浅析实体档案与电子档案的特点与区别

2022-09-10

一、电子档案与纸质档案的特点

无论是哪种形式的档案, 其本质都是承载着历史资料, 其不同就是载体的形式以及载体与内容的关系。他们都忠实的记录了人类的社会活动, 都具有同样的使用价值, 同时也需要存档和备案。他们自身所具有的特点, 大体有如下几点:

(一) 信息储存的载体各有特点

纸质档案作为传统形式的档案, 在历史发展的过程中, 由甲骨、竹简、绸帛进而发展到宋代以后的纸张, 能够在载体上体现出文字内容和图画, 却无法展示声音。而电子档案作为新兴的档案介质, 可以借助各类新型的储存材料, 比如U盘, 移动硬盘, 甚至到现在的“云盘”, 储存的介质越来越小, 而储存的内容与而来越多。

(二) 多种识别方式

纸质档案一般来说不需经过第三种工具的介入就可以直接通过视线阅读, 稍有不同的也就是盲人读的“盲本”, 需要用手来触摸。而电子档案一般来说需要借助电子工具来进行识别和读取。人类无法直接通过观察储存电子档案的物体外观来获得信息。

(三) 信息与载体的关系

纸质档案自诞生之日就必须依赖于其纸质载体, 脱离了这个载体档案上的资料就无法保存。电子档案的信息可以不依附于载体存在, 也可以依附于任何载体存在, 只要介质合适, 电子档案可以承载的载体很多。这种特性可以使得目前的电子档案具有相当强的灵活性和可复制性。从该方面来讲, 纸质载体的稳定程度更高一筹。

二、电子档案与纸质档案的区别

(一) 载体寿命的差异

纸张的耐久性取决于纤维素的性质, 尽管纤维素在一定的条件 (如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等) 下, 可发生水解和氧化反应, 但只要我们在档案保护过程中, 注意排除发生两大化学反应所需要的条件, 就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。而电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。与纸质档案载体相比电子档案载体材料的寿命要短得多, 一般仅为5-15年。

(二) 技术寿命的差异

纸质文件稳定性非常强, 只要在记录初期将文字和载体的关系进行了确定, 那么内容和载体将会一直保持结合的关系。而其保存的时间与载体以及其他因素的影响有着莫大的关系。而电子档案的技术寿命收到社会科学技术的影响, 因为电子档案需要通过电子设备才能读出其中的信息, 如果电子档案当时承载的工作快速过时, 那么他承载的文字内容就无法读取出来。

(三) 信息保护的差异

作为纸质档案, 对其的信息保护也就是对载体的保护, 因为载体和信息是共生形态, 如果纸张的寿命得以延长, 那么纸上信息的寿命也会相应的延长。对于电子档案来说, 由于其信息和载体的可分离性, 其信息承载面临着很多位置的因素影响。电子档案存在着被破坏和篡改的危险。同时, 随着计算机技术的不断发展, 一种新的威胁正在影响人们对于电脑安全性能的怀疑态度。如果电脑病毒侵入了承载电子档案的储存介质, 就很有可能存在破坏、泄密或者其他问题。

(四) 信息查询速度的差异

传统的档案, 为了方便人们的查询, 往往通过建立各种目录索引的方式来引导人们进行查询, 除此之外并没有其他很好的方式。如果遇到数据量非常大的档案查询工作, 其工作量也非常之惊人。而电子档案则没有这种忧患。任何需要的材料都可以在网络上搜集到, 只要设定好搜索区域, 电脑或者网络就会自动帮你搜集、归纳和整理出来, 方便人类对于档案信息的索取, 档案管理人员, 如果掌握了电子档案的特性和先进的技术设备, 就能通过电子屏幕轻车熟路地电击人们所需要的资料。不需要用大量的人力物力去翻阅、查找烦琐的档案资料。这些档案人员可腾出时间去做其它的档案工作。既节省了人力物力, 又提高了工作效率。加速了现代化进程的发展。

三、结语

综上所述, 纸质档案与电子档案在现阶段各有优势, 在经济建设及服务中各自发挥着特殊的作用。不能因为两者在介质和储存方式等方面的不同而单纯的否定哪一项的存在价值。而现阶段做好电子档案与纸质档案的长期并存工作, 使得各自能够在最能够发挥其最大能量的地方, 通过自身的优势为人类提供需要的资料, 指导人类反思和进步的过程。在明确了电子档案以及纸质档案特点和区别的同时, 我们应该逐步用科学的方法完善和改进两种档案的管理手段, 用最合适的方法来促进电子档案以及纸质档案管理工作的持续、健康、快速发展。

摘要：档案作为人类历史的见证, 记录了人类社会发展的点点滴滴。自古以来, 档案管理就成为了各朝各代关注的重点问题。发展到现代社会, 随着技术的发展, 档案开始由传统的实体档案转向电子档案。存储介质发生了极大地改变。以前的笔墨纸砚时代已经逐渐开始进入屏幕键盘加鼠标。以U盘、移动硬盘以及光盘等为储存介质的电子档案形式开始出现, 并且在今后相当长的一个时期内, 档案工作将处于纸质档案与电子档案并存阶段。分析其各自的特点和不同, 更好的指导相关工作。

关键词：实体档案,电子档案,特点,区别