告（word版）修改稿的打印稿

（3）双周记、访谈记录、外出调查表、调查问卷原始资料、实验记录、主要研究活动过程记录以及其他研究过程中积累的原始资料等。（4）学生心得体会（每人不少于500字）打印稿（5）指导教师评语打印稿。

以上内容分类装订好（其中第3项内容再分成小类装订）。

档案袋封面上写清 “崂山一中2013级高一*班*组研究性学习课题研究资料包

课题名称：

指导教师：

提交日期：

”字样，并在封面相应统计栏目中按上述顺序分别写清档案袋内资料的名称及数量。

篇2：纸质档案整理操作指南

作者：国昌档案 来源： 发布时间：2009-6-21 23:04:03| 收藏

文书档案归档整理操作方法

档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《归档文件整理规则实施细则》。

二、基本概念：

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、整理方法：

（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。2.检查本单位在工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（四）分类：

归档文件采用——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。1.区分

①以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。

②跨的文件放入办结的。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008;某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案归档，即归入2008年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按合理归类。2.区分保管期限

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列

1.把同一、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

（六）编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、、保管期限、件号等必备项目。1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。2.：文件形成，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

4.件号：归档文件的排列顺序号。以为界，每年必须从1编起，不能跨连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3„„82

30年件号：1、2、3„„73 10年件号：1、2、3„„243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

（七）编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。1.件号：填写室编件号。

2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。

3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。

5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008

0708。

6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

（八）装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证档案盒制成材料的质量。

3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

4.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。

③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

④日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（九）编制检索工具

1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本主要工作概况、本文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。

2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期限等项目。

全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

：填写本目录所登录文件的形成。如：2003年、2003-2008年

篇3：文书档案整理操作方法

(一) 归档文件

立档单位在职能活动中形成, 办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。包括:

1.上级文件:中央、省、州发下来需要贯彻执行的文件。

2.本级文件:本单位及其它平级单位制发的有处理结果、办理完毕的文件和往来信件、函、表册等材料。

3.下级文件:即下级机关报送总结、报告、请示、报表等。

(二) 归档文件的整理

归档文件必须以“件”为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章 (编号) 、编目 (录制归档文件目录) 、装盒, 使之有序化的过程, 也是文件向档案转化的过程, 是档案管理的起点。

二、归档整理的操作方法

(一) 做好收集工作

收集是归档整理的前提、根本, 没有收集齐全完整的文件材料, 归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此, 收集的“归档文件材料”必须保证齐全完整。

收集范围:是本单位的收文、发文及内部文件材料。

收集要求:首先要根据立档单位的收文登记簿、发文登记簿清点红头文件;其次要收集检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料。如:会议材料、工作总结、计划、汇报材料、会议记录、各类花名册、工资审批表、年报表、各种介绍信存根、协议、合同等材料。

在以往的归档过程中普遍存在的问题:科室办理完毕的文件材料, 办事人员认为归档以后利用不方便, 要自己装, 没有统一归档。凡属机关归档范围的文件材料, 必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交, 实行集中统一管理, 任何个人不得据为己有或拒绝归档。归档之前, 负责归档人员一定要将存放在本单位各科室、各站所已办理完毕的文件收齐。

(二) 确定文件归档与不归档

文件材料归档范围:1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的, 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

文件材料不归档范围:1.上级机关的文件材料中, 普发性不需本机关办理的文件材料, 任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料, 供工作参考的抄件等;2.本机关文件材料中的重份文件, 无查考利用价值的事务性、临时性文件, 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿, 无特殊保存价值的信封, 不需办理的一般性人民来信、电话记录, 机关内部互相抄送的文件材料, 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料, 有关工作参考的文件材料;3.同级机关的文件材料中, 不需贯彻执行的文件材料, 不需办理的抄送文件材料;4.下级机关的文件材料中, 供参阅的简报、情况反映, 抄报或越级抄报的文件材料。

(三) 界定归档文件材料 (年度归档)

