图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性

2022-10-06

一、图纸类纸质档案与电子化档案各自的优势和缺陷

(一) 图纸类档案的优势

纸质档案, 顾名思义, 就是用纸张作为载体保存下来的档案。从人类发明纸张以后, 它给人们的生活带来极其深刻的影响, 许多古代文献典籍、先辈学术成就就是通过此途径保存下来, 使得人类在实践中获得的经验和智慧得以保存, 并传给子孙后代。图纸类文件的保存肯定离不开纸质档案, 这种以纸张为媒介的存储方式具有深刻的意义。

图纸类纸质档案存在的最大优势莫过于它的真实、可靠性, 任何信息一旦在纸张上形成, 就很难进行改动, 如果改动就一定会留下痕迹, 所以它有很强的“原件性”, 法律效力也更强, 比较难以伪造。纸张档案的鉴定技术非常发达, 很容易辨别档案的真实状况。

(二) 图纸类纸质档案的缺点

基于纸质档案的特定存储方式, 也就是以纸张为存储媒介, 纸质档案的最大缺点也是源于此。关于纸张, 它是比较容易损坏的, 这样就需要花费大量的时间、金钱和精力来考虑纸张的保护问题, 怎样延长它的使用期限。同时, 纸质档案在查阅及携带方面也比较麻烦, 不如电子档案便利。

二、图纸类电子化档案的优缺点

(一) 图纸类电子化档案的优势

当今社会已经迈入信息时代, 计算机通信和网络技术的发展给人类生产生活方式带来了极大的改变, 档案存储方面也出现了电子化现象。

图纸类电子化档案的传输方式和存储方式大大异于传统的纸质档案, 它主要是通过计算机识别、处理, 然后在磁带、磁盘或光盘等介质上进行存储, 最后以代码序列的方式在网络上展现的一种档案形态。我们从其概念上不难看出, 这种档案形式是基于现代科技而诞生的一种新型档案管理模式, 它的产生适应了当前社会对文件档案管理的客观要求, 并且带来了极大的便利。当前社会无论是对图纸等图像方面的处理还是文字的处理, 都已经走向电子化道路, 这种及其便利的处理方式已经普及到人们的日常生活中, 并且逐步取代以纸质为媒介的传统信息处理方式, 极大提高了人们的工作效率。

图纸类电子化档案的具体优势主要有三个方面:首先, 图纸类电子化档案的共享性。文件一旦形成档案就具有很强的法律效力, 这样, 纸质档案很多时候都是“孤本”, 同时由于其保存上存在的风险, 在使用的过程中很不便利。而电子化档案, 就能够打破这种局面, 实现共享, 让很多人都能使用该份档案, 并且不受时间和空间的限制。

其次, 图纸类电子化档案的多样性。即便是档案, 它存在的巨大价值也体现在人们对其使用的过程中。相较于纸质档案的单一使用方式, 电子档案的利用方式更加多样化, 使用者可以结合自身需要, 然后利用计算机这种具有强大功能的处理工具, 对文件进行多种形式的信息处理和分析, 极大提高电子文件信息的利用效率。

最后, 图纸类电子化档案的便利环保性。相较于纸张的厚重, 电子化档案更加便利, 并且还比较环保, 不需要像纸质档案那样需要伐木造纸, 极大节约了资源, 也没有任何污染等危害性。同时, 使用者可以在计算机上直接查阅这些文件, 这样也就无需花费大量的时间精力, 进行纸质档案的拆钉、装订、搬运等工作。并且, 电子文件还没有消耗, 可以被多次重复利用, 极大避免了纸质档案的损坏, 节省了资源, 具有极强的环保性。

(二) 图纸类电子化档案的缺点

相较于纸质档案来讲, 电子档案的缺陷就是在真实性、稳定性、安全性、可靠性方面存在极大缺憾。不同于纸质档案的难以不留痕迹地修改, 电子化档案信息在存储的过程中, 极易被篡改并且很难找到痕迹。档案的存在意义主要就是它的历史记录性质, 一旦它被篡改, 必然影响到其实质存在意义。同时, 这种易篡改性极其不利于档案的法律效力的发挥, 并且所造成的危害极大, 影响恶劣。

在使用纸质档案的过程中, 必须去档案室查阅, 进入档案室是需要通过严格的身份验证的。虽然这一过程非常繁琐, 也对档案进行了严格的时间和空间限制, 但是, 这种管理模式却极大保证了档案的良好保密性。而电子化档案查阅, 是利用计算机读取, 虽然操作方式非常便捷, 但是由于网络安全的不确定性相对较高, 在很大程度上降低了档案信息的保密性。这样, 非常不适合机密级别高的档案存储, 具有很大的不安全性。

电子化档案作为一种新型事物, 它的标准规范体系尚不完善, 需要进一步对其进行研究。并且由于电子化档案体系的不完善, 很多相应的配套法律规则尚未完全生成, 这样在法律效力上, 电子化档案远远没有纸质档案的效力高。同时, 利用电子化存档也存在着很大的风险, 电子计算机技术虽然非常便利, 但是, 在电子档案的生成、使用和维护等环节, 都有待明确, 并且还存在程序、法律、安全等诸多复杂问题, 显然图纸类电子化档案还有很长的路要走。

