浅析文书档案管理工作的创新

2022-09-10

单位文书档案主要是记载着单位在过去所开展活动的资料, 由于在单位文书档案中能够基本了解过去单位所开展的所有工作、工作取得的成绩和存在的问题, 所以文书档案不仅是领导计划重要决策的重要依据, 同时也是处理实际工作中一些相似问题的重要参考。随着现代化社会发展步伐的不断推进, 为了使单位能够更好的适应现代化社会发展, 文书档案管理工作也开始面临越来越多挑战。现笔者新时代下单位文书档案管理工作的创新进行简单分析。

一、新时代背景下文书档案管理工作存在的问题

(一) 人员专业素质低

单位文书档案管理人员专业素质的表现主要在很多稳定在岗的管理人员不懂得如何操作电脑, 也本身专业水平也比较低, 难以在信息化社会进行文书档案的深层研究和改革工作。

(二) 管理方式不规范

单位文书档案管理不规范现象存在的根本原因是单位没有制定或者没有完善专门针对文书档案管理的规章制度和奖惩制度。以至于在进行文书档案管理过程中还出现注入组卷混乱、档案号码编制不正确以及案卷的目录制作不规范等现象, 严重影响文书档案管理水平的提高。

(三) 管理效率比较低

过去的文书档案检索形式主要是以手工检索为主, 虽然在信息化时代的推动下, 检索效率更高的计算机检索方式也不断得以应用, 但是总的来说手工检索还是占有最大部分。而在信息化时代下, 手工检索势必会直接影响档案文书的管理效率, 造成其管理效率低下的问题出现。

二、针对文书档案管理工作中存在的问题采取的改造和创新措施

(一) 提高认识水平

要想单位的文书档案工作能够从传统的不合时代的管理模式中真正走出来, 那么必须要首先从思想上有改造和创新意识。只有单位领导层人员认识到进行文书档案管理创新的重要性, 并采取实际行动开展创新工作, 才能够真正实现单位文书档案管理的创新。所以, 进行文书档案管理创新第一步是要提高单位所有职工, 尤其是领导层人员的创新意识, 从思想上任何创新方案 (1) 。

(二) 建立健全文书档案管理制度

对于没有针对性文书档案管理制度的单位首先要建立一个完善且严格的管理制度;而对于本身具有针对性的制度的单位则要对存在的制度进行进一步改造和完善。比如对于文书档案管理制度中一些不合时宜的项目删除出去, 并根据现代化时代的要求补充新的制度。但是, 无论是建立还是完善文书档案管理制度, 始终必须要坚持的就是要严格按照规范要求进行, 明确管理的责任制度, 确保管理制度有最可靠的保障。且为了能够符合时代要求, 还需要建立专门的电子档案管理模式和标准, 并将已存在的制度与电子管理制度统一起来, 使其成为一个既能够继承传统又能够迎合未来要求的完整制度, 为推动单位文书档案管理工作的顺利开展创造良好条件。

(三) 加大管理力度, 提高文书档案管理人员综合素质

为想推动文书档案管理创新工作的顺利开展和提高管理水平, 最重要的就是要解决当前文书档案管理工作中存在的员工专业素质低的问题。解决这一问题的方法有:严格把关人才录用。要求录用的人员必须经过刷选和考核之后才能偶聘用;对聘用的人员进行岗前专业培训后才能够允许上岗;为在职人员安排定期的专业培训或者外出学习和交流;制定一个严格且符合实际的优胜劣汰制度。确保所有在职人员均能够很好的胜任岗位工作。

(四) 有计划有安排的进行文书档案管理

文书档案管理本身就是一项比较繁琐的工作, 在工作中出现的错误大多体现在细节方面, 比如档案号码的错误、组卷的换乱等。所以, 为了使单位文书档案管理工作能够向一个规范有序的方向发展需要做到:制定一个严格值班制度, 要求值班人员必须要按照规章制度上的要求去办事;按照文书的机密程度、重要性不同分开处理, 对于重点文书需要制定专人管理;所有文书的收录和摆放都要按照程序步骤进行, 防止因为遗漏某些程序而导致档案没有得以录入 (2) 。

三、结束语

总而言之, 文书档案管理工作是单位资料管理的一个重要组成部分, 是衡量一个单位管理水平的基准。做好文书档案管理工作除了能够为单位领导层的决策提供真实有力的数据和经验依据之外, 还能够有助于改善单位管理秩序, 推动单位的更好发展。针对当前单位文书档案管理工作存在的问题, 笔者认为要真正实现文书档案管理工作的创新最重要也是前提因素是人们要从思想上给予文书档案管理创新以足够的重视, 只有从思想上重视才能够真正使创新方案得以投入实践, 真正实现其创新目的。

摘要：文书档案是一个单位所有工作的记录资料, 能够在很大程度上作为单位工作的主要指导和依据。文书档案的管理水平直接体现了一个单位的档案管理水平。本研究就单位文书档案管理工作中存在的问题进行深入探讨, 并在了解问题的基础上制定出提高文书档案管理水平的几点措施, 以期能够真正提高单位文书档案的管理水平。

关键词：文书,档案,管理,创新