浅析基层单位档案保密和利用工作

档案部门是接触国家和单位秘密较多的部门之一, 保守国家机密是每个公民应尽的义务, 也是档案管理人员的神圣职责。因此, 如何把握好档案保密和利用之间的关系, 成了摆在档案工作人员面前的重要课题。

一、要明确新时期保密工作的指导思想

从新中国成立至今, 我国保密工作法律法规经历了三次重大变化。第一次是1951年6月公布的《保守国家机密暂行条例》, 该条例是在新中国成立不久, 各种敌对势力活动猖獗, 基于“防止国内外间谍分子、反革命分子和破坏分子侦察、偷窃或盗卖国家机密, 防止各种人员泄露或遗失国家机密”而制订的;第二次是1988年9月公布的《中华人民共和国保守国家秘密法》, 该法是基于“保守国家秘密, 维护国家的安全和利益, 保障改革开放和社会主义建设事业的顺利进行”而制定的。保守国家秘密的工作, “实行积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作的方针”。第三次是2010年4月新修订的《中华人民共和国保守国家秘密法》, 该法是在1988年法律的基础上, 强调“依法管理的方针”和“信息资源合理利用”, 同时在总则部分增加“任何危害国家秘密安全的行为, 都必须受到法律追究”的款项。由此不难看出, 我国的保密工作指导原则, 经历了有“严”到“宽”再到“宽严相济, 依法管理, 合理利用”的变更历程。因此, 档案工作人员要有高度的责任感和政治敏感性, 才能准确把握政策, 处理好档案的保密和利用关系。

二、档案保密和利用之间的关系

保密是采取一定措施, 保护秘密不被泄露。具体到档案保密, 就是采取措施, 将知悉秘密信息的人员控制在最小范围。利用是档案存在的价值和目的, 是在保密基础上的合理利用, 是使档案资料在一定时间、地点、范围限制内的合理利用, 无限制的利用一定会给党和国家的安全和利益带来危害。

保密是为了更好的利用, 保而不用不单会失去保的意义, 同时会失去档案应有的价值。档案工作者, 要为单位的各项工作提供有效保证, 在保证国家、单位和个人利益不受损害的情况下, 最大限度的开放档案, 满足其对档案的需求。

对宣扬单位文化, 增强职工凝聚力和单位社会美誉度的东西, 要千方百计的扩大宣传和提供利用;对涉及领导议事内容、人事信息、财务数据、基建房产、采购招投标、技术成果、统计数据、个人信息等, 要依法依规限制利用, 无限扩散会对个人、单位甚至社会产生不良影响。尤其是在商业贿赂、廉洁行政、个人隐私等方面影响更甚。

所以对档案工作者而言, 保密和利用都十分重要, 不可人为的偏废。在严格做好保密工作的同时, 应正确处理好档案保密和利用的问题, 从而使档案资料得到合理利用, 避免负面效应的发生。

三、档案保密和利用工作中常见的矛盾

首先是对档案的保密和利用关系认识不够准确。一般有两种主流观点:一种“凡档皆密”型, 把档案看成是神秘莫测的东西, 被牢牢的控制起来, 一入库便束之高阁, 拒绝提供利用;另一种是认为“无密可保”, 忽略信息扩散的严重后果, 无限度的扩大利用。实际上, 这两种观点都有失偏颇。

其次制度体系尚待进一步完善。要做好档案的保密和利用工作, 必须有一套完整的制度体系来保证, 该体系至少包括:明确的涉密范围、合理的借阅制度、严格的保密制度和档案解密与调密等方面的规定。根据成文方向来分, 一个单位的秘密文件来源两个方面:一是外单位印发至本单位的秘密文件, 二是本单位自己形成的秘密文件。根据新修订的《保密法》“密级、保密期限和知悉范围的变更, 由原定密机关、单位决定”的规定, 这部分“外来”的秘件, 收文单位是如何知悉其密级的调整并执行变更后的密级?这个密级调整的信息渠道欠畅通。二是本单位形成的秘密文件, 基层单位缺少专门的定密组织, 很容易出现有密漏定和定密不准的现象。

