浅析计算机技术在企业设备档案管理中的运用

21世纪, 计算机技术已经在各行各业充当着催化剂和助动力的作用, 它给整个社会生产和社会生活带来了新的发展和挑战。计算机技术在企业设备档案管理中的应用也是社会发展的必然要求, 它不但大大提高了企业设备档案管理工作的效率, 还一定程度上促进企业档案管理工作的科学化、现代化和信息化建设, 可以说为促进企业的发展奠定了基础。

一、计算机技术在企业设备档案管理中运用的现实意义

计算机技术及信息系统的发展为优化企业的设备档案管理工作提供了媒介, 电子化档案也应运而生。计算机技术在企业设备档案管理中的应用有传统档案管理方式无法比拟的优势, 如可以无纸化存储更多的资料信息, 节约办公的成本;可以提高保存的质量, 计算机有巨大的存储功能, 并且可以完好无损的保存这些资料, 减少档案资料的折旧率;计算机技术的应用检索档案资料方便快捷, 准确清晰, 大大提高工作效率, 减少很多人工搜索等。计算机技术在企业设备档案管理中的应用可以极大地促进企业档案管理工作的标准化、科学化、高效化、低耗能化。如果在具体的工作中, 工作人员能够与时俱进, 理论与实践相结合的话, 开创企业档案管理的新局面将如期而至。

二、计算机技术在企业设备档案管理运用中的必要性

近些年计算机技术及信息系统在各领域的应用, 给企业设备档案的管理工作提出了更多更高的要求和标准。随着企业事业的发展, 服务的对象和内容与日俱增, 需要存储和查阅的资料多如牛毛, 计算机技术的应用就可以很好的解决这个问题, 计算机技术拥有很大的存储系统和方便的检阅功能, 简单的键盘和鼠标操作就可以轻而易举的完成上述工作, 这完全可以应付繁杂的日常档案检索和存储工作, 为此, 企业设备档案管理中应用计算机技术已经成为满足参保人员需求, 提高工作效率的必然选择。电子化档案的应用, 不但节约了档案管理的成本, 也优化了设备档案管理的环境, 方便了档案的修改、完善、提取等工作, 服务范围得到拓展, 管理手段得到革新。

三、计算机技术与企业设备档案管理的信息化建设

所谓的企业设备档案管理的信息化建设实质上是指运用计算机技术和运用信息技术提高企业设备档案工作的现代化水平, 重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论, 确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法, 实现档案信息的社会化服务, 优化设备档案管理工作的手段和内容, 提升其工作水准。对于企业的设备档案管理来说, 不是简单的数据和资料利用, 而是信息服务, 方便参保人员的提取和医用, 是一项便民工作。设备档案的信息化建设离不开计算机的辅助作用, 它是完成档案管理数字化、规范化和高效化的必然要求。计算机技术和档案管理工作的有效整合过程就是档案信息化建设的过程, 计算机技术的应用可以促进企业档案管理工作的数字化建设、有益于档案的网站建设, 还可以大大促进数字档案馆的建设。

四、计算机技术在企业设备档案管理中的应用与管理质量的提升

在信息化时代, 强化档案人员特别是档案领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识, 在加快企业设备档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的, 也是非常迫切的。而这种意识的形成, 不仅需要一个过程, 而且需要以多种途径或方式逐步实现。计算机技术在企业设备档案中的应用, 可以促进人才队伍的建设。计算机技术牵涉到方方面面, 电脑的应用、网络的使用等等, 这些工作设施的应用强制档案管理人员去学习新的知识, 联系新的技能。随着网络化的发展, 社会公众的监督越来越突出, 工作人员必须恪尽职守, 兢兢业业, 以高尚的职业道德去对待工作, 如有消极怠工, 出现工作失误的都会被社会公众所投诉或者举报, 这从一个角度来说, 可以提高人才队伍建设, 提升工作人员的素质。反过来, 工作人员综合素质的提高又可以大大促进计算机技术在档案管理工作中的应用, 两者相互影响, 相互促进, 必定会促进企业档案管理的现代化和信息化建设。

五、计算机技术在企业设备档案应用中需要注意的问题

通过上述分析, 计算机技术在企业设备档案管理中的应用已经是势在必行, 我们在日常的工作中要摆正位置, 与时俱进, 强化这方面的基础设施及相关技术的开发与研究。在应用中需要特别注意的问题是保密性, 随着档案管理的信息化建设, 很多的计算机安全隐患也就不期而遇, 为此, 我们在工作中必须具有保密意识, 要不断更新计算机管理的安全措施, 做到不泄露、不被窃取信息。对于档案信息的保存, 需要备份资料, 天有不测风云, 人有旦夕祸福, 计算机有时候难免会出现一些异常情况, 这是做好资料保存和完整性的必然措施, 对其保存还要注意安全性, 优化保存的环境, 避免不必要情况的发生。在建立数字档案馆的时候, 一定要设置好系统, 避免被攻击, 使参保人员的利益受到损害。除此之外, 还有一些需要注意的问题, 一定要给予关注, 提出解决问题的良策, 做到万无一失。对于计算机网络安全的漏洞进行研究, 互联网使用的TCP/IP协议以及FTP、email、RPC、NFS等都包含许多不安全因素, 应该给予重视。