1.剔除不同年度的文件, 且将其归并相应年度。区分年度一律以落款时间为主, 几份文件订在一起似为一件的, 就以最上面的一件的落款时间为准, 比如批复与请示订为一件, 就以批复时间为准, 转发与被批发件订为一件, 以转发件时间为准。2.剔除重份文件, 同份文件归档归着一份就行, 其它重份文件要在文件上标注“重”, 避免误认为将应归档的文件丢掉。3.剔除普发性文件 (外机关形成的非本机关主管业务的文件材料, 外系统形成的非本专业文件材料, 与本机关主要职能无关, 无需办理、认知便可的文件材料) 。比如成立临时机构、人事任免、奖惩等文件, 若没有本单位人员名字, 这些材料就不需归档。

(四) 装订

将归档文件以“件”的形式固定在一起即单“件”装订, 便于保管利用。

1.整理单位:确定以件为归档文件的整理单位。整理单位一般以每份文件为一件, 但有些文件是必须几份似为一件管理。如:文件的正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复印制件为一件;转发文与被转发文为一件;请示与批复为一件;正文与文件处理单为一件。这几种文件必须按规定以一“件”装订归档。

文件处理签的处理方法:一种是发文处理签, 它上面有领导同意签批的字迹, 本身就具有行政效应, 归档时不能将它撕掉, 而应把它订在稿件前, 印件后, 作为一件。另一种是收文处理签, 它上面有领导重要批文的就视同批复件与文件一并归档;如没有重要批示, 仅仅是传阅一下就不需归档将其撕掉。整理单位是报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等的按原来的装订方式, 以一个自然本 (册) 为一件。

2.文件装订要求:正本在前, 定稿在后;正文在前, 附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前, 被转发文在后;批复在前, 请示在后;文件处理单在前, 正文在后。

(五) 区分保管期限

按照《国家档案局第8号令》文书档案保管期限表的规定:将每年的归档文件按永久、定期分开、定期一般分为30年、10年。

(六) 归档文件的排列

1.把同一年度、同一保管期限的文件分别排列一在。即立档单位每年就形成永久、30年、10年三条流水号, 不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.将同一年度、同一保管期限的文件, 按中央、省、州、县、乡等级别从上到下排列;同一级的文件应将党委系列部门的文件排在前, 政府部门的文件材料排在后;同一机构的文件按文件字号排列, 比如排同一保管期限政府文件, 就按文件字号类别, 云政发、云政复、云政通、云政专等字号的不同, 将它们各自理在一起, 再按文号顺序从小到大排列。要把同一机构、同一事由的相关文件排列在一起, 遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系。没有文号的文件, 如:花名册、合同书、报表之类的材料就按形成时间顺序把这些材料分别排在有文号的同一机构后面。

(七) 加盖归档章、编号

1.盖章:在排列好的永久、30年、10年三个保管期限的每份文件上加盖相应的归档章, 归档章盖在文件首页上端居中空白位置, 若有文件处理单随同归档的, 归档章就盖在文件处理单上, 以保护文件正本的原貌。如果归档材料是表册、花名册之类, 要将表头靠左侧, 盖章的位置就要随之变化。

2.编号:归档文件编号是指将归档文件在全宗中位置以符合的形式加以确定, 归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目, 归档章模式如下图:

一格填全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。第二格填年度:文件形成年度, 用4位阿拉伯数字填写。第三格填件号:归档文件的排列顺序号, 以年度为界, 每年、每一种保管期限的件号都要从1编起, 每年分期限共编三条流水号。第四格填机构或问题:一般情况下不用填, 适用于大机关一个全宗内档案的类别比较多或内设科室较多、有下属机构、临时机构, 需要三级类目归档的单位, 比如县政府的临时机构、乡镇下面的村公所归档, 就需要在此空格填临时机构简称, 村公所的村名简称, 所编制的件号要与其它办公室、村公所编制的件号区别开, 不然的话, 同一全宗同一保管期限就会出现无数个同一件号。

(八) 录制归档文件目录

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

1.件号:填写室编件号。2.责任者:即文件的发文机关或署名者, 填写责任者一般用通用简称, 联合发文、责任者过多的, 填写以发文字号单位为主的二、三个即可, 其它的可省略。3.文号:文件的发文字号, 填写字号用三行式。如:云政发 (2012) 35号。4.题名:即文件标题, 一般按实抄录, 没有题名或题名不规范的, 应根据文件内容补充题名, 外加“[]”号。5日期:文件形成时间, 以8位阿拉伯数字填写, 单月单日前补零。6.页数:每一件归档文件的总页数, 文件中有图文的页面为一页。

