《数字档案室建设指南》和《中央企业档案信息化建设工作指引》对比浅析

档案管理是企业管理的重要基础内容, 在企业生产经营、风险管控等方面发挥着重要的保障作用。2014年初国资委印发《中央企业档案信息化建设工作指引》 (以下简称《指引》) , 用于指导中央企业档案信息化建设规范有序进行。国家档案局于2014年8月份发布《数字档案室建设指南》 (以下简称《指南》) , 用于指导全国档案机构的信息化建设。中央企业档案工作既要接受国家档案局的业务指导, 又要接受国资委的行政指导。对于两份文件对电子文件管理方式从微观和宏观做初步对比分析, 方便把握今后企业档案工作发展方向。

一、宏观《指引》和《指南》的宏观比较

对于电子文件管理整体构架来说, 档案信息系统建设是一项系统工程, 无论是数字档案室建设还是档案信息化建设的框架, 都是包括基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系建设四大块。从宏观来看, 国资委和国家档案局对电子文件的不同要求主要体现在研究视角、标准规范、管理思想和管理方式上。

(一) 研究视角不同。

《指南》是以资源的角度看待档案, 注重体现从传统的档案实体管理向现代的档案内容管理转变, 从建设原则到实际操作, 都体现以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点, 以机关各类档案信息资源 (包括业务电子数据) 的规范管理和有效利用为目标。在四大板块中, 数字资源建设是核心, 基础设施建设、应用系统建设和保障体系建设都是围绕档案信息资源建设展开, 并以最大限度保证信息资源建设质量为目标。而《指引》的出发点是为了解决电子文件的原始证据性留存问题, 现代新型档案载体使电子档案信息具有易操作、易修改、系统依赖性等特点, 为了保证档案信息的真实性、可靠性、完整性和可读性, 相应地提出对电子文件从生成到销毁全生命周期的管理和技术要求, 管理重于利用。

(二) 对标准要求不同。

两者都强调标准、规范的重要性, 但《指引》是意见指导性的, 在某些板块下给出可以参照的相关标准, 而《指南》数字档案室建设涉及了19项标准、规范, 并将标准、规范的相关要求贯穿在指南条文中, 便于贯彻执行。值得指出的是, 为和国际接轨, 国资委《指引》中引用了国际标准化组织颁布的ISO15489文件管理标准, 国家档案局《指南》引用了ISO14721:2003《空间数据与信息移交系统——开放档案信息系统 (OAIS) 参考模型》。对这两个标准的解读构成支撑两文的骨架。

(三) 两者体现的管理思想不同。

虽然两份文件都指出应对电子文件管理进行前端控制和全程管理, 但《指引》涉及到业务系统、文件管理系统、档案管理系统以及末端的迁移和转换, 其跨度包含文件整个生命周期, 力图实现电子文件全程管理。《指南》重点是以OAIS模型指导下的档案系统建设, 其目的是要建设一个输入、处理、输出的, 与外界进行资源交换的系统。与生命周期理论、连续体模型相比较而言, 虽然OAIS的视阈较小, 但具有更强的专指性, 它注重对于长久保存信息的管理, 更注重文件管理活动的后端。考虑到我国文档分开管理的体制, 从电子文件生成就开始控制目前来看尚未成熟, 现实的做法是档案部门在对电子文件归档时对于文件生成部门提出质量与控制要求, 在真实、完整接收电子文件后将其纳入到ERMS的管理范畴进行长久保存、提供利用。

(四) 对电子文件管理方式不同。

从管理方式来看, 《指南》和《指引》都主张采用集成管理原则, 《指南》中对实物档案和电子档案进行集成管理, 注重各类档案信息资源集成, 建设档案信息采集、加工、存储、管理, 并提供利用的集成管理平台。但《指引》对各个业务系统产生的电子文件集成管理, 注重以综合的、系统的、动态的手段和方法进行集成管理, 如对电子文件从产生到销毁或移交的各个环节进行全方位、多角度、多层次的动态管理。

二、电子文件管理业务流程微观比较

电子文件管理流程是电子文件管理的重点研究对象, 应理顺归档文件与档案管理流程, 实现文档一体化管理。这一节通过从电子文件来源、类型、流程控制、前端管理、归档鉴定、元数据管理等方面对国资委《指引》和国家档案局《指南》进行对比分析。

(一) 来源要求。

国资委《指引》中提出建立业务系统——档案管理系统的无缝集成系统体系, 接收各业务系统的电子文件。国家档案局《指南》要求, 除明确要求对电子文件的收集来源来自于办公自动化系统外, 对其他门类的数字资源收集采用挂接和上传等方式, 不是原生电子文件。

(二) 收集类型要求。

国家档案局《指南》要求, 收集文书类、科技类、声像类、照片类数字资源。如按照国资委《指引》要求, 则各个业务系统在业务流程分析的基础上, 分析每个业务环节必须产生并捕获的产生的电子文件类型, 确保归档文件的全面性。

(三) 电子文件管理流程控制。

国资委《指引》要求电子文件生命周期四阶段的管理目标都必须遵照电子文件的“真实性、完整性、可靠性、可用性”要求, 从文件产生源头开始, 对文件生成、文件捕获、归档管理、长期保存四大文件生命周期阶段分别进行有效控制, 与电子文件对应的元数据应伴随文件生命周期不断生成, 做到“齐全、完整”。国资委主张从业务系统开始管理, 国家档案局《指南》注重在电子文件接收时由档案机关人员把关文件质量。

