浅析新形势下如何做好档案管理工作

随着社会市场经济体制的不断改革和完善, 事业单位的外部环境和内部机制都不断地发生着变化, 其内部档案管理工作也需不断深化和日趋完善。档案管理是机密性、专业性较强的工作, 在新形势下实施现代化的档案管理办法是事业单位提升档案管理水平的重要手段, 随着事业单位的发展和改革, 档案管理工作也在不断地制度化和规范化, 面对这种新形势, 需要提高档案管理人员对档案管理工作重要性的认识, 才能开创档案管理工作的新局面, 更好地适应新形势的需要, 更好地为事业单位的发展服务。

一、当前事业单位档案信息化管理存在的问题

(一) 档案管理缺少信息化的方法、手段。

网络、信息技术已经在如今科技发展的时代中广泛地应用到档案管理当中, 而传统的档案管理方法已经偏离了正确的“轨道”。但是仍然存在不少事业单位的档案管理部门缺少计算机、扫描设备等现代化的管理用具, 而相应的管理软件没能够得到普及, 再加之对于档案的查询、收集、管理仍然没有建立出网络化系统, 导致目前事业单位的数字信息化的档案水平偏低, 使得档案信息的开发也得不到深入。

(二) 档案管理方法不规范。

档案管理工作是一项比较复杂的工作, 不少档案管理人员在档案管理工作中想怎么做就怎么做, 完全无规则可循, 尤其是在纸质档案保存上散乱无章, 往往是不需要的时候乱放, 需要的时候到处找, 这样不仅花费了大量的时间, 还严重影响了工作效率。

(三) 档案得不到合理利用。

部分单位的各项档案资料比较齐全, 但是却存在一个明显问题——不会合理利用, 各项档案资料长期存放在档案室无人问津, 这样便失去了档案资料的意义;还有部分单位在档案资料利用方面主要集中在基础层面。

(四) 档案管理人员缺乏专业知识。

工作人员对工作的态度决定着单位发展的好坏。很多事业单位档案管理人员在档案管理工作中对档案不及时清理、更新, 只是抱着应付的态度, 缺乏专业知识。甚至部分事业单位的档案管理人员未经过严格招聘, 大多数没接受档案管理的正规教育, 不具备相应的档案管理理论与实际操作技能, 且变动非常频繁。正是因为这些因素, 才给档案的管理带来了更多不利局面, 这些给事业单位的发展带来很大的影响。

二、新形势下提高档案管理效率的对策

(一) 加强档案的信息化建设。

随着电子档案的广泛运用, 为了满足事业单位发展的需要, 档案管理人员一定要根据档案信息化的建设要求, 积极主动地整合档案信息资源, 努力推进档案信息化的发展。并使用一套科学合理的信息系统来建立完整的档案信息数据库, 将信息录入数据库, 建立一个可以由网络连接来实现的综合数据群, 形成一个自动数据系统, 从而提高使用效率。但是, 由于档案信息的不断录入和更新, 就形成了一个动态的变化过程。所以, 信息管理者要保证信息的准确性。

(二) 加强基础管理建设。

为了实现档案管理工作达到快速和高效, 档案管理人员必须认真总结在工作中的问题及不足的地方, 实施“档案收集完整、整理快捷高效、利用方便简洁、基础管理建设全面拓展”的管理方针, 从而使资料管理做到规范有序。也只有这样, 才能使档案管理工作在事业单位的建设发展中发挥着重要的作用。

(三) 创新管理方式与手段。

随着现代化管理技术的应用, 作为档案管理人员, 在对档案信息的管理上, 最主要的是实现档案管理方式与手段上的创新, 不仅把事业单位各部门档案管好, 还要着重将档案管理办法做到由简单到复杂的创新, 将管理决策和管理服务做到基点上, 这就要求档案管理人员对于管理方式需做出档案信息与档案实体的分离。随着事业单位档案信息资源的不断增长, 以传统的纸质档案手工操作方式使档案不能得到充分的利用, 这就造成了信息资源的浪费, 在新形势下, 随着计算机技术和网络技术的应用, 使用信息电子档案可以使资源网络化, 更利于信息资源的查阅、传递和共享等。这样, 不但有利于档案信息的开发与利用, 而且更好地跟上事业单位发展的步伐。

(四) 创新档案管理工作流程。

档案管理者须正确将各档案立档分类, 根据档案类型、档案内容、档案来源、档案时间、档案形式等进行层次分类, 再根据档案排列编制档案案卷目录, 设立专用的文件库进行存档。随着单位的档案管理制度不断发展, 档案收集、档案管理、档案鉴定、档案保管和档案利用都要设立一套紧密相连的流程, 在这项工作流程中, 要不断创新并要有科学性和规范性。如对电子档案和纸质档案的安全利用问题、对档案传送加密处理、不定期更换按档密码和文件库钥匙和有效监控等。

(五) 创新档案管理人才培养。

事业单位档案管理人员的业务素质直接关系到档案工作的质量, 因此, 要加强对档案管理人员的岗位培训和继续教育, 拓展档案人员的思维、知识面, 在深入了解教学管理工作的基础上, 不断提高档案业务管理水平。此外, 还要认真做好档案工作人员计算机应用的理论和技能培训, 使他们具有对数字化档案资料进行计算机处理的能力, 成为既具备档案管理能力, 又能熟练使用现代化技术的复合型人才, 使档案服务做到“以人为本”, 由被动变主动, 提供不同形式、不同内容的服务, 更好地满足对档案的利用需求。