(九) 换钉子

永久保存的档案要换不锈钢钉, 目录要打印一式两份。

(十) 归档文件装盒

篇4：纸质档案整理操作指南

关键词：纸质文件；电子文件；归档管理

电子文件的出现，对档案管理工作提出了新的挑战。电子文件对档案工作产生多种影响，应通过实施电子文件管理战略解决好电子文件的保存问题，使档案管理向立体化方向发展。同时，建立电子文件归档制度以及选择适合的归档方式，以推动电子文件归档工作的科学化和规范化。

一、电子文件难以归档的原因

与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档。这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样，才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理工作程序，建立归档制度。

二、归档电子文件的整理

归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同。分类可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件在大类类目下按照年度一保管期限一机构（问题）或保管期限一年度一机构（问题）等进行分类。归档电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。归档电子文件编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”或在捕获前将设备设置为“0001”的原文件名流水号。归档电子文件夹编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”。归档电子文件光盘编号：由档案大类类目号、属类（项目）类目号、电子文件类别代码、光盘序号、套别组成。即在分类方案的最低一级类目后加上电子文件类别代码。

其形式以及填写方法如下：

把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至一次性只读光盘上，存储二种以上类目或类别的电子文件时应将所包含的类目编号或类别都写上。

文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；

图像文件：用扫描仪、数码设备等获得的图像文件；

图形文件：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件；

影像文件：用视频设备获得的视频文件；

声音文件：用音频设备获得的声音文件；

三、纸质、电子档案双重管理的优点

（一）提高工作效率

按《规则》整理文件的方法，是以计算机管理档案为轴心运转的，计算机强大的检索功能，使我们的调卷速度、效率可以大幅度提高。文件材料整理、归档、保管的目的是便于查找，为各部门提供利用，为企业生产经营服务。在时间就是金钱，时间就是效率的今天，提高档案调卷速度、效率，就是为企业生产、企业各方面的建设赢得宝贵的时间。所以，大大提高工作效率是《规则》的最大优点。

（二）实现网络管理

按《规则》进行管理，充分地发挥了计算机管理档案的优势。实现纸质文件和电子文件双重管理，也就是说任何一份纸质文件的标题下都附有相对应的电子文件，任何一个部门，只要向档案室发送档案借阅申请，档案管理员就可以把电子文件通过网络发送到需求者手中，避免了反复使用对纸质档案造成的无形损伤，保证了档案原件的安全，同时方便了各业务部门，提高了档案利用效率。档案实现网络管理，并不是说网络中的任何一个成员都可以随心所欲的调出档案室档案库里的任何一份电子文件，在档案网络管理系统中，不同的部门被授予了不同的权限，对于档案室，被授予了一项特殊的权力，可以通过电脑查看到各个部门到期应归档而没归档的电子文件，档案管理人员可以让这部分电子文件强行归档；保证了应归档文件的及时归档。网络授予档案室的权限是特殊的、多向性的，它让档案管理员能及时了解公司各部门档案归档情况，督促各部门档案及时归档。对于其他的部门，不可能查看到档案室电子档案库里的任何一份电子文件，除非他向档案室发出的申请被批准，他向档案室借的这份文件仅限于他本人的电脑阅览，其他电脑是根本无法看到的。档案管理网络授予各部门的权限是单向性的，这保证了档案借阅过程中的保密性。

（三）便于做档案专题和档案统计

档案专题和档案统计工作是档案管理不可缺少的工作环节。档案专题可以是职称认定、机构设置、重大决定事项、干部职务任免等多个专题；文书档案统计台账、科技档案统计台账、会计档案统计台账、档案利用情况统计台账，都是档案工作人员必须花大量时间、大量精力去做的工作。用计算机管理档案，计算机强大的检索功能可以在几分钟内完成所有专题的检索工作，各类档案的保管、利用情况，计算机会自动统计，也就是说，几年甚至几十年以来，档案工作人员必须花费大量的时间、精力才能完成的工作，利用电脑，有可能在几分钟之内就完成了。

