浅析企业档案管理信息化建设

2022-09-11

企业在进行档案管理的过程, 所涉及到的工作非常重要, 既可以给一般企业以及单位提供档案管理支撑, 又能够为特殊企业或者是单位提供档案管理的基础与相关的保证。但是企业在进行档案管理的过程中仍然会存在一些问题, 比如:档案管理工作人员的素质不高、管理出现混乱的情况、基础设施的条件比较差等等, 这些问题在一定的程度上影响着企业档案管理工作的进行, 如果不能进行及时的解决, 就会导致企业档案管理工作出现混乱的情况, 不能有效地为档案管理工作提供支持。

1 企业档案管理现代化信息建设的问题分析

1.1 档案管理工作人员缺乏专业性

根据相关数据的统计, 我国大部分企业档案管理工作人员的薪资水平都比较低, 在这样的情况下, 档案管理工作人员的积极性不高, 这样就使得档案管理工作人员中很多高学历的人员不愿意参加到档案管理的工作中。同时, 随着时代的快速发展, 企业档案管理信息化的建设不断加快, 对档案管理工作人员的要求也在不断的提升, 档案管理信息化的建设不仅需要工作人员能够熟练的掌握计算机方面的知识与相关的操作技术, 还需要工作人员具有较高的综合素质以及统筹管理的能力。但是就目前的情况看, 我国企业档案管理工作人员的专业水平比较低, 知识结构比较单一, 并不能真正的满足企业档案管理信息化建设的相关要求。

1.2 档案管理的信息化程度有待提高

随着网络信息化技术的快速发展, 电子化办公方式在企业以及单位之中使用非常普遍, 电子化办公方式最大的优点就是提升了工作的效率, 节省了工作的时间。但是就目前的情况看, 档案管理信息建设并不是很完善, 还没有完全的实现信息化管理, 大部分企业的档案仍然是纸质的, 纸质档案在管理的过程中, 很容易受到周围环境的影响, 并且对于保存室的要求也比较高, 如果遇到下雨潮湿的天气, 纸质的档案很容易出现受潮的情况, 这样就对纸质档案的保存带来了很大的影响。此外, 纸质档案最大的缺点就是信息量比较大, 在进行查找的时候很不容易找到需要的信息, 所以, 企业档案管理工作想要得到有效的发展, 就必须建立完善档案管理的信息化, 这是企业档案管理工作重要的转折点。

1.3 网络安全问题, 数据库建设落后

因为“互联网+”时代的到来, 信息技术得到了快速的发展, 但是再互联网中存在很多病毒, 还有部门黑客专门攻击那些信息化建设比较落后的校园网络, 非法获取个人的信息, 对档案信息的安全管理造成了一定的威胁, 严重影响着信息维护。档案管理信息化的发展, 需要各部门建立规模不同的数据库, 但是因为没有专业的技术管理人员进行管理, 档案数据库在建立的过程中, 并没有按照国家标准进行建立, 这样就导致使用人员不愿意去使用, 导致数据库的利用效率降低, 严重制约了企业档案管理信息化的建设。

2 加强企业档案管理信息化建设的相关策略

2.1 创新档案管理信息化机制

在新的市场环境之下, 企业档案管理制度的建立也在随着市场形式的发展而不断地变化着, 所以, 为了保证企业能够具有良好的前景, 企业需要从以下几个方面来有效的增强企业档案管理信息化的建设: (1) 建立完善的岗位责任制度以及科学、有效地奖惩制度。促进企业内部建立完善的岗位责任制度, 根据档案管理工作的相关需要与具体的规律, 将具体的责任细化分到每一个部门、每一个工作人员身上, 有效地保证权力、责任的明确划分。 (2) 建立完善的、科学的奖惩制度, 充分营造企业内部积极的工作氛围, 根据工作人员的具体情况进行责任的划分, 并且结合企业发展的情况, 采用科学、有效的奖惩办法以及具体的考核制度来对工作人员的能力进行具体的评估, 从而激发出工作人员的责任感与使命感。 (3) 提高工作人员对档案管理信息化建设的重视, 强化对计算机网络软件、硬件的使用效率, 明确在档案管理的过程中, 需要注意的事项, 防止出现信息泄露的情况。

2.2 转变领导对档案管理信息化建设工作的态度

企业的领导人员应该充分的认识到档案管理工作的重要性, 及时的转换自己的思想观念, 端正自己工作的态度, 应该将档案管理工作看成是自己工作中非常重要的组成部分。在实现档案管理信息化的过程中, 首先应该充分的履行自己应付保密义务, 因为人员档案具有一定的隐秘性, 不能对大众进行公开或者是宣传, 所以, 这就需要找到一个比较隐秘的方式进行档案保存, 领导人员应该合理的选择档案保存的区域, 档案保存室的门窗一定要进行加固, 只有将档案保存到一个安全的地方才能够有效地保证档案信息的安全性。其次, 还需要安全具有专业知识与技术的工作人员进行管理, 档案管理工作人员必须签订保密协议, 严格的进行监督与管理, 与档案管理无关的工作人员不能擅自进入档案室, 如果存在特殊情况就需登记之后在进入档案管理室。

2.3 保障网络安全, 完善数据库建设

因为档案具有一定的特殊性、保密性, 为了有效地防止出现用户信息流失的情况, 必须加强对档案管理工作安全性的重视。档案管理工作人员应该根据用户的信息情况进行等级划分, 并且设置相应的权限管理。电子设备应该采取一定的安全措施维护, 比如, 对档案管理系统进行定期的杀毒检查、完善系统中存在的漏洞等。

摘要：随着我国社会科学技术的发展, 我国已经步入信息化的时代, 信息化技术在现阶段高新技术发展的过程中具有非常大的发展潜力, 所以, 在企业管理的过程中, 也可以将信息化的管理技术应用到档案管理的过程中, 让企业的档案管理也可以随着时代化的发展而不断的进步, 从而有效地提升企业档案资源的有效整合、信息的保存、相关数据的管理与利用, 这样可以有效地帮助企业更好的发展。所以, 将信息化的管理方式融入到企业档案管理的过程中, 是企业在进行档案管理工作地一项必要的环节。

关键词：企业档案管理,信息化建设,问题分析