基于档案信息化建设与档案管理的研究

2022-09-11

当前各个领域均在广泛使用计算机技术, 促使我国档案管理水平获得极大提升, 且档案管理相关技术也得到创新与完善。自改革开放后我国科技水平进步飞速, 不仅加快了档案信息化的建设与发展进程, 还为档案管理的良好发展奠定了基础。在开展档案患者与建设档案信息化过程中需引进先进的管理理念, 档案管理部门也需创新并改革传统档案管理模式, 以适应当前现代化档案信息发展趋势。

一、强化档案管理人员服务意识

档案管理的主要目的在于为社会大众提供优良服务, 因此要强化档案管理人员服务意识。档案管理部门相关人员需对档案信息管理思路进行拓展, 坚持档案服务于大众的思想理念, 转变传统档案管理方式, 并改变传统档案管理中轻利用重保管、片面对维护档案完全性与完整性的管理原则与以档为本的价值理念进行强调的现象;对档案在充分发挥其作用时范围较为狭窄以及档案本应具有开放性却被束之高阁的局面予以扭转, 将档案神秘外衣揭开, 为大众提供更好服务。

二、强化档案信息化水平

档案管理要想实现现代化离不开信息化操作, 因此需强化其信息化水平, 可从从以下途径开展:首先, 对各种硬件软件设施进行配备, 同时开展自主创新, 以研究出与自身系统相适应的软件, 并在不断利用的过程中进行完善与优化, 确保平台构建的完善性, 为下一环节的工作做好铺垫。其次, 实现档案中心全文与目录的数字化。在信息化系统中材料存在的主要方式为介质, 对于大部分档案信息而言, 要想在系统中完好保存就需要录入信息, 由于档案信息资料通常较多, 故而录入工作量比较大, 一定要在录入之前严格规定录入标准与方式, 确保录入工作具有统一性, 同时可实行双套工作模式, 即数字与纸质, 这样不仅可促使档案中心工作人员效率得以提升, 还能够防止工作人员不断重复工作, 减轻工作负担, 加快档案信息化进程。最后, 要密集界定上网信息。在档案馆实现信息化建设后其信息具备共享功能, 因此需对室藏文件设置浏览权限, 将一部分公开, 而另一部分则只有内部工作人员才有查阅权限。对于重要的机密文件则要严格界定使用者的身份。同时, 还需网上验证查阅者的身份, 这样才能结合查阅人身份信息为其提供相应的档案公开内容, 进而确保档案的安全性。

三、建立一支素质高且稳定的档案管理队伍

在档案馆中一定要构建一支稳定性高且素质高的档案管理队伍, 必须促使档案管理人员变得专业, 改变以往杂业型工作模式。确保在对档案工作实行现代化管理的过程中凸显出持续、有序以及正常等特征, 且要充分意识到在此过程中起主要作用的是人。当前在档案管理领域中暴露出诸多问题, 例如缺少既精通档案专业知识又了解软件开发的复合型人才, 因此要注意引进这类人才, 亦可为档案管理部门员工提供培训和学习机会, 促使队伍整体素质得到提升, 并定期更新工作人员的专业知识, 使其在内部基础管理与对外指导工作中均具有胜任力。同时, 还要构建竞争机制, 将工作人员惰性消除, 对其主观能动性与潜力进行充分激发, 为其创建发挥自身优势与舒展才能的平台和机会;构建激励机制并进行完善, 对岗位予以合理设置;科学量化工作内容, 可促使工作人员的创造性与积极性得到提升。

四、增强档案信息管理水平

档案电子文件属于档案信息资源, 在社会经济发展过程中具有重要作用, 属于文化财富的内容。开展档案管理虽然不会直接创造经济效益, 但是可服务于社会经济效益, 故而其潜在经济效益巨大。当前随着大量电子文件的产生, 档案管理也迎来了新问题, 即采取何种途径保证电子档案管理的安全性与可靠性。电子文件是档案管理软件的主要对象, 因此需选择最优档案管理软件, 并确保开发与利用的针对性, 这在档案信息化建设中属于主要内容。档案管理软件优势众多, 例如全面、智能以及便捷等, 通过对其进行整合, 对电子文件功能进行充分发挥, 进而确保档案电子文件管理的高效性、科学性以及规范性。

五、结语

总而言之, 档案信息化建设与档案管理的有效开展需对计算机技术予以充分利用, 以促使档案管理效率得以提升, 并搭建专门平台, 不仅可动态管理档案资源, 还能够在极大程度上减少物力、人力以及财力的投入。社会在不断发展过程中需要档案管理的服务, 因此应与社会信息化的优势充分结合, 确保档案建设与管理的科学性与规范性, 使其为社会经济的发展提供更优服务。

摘要：当前信息化技术发展迅速, 在各个领域中逐渐渗透且作用较大, 为每个行业带来了翻天覆地的变化。而档案管理建设受到这种现象的影响也变化明显, 在档案信息化中信息化建设也成为主要趋势, 大幅度提升了档案建设的高度与水平, 使其步入全新时代。

关键词：档案信息化建设,档案管理,措施