（四）简化工作环节

在《规则》发布实施以前，传统的档案整理程序是：分类、组卷、卷内文件排列、装订档案、拟定案卷标题、编文件页号、抄写卷内目录、填写案卷封面、上档号、案卷号、抄写案卷目录。按《规则》整理档案的程序是以件为单位的文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架。从环节上，按《规则》来整理文件就比传统的方法省去了填写案卷封面、抄写案卷目录等环节。

（五）便于保管、利用

比起传统的以“卷”为管理单位组卷的管理方式，按《规则》的要求，以“件”为单位整理、保管的档案管理方式.有便于保管、利用的优点。以“件”为单位整理的文件，每件文件的右上角必须加盖件号章，件号章的内容包括室编著件号、年度、全宗号、馆编件号、保管期限、机构（问题）。对于企业档案室，室编件号、年度、保管期限、机构（问题）等四项是必须填写的项目，它是辨识其在档案库房位置的四个主要特征，所以，一份被借出的文件，我们根据其件号章的内容，就可以难确的判断出它所存放的位置。按“件”整理档案，比按“卷”整理档案便于保密。如果借阅者确实需借用档案原件，以“卷”为单位保管的档案，提供给档案借用者的档案原件是一卷，它包括借用者需要的那份文件，但大部分是借用者不需要的文件。这就产生了借一份文件却把大量文件带出档案室的现象，不利于保密。以“件”为单位管理档案，从根本上解决了这个问题。每个文件都是单独保管，档案室只对借用者（部门）提供他们需要的单份文件就可以了。如果，借用者需要的是复印件，以“件”为单位进行保管也比传统的以“卷”为单位进行保管复印起来方便得多。

四、结束语

《归档文件整理规则》的发布，是档案管理工作一次重大改革，是告别传统的档案管理方式的一次创新，它对进一步提高档案管理工作效率起到了决定性的作用，随着档案利用效率的提高，档案在企业生产经营过程中的重要地位、重要作用将越来越被人们所认识。按《规则》以“件”为单位整理档案、电子档案保管纳入企业档案管理范畴、档案管理现代化，对档案工作者提出了更高的要求。时代的发展要求档案工作者对档案这项默默无闻的“兰台”事业要有无私的奉献精神、认真细致的工作态度、能大能小的工作能力和业务技术，能大，就是能熟练地运用现代化设备进行档案管理，能熟练地运用现代化管理网络对各业务部门提供优质、快速的服务；能小，就是即使是编一个流水号，也能事无巨细，认真对待，做到最好。

参考文献：

[1]朱正健.电子文件与纸质文件的同步归档管理[J].兰台世界，2005（01）.

[2]易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用[J].档案学研究，2004（04）.

篇5：纸质档案整理操作指南

学校需准备资料 学校共14个指标，装8个资料盒

第1个盒子（指标B3.1 主管部门将普及普通话纳入教育教学要求，作为教育督导、评估检查的内容，措施到位，制度健全，认真检查落实）

1．说明教育主管部门将普通话纳入教育教学要求。装入教育局的文件，把相关内容勾画出来。

2．在进行教育督导、评估检查时，把普及普通话工作作为一项内容；在进行其中任一项工作时把普及普通话作为一项工作内容。包括学校和教育局检查、评估中涉及普通话内容的资料，如表册、文件、记录等等。

3、学校相关材料

第2个盒子（指标B3.2 各级各类学校将普及普通话作为素质教育、学校管理的内容，要求明确，制度健全，认真检查落实）

1．有普及普通话的要求。找来一个资料，诸如制度等就可，但要把相关具体内容勾画出来。2．有领导分管，有部门、人员负责。学校成立语言文字工作领导小组的材料。

3．有检查、改进措施。学校有普及普通话检查改进措施的相关资料，如：听课、教案检查等，只要证明做过即可。

指标B3.3 各级各类学校均有语言文字工作机构，有分管校长担任语委办负责人，并有兼职教师负责此项工作。

学校文件，通知。制度上墙的用图片(实地检查)

