浅析档案管理现代化措施

2023-01-10

随着科技的发展、社会信息化以及电子政务的提出, 档案管理现代化成为历史发展的必然。档案本身是具有一定社会价值的信息, 现代档案管理是以传统理论作为基础、数学方法作为工具, 并借助计算机通信等技术所组成的一个完整的结构体系。该体系可以使管理人员充分发挥其创造性和积极性, 避免档案存储期间发生信息丢失, 提高档案的完整度。目前, 信息化和网络化的普遍应用为传统的档案管理模式带来挑战。探索档案管理现代化措施成为各级档案部门所面临的重要任务。本文通过对档案管理现代化内容、特点的分析, 提出促进档案管理现代化的相关措施, 为实现档案管理现代化提供一定的理论依据。

一、档案管理现代化定义和特点

档案管理现代化是传统理论作为基础、数学方法作为工具, 采取先进管理技术和设备, 充分发挥管理人员创造性、积极性、主动性, 使档案管理工作定量化、信息化、系统化、智能化的管理方法。如应用计算机技术将档案进行修改、输入、输出、统计、检索、查询、打印、删除等, 同时还可利用计算机的筛选、诊断、判别功能对档案进行鉴定, 并且还可以应用缩微照相技术对纸质档案进行缩微复制。档案管理现代化有空间占用小、信息储存量大、速度快、应用能力强等特点, 可提供及时大量的档案信息, 大大提高工作效率。电子文件成为新的档案信息载体, 逐渐代替传统纸质档案载体。目前, 档案管理工作中人存在许多不足之处, 例如, 管理人员的管理意识不强, 导致档案的利用率较低;档案管理制度尚不健全, 一些企业的档案管理没有标准化、规范化, 如档案编号不规范、卷内目录填写不统一、归档文件无底稿、无日期等;由于档案检索工具的不足, 档案检索效率较低;档案管理的硬件投入和经费不足, 有的单位甚至没有专用的档案室, 档案保管条件比较简陋;档案管理人员的业务素质不高, 对档案管理投入的精力较少。因此, 在信息量急剧扩增的今天, 需要一个比较完善的档案管理体系来保存相关的档案信息。

二、档案管理现代化的相关措施

(一) 培养现代化人才

在知识经济迅猛发展的时代, 档案部门面临着市场经济、知识经济以及高新技术应用的挑战。因此, 需要培养一批精通专业知识和信息技术的高层次档案信息管理人才, 在不断接收新知识、新方法、新思想的同时, 加强技能培训和知识更新, 铸造一个熟悉网络技术知识、现代管理知识以及数字化技术知识等新型化的高层次的档案管理队伍。

(二) 健全档案管理制度

依据《档案法》和《档案法实施办法》以及工作实际, 制定科学合理、简明实用、具有有效约束力的管理制度。并将各种制度切实落实, 使档案管理工作有据可依, 有案可查。在管理制度的执行过程中, 做到赏罚分明, 体现制度权威性。

(三) 档案管理标准化

档案管理标准化是档案管理现代化的重要基础, 标准、规范的管理方法能够保证各项档案管理工作的有机衔接, 使档案管理工作取得最佳效益。

(四) 加大档案管理现代化的投入

档案现代化管理的制约因素主要有技术、设备以及人才等。首先, 要加大档案经费投入, 为档案管理现代化提供完善的基础设施, 例如要有完备的计算机服务体系, 为档案信息服务创造必要条件。其次, 要加强档案管理人员的现代化管理意识水平, 对于档案管理工作中的重要课题、重大事项进行定期总结和汇报, 积极解决档案管理工作中存在的难题。再次, 要与外单位的档案管理工作相结合, 明确档案管理的服务方向、提高服务质量, 做到互帮互学、取长补短、共同进步。