绝大多数单位都有保密制度和借阅制度, 但由于涉密范围的划定和密级调整 (解密、升密、降密等) 更为基础的工作缺失, 使借阅制度无据可依, 其决策的科学性备受质疑。

四、档案保密和利用方面应加强的措施

(一) 制度建设

要有一套完善的保密和利用制度, 用以规范、约束涉密人员的言行。要建立保密管理制度, 开展保密宣传教育, 完善保密防护措施, 加强保密检查。同时建立保密工作责任制, 明确涉密人员的权利、岗位责任和要求, 对涉密人员履行职责情况开展经常性的监督检查, 执行严格的惩罚措施。

单位要建立完善的档案利用制度, 根据档案密级程度 (绝密、机密和秘密) 及档案的利用深度 (一般分为现场阅览、复制、外借原件几个等级, 其中阅览包含查阅、摘抄, 复制包括拍照、复印等) , 合理确定不同层次人员的利用范围, 规定不同级别的审批手续。使档案利用有据可依, 将秘密控制在合理范围。对于密件, 在文件上要有明确的标示, 这对利用者是一种暗示和警醒作用。

除了以上几点, 各单位要建立健全本单位涉密文件的范围, 解密与调密的程序和方法, 同时对其他单位印发至本单位的重要涉密文件, 要追踪其定密机构和解密条件, 以便于正确把握此类文件的保密和利用之间的关系。

(二) 人员管理

首先要扩大《档案法》、《保密法》及形势教育的宣传, 提高档案提供者和利用者的法律法规和保密意识, 自觉的按要求去做, 维护涉密档案的保密和安全。其次, 档案工作人员是利用制度和保密制度的直接贯彻者, 其制度执行的好坏直接影响档案保密工作的好坏, 档案员必须具有较高的政治素质, 立场坚定和作风严谨, 具有很强的事业心和责任心, 这些都必须通过不断的学习才能不断提高;同时要加强专业知识和计算机知识的培训, 掌握保密知识技能, 网络泄密是保密工作的重灾区, 因此档案人员要掌握相关知识, 严防网络泄密。再次, 要约束档案利用者的言行。借阅涉密档案的, 要签订保密承诺书, 要求其严格遵守保密规章制度, 不得以任何方式泄露国家秘密, 同时对其加强保密检查。最后, 除了涉密档案员任职资格的限定, 还要有对其离岗、出境方面的限制。

(三) 监督措施

档案管理人员要充分发挥监督和管理的职责, 深入了解档案利用人的动机, 做到勤于分析, 了解利用人的业务范围和实际需求;勤于观察, 了解阅览室借阅动态和过程;勤于总结反馈, 检查归还档案案卷及内容, 发现违法情况及时上报和整改, 避免损失。

同时档案室要做到办公、借阅和库房三分开。有条件的单位要考虑在档案室的阅览区装上监控设备, 目的是对档案利用人起到震慑作用, 防止其任意损毁、篡改档案。

五、未来档案保密和利用的新情况

随着社会民主进程的推进, 保守国家秘密与政务公开成了一对新的矛盾。一方面要求将知悉秘密信息的人员控制在最小范围, 另一方面则是要最大限度地保障公民知情权, 增大政府工作的透明度。

与保守国家秘密形成了另一对突出矛盾是:由于计算机技术不断发展, 特殊载体档案及机读方式的改变, 使得秘密的存在形态和运行方式发生巨大变化, 涉密载体由纸介质形式为主发展到声、光、电、磁等多种形式, 泄密的渠道增多、风险加大、危害加重。

要解决这些问题, 档案人员要与时俱进, 不断学习, 增强技能, 研究对策, 从法律、制度、人员管理和技术控制等方方面面进行严密管理, 应对严峻的保密形势。

摘要：随着社会的发展, 我国保密工作的指导思想、原则和方法也随之发生一系列变化, 档案工作作为保密领域的重要方面, 其保密和利用的工作内容也随之变更。本文从保密工作指导思想的变化历程谈起, 就新时期档案保密和利用之间的关系, 存在的问题以及应对的措施方面, 给出了自己的观点。同时提出了未来档案保密和利用工作中新的问题和思考。

关键词：档案,保密,利用