(四) 对于前端控制要求。

国资委《指引》中建议, 将电子文件管理模块嵌入业务管理系统之中, 业务管理系统支持电子文件形成或办理部门、档案部门开展电子文件捕获、归档等业务活动, “具有对电子文件进行分类、鉴定、组卷、关联, 并赋予相关标识的功能”。这说明, 国资委《指引》采用全文件生命周期式的管理, 将相关档案业务活动进行集成, 如将捕获与分类进行集成。国家档案局《指南》的“4.2接收采集”, 规定了将电子文件分类和组织作划为数字档案室的职能。其要求参考的《电子文件管理系统通用功能要求》将文件登记、分类、划分保管期限放在ERMS的功能中, “登记进入ERMS的文件应根据既定的分类方案进行分类, 确保捕获的每一份文件都有类可归;分类可以在捕获之前或登记的同时完成。”可以看出, 国家档案局和国资委都要求对文件管理进行前端控制, 但国资委重点在业务系统进行前端控制, 而国家档案局重点在电子文件管理系统开始进行前端控制。

(五) 文件归档鉴定。

国家档案局要求参照的OAIS参考模型要求, 对文件的接收和技术鉴定集中在电子文件移交阶段。国资委对文件的鉴定则分散在各个业务环节, 从文件创建开始要历经多次价值鉴定和技术鉴定。国资委《指引》和档案局《指南》都要求将保管期限表嵌入到系统中, 并将其与档案分类方案相关连。

(六) 元数据采集和管理。

对于电子文件管理的元数据管理方面, 国资委《指引》建议, 应将元数据管理需求前移至业务系统设计阶段, 在业务系统中嵌入元数据的捕获要求, 规定在哪些业务流程阶段应形成相应元数据, 以系统自动捕获和业务人员人工添加的方式完善元数据。为了保证电子文件的真实、有效、可靠、可用, 对元数据的收集和管理跨越整个文件生命周期。

国家档案局《指南》对元数据的要求集中在档案室接收阶段对各种类型文件元数据的著录方面。在《指南》中, 对四大类接收文件的元数据类型进行分析, 可以发现, 对于文件形成阶段产生的元数据要求较少, 而且大部分元数据属于对文件接收后对内容和形式描述再著录的档案信息内容元数据类型。国家档案局《指南》要求参照的《电子文件管理系统通用功能要求》中指出, “ERMS应支持多个授权用户完成元数据的捕获, 如通过工作流机制分配元数据登录任务”。如果参照此方案, 业务系统在文件生成、流转的各个阶段应嵌入对文件进行档案化管理的元数据类型和著录表单, 采用系统捕获和手工著录的方式进行元数据采集。在文件流转结束后参照《基于XML的电子文件封装规范》, 将电子文件原文和相应的元数据封装。国家档案局要求参考的OAIS参考模型, 通常是指文件生成者准备好文件及其元数据后, 根据移交规范中的sip创建规范将其封装为sip后集中移交。电子档案室接收者对立档单位移交的sip按照质量要求 (国家档案局《指南》中列出的) 进行接收和检查。档案室不负责参与形成和管理文件形成和流转过程中的元数据。不管电子文件如何形成和管理, 在移交到档案室时, 档案人员的任务是按照之前提的要求对档案进行质量检查, 合格即入库。

(七) 检索和利用。

检索方面, 国资委《指引》指出, 档案管理系统应提供按类检索、多视图检索、全文检索等多种检索途径, 其中, 多视图检索属于新型检索方式。国家档案局《指南》提供的检索方式比较多, 但都属于常规检索方式, 包括简单检索、高级检索、模糊检索、精确检索、跨档案门类检索、全文检索等。利用方面, 国资委《指引》和国家档案局《指南》要求对电子文件利用者的权限进行严格控制, 都要求具有利用统计功能、利用追踪记录功能等。在此基础上, 国资委要求能够记录“利用者的利用信息”。国家档案局要求更细, 应对数字档案资源的下载添加数字水印, 应支持实体档案借阅的申请、审批、登记、归还等。

(八) 对于电子文件 (数字资源) 备份和保存要求。

对于备份来说, 国资委规定, 应对电子文件实行容灾备份和离线备份。国家档案局规定应该进行近线备份和离线备份。要求基本相同。对于文件长久保存来说, 国资委要求, 应制定电子文件长久保存策略。国家档案局指定参考的OAIS参考模型一个重要的着力点在于对文件的长期保存。

国资委《指引》和国家档案局《指南》为今后企业档案工作指明了方向, 两份文件以管理统领信息技术, 以信息技术促进管理创新, 通过分析两份文件, 可以进一步对比公司档案信息化工作现状, 明确差距, 对标升级档案系统, 建立一套完整的企业数字档案收集、管理、存储和利用的档案管理体系, 推动企业档案工作再上新台阶。

摘要：信息化时代电子文件数量呈爆炸式增长, 国家档案局和国资委于2014年分别下发了《数字档案室建设指南》和《中央企业档案信息化建设工作指引》, 用于指导档案信息化建设。本文对于两份文件在电子文件方面做了宏观和微观比较, 便于将文件要求落实到实际操作。

关键词：电子文件,档案信息化,档案管理系统,OAIS

参考文献

[1] 李泽锋.基于OAIS电子文件管理系统体系研究[M].北京:中国出版集团, 2014.