浅析如何做好文书档案工作

2022-12-31

文书档案工作是全局性工作, 在行政管理事务中产生, 通常由文件、指示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等组成, 它是真实的工作记录, 同时也是单位内部控制管理的一个关键环节, 提高文书档案管理和利用效率, 可以为领导决策、工作创新、事业开拓提供重要的依据和参考。

一、明确任务, 认清文书档案工作的重要意义

文书档案管理工作的好坏, 反映了一个单位内部制度是否健全。文书档案既是凭证, 又是参考, 它是客观的历史记录, 可以为工作提供正、反两方面的参考。单位领导认识到了其重要意义才能将文书档案工作作为重点工作来抓, 才能更多的在文书档案方面投入, 文书档案管理人员只有认识到了其内在的重要意义, 才能健全文书档案的管理制度, 更积极的投身于档案管理工作之中。

二、耐心细致, 做好文书档案资料的收集与整理

档案资料的收集与整理是一项复杂的系统工程, 它是做好文书档案工作的前提。只有收集到完整的工作资料, 才能形成全面的文书档案。这就需要文书档案工作者制订详细的收集计划, 明确收集目标, 提高收集效率, 深入基层, 争取更多人的理解与配合, 更广泛、更全面的收集尽量具体的第一手资料。

在收集工作结束后, 就要进入整理阶段。一般情况下, 收集到的资料比较零散, 多是工作中形成的固定格式的文件, 这就需要文书档案工作者根据归档需求及立卷要求, 对收集到的资料进行细致的整理, 按照归档要求及用途等进行分类, 达到文书档案装订要求, 以便于下一步装订归档工作的开展。

三、取长补短, 提高文书档案数字化管理水平

在办公自动化已经普及的今天, 计算机在文书档案管理方面的作用越来越突显出来。改变早已根深蒂固的思想, 发现并利用计算机及互联网的巨大优势, 提高文书档案数字化管理水平。建立电子档案目录, 充实电子档案数据库, 将复杂的人工操作, 利用计算机及互联网的平台, 实现电子档案的时实传送。数字化管理水平的提高, 既节省了人力成本, 减少了查询时间, 提高了工作效率, 也保护了纸质档案。

四、标本兼治, 提高文书档案的系统化管理

文书档案管理有着严格的要求, 从资料的收整与整理, 立卷与归档, 查阅与利用, 每一步骤都需要按照统一的标准、规范进行。除专业档案机构 (档案局、档案馆) 具有文书档案的系统化管理水平外, 其余基层单位很少能够达到对文书档案进行系统化管理。从实际工作出发, 建立系统的文书档案管理体系是当前工作的一项重点。这需要有领导的重视, 有充足的财力投入, 有档案员业务素质的提高等作为前提。坚持从基础做起, 从基层抓起, 文书档案的系统化管理工作才能够实现。

五、加强学习, 推进文书档案业务能力的提升

档案员的业务水平, 关系到文书档案的管理水平, 直接影响文书档案工作的质量。为了适应现代化办公条件的文书档案的相关要求, 所有的档案员都要从工作实际出发, 不断加强自身业务知识的学习与工作能力的提高。档案知识是在不断的工作与学习中逐步积累起来的。要积极参加上级专业机构组织的业务培训, 丰富业务知识, 提高业务水平。同时在工作中, 要积极向前辈请教, 使业务工作得到延续, 保留好的经验与做法。经常与其它单位的同行进行沟通, 互相交流学习, 也可以发现不足, 缩小差距。在实际工作中, 还要注意理论联系实际, 创造性的开展工作。通过档案员业务水平的提高, 带动整个文书档案管理水平的提升。

六、创新服务, 加快文书档案的发展步伐

收集、整理、保存档案是为了更好的服务于经济社会发展。这就需要文书档案工作者有创新的工作思路、创新的管理意识, 不断提高文书档案的综合发展步伐。而文书档案工作者的创新思维理论则是开展一切创新工作的基础。要牢固树立文书档案是为发展服务的理念, 只有将档案资料进行科学的系统的分类, 才能提高文书档案管理的服务效率。要转变服务意识, 从闭门管理档案转变到开门迎接使用者, 为使用者提供便捷的查询服务和查阅服务。

七、注重实效, 提高文书档案的使用效率

收集整理文书档案的最终目的是使用, 是为了方便查阅者的使用, 是为了发挥其对现实工作的辅助与参考作用。提高文书档案的使用效率, 要从编制实用的档案目录、健全档案查阅记录簿、档案借阅记录簿方面入手, 做好档案利用的前期工作。同时, 要注重档案资料的保存条件, 既要最大程度发挥档案的利用效率, 又要确保文书档案不受损伤。