浅议电子档案的整理与保护

一、电子档案的整理

目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。

(一) 文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成, 组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

(二) 科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、科研、声像、荣誉档案分类管理, 然后再按项目归档。

1. 基建档案。

基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

2. 设备档案。

企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

(三) 会计电子文件整理

1. 工资单。

工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

2. 账簿。

企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体, 比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性, 有利于归档电子文件的长期保存, 因此, 提倡档案部门配备光盘刻录仪, 将归档电子文件转储到光盘上。但是, 刻录仪一时还难以普及, 所以, 软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点, 必须制定保护措施。

(一) 软磁盘的保护

1. 统一软盘的规格。

使用3.5寸高密盘保存。

2. 把住软磁盘质量关。

软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到1年, 就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品, 所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

3. 规范保管条件。

要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%~50%, 温度控制在14~24℃。

4. 加强病毒防范。

要求各业务部门加强计算机的病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态。

5. 对加密盘的管理。

有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名, 如果密码或文件名被遗忘, 电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

6.

在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。

(二) 光盘的保护

1. 规范排放和使用。

光盘的存放应置于防磁柜中直立放置, 避免大量堆叠, 以防光盘翘曲, 在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

2. 保持良好的温度、湿度环境。

高温会使光盘氧化、变形或老化, 潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14~24℃, 相对湿度40%~65%。

3. 注意避光。

光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感, 阳光的直射会使光盘过早老化。因此, 光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘, 定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施, 磁盘每2年, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体同样编号保存。

摘要：随着计算机技术和网络的飞速发展, 党政机关部门、企事业单位等对档案信息的保存和利用逐步由以往的纸质档案转化为电子文件, 建立电子文件档案数据库, 形成一个统一的利用平台, 实现了信息共享。现就电子档案的整理与保护做简单的介绍。

关键词：电子档案,整理,保护