浅析现代档案管理

2023-01-21

档案管理是现代管理的重要组成部分, 也是人才资源开发的有效渠道, 所以现代档案管理要紧跟时代步伐, 不断适应信息化社会发展的需要。

当前, 利用计算机、网络对文件信息进行管理、传递已经势在必行, 档案管理信息化也是现代档案管理工作的必然发展趋势。办公现代化技术实现了办公的自动化、无纸化文件的起草、审阅、收发和归档工作, 电子文件档案一方面冲击了传统档案, 另一方面也是对传统档案的互补, 所以对档案管理工作提出了新的要求。

一、电子文件档案管理的特点

(一) 电子档案的优点。

1.共享性。传统档案绝大多数都是单独一份, 或在有限范围内进行复制, 造成数量上的限制, 同时, 这些档案大都存放在统一的场所, 在规定的时间内被利用, 这样一方面限制了地点、人员、时间, 另一方面对提高了档案存放保管的风险, 给档案管理带来巨大压力。电子文件可以实现同一文件被多个用户在不同区域同时浏览, 并方便复制保存。2.可操作性。传统的纸质档案内容是相对固定的, 不能由用户进行增、删、改, 电子档案改变了传统档案不变修改的问题, 甚至可以对文件的内容、格式进行改动, 从而满足用户筛选、统计、归总等工作需求。3.环保性。随着计算机和互联网的广泛运用, 电子档案的成本比传统纸质档案更加环保、更加经济。电子档案在管理上也更加容易, 不需要大量的存放空间, 不需要档案管理人员进行装订、搬运、整理。同时, 利用网络传输档案也更加快捷、经济。

(二) 电子档案的缺点。

1.不安全性。当前, 无论在政府机关、企业、军队无一不在强调网络安全, 电子档案的不安全性就是它的致命缺点。不法分子可以通过网络对电子档案进行窃取、篡改、甚至是销毁, 将会给档案管理工作带来巨大的损失和被动。2.不稳定性。电子档案和传统档案的存储方式不同, 大都存储在硬盘、光盘或U盘中。一方面, 存储的集中度很高, 一张光盘、一块硬盘里面可以存储大量的档案, 一旦丢失或受到外界温度、湿度和强磁环境的影响, 很容易造成电子档案的损坏和丢失;另一方面, 电子档案相对传统纸质档案更容易修改, 并且利用一定的技术手段可以掩盖、销毁修改记录, 使人们对电子档案的原始性失去应有的信任。3.依赖性。电子档案的阅读、浏览必须借助一定的设备才能进行, 有些甚至需要网络环境的支持, 对设备有较强的依赖性, 而纸质档案无需借助任何设备, 相对而言较为方便。

二、当前制约现代档案管理的主要因素

(一) 思想观念的落后。

大多数人还是习惯于传统的档案管理模式, 对新鲜事物和管理防法有抵触情绪, 大都不愿学、不想学。

(二) 配套设施不完善。

目前, 大多数单位处于电子档案和传统档案相互依存、互补的管理模式, 但电子档案的配套设施建设相对落后, 硬件跟不上, 使得电子档案管理不够安全高效。

(三) 缺少统一的标准和规范。

电子档案管理每个单位有每个单位的规范, 甚至一个管理员做的工作其他管理员都看不懂, 缺少统一的规范和标准, 不利于信息资源的有效利用、互通和整合。

(四) 人员不足。电子档案的初始化是一项长期、大量的工作, 需要一定数量有基础的技术人员完成。

三、现代档案管理的几点建议

(一) 领导重视是关键。

领导是否重视, 是一项工作成功与否的重要条件, 在领导重视的情况下, 还要在经济上给予一定的支持。当前, 有些领导对档案管理工作不够重视, 把工作重心放在创造效益上, 忽略了档案管理这项基础性工作。

(二) 转变传统观念。

利用信息化高速发展的有利时机, 转变思想观念, 树立现代化档案管理意识, 从封闭中走出来, 融入信息社会大流中去。同时, 确立档案管理人员的主动服务意识, 产生自觉服务行动。

(三) 引入现代化管理模式。

由于信息技术发展较快, 传统的管理模式已经不能满足信息的传递、共享, 必须要利用信息技术来实现。电子档案和网络档案管理势必将取代传统的档案和档案管理模式, 也是将来档案管理的发展方向。

(四) 加强档案管理人才队伍建设。

人员素质在档案管理工作中起着至关重要的作用。当前档案管理人员需要计算机、数据库和档案管理的综合性人才, 但现实中往往懂计算机数据库的不懂档案管理, 懂档案管理的在计算机方面又有所欠缺。为此, 一方面要建立良好的人才培训交流机制, 让两类人员相互学习交流, 取长补短, 扩宽知识面;另一方面, 要建立奖惩和用人机制, 广泛调动档案管理人员的积极性, 最大限度的发挥其潜能。