浅析档案管理现代化

2022-12-08

一、引言

在社会信息化发展的影响下, 档案管理现代化已成为高科技发展的必然结果。现代档案管理是以数学方法为工具, 以传统理论为工作基础, 并借助计算机通信技术等辅助手段组成的一项结构体系。管理人员通过这一体系可将其积极性及创造性充分发挥出来, 通过防止档案出现信息丢失的现象, 从而实现档案完整度的提升。在网络化与信息化普及应用的形势下, 如何实现档案管理现代化已成为各企业单位档案部门面临的一项重要课题。

二、档案管理现代化具有的重要意义

当前, 档案管理现代化的趋势愈发明显, 在众多领域得到了广泛应用, 此为科技发展的必然结果。在这一结果的影响下, 国家信息化发展的效率得到了有效提升, 社会信息管理方式也实现了跨越式发展。

从本质上分析, 档案管理为信息资源的合理管理与分配, 通过对信息资源进行开发利用, 进而实现各种信息的交流共享, 档案管理现代化工作便可利用这些信息将自身服务范围进行拓宽, 并采用现代化方法管理信息, 进而为信息资源的开发利用创造充分的先决条件。档案管理现代化不但是当前社会发展的必然需求, 同时也是实现自身提升必不可少的条件。传统档案管理模式已无法满足信息化快速发展的社会需求, 倘若档案管理工作无法有效提升自身效果, 那么将会被新的技术逐渐取代。因此, 在档案管理工作中, 应积极引进现代信息电子、快速存储、超文本链接等先进技术, 从而有效促进档案管理朝着现代化方向发展。

三、促进档案管理现代化的有效对策

(一) 加大档案管理标准化建设力度。

档案管理现代化主要建立在管理标准化以及先进技术、良好协作、严密分工等基础上。随着信息时代的发展, 档案信息共享与网络沟通的规范化发展离不开统一标准的支撑, 例如档案信息传递、资料共享以及数据交换等内容, 均需要建立与之相应的档案管理标准, 只有建立起一套行之有效的档案管理标准体系, 才能充分确保档案管理现代化工作均能遵循标准并得到实现。在档案管理现代化系统建设过程中, 时常会碰到对本单位特殊性过分强调、不可将管理方式更改的现象, 需要注意的是, 这种对标准化不够重视的做法对档案管理工作的开展是极为不利的。此外, 企业或单位在制定相关标准时, 需花费大量的人力、物力, 设计到数据格式、运行环境等众多因素, 包含了一系列较为复杂的课题, 因而更应当采取统一领导的标准化模式, 将力量进行集中的同时, 不断推进档案管理标准化建设。

(二) 增强档案管理现代化意识。

实现档案管理现代化的核心即为增强档案管理现代化意识, 倘若档案管理人员不具备此种管理理念, 那么将会对档案管理的现代化发展进程造成不良影响。因此, 担负档案管理职责的工作人员就应树立起科学的实践观, 加大先进的科技手段及管理方法的应用力度, 将忽视利用、封闭保守等落后观念从根本上进行改变, 逐步实现开放式、主动式服务。此外, 还可引进国内外先进的理念与方法, 促进档案管理由传统的经验管理朝着现代化、科学化管理模式的转变。

(三) 加强档案管理人员综合素质的培养。

档案管理现代化的实现离不开管理人员的支持, 档案管理人员除了需要具备扎实、可靠的理论知识与实践经验, 而且还需具备信息技术、经济、写作等方面的综合知识。基于此, 企业单位等应将提高档案工作人员综合素质作为一项长远的发展战略, 在档案现代化管理中纳入更多复合型人才;此外, 还要加大管理人员的培训力度, 通过采取培训班、进修等培训形式, 在将档案现代化管理人员的知识结构进一步优化的基础上, 培养出基础知识扎实、技术操作熟练的科学管理型人才。

(四) 加大档案现代化管理的重视及投入力度。

企业及单位为促进档案管理工作的现代化, 就应加大现代化管理的重视及投入力度, 具体内容为:1.对档案管理现代化各项工作给予足够的关系与支持, 加大资金投入及设备的配置力度, 并在单位整体工作计划中纳入现代化管理, 对这一工作的完成情况进行严格考核;2.主管档案工作的相关领导应对档案工作汇报进行定期听取, 对档案工作的现状进行充分了解, 并帮助解决档案工作中存在的问题, 指导档案部门顺利进行接下来的工作;3.对于档案工作的相关经费, 应在年初做好相应的预算安排, 尤其做好档案维护及信息化建设等方面所需费用的保障工作;4.各个单位应按照标准要求建立起规范化的档案室, 购置所需的档案柜, 做好采光、通风、防潮、防虫、防火、防盗等配套保护设施, 有条件的企业及单位还可配置监视器、扫描仪等现代设备, 在确保档案资料安全的基础上, 促进档案管理现代化水平的提升。