企业档案工作存在问题浅析

2022-09-12

企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的有保存价值的各种记录。这些记录在企业的各项工作活动当中, 发挥了记录发展过程的历史记载作用;发挥了汇集经验教训的智慧结晶作用;发挥了维护企业权益的凭证依据作用;发挥了传承企业精神的文化沉淀作用, 为生产经营提供信息支撑, 也为企业持续发展奠定了基础。以笔者所在的申铁投资公司为例, 从上海浦东铁路建设、上海铁路集装箱中心站建设、京沪高铁上海段建设、沪宁城际铁路上海段建设、金山铁路建设、沪杭铁路上海段建设等每一次项目投资, 必定要查阅大量档案, 给项目建设提供必需的依据和参考, 档案信息显著提高了工作的效率和质量。如上海铁路集装箱中心站委托运营, 借鉴参考了上海浦东铁路委托运营的协议, 迅速有效解决了铁路运营管理的难点问题, 档案的作用可见一斑。档案管理的质量, 提供利用的效率直接会对项目投资工作造成影响, 档案工作作为企业管理的基础, 是管理工作的有机组成部分, 必须引起企业决策层的重视, 放上重要的位置。然而, 受诸多因素的影响, 企业档案工作尚有许多不尽人意的地方, 本文就部分存在的问题, 进行初步的分析。

一、档案工作重视程度不够

部分企业专业技术和管理人员对档案和档案工作认识不足, 把档案看成只是档案部门的事, 工作活动中不注意保存有价值的信息, 应该归档的文件材料, 不注意收集积累, 造成信息资源流失, 往往在日后查找不到需要的文件时, 后悔莫及。有的受习惯思维的影响, 光图自己使用方便, 长期把专业技术文件保存在自己手上, 造成归档文件不全, 影响信息共享, 耽误整体工作。

有的企业领导不重视档案工作, 错误地认为经营是硬任务, 档案是软工作, 档案不能给企业创造财富, 见不到经济效益, 不能将这项基础工作正确定位, 于是就有了“说起来重要, 做起来次要, 忙起来不要, 出了问题才想着要”的现象。

由于重视程度不够, 一些企业档案管理的基本工作条件不能得到充分保障。档案人员兼职居多, 大多除了做档案工作之外, 还要兼文秘、收发、机要、接待、后勤等其他工作, 有的甚至兼职七、八项之多。古人云:术业有专攻。但档案人员承担如此多项重担, 怎么能够专得起来?所以许多档案人员都是在完成时间紧、任务急的工作后, 才能见缝插针去完成档案工作的任务。往往到年底归档文件材料堆积如山了, 才加班加点匆忙整理。有限的精力造成档案人员仅仅是应付归档, 谈不上静下心来系统开发档案资源, 造成信息财富“藏在深闺无人识”, 档案在生产经营活动当中发挥的作用有限, 进而更加得不到方方面面的重视, 以致长期经费投入不足, 硬件简陋、设施陈旧等现象屡见不鲜, 直接影响档案的安全和档案工作质量。

二、管理手段不能适应企业发展

现代信息技术的飞速发展, 改变着传统经济结构和社会秩序, 企业所处的不在是以往的物质经济环境, 迎来以网络为媒介、客户为中心, 将企业组织结构、技术研发、生产制造、市场营销、售后服务紧密相连在一起的信息经济环境。信息带动管理理念和方式的转变, 给企业的发展带来全方位的影响。

从笔者所在公司看, 档案人员管理观念还比较落后, 管理工作仍以手工管理为主, 沿袭传统的手工操作模式, 虽然实现了计算机辅助管理, 但仅局限于简单的案卷级和文件级机读目录编制、实现初步的统计与检索功能, 档案数据处理形式简单、管理功能单一。这几年办公自动化技术全面普及, 公司OA系统的创建, 使文秘工作效率大大提高, 带动整个公司的管理质量和效率显著提升。然而由于OA系统的设计与档案管理需求脱节, 使得档案管理模块的运用不尽如人意, 一些基础环节还是摆脱不了人工干预, 有时还要重复劳动。传统的档案管理手段已经越来越不适应企业管理工作发展的需要, 甚至牵制了管理工作的发展。

随着企业生产经营的发展, 归档文件材料的数量日益增多, 归档工作量成倍增加, 档案载体从纸质为主, 到照片、光盘、录音带、录像带并存, 载体形式越来越丰富, 呈多样化趋势。特别是电子档案的产生, 直接影响档案工作的思维观念、管理手段和运作方式。这一系列的变革, 对档案工作既是发展的契机, 也是严峻的挑战, 传统的档案管理方法已经明显跟不上新形势下企业发展的步伐, 不能符合现代化管理对档案信息利用的要求。