指标B3.4 普通话成为各级各类学校及幼儿园的教学语言。学校（含科室）相关计划总结、通知。活动资料和影像资料，及宣传资料。侧重教师的教育教学活动（实地检查）指标B3.5 普通话成为各级各类学校及幼儿园的校园语言。学校（含科室）相关活动计划、通知、总结。活动资料和影像资料，及宣传资料。侧重学生的教育教学活动（实地检查）

第3个盒子（指标B3.6 对在职教师进行普通话培训，在职教师普通话水平达到规定等级）学校或上级主管部门的培训文件、计划、通知 1．在职教师80%参加过培训。说明学校对教师进行普通话培训及达标的资料：通知、签到册、培训率（含人员名单）等。

2．在职教师80%参加过测试。说明学校对教师进行普通话测试及达标的资料，如：通知、签到册、培训率、普通话等级证书复印件等。

3．在职教师80%以上达到规定等级。普通话证书复印件，自设统计表，要将语文与非语文教师分开，具体核算。

第4个盒子（指标B3.7 将普通话合格作为对教师进行业务考核和录用教师的一项条件）学校或上级主管部门的培训文件、计划、通知

1．列入教师业务考核内容并已实施。说明本校将普通话列入教师业务考核内容的规定及达标的相关资料,如制度、实施方案、记录等。

2．作为录用教师的资格要求并已实施。装入教育局的相关文件或本校对新教师的相关要求，另外新进教师的名单、他们的普通话证书复印件，要分逐一表明。指标B3.9 各级各类学校学生能说比较标准的普通话

普通话培训、活动材料，及学生讲普通话承诺书。及相关获奖材料（实地检查）第5个盒子（指标C2.1主管部门把用字规范化纳入教育教学要求，作为教育督导、评估检查的内容，制度健全，认真检查落实）

1．主管部门把用字规范化纳入教育教学要求。装入教育局的文件，把相关内容勾画出来。2．在进行教育督导、评估检查时，把用字规范化作为一项内容；在进行其中任一项工作时把用字规范化作为一项工作内容。

3、学校相关材料

第6个盒子（指标C2.2各级各类学校将用字规范化作为素质教育、学校管理的内容，要求明确，制度健全，严格管理）

1．有用字规范化的要求。找来一个资料，诸如制度等就可，但要把相关具体内容勾画出来。2．有领导分管，有部门、人员负责。学校成立语言文字工作领导小组的材料。

3．有检查和改进措施。学校有用字规范化检查改进措施的相关资料，如：听课、教案检查等，只要证明做过即可。

指标C2.3名称牌、标志牌、指示牌、标语（牌）用字符合要求。相关文件通知要求。各类名称牌、标志牌、指示牌、标语的照片的影印件。学校有繁体字等不规范字的要用规范字标示。（实地检查）

第7个盒子（指标C2.4 公文、校刊（报）、讲义、试卷及其他文字材料用字规范）相关文件通知要求。

1．公文、校刊（报）、讲义用字规范。说明本校公文、校刊（校报）、教案（讲义）、试卷用字规范的相关材料，如：顺号文件5份、校报2期（有就放）、教案5份。2．试卷及其他文字材料用字规范。试卷10份，新卷或已答的卷都可，但必须是学校自己印刷的。