三、图纸类纸质档案与电子化档案共存的重要意义

图纸类档案目前已经形成纸质档案与电子化档案双雄并立的局面, 它们的共存是目前图纸档案的两种主要模式。这两种以不同载体出现的档案方式, 各有优缺点, 并且在相互对立的过程中也存在着统一。纸质档案和电子化档案基于不同的载体, 二者之间存在一定的差异, 相应的管理理论也不能通用。因而, 我们不应盲目地仅仅将纸质档案制作成电子档案, 或者将电子档案打印成纸质档案, 而是正确认识二者的优缺点, 合理并充分利用这两种档案管理模式, 最后让它们完全服务于我们的日常工作。

信息技术的不断发展, 电子化信息处理已经形成日常工作学习中的重要方式, 所以, 在档案管理上我们也应该顺应这种潮流, 充分利用科学技术的发展, 及时创建电子档案的管理理论、方法和技术, 为电子档案的管理打下基础。只有在对电子档案和纸质档案都有成熟管理体系的情况下, 才能实现电子档案和纸质档案的并重, 并将它们有机地结合起来, 充分发挥二者的优势, 促进档案管理事业的进步和发展。

当今社会, 我国计算机利用程度已经非常高, 几乎已经普及到人们的各种日常工作中, 在图纸类档案的处理中, 计算机处理图纸已取代传统的手绘方式, 实现制成电子文件然后打印成纸质文件已经比较常见。随着办公自动化、信息现代化的迅速普及和发展, 电子文件已经占据非常重要的地位, 甚至隐隐已经取代纸质文件的趋势。然而, 基于档案的特殊性质, 纸质档案仍然具有不可撼动的地位。另外, 从电子档案管理的技术和实际发展情况来看, 电子化档案处理仍然存在着很大的不足, 未来在很长一段时间内, 电子档案和纸质档案仍将继续并存。以下是二者共同性的相关阐述。

首先, 从本质上来看, 电子文件与纸质文件都是文件存在的一种方式, 是信息与载体的统一体, 并具有物理实态, 这样二者的本质并未发生改变。其次, 从形成过程和作用来看, 电子文件和纸质文件是在社会实践过程中形成, 是用来指导现实工作的信息传载工具, 在规定范围内有一样的使用效用。最后, 电子文件和纸质文件在很大程度上都是对某些事物的真实纪录, 他们具有相同的参考和利用价值。

图纸类纸质档案与电子化档案共存具有非常重要的意义, 二者虽然各具特点和优势, 但是也存在不足, 这样他们就需要共存, 互相弥补缺点, 然后充分发挥优势, 更好地为档案的存储和使用服务。

四、纸质档案与电子化档案共存在图纸类档案应用的前景规划

从上述分析我们可以看到, 电子档案与纸质档案都各具优点和缺点, 二者共存可以在很大程度是避短扬长, 将它们各自的优势发挥到最大, 促进档案管理工作的最优化实现。现代社会下, 可能电子档案的优势更明显, 具有更好的发展前途, 但在计算机网络环境存在的诸如档案信息丢失、失真、泄密等问题, 仍然具有很大的隐患。今后, 针对此缺陷我们应该制定电子档案的利用制度, 提高电子档案信息安全意识, 加强电子档案信息综合利用术的的研究和开发。同时, 纸质档案拥有电子档案所没有的优势, 我们应该给予重视, 从目前情况来看, 纸质档案仍占有不可动摇的作用和地位。

在现代化技术的冲击下, 电子化档案的优势显而易见, 甚至有可能在未来取代纸质档案。然而, 这仅仅是一种对未来的猜测, 谁也无法肯定电子化档案就一定会取代纸质档案, 二者共存是当前档案的主要模式, 并且具有不可撼动的地位。在图纸类档案管理中, 我们不应该因为纸质档案繁琐而轻视它的管理, 也无需因电子化档案管理系统不成熟而不认可它, 只有积极促进二者的共同发展, 对它们的共存现象有正确的认识, 然后才能更好地完成图纸类档案的管理。如果想要更好地发展档案事业, 必须坚持纸质档案和电子化档案共存的模式, 充分认识二者共存带来的极大优势。当前, 已经对档案实行电子档案与纸质档案的双套制管理, 即在电子档案归档的同时, 要求一份纸质版档案也要归档, 这就很好地解决了一份电子档案信息易丢失的缺陷, 确保信息能被继续传递下去。在图纸类纸质档案与电子化档案的发展过程中, 没有谁取代谁的说法, 二者共存具有无可比拟的优势, 也是档案事业发展的主流。在今后的发展过程中, 它们将继续共存, 发挥各自的优势, 继续为档案事业的发展做出贡献。

摘要：图纸类档案的管理非常重要, 一直以来是人们关注的重点。伴随互联网的迅速发展和普及, 电子化档案也应运而生, 这种新的档案存储模式给传统纸质档案存储带来了巨大冲击。然而, 无论是纸质档案还是电子化档案, 二者各有优劣, 它们共存则能够取长补短, 相辅相成。本文主要从纸质档案和电子化档案共存的必要性角度, 阐释二者共存的原因, 探讨分析图纸类档案的管理和发展, 以及对档案管理的重要作用和前景规划。

关键词：图纸类,纸质档案,电子化档案