企业档案管理工作浅析

现代企业之所以越来越注重档案的管理, 是因为档案管理能够促进企业的制度的健康发展。在企业生产经营及管理活动中产生的对企业有意义的文件作为保存材料而形成档案。现代的档案内容主要包括纸质的文字材料, 统计数据的图标及设计图纸, 电子的音频及视频材料。档案关乎着企业的诸多方面, 如果档案管理不合理, 会造成企业记录混乱, 有可能会在短期内造成企业的经营活动混乱。做好企业的档案管理可以有效维护企业的利益, 还原企业的历史面貌, 使企业的科技得到长足发展, 使企业的经济效益得到较大提高, 因此, 档案管理成为企业管理的不可松懈的一环。

一、建立新机制, 认真组织, 责任明确

一个新的企业档案管理系统的建立是实现档案信息资源的有效开发的基础, 是企业运行机制的创新是一个重要的新课题。在旧的经济模式下, 企业档案部门长期处于封闭状态, 等待用户的查找, 是个被动角色, 在由各种各样的刚性约束的限制下, 影响了档案信息的开发利用, 造成信息资源的浪费。在现代社会的飞速发展, 信息瞬间转变的情况下, 可以决定公司跌宕起伏。为企业适应市场经济的变化, 在竞争中站稳脚跟, 必须高度重视以信息为中心的文件的各种信息资源, 而开发, 以历史和现实结合档案信息才能准确地观察其发展变化的方向, 然后牢牢把握企业的发展机遇。因此, 一个新的企业档案信息管理机制的建立, 充分开发档案信息中心的各种信息, 是现代企业生存与发展的需要。同时要为档案部门配置具有良好政治觉悟、较高业务素质的专职档案管理人员, 确保档案部门的稳定, 工作分配到人, 责任明确到个人, 严格执行档案工作制度对企业各个部门形成有效的资料搜集、整理、立卷及归档进行监督指导, 确保档案的完整、准确。

二、建立企业档案服务理念, 使档案利用最大化

企业档案管理工作的目的是促进企业的经营和发展, 因此, 必须建立一套完善的服务体系, 强化服务功能, 以提高效率, 促进档案的规范化、制度化。服务模式由封闭、半封闭的模式下转变为开放模式;服务方法由过去的被动服务转变为主动了解生产、科技中对档案的需求上;档案的服务手段上, 把传统的纸质档案转变为电子档案, 使档案信息网络化, 实现档案信息在企业内部共享。

三、实现信息化

所谓信息一体化管理是企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。企业通常将这种综合性的信息管理机构叫做信息中心。信息中心不仅要为企业提供历史和现时的信息, 还要注重采集、筛选、提供具有超前性和预测性的信息。利用档案史料中的信息编写成的编研成果, 可以反映企业的发展历程以及企业文化, 可以更详实、生动的展现企业的历史, 从而有利于提高企业的市场影响力和社会效益;也可利用现代信息技术在网上搜集企业业务相关信息, 然后对这些信息进行筛选、汇编, 这些信息可为企业在科学决策和管理方面提供参考。这样的管理模式利于计算机管理系统的建立, 可以实现对信息资源的联合开发利用。一方面, 档案部门对企业的信息化和建设提出的要求都是基于档案管理的要求;另一方面, 开展纸质档案的数字化工作以及档案管理和利用, 要基于企业信息化的技术手段和网络平台。实现企业档案信息化是基于在档案管理中运用计算机应用技术。档案信息管理系统可以实现档案管理和信息网络的有效链接运用, 从而可以达到共享档案信息, 企业的档案信息化进程得以加速推进, 提供更便捷的信息, 更好的服务于企业的可持续发展。

事实上, 信息综合管理是指企业档案工作的智能化、集成化的工作。在企业中, 这一综合信息管理机构一般称为信息中心。在过程企业信息服务中心, 我们应注意提供历史信息和当前信息, 但也要注意采集先进的预测信息。企业在发展过程中所形成的企业文化和一系列的成果, 我们都可以通过信息的编写来反映, 从而为提高企业的市场影响力提供详实的凭据;在企业进行科学决策与管理的时候可以利用现代信息技术和网络技术通过对企业相关信息的采集、组合, 从而为做出正确的决策提供参考。这样的管理模式利于计算机管理系统的建立, 可以实现对信息资源的联合开发利用。一方面, 档案部门对企业的信息化和建设提出的要求都是基于档案管理的要求;另一方面, 要在纸质档案管理中采用数字化, 充分在档案管理中运用计算机信息技术, 从而加速企业档案信息网络化的实现。在文件管理功能上, 通过档案信息系统可以实现信息网络的连通性和有效性, 为促进企业的可持续发展提供了快捷的信息服务。

四、电子档案与传统档案的区别

1.随着办公自动化的普及, 办公室档案管理也进入了档案电子化, 电子档案在归档方式上与传统档案存在不同, 电子档案运用电子编码的方式, 在对档案进行修改时不会留下痕迹, 存储媒介没办法固定, 档案的原始凭证也可修改, 这就使电子档案的说服力上存在质疑。

2.现代归档电子档案与传统档案的归档时间不一样。电子档案归档时间更加及时, 也可以固定时间统一归档。

3.电子档案与传统档案的利用方式不同。由于存储媒介的不同, 对档案的保管要求更高, 电子档案的利用方式也不同于传统的档案利用方式。

4.现代电子档案与传统档案保管上不同。电子档案的承接媒介容易老化, 会影响档案的长期可读性。

5.电子档案在档案分类、编目上跟传统档案存在不同。

6.现代电子档案与传统档案在查询利用上也存在不同, 只有拥有查阅权限的人员才能注册、登记成为电子档案的查阅者, 查阅人员可以通过远程登陆, 通过电子档案中心的身份确认就可获得查阅权限, 对所需档案进行查询。

五、档案管理人员的培养

(一) 具有较高的政治素质。

提高档案专业人员的政治素质, 首先要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平的中国特色社会主义理论和实际档案工作相结合, 努力解决个人价值观问题, 为档案事业发展奠定坚实的思想和理论基础。

(二) 具有较高的职业道德素质。

档案专业人员必须具备良好的职业道德, 牢固树立用户至上, 提高服务质量的目的, 提供优质服务。人员应尊重档案文件, 尊重历史, 坚持真实的文件;必须要有严格的保密观念, 确保档案安全。

(三) 应具备较高的专业素质。

必须有扎实的理论基础, 掌握档案工作的方法和规律, 在熟练的掌握档案工作的基础上, 熟悉、丰富计算机知识, 将档案从传统的手工转移到现代化电子管理工作上。

(四) 要有创新意识。

创新是工作推进的直接动力, 知识经济的到来, 必须学和创新一起, 需要创造性学习, 善于发现新事物, 要研究新问题和新方法。要抓住机遇, 解放思想, 开拓性的工作, 以新思路和新的策略来解决问题, 力争档案管理工作提高到一个新水平。

六、结语

因此, 企业要注重档案管理人才培养, 制定企业档案管理的发展规划, 将培训加入到考核相关人员工作中, 促进档案管理人员接受培训的积极性;加大对档案管理人员的考核力度, 提高奖励力度, 对于档案管理人员在工作中的突出表现予以奖励。

摘要：档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状, 吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果, 不断适应档案管理工作的新形势, 指导我国的档案管理工作, 达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感, 进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

关键词：档案管理,问题,信息一体化