指标C2.5 板报、宣传栏、公告栏、电子屏幕等用字规范。

黑板报、手抄报等板报、宣传栏、公告栏、电子屏幕等照片的影印件。（实地检查）第8个盒子（指标C2.6教师板书及批改作业、书写评语用字符合要求）相关文件通知要求。

1．板书用字符合要求。评估团成员主要通过经过或立足在教室门口听、看教师是否使用普通话授课，板书是否规范等。

2．批改作业、书写评语用字符合要求。装入10本作业本，其中5本作文本，5本其他学科的。此项幼儿园不查。指标C2.7领导批示、签字用字规范

领导批示、签字（通知、票据、清单等）用字规范的照片影印件 指标C2.8 学生能认识并正确书写所学规范字。

学校（含科室）相关计划、通知、总结。活动资料和影像资料，及宣传资料。侧重教师的教学指导活动，及学生参加活动。和获奖情况。（实地抽查）第9个盒子：宣传及特色材料

1、各校将报刊、杂志、网络上的宣传稿件单独成册。

篇6：高考纸质档案组建通知

（一）能提供《浙江省普通高校招生考生综合素质评价基本信息表》的考生（含普通高中学生及已建立高中阶段电子档案的综合高中普高班学生）。其纸质档案包括：

1.浙江省普通高校招生考生综合素质评价基本信息表；

2.浙江省普通高校招生考生报名登记表；

3.浙江省普通高校招生体格检查表；

4.浙江省普通高中毕业生登记表；

5.家庭情况调查表（报考军事院校考生使用）；

6.浙江省普通高校招生政策加分考生登记表（原件）及证明原件的复印件（符合加分条件考生使用）。

（二）不能提供《浙江省普通高校招生考生综合素质评价基本信息表》的考生（含往届生以及中职、综合高中普高班未建立高中阶段电子档案的学生）。其纸质档案包括：

1.浙江省普通高校招生考生报名登记表；

2.浙江省普通高校招生体格检查表；

3.浙江省普通高中毕业生登记表；

4.学籍卡片（《学年评语表》、《考试（考查）成绩登记表》）；

5.浙江省中学生体育合格情况登记表；

6.浙江省高中学生各学《品德行为考核表》；

7.家庭情况调查表（报考军事院校考生使用）；

8.浙江省普通高校招生考生思想政治品德考核表（往届生使用）；

9.浙江省普通高校招生政策加分考生登记表（原件）及证明原件的复印件（符合加分条件考生使用）。

（三）高职单考单招考生。其纸质档案包括：

1.浙江省高职单考单招考生报名表；

2.浙江省高职单考单招考生职业技能合格证原件；

3.浙江省中职毕业生登记表；

4.浙江省中职学生各学年成绩登记表；

5.浙江省高中学生各学《品德行为考核表》；

6.浙江省普通高校招生考生思想政治品德考核表（往届生使用）；

7.浙江省普通高校招生政策加分考生登记表（原件）及证明复印件（符合加分条件考生使用）。

篇7：纸质档案变质现状与对策

纸质档案变质现状与对策

通过对纸质档案材料主要成份纸张纤维素的水解等氧化条件因素及其对档案纸张的危害分析,提出加强档案保护,防止档案纸张损坏应采取的应对措施.

作 者：张明和 作者单位：国家海洋信息中心,天津市,300171;中国海洋档案馆,天津市,300453刊 名：海洋信息英文刊名：MARINE INFORMATION年，卷(期)：2009“”(4)分类号：P7关键词：纸质档安 纤维素水解 纤维素氢化 档安保护 管理措施

篇8：纸质档案整理操作指南

一、“卷”改“件”原则适用于科技档案

有学者给出结论:《规则》只适用于文书档案, 不适用于其他专业、专门档案 (如诉讼、地籍等专业档案, 科技、会计等专门档案) 的整理[1]。这个结论具有代表性, 有关资料表明, 《规则》的传统解读者几乎异口同声, 且以为其依据就是《规则》的适用范围。

但是, 我国科技档案界的专业人士并未因此放弃科技档案工作的改革。自《规则》颁布以来, 他们对《规则》能否适用于科技档案整理, 展开了广泛的研讨和大胆的应用实践。从高校到企事业单位, 科技档案整理积极尝试“卷”改“件”效果显著。庄重指出, 《规则》也适用于科技档案管理[2];将《规则》给档案工作带来的简化工作程序与方法、提高工作效率、有利于推进文件档案管理一体化与档案管理现代化进程的优越性扩大到科技档案和其他专门档案, 实现立档单位全宗内各门类档案实体管理模式的统一, 推进立档单位档案管理工作的规范化、标准化和现代化具有十分重要的意义[3]。科技档案能否实现“卷”改“件”, 人们对此忌讳莫深[4]。可见, 推行科技档案整理的改革, 需要反复研究和不断实践, 最根本的还是对科技工作的深入了解和对科技档案工作的潜心探索。无论如何, 经过科技档案工作者的不懈努力, 《规则》适用于科技档案整理在国内已是不争的事实。

