浅析如何加强改进档案管理工作

2022-09-11

在信息化程度日益提高的现代社会, 传统的档案管理模式已经不能适应当前数字化、信息化、规范化和系统化档案管理的需要。在新形势下, 档案管理工作者应解放思想、更新观念, 将工作的重点放在理念更新和方式方法创新上, 重点将原有的纸质文件、照片以及影像资料转化成为可检索的电子信息, 建立行之有效的检索目录, 方便及时准确提供给信息的需求者。具体应从以下几方面进行升级创新。

一、加强档案管理模式创新, 建强档案管理载体平台

以往的档案管理工作, 基本就是把纸质文件、影像资料等作为档案管理的对象, 以手工操作为主完成档案的收集、整理、统计和提供利用等方面的档案管理过程, 其工作耗时耗力。由于工作量大的原因, 传统的档案管理工作往往编辑整理不及时, 对已经归档的档案信息资源造成闲置浪费, 严重影响了档案资源的效能发挥。现代信息技术的飞速发展给档案管理工作带来了前所未有的机遇与发展空间, 特别是计算机、光盘、微缩以及多媒体技术的快速应用给档案管理工作带来了极大便利, 同时也要求档案管理工作在管理模式上必须要实现升级发展, 要适应数字化管理的需要, 建立与当前工作需要相适应的档案管理载体平台, 从纸质文字资料的实体管理向数字化信息化管理的转变, 利用现代化手段对档案的信息资源进行科学整合, 实现对信息的二次加工, 重新建立管理平台。重新建立的档案管理平台是数字化、信息化的高端平台, 经过信息化的档案资源是全方位平台公用的信息平台, 可密集适应当前信息的集中应用需求, 更能为经济发展、科技进步、社会服务等领域提供更全面、高效、快捷的服务, 进而创造高效的社会价值。

二、强化档案技术手段升级, 推进档案管理科学化进程

没有技术手段的升级就不会有科学系统的管理模式建立。档案管理的升级基本思路就是要建立适应当前及长远发展的科学完备的档案管理系统, 使之更具备现实性和前瞻性。升级的基本途径就是技术手段的科学和专业化升级, 推进数字化和信息化。主要途径和手段就是必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统。要改进和规范在应用计算机条件下文件管理工作的流程和手段, 依据所需要处理的文件流程来进行档案软件的功能设计, 建立能高效编辑和检索的文件管理系统, 形成完备的一体化操作流程, 推动档案管理工作的革新。在电子档案使用过程中, 要注意电子档案的安全性和保密性原则问题, 要注意预防网络中毒等情况, 对有保密需要的信息应建立内网, 断绝与外部的联系。要注意信息的时效性因素, 注意随时更新需要替换的资料, 保障档案的完整性、连续性和可靠性。同时还应注意档案管理系统的稳定性, 要注意备份资料, 确保管理系统的健康稳定运行。

三、更新档案管理思维理念, 推动档案管理标准化

新时期现代化档案管理需要先进的管理思维和理念作支撑来推动档案管理工作的标准化。档案工作标准化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、著录和索引规则, 文献编纂规则等。标准化的标志就是能够适应当前及长远的档案管理工作的需要, 能够更好地服务经济社会的发展, 能够更加适应资源需求者的需要。终极的档案管理的标准化就是无限满足信息资源需要者的需求, 只有这样才能真正实现新时期档案管理的现代化, 实现与世界的同步和接轨。

四、创新档案管理服务手段, 促进档案管理功能化

如何创新档案管理手段, 成为档案管理是否科学合理的制约因素。要建立档案馆 (室) 网页, 开展网上利用服务。对于不涉密可公开的信息可建立网站、网页进行信息的交流互通, 企事业单位建立的专属网站形式就是服务手段创新的延展和应用的实践手段。国内许多单位档案馆 (室) 利用互联网开展的网上服务, 已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案管理单位还可与信息需求单位建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”, 提升服务效能。通过双方的共同经营管理平台, 实现信息的共享, 成为企事业单位信息资源库的重要组成部分, 这种方式可大大提高信息资源的覆盖面, 提升利用效率。同时档案管理部门可以利用QQ、微博、微信等网络平台汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式, 进行信息交流, 提供查询和资信服务。

摘要：随着信息化时代的到来, 档案管理工作也随之发生变化, 无论是档案管理工作的管理模式还是思维理念都在发生变革。本文从档案管理模式、技术手段、思维模式和服务手段等方面对新形势下如何加强改进档案管理工作进行了探索和研究。

关键词：档案管理,信息化,数字化