围绕“著录”的概念比较传统与现代档案著录工作

2022-09-12

档案著录工作是档案馆开发和利用档案信息资源的一条重要途径。然而“著录”一词, 国际档案理事会 (ICA) 发布的《国际档案著录 (通则) 》 (GB/T18-1999) 和我国的行业标准《档案著录规则》 (GB/T18-1999) 却给出了两个不同的定义。一个是传统档案著录的代表, 一个是当代档案著录的代表, 在定义内涵与外延的区别之外, 折射出的是我国档案著录工作与国际水平相比之下的差距。对二者进行深度的比较, 有助于了解我国档案著录与国际水平相比较存在的具体问题, 对提高我国档案著录工作水平有重要意义。

一、“著录”的两种定义以及反映出的两种不同模式的著录工作

在国家档案局1999年颁布的行业标准《档案著录规则》 (GB/T18-1999) 中, 著录是指“在编制档案目录时, 对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”。这也是传统档案著录的概念。

对档案内容和形式特征的分析、选择和记录实际上就是编制检索工具的工程。也就是说, 长期以来我国档案著录的定义总是与编制检索工具相联系。因为我国档案著录的环境多数是手工环境, 而在手工环境下, 档案工作的各项业务环节是相对独立的, 并且有着较为明显的界限, 因此档案著录工作是发生在档案鉴定之后、利用之前的一个业务环节。由此可以看出, 我国档案著录工作是档案工作一个点上的面向编制检索工具的工作。

在著录范围上, 我国档案著录仅限于档案中包含的信息, 如档案的形成时间、形成单位、主要内容等, 在此笔者将这种传统档案著录定义为“一维著录”, 即著录范围仅包含所要著录的文件内部信息的著录模式, 相对应的著录工作即传统档案著录工作。一维著录的主要特征是著录范围单一, 著录目的仅限于编制检索工具, 其标识是纸质文件, 我国档案工作仍处于纸质文件时代。

现代档案著录概念是人们在70年代中期以后, 随着现代档案著录的实践发展, 而产生的对档案著录的新的本质的认识。首先对现代档案著录概念作出明确阐述的是美国档案工作者协会的档案著录标准化研究工作组。该工作组对“档案著录”提出了新的认识, 即:档案著录是捕获、核对、分析和组织信息的过程, 该信息能用于识别档案、管理档案、确定档案存址和说明档案, 并能够解释档案的上下文以及产生档案的文件系统。1990年, 美国档案工作者协会出版了《档案和手稿的整理与著录》, 这本书中对档案著录的定义是:档案著录是捕获、核对、分析、控制、交换和提供检索信息的过程, 其信息包括:1.文件的原文、上下文和来源;2.文件的文档结构;3.文件的格式和内容;4.文件之间的相互关系;5.如何查找与利用的方式。

在继承和发扬前人的研究成果基础上, 1999年9月, 国际档案理事会发布的《国际档案著录 (通则) 》[ISAD (G) ] (第二版) 中, 对于“档案著录”的定义则为:“档案著录是通过捕获、核对、分析和组织有助于确认档案及说明其上下文和产生该档案的文件系统的各种信息这一过程, 形成对所描述单位及其构成部分的准确表述”。这一定义是档案界长期以来对现代档案著录概念研究的一次官方性, 也是最为正式的一次总结概括, 是现代档案著录最具代表性的定义。笔者对这种著录定义为“多维著录”, 期中包含两种具体模式:

二维著录, 即在电子文件兴盛之前, 著录内容不仅包括档案本身的特征, 而且还包括档案的背景、文件系统等的著录工作。

三维著录, 即在网络环境下、电子文件时期, 对档案信息资源的一种全方位、立体化的智力控制。

二、传统档案著录工作和现代档案著录工作比较

在《国际档案著录 (通则) 》对档案著录的定义中, 我们可以发现其对档案著录工作的一些认识。比较之下, 可见《国际档案著录 (通则) 》中的著录概念比我国《档案著录规则》中的更加宽泛。

首先, 两种著录模式不论何者优越、先进, 何者落后, 它们作为智力控制的一种手段, 其主要作用是相同的:

1. 当需要关于所需文件的信息时, 便能获取;

2. 当需要关于文件中的信息时, 便能获取;

3. 当需要文件原件时, 便能获取。

而二者区别主要体现在著录的目的、方式手段、及其影响等方面。国际档案理事会给出的著录概念在逻辑上是我国档案著录概念的发展和延伸, 现在我们把这两种著录概念放在一起比较一下, 我们就可以更清楚地看到这两者之间的区别:

第一, 前者为设定著录的预定目的是编制档案目录, 表示著录的作用不止于编制检索工具, 而在于确认、管理、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统, 指向的是编制检索工具之后的一些内容;

第二, 它认为著录内容不仅包括档案本身的特征, 而且还包括档案的背景、文件系统等;

第三, 它认为著录不仅是一项在文件归档之后分析、选择和记录信息的工作, 而且还是对著录信息主动“获取”的过程;

第四, 它肯定了著录工作不仅是“过程”, 而且是该过程的“成果”。

从时间、空间和结果上可以概括为:

著录工作下的档案著录工作是不断延续的是延续的存在与一个点上是多维的面向的是编制检索工具回避了直接结果是在结果上, 前文已述, 按我国的著录行业标准, 那么著录的结果就是面向编制检索工具, 也就是说著录是一种被动性工作;而国际标准下的著录没有面向一种直接的目的, 而是为了体现文件生命周期的全过程, 体现文件价值, 进而便于查考利用。

值得一提的是, 我国《档案著录规则》中的“一维著录”, 其使用范围仅限于传统纸质文件, 而《国际档案著录 (通则) 》中的著录概念也囊括了在网络环境下电子文件时期的著录。因为以电子文件著录为代表的现当代档案著录要做到全要素、全过程、综合性、多级性。“一维著录”因其在时间、空间、结果上的局限性无法满足。

比较至此, 我们可以得出如下结论:

1.现代档案著录工作突破了传统档案著录工局限于“档案编目”的阶段, 将著录拉伸到文件形成时期和文件利用时期, 并以保证文件价值, 便于利用为最终目的。

2.在著录范围上, 现代档案著录工作比传统档案著录工作更加广泛, 由“一维著录”提升到“多维著录”, 并提高了著录的综合性、系统性。

3.现代档案著录强调在文件生命周期的全过程中实行过程化控制, 突破了传统档案著录“编制检索工具”的局限。

4.我国《档案著录规则》的局限性在于: (1) 著录概念相对狭隘; (2) 著录项目不齐全; (3) 多级著录的思想体现不够; (4) 与电子文件著录兼容困难。