我们根据海洋科技档案整理的应用实践与技术探索, 对《规则》带来的科技档案工作改革有了更深的认识, 淡化卷的概念, 推行件的操作, 是可行的。

二、推广“卷”改“件”的关键问题

作为归档文件整理的一次历史性改革, “卷”改“件”这种新的整理方式, 带来的不仅是操作方式上的一次变化, 在一定意义上更是一次观念上的突破。

1.推广“卷”改“件”, 顺应信息时代潮流。《规则》取消“卷”代之以“件”, 成为文书档案整理的关键性操作, 使文书档案脱离了案卷级与文件级两级整理, 而直接进入文件级单级整理, 从而减轻了档案工作负荷, 其目的是“强化收集, 简化整理, 细化检索, 深化利用”, 这也成为档案文件级整理的宗旨, 甚至于成为档案工作的宗旨。要充分体现和挖掘档案的价值, 说千道万, 根本在于利用。应该说信息时代的到来, 新的信息技术的涌现, 信息化程度的不断提高, 为档案利用和档案增值创造了良好的技术环境。《规则》把档案工作的重心向收集与利用环节偏移, 而在整理环节搭建了信息技术应用平台, 突破了案卷级整理的传统藩篱, 为直接用电脑来解决人脑对大批量文件记忆与检索的难题提供了有效的技术方法, 因此, 没有必要再通过便于人工记忆的案卷来检索到所需的文件, 从而为档案信息资源管理摆脱传统观念和手工操作奠定了基础。

使《规则》的编制者和发布者始料不及的是, 在《规则》颁布后, 科技档案界的专业人士就积极将《规则》的精髓———“卷”改“件”引入科技档案整理, 并为之推广利用苦心钻研, 大胆实践, 继而为应用成果盛吟捧唱, 推波助澜。我们注意到, 为什么编制者强调《规则》仅适用于文书档案而非全部档案的归档整理, 难道文书档案与科技档案的整理方法就是那么格格不入?在“卷”改“件”上没有共性吗?其实不然, 就其原因, 主要有二:一是传统观念的“惯性”使然, 二是对科技档案心中无数所致。思想观念问题, 通过实践成果和疏导可以得到解决, 但要熟知科技档案与科技档案管理, 则要困难得多。实行“卷”改“件”, 推行件的操作, 正在成为科技档案整理的方向, 因为它适应了信息时代的发展潮流。

2.推广“卷”改“件”, 适应海洋档案事业发展。“十五”以来, 我国海洋档案事业得到了迅速发展, 尤其表现在首次大规模历史档案进馆, 海洋专项档案的规范化建设与管理, 海洋档案信息化建设与利用三个方面, 这三项工作都与《规则》的应用有关。首先, 历史档案进馆工作和海洋专项档案建设中, 遇到大批量的归档文件需要突击整理, 整理中因为大批量归档文件的分类、排序对于人工来说相当困难, 而利用电脑代替人脑进行文件级分类、排序成为必然选择。其次, 海洋档案信息化开发利用, 需要建立更多的检索途径和检索点, 尽可能多地将文件的潜在信息提取出来, 以便更好地挖掘档案信息价值。显然, 一步到位进入文件级信息层面, 也是海洋档案信息化工作的使然。第三, 在国家实施海洋开发战略和海洋强国战略以来, 我国海洋事业发展突飞猛进, 利用档案资料的需求大增, 几乎所有利用者都对要查阅的文件内容感兴趣, 而对检索目标在何案卷漠然。第四, 档案利用者在一定意义上同时也是档案产生者, 以案卷为保管单位及其案卷级整理方便保管而多于利用, 方便了档案人员, 增加了档案产生者的立卷负担, 特别是立卷程序繁杂, 不易操作, 质量把握不准, 不利于科技工作者档案行为的良性发展。

3.科技档案应用《规则》, 关键在件的操作。《规则》规定的归档文件整理原则是:“遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 便于保管和利用。”我们知道, 科技档案相对文书档案而言, 具有专业性、成套性、现实性等特点[5], 那么, 我们要将《规则》的精要应用于科技档案整理, 既应保持科技档案的这些特性, 又应符合上述整理原则。其实, 二者并不矛盾。如果科技档案整理能够做到“遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 区分不同价值”, 保持其“专业性、成套性、现实性”就会迎刃而解, 而且, 这些仅为手段而已, 根本目的是“便于保管和利用”。“便于保管利用”是“归档文件整理最基本的原则, 也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准”[6], 要达此目的, 件的定义具体化和件的操作至关重要。

