浅析现代档案管理创新思考

2022-09-11

档案管理的创新, 就是适应知识经济不断发展的新要求, 对原有的档案管理工作进行具有创造性变革和完善。即运用知识的力量, 通过建立科学的管理机制, 用发展的眼光, 建立21世纪知识型档案管理, 实现档案管理事业的持续发展。

1 档案管理者观念创新

面临新形势下的新要求, 档案管理者转变观念、明确工作重点、调整思路、打破常规、开拓创新、与时俱进, 才能促进档案事业的发展。确立资源优势理念及公共文化理念等档案管理新理念, 树立长远超前意识, 研究新形势下档案工作新规律、新特点和社会对档案工作的新需求、新要求, 努力实现档案工作在理论、体制和机制上的创新。

(1) 拓宽归档范围。有些档案内容在国家实体分类法中没有列入, 但有些内容是重要的历史财富, 对此我们应树立创新意识、拓宽服务思路, 把服务功能拓展到指导各部门建立新领域的档案工作和积累档案信息上来, 把开发和丰富档案资源联系起来。主动上门采集、及时归档。

(2) 优化管理结构。即将所管理的档案根据档案内容进行加工调整资源化管理将不同时间及空间范围内可产生经济与社会价值效益的档案进行二次开发, 现时有意义的及时、加快开发, 以提高档案利用效率。

(3) 发挥共享优势。要有极强的现代化管理观念, 发挥资源共享优势, 极力把档案信息化纳入本单位的办公自动化总体布局中, 实现社会信息化背景下的档案资源共享, 这是档案事业向现代化、信息化、电子化发展所要达到的最重要的目标。

2 档案管理机制创新

建立科学的管理体制和灵活的管理机制是档案管理工作创新的基础。由于档案工作具有服务的社会性、管理的复杂性等特点, 创新档案工作, 就必须有健全完善的工作机制作保证。建立能上能下的责任风险体制、目标管理体制、竞争机制、激励机制, 促使档案工作人员从事物型向专业型转变, 强化档案行政管理部门法规指导、监督、检查的宏观管理职能, 加强后续监督, 努力防止和克服工作的随意性和盲目性, 促进档案工作的制度化、程序化、规范化。要形成对档案工作进行科学分析和创新研究的工作机制, 以指导和规范档案工作。要完善岗位责任规范, 严明岗位职责和纪律, 实行竞争上岗、末位淘汰、工资与岗位职责挂钩的竞争机制, 真正形成一套职责明确、程序严谨、工作有力、运转灵活的管理机制, 为档案工作的发展提供坚实的保证, 使档案工作更加适应市场经济体制的需要, 为社会创造更大的经济效益和社会效益。

3 档案管理科技创新

档案管理工作者掌握现代科技, 应用现代高新技术, 能够有效的提高处理档案的工作效率。档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用, 每一程序的科学性、技术性都很强。伴随着科学技术的发展, 光盘技术、缩微复制技术、智能化技术和多媒体技术的发展和应用与计算机技术相结合, 使文字、图形、图象、声音等多种形式的档案信息在计算机中统一存贮管理使用, 具有更方便、准确、高效的优势。建设档案管理自动化网络是未来档案发展的必然趋势, 既减轻了档案管理人员的工作量, 又提高了工作效率, 而且使档案用户随时随地都有可能查询所需要的档案信息。

4 档案管理服务创新

档案管理工作归根到底还是一个服务性较强的工作, 随着信息系统深入、广泛的应用, 形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多, 对信息服务的要求就越多、越广。因此, 档案工作人员首先要树立信息服务的理念。信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感, 要经常动脑筋、想办法去收集信息, 调查了解系统用户潜在的需求, 有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式, 有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工, 并转化、制作成信息产品, 提供服务。档案部门还应拓展服务方式和服务领域, 充分开发所看管的档案财宝, 通过加工、处理, 使其变成社会需要的优质“产品”。也可以根据老百姓休闲日增多, 追求精神享受的特点, 建立一些“档吧”, 使老百姓在优雅的环境中, 一边从档案中吸取知识、了解历史, 一边从中感受档案工作带给他们的便利, 拉近档案与百姓的距离。还可以利用档案资料作为出版的资源, 出版一些人物传记、历史知识读物、文学书籍等, 多方开辟档案服务的渠道。

5 档案信息化创新

档案信息化建设包括档案数字化建设和档案网络化建设。要应用先进的科技理论与手段, 解决新型档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定、利用等问题。要依据国家档案局关于档案数字化的有关规定, 借鉴国内有关图文影像开发与利用的先进技术, 采用高速扫描、图像压缩与处理、数字储存以及多级身份验证技术, 研究开发出一套符合高校业务档案管理要求、集扫描录入、电子化存储、索引、管理和查询为一体的高校档案管理系统, 从而实现现代档案管理的数字化管理。同时, 电子档案的产生, 使档案部门打破了传统单一的纸质档案管理的局面, 出现了纸质档案和电子档案共存的事实。由于电子文件自身的特点和信息技术发展过程中仍存有技术难题, 因而给当前电子文件管理工作带来了较大的难度和一定的风险。为此, 我国当前的标准规定对具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件, 必须制成纸质文件或缩微品等同时归档。因此, 新时期的档案管理工作既要做好管理电子文件的工作, 还要管理纸质文件等档案实体。

6 档案管理人才创新

当前培养具有创新精神能力的档案人才, 已成为档案界的目标之一, 培养档案专业创新人才就是要使之具有创新意识、创新思维、创新能力。在档案管理不仅要成为“专才”, 还要成为“通才”, 因为在知识经济时代档案工作很多问题的解决已不可能仅靠档案专业知识即能完成的, 许多新兴学科本身就涉及了多学科综合知识, 所以保有培养能够持续、健康发展的具有综合素质、适应社会需求的“专”、“通”兼并的人才才能适应不断变化和发展的科学技术和社会需求所以在选拔和培养档案人才时注意一般能力与创新素质并重信息化网络化时代:书写的电子化、传递的数字化、信息的社会化, 要求档案工作者有较高的政治、文化、专业素质;敏锐的感知、综合分析能力, 科技创新能力;有广阔的思维方式和勇于创新精神;有现代化的服务意识、竞争意识、产业意识、效益意识和开放意识;拥有知识, 适应时代, 走出创新之路。

面对新形势下的新问题、新挑战, 作为现代档案管理工作者, 就要在档案领域进行有创新的探索, 与时代要求相呼应, 在经济和社会发展建设中, 贡献出自己的一份力量。

摘要：随着我国经济的快速发展和世界经济一体化进程的加快, 对各行各业都产生了诸多影响, 档案管理工作也不例外。现代档案管理工作只有与时俱进, 不断创新, 才能满足时代发展的需求。

关键词：档案管理,创新,方法