浅析电子档案安全管理对策

2022-09-10

随着办公自动化的发展, 多媒体、电脑采集设施和网络已经广泛运用于日常生活与工作中, 档案的形式变化较大。传统的纸质档案, 由于检索不便、查阅程序复杂和保存效果较差, 因此电子档案被更多的人所追捧。照相设备、扫描技术的发展, 使得纸质档案转变为电子档案成为了主流, 采用电子档案, 使得档案信息数字化或电子化成为了档案发展的必然趋势。与此同时, 电子档案除了存储空间有限、查阅检索便捷的特征外, 还解决了传统档案保存难、准确率较低等问题, 然而电子档案并不是无懈可击, 其自身安全管理方面的隐患重重, 怎样管理电子档案, 确保电子档案安全是档案管理工作亟需解决的问题。

一、运用先进科技手段, 防范和消除事故隐患

在电子档案的形成、保存、传输和使用过程中, 存在自然灾害、病毒侵入、系统破损、人为破坏、设备故障、操作不当等不安全因素。这些不安全因素的存在, 在很大程度上影响了电子档案的安全。因此, 为了确保数字信息的安全, 必须采用现代先进技术方法, 及时更新、主动采取有效对策, 构建信息安全防墙。基于此, 需要根据电子档案的特征, 积极采取病毒防治、信息加密、身份认证、安装防火墙、准确校验、访问限制、抢救修复、数据备份等针对性技术, 预防和避免各种安全隐患, 保证数字信息的安全与完整。

二、增强安全意识, 加强人才队伍建设

随着现代档案事业的发展与档案信息化进程的加快, 对于档案管理员的要求越来越严格。档案管理人员需要增强认识, 转变传统档案管理理念, 积极投身于业务培训活动中, 牢固掌握档案专业知识和现代管理知识, 拥有熟练的网络管理技术和较高的计算机水平, 进一步优化知识结构。另外, 档案管理人员必须增强责任意识和安全意识, 提高保密理念。计算机软硬件方面的漏洞并不是电子档案安全管理的重点, 计算机使用人员的安全意识更为重要。大多数病毒的侵入都是由人为因素引起的, 基于此, 必须高度注意以下几点:

(一) 不得使用电子档案管理专用电脑访问外网

整个互联网上存在着很多的安全威胁, 如果被网络攻击者盯上, 极大可能被非法访问, 使得电子信息数据被修改破坏或丢失。

(二) 禁止在电子档案管理专用电脑上任意安装软件

在电子档案管理专用电脑上必须安装规定的、必须的正版软件, 不得在该电脑上安装一些与档案管理工作无关的软件, 从而避免了电脑系统缓慢或被攻击, 增强电脑系统的安全性。

(三) 尽量不要采用U盘转移电子档案

U盘是一种USB接口的移动存储设备, 是病毒传播的主要途径。在电子档案的转移过程中, 最好不要使用U盘。

三、完善信息安全管理制度建设, 强化执行力度

实现电子档案安全管理的关键在于信息安全管理制度的建设, 这就需要进一步健全和完善有关的信息安全管理制度。电子档案的安全包含了整理、收集、编订、保存、利用与检索等各个方面。所以, 根据电子档案以及在网络环境下提供使用的特征, 构建一系列健全、可操作的规章制度, 是保证电子档案安全的前提。另外, 加大监管力度, 增强执法水平。各单位加大对电子档案安全管理制度执行情况的监管力度, 全面、全过程监督有关人员、职位及设备, 使得电子档案安全管理制度真正落到实处。

四、强化电子档案资料的安全性, 增强电子档案信息的安全性

电子档案资料的安全管理是电子档案安全管理的重点。关于那些关系到国家或集体利益的电子资料, 有必要保密的必须设置返访问权限、层层加密、数字安全证书访问或防火墙, 从而增强电子档案资料的安全性。另外, 针对那些共享的电子档案资料, 为了预防电子档案资料被修改或破坏, 需要建立一个网络管理平台来全方位监控管理档案资料, 第一时间把握电子档案资料的访问和共享情况, 只有这样才能真正增强电子档案资料的安全性。

五、总结

本文提出的电子档案安全管理策略, 就是为了保障电子档案信息与服务的原始性、完整性、可用性等安全属性;在管理流程的不同层面形成保护信息网络环境下的电子档案的防护能力;在安全管理与安全技术方面进行规范化建设。当然, 新技术的发展为档案工作带来的是变革性的全新领域, 面对新技术, 安全依然是档案管理的重中之重, 因此电子档案安全管理策略的研究旨在勾画出更为有效和便捷的保障机制。

摘要：随着社会信息化进程的加快, 特别是计算机和网络技术在档案系统的迅速普及与广泛应用, 电子档案以其独特的优势, 成为档案信息资源的重要组成部分。电子档案的大量产生, 不仅给档案工作带来了新的内容和机遇, 而且也使档案信息的安全遇到新的难题和挑战。因此, 电子档案的安全管理问题, 应引起高度重视, 并认真采取相应措施, 以确保数字档案信息资源的安全。本文作者根据实际工作, 针对电子档案现状提出有效的管理对策, 从而确保电子档案安全性。

关键词：电子档案,安全管理,对策