我们的做法是:第一, 以同一工作的归档科研文件组成一个整理单元, 并按科研阶段和不同价值顺序排列, 保持了文件间的自然联系;第二, 正确理解《规则》“一般以每份文件为一件”的分件原则, 灵活处理科研工作中的图件、照片、电子件等特殊情况 (如图件一幅为一件;反映单一事件或事物一次性产生的一组照片为一件;以能独立有效使用的电子文件 (夹) 为一件, 数据库或软件文件夹为一件) ;第三, 件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒操作统一、有序。

4.科技档案应用《规则》, 难点之一在插件的处理。有人认为文件从产生到转化为档案或价值体现完结而被销毁之前, 一直处于现实执行效用的生命期或现行期[7]。根据这一文件生命周期理论, 科研文件的生命周期要比文书文件长得多。项目文件随着总结验收阶段结束而被整理归档, 一般认为归档后即为档案。可是, 海洋专项成果鉴定报奖和推广应用阶段尚未开始, 这两个阶段形成的文件与前三个阶段归档文件密切相关, 应该组成一体。鉴于归档前收集归档文件不够齐全, 难免有前三个阶段零星项目文件需要插入已整理归档的文件系统, 以保持项目文件的完整。针对这两种情况, “卷”改“件”之前, 需要插卷和插件, 而且插件是在特定案卷内操作, 件号的变动仅涉及一卷而已, 操作简单;“卷”改“件”之后, 件号是“大流水”式固定, 补充件如何插入和插件号如何编制成为新课题。

对于后两个阶段文件, 自然接续编制件号, 而对前三个阶段零星插入文件, 窃以为也可接续编制件号。尽管, 这种处理办法未能完全反映项目活动的阶段性, 但是毕竟数量不多, 就项目文件整体而言, 与大体无碍。如果零星插件数量较多, 则会产生一定的影响, 但此影响在信息技术支撑下的“细化检索”时可以基本消除。诚然, 如果我们未能把应归档文件收集齐全, 工夫不下到归档文件的“齐全”与“完整”上, 而局限于插件方便, 对档案管理的收集与整理而言, 难免会本末倒置。这正是《规则》“简化整理”来“强化收集”要解决的问题, 也是《规则》立卷改革的实际意义。

三、推行“卷”改“件”仍需探索的问题

《规则》的“卷”改“件”, 不仅适用于文书档案, 也适用于科技档案。但仍然有不少问题需要探索、澄清与完善。可以从以下几个方面考虑:

1.在管理层面上, 需要研究“卷”改“件”后对科技档案的收集、检索、利用的影响, 对档案人员素质要求, 对项目实施立档单位科技文件形成质量和管理要求等。

2.在技术层面上, 件的定义和划分的发展观、分类方案建立文件间联系的模式优化、电子科技文件整理及其纸质文件互见、超幅面 (大于A4幅面) 纸质文件和图件的整理、海洋科研调查特殊记录件的划分与整理, 件的互见、标引、检索技术应用, 件对档案系统软件开发与更新的影响等。

3.在理论层面上, “卷”改“件”后是否会使科技档案的固有特性发生偏移或异化?在有人提出淡化科技档案概念的今天, “卷”改“件”是否会加速科技档案概念的淡化?文件级整理是否意味着国外的文件管理可以在我国适用?档案馆是否会因此而向文件中心转变等。

参考文献

[1]黄清平.推广执行《归档文件整理规则》的若干问题[J].湖北档案, 2001 (6) .

[2]葛志媛.《规则》也适用于科技档案管理[J].兰台世界, 2004 (2) .

[3]黄金国.试析《归档文件整理规则》对科技档案和专门档案整理的适用性[J].档案与建设, 2006 (10) .

[4]韩秀成.高校科技档案卷改件的思考[J].科技档案, 2008 (2) .

[5]吴品才.科技档案管理学课程教学的几点体会[J].档案与建设, 1998 (12) .

[6]郭树银.归档文件整理工作指南[M].中国大百科全书出版社, 2001.