对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊

2022-09-12

随着信息化技术发展, 档案管理业摆脱了传统的纸质管理模式, 实现了信息化管理。无纸化档案管理在很大程度上提高了档案管理的效率, 但同时也存在一定的局限性, 包括安全性等。现阶段, 各类工程项目中, 档案数据越来越大, 电子档案管理已经成为时代发展的必然趋势, 加强电子档案管理研究具有十分现实的意义。

一、电子档案管理与传统档案管理的区别

电子档案管理就是在档案管理过程中, 采用电子信息技术等手段对文件采用数据形式进行存储和管理。这一过程不会涉及到纸质档案资料, 通过网络系统以及专用的管理软件实施管理。电子档案管理与传统档案管理相比, 两者之间的区别表现在以下几个方面:

第一, 电子档案管理与传统档案管理在归档时间上存在较大的差异。电子档案能够随时归档, 或者在某一时间点, 或者在特定的周期内, 文件形成部门可以利用网络将文件传输给档案管理部门, 并采用电子数码进行签名认证等一系列处理, 为文件的签收、归类等提供便利。传统档案管理由档案管理部门向有关部门统一收集、统计档案表格等资料, 这个过程一般是周期性的, 需要事先制定一个标准的表格等纸质材料, 便于各部门间的发放与回收。

第二, 在归档方式上, 电子档案管理与传统档案管理存在较大的区别。电子档案管理, 采用电子编码技术, 通过对各个档案文件贴上专用标签等方式进行归档, 在程序上相对繁杂。而传统档案管理在归档程序上相对简单, 只需要开具证明即可。

第三, 在保存方面, 电子档案管理与传统档案管理存在区别。电子档案的保存上主要通过电子文件载体, 但其具有易老化、变质等问题, 影响档案的可读性。现在一般采用安全备份等技术, 同时需要文件形成部门配合, 通过文件格式转换, 统一格式后进行存储。传统档案管理存储只需要保证纸质文件不受损坏, 对保存环境、人为因素等要求较高, 相对于电子档案保存来说, 传统档案保存更加困难。

第四, 在档案查询使用等方面, 电子档案管理与传统档案管理存在较大的区别。电子档案管理, 一般需要符合一定的条件, 使用者申请注册, 成为档案馆或电子中心的会员, 这样就能够通过登录进行远程查询与使用。传统档案管理模式下, 如果想对某一档案进行查询使用, 需要向档案管理部门提出申请, 由档案管理员进行查找与取件, 这个过程会花费一定的时间, 效率相对较低。

二、无纸化档案管理的利与弊

(一) 电子档案管理的优点

电子档案管理模式大大提升了档案管理的效率。无论从档案归档时间、归档方式方面, 还是档案保存、档案查询等方面, 电子档案管理大大节省了时间, 提高了管理效率。特别是利用数据传输, 节约了文件打印、传输、发布张贴的时间, 利用专用的软件对档案数据进行归类管理, 使档案查询使用更加便捷。

电子档案管理模式的实行, 很大程度上为绿色环保事业做出了贡献。无纸化办公, 大大减少了纸质文件档案数量。一方面, 节约纸张就能节约资金投入;另一方面, 节约纸质文档的使用, 每年能够减少大量的树木被砍伐, 对保护森林资源有重大的意义。另外, 纸质文档使用量的减少, 还能够减少对订书钉、曲别针、印刷、笔墨等的使用。

(二) 电子档案管理的弊端

使用电子档案管理模式, 除了上诉的有点外, 还存在一定的弊端, 主要体现在以下几个方面:1.现阶段, 虽然国家制定了相关的电子文件管理法律法规文件, 但是还不够完善, 使得电子档案管理在法律效应方面受到了一定的挑战, 如何保证电子档案归档后的法律效应是广大管理部门需要研究的新课题之一。2.电子档案文件载体具有易老化、变质等问题, 长期使用必然会面临无法读取的问题, 这就需要有关人员采取安全备份、云技术等手段加以保护。3.在电子档案数据传输、共享过程中, 数据的安全问题也是管理人员需要研究的课题。信息技术的发展, 黑客技术、病毒等对电子档案数据的安全性由很大的威胁, 还需要采取加密、防火墙等方式进行防护。4.电子档案管理模式下, 为了保证电子档案的安全性、可靠性, 在归档程序上相对繁琐, 档案管理人员工作量、技术性要求较高, 在管理人员技术储备方面也需要加强。

三、总结

电子档案管理模式与传统档案管理相比, 在很大程度上提高了档案管理的效率, 并且为环保事业做出了巨大的贡献, 但传统档案管理模式也具有一定的优势, 两者之间存在一定的共生性, 在未来一段时间内, 还不能用电子档案管理完全代替传统档案管理模式, 档案管理人员应该扬长避短, 发挥两者的优势, 提高档案管理的时效性与经济效益。

摘要：随着我国社会经济的快速发展, 特别是科学技术水平的进步, 电子信息技术、计算机技术等对信息交流沟通造成很大的影响, 同时也为各类管理工作提供了便利。在档案管理方面, 电力档案管理模式极大的改变了传统档案管理效率低等问题, 但同时也带来了档案安全问题, 总之两种管理模式各有利弊。本文首先分析电子档案管理与传统档案管理的不同之处, 然后分析电子档案管理的优点与局限性, 供有关人员参考。

关键词：电子档案管理,传统档案管理,利弊