三、信息开发利用水平相对落后

随着企业的发展, 各类档案的数量激增, 但是没有能够充分利用。相反, 由于档案数量不断增多, 管理手段相对滞后, 带来信息检索的难度, 有时要查找的材料, 反而寻觅起来很困难。许多档案往往是柜子里一锁了之, 发挥不了作用。档案“重管理, 轻利用”的观念占了主流, 阻碍了信息开发利用工作的开展。

企业专业技术、管理人员用档案的意识薄弱, 也是信息开发利用工作的短板, 客观上遏制了档案信息开发的积极性、主动性。企业专业技术、管理人员对于借鉴前人的智慧提高工作效率和质量, 缺乏足够的认识, 作计划、写方案想不到找档案借鉴走走捷径, 做预算、解纠纷想不到找档案作依据提高效率。从档案部门的档案借阅登记簿上可以看到, 企业一年的档案查阅只是廖廖百余次而已。

档案人员缺乏主动服务的意识, 企业生产经营的信息需求与档案管理间有距离, 存在隔阂。一方面生产经营碰到问题不知道到哪里寻找凭证依据和借鉴信息, 造成重复劳动, 甚至徒劳无功。另一方面档案管理不知道生产经营有哪些最需要的信息要用, 造成相当部分有价值的档案被忽略, 其价值无法体现。用“守着金山直喊穷”形容, 一点不为过。计算机管理为信息开发工作配了金钥匙, 但是开发目的、途径不明确, 信息加工产品品种单一, 数量不多, 与企业生产经营的需要, 相去甚远。

四、档案人员综合素质有待提高

做好档案工作, 需要一支忠于职守、精通业务、甘于清苦、乐作奉献的高素质档案人员队伍。随着时代变革和企业的发展, 对档案人员的素质提出了新的要求, 要求企业档案人员政治思想坚定, 了解企业管理的基本知识, 熟悉档案管理业务, 掌握现代办公设备使用方法, 具备较强的信息意识和文字表述、沟通协调等能力。然而以往的一些企业领导, 对档案工作的认识有偏颇, 觉得档案部门是个“闲差”, 没有多少技术含量, 往往将年老体弱人员调到档案部门安置, 即便有几个精兵强将, 也耐不住寂寞, 纷纷找机会跳槽, 形成能力强的留不住, 能力差的又做不好的局面。

影响档案工作队伍建设的另一个因素是缺少奖勤罚懒的激励机制, 档案管理服务工作的性质, 决定了其处于企业二线的位置, 工作靠主动、自觉, 自我加压, 没有具体的考核指标, 只要档案不少, 其他无人过问, 造成做多做少一个样, 做快做慢一个样, 缺少效率竞争的动力和压力, 成为现代企业不多见, 但实际存在的“铁饭碗”。

综合以上问题, 要做好新时期企业档案工作, 必须从思想认识、管理理念、方法手段、条件保障等诸方面采取积极措施, 着力完善薄弱环节, 开创档案管理新局面。一要增强档案工作重要性的宣传, 增强企业员工的档案意识。特别是专业技术和管理人员, 要有任务完成留下归档文件、文件材料定期移交归档的意识, 认真履行收集、整理的职责, 完成好文件材料归档任务。企业领导对档案工作要正确定位, 将其作为企业管理的重要基础工作, 摆上议事日程, 在人力、物力、财力方面给予支持。二要转变档案工作方式, 引进现代信息技术, 加快档案信息化建设的步伐, 变传统的手工管理为现代化计算机管理, 实现信息数字化、管理计算机化, 利用网络化。档案人员要积极作为, 变被动服务为主动服务, 管好用好企业档案, 不断提高管理水平, 以档案工作的出色成绩, 积极争取领导重视和其他部门的支持。三要加大档案信息资源开发力度, 借助现代化管理的优势, 紧紧围绕企业生产经营的中心工作, 加强信息加工和编撰工作, 提供各种系统化的档案信息, 充分发挥企业档案的作用。四要加强档案人员队伍建设, 引进复合型的管理人才, 充实档案管理的实力。通过各种形式, 对现有档案人员进行培训, 拓宽视野, 优化知识结构, 提高动手操作的能力, 提升综合素质。采取必要的激励措施, 激发档案人员的工作热情, 以服务生产经营为宗旨, 以管好用好档案为己任, 推动企业档案工作再上台阶。

摘要：我国企业档案工作现阶段或多或少的存在了一些问题。笔者就实际工作经验, 从档案工作重视度、档案管理手段以及档案信息开发水平等方面阐述了现阶段档案管理的问题, 希望能为广大企业档案管理工作提供一些可供参考的建议。

关键词：企业,档案工作,存在问题