涉外文秘英语实训教学初探

涉外文秘英语实训教学初探（通用8篇）

篇1：涉外文秘英语实训教学初探

涉外文秘英语实训教学初探

高等职业教育的培养目标主要强调学生能力的培养和技术的应用,它要求我们教育培养的人才不仅要有扎实的基本功和较强的.操作能力,更应该是具有较高知识、技能的复合型、实用型人才.要培养出合格的实用型涉外秘书人才,在英语教学中加强实训教学已成为必然.我们在探索涉外文秘英语实训教学时,充分体现“涉外”特征,以培养学生的英语应用能力为目标,重在提高学生的英语听说能力和文秘英语的写作能力.

作 者：冯修文 陈梅 作者单位：上海建桥学院文化传播系刊 名：秘书英文刊名：SECRETARY年，卷(期)：“”(8)分类号：H3关键词：

篇2：涉外文秘英语实训教学初探

随着我国改革开放的深入发展，尤其在加入WTO以后，我国经济正逐步与国际接轨。宁波是个新兴的港口城市，大量的外资企业涌入市场，“千军万马做外贸”的格局正在形成，到目前为止，全市登记在册的对外贸易企业已达到8996家，外贸进出口额已突破500亿美元大关。企业急需大量具备外语和秘书专业知识的新型秘书人才。为了适应这一市场需求，许多高职院校在应用英语专业或文秘类非英语专业相继开设了商务文秘英语课程。

而如何通过教授商务文秘英语课程来达到预想的教学效果;如何在此课程中把基础理论教学和实训教学完美结合;如何培养出社会急需的复合型涉外秘书人才，是每个从事此教学的教师在思考和研究的问题。笔者就此问题进行了以下的探讨：

一、高职商务文秘英语实训教学的必要性

高职高专英语教育有别于大学本科，并且要体现“以适应社会需要为目标、以培养技术应用能力为主线设计学生的知识、能力素质结构和培养方案，毕业生应具有基础理论知识适度、技术应用能力强、知识面较宽、素质高等特点”。

高职高专致力于培养“高等技术应用性专门人才”，也就是说，必须培养知识和实践相结合的复合型和应用型人才。而传统的课堂理论教学只能满足学生基础理论的需要，那幺技术应用性必须在实训中通过实践操作来体现和锻炼。

商务文秘英语是一门功能性和实践性都很强的课程，是一门理论紧密结合实际的课程，要求学生具备国际商务所涉及的商务礼仪方面的能力和技巧，具备有关涉外学科的基本常识;掌握涉外文秘英语文章的特点，熟悉有关词汇及表达方式;达到熟练阅读和初步能够翻译常见涉外英语文章，能够模拟套写常见的涉外文书，初步掌握并制作表格及填写表格的方法。而且要培养学生使用涉外业务英语的交际能力，结合学生毕业后的工作实际，力求向学生提供其未来工作岗位所需要的专业英语知识与技能，培养学生使用涉外业务英语的交际能力。

要完全达到商务文秘英语此课程的目标必须在原来的理论知识的基础上增加实训教学的环节。实训教学的主要目的是培养学生的实际应用能力，在制定教学计划时必须以能力培养贯穿教学全过程，并在教学计划中占有较大比重;基础理论教学做到以应用为目的，以必需、够用为度。实训课程可单独设置，以使学生掌握从事专业领域实际工作的基本能力和基本技能。

二、高职商务文秘英语实训教学的思路和课时安排

每门课的教学过程是非常现实而具体的，教学上走“务实”的`路，首先要解决课程设置的思路问题，具体来说就是如何选定教材，如何确定教学内容重点，如何设定理论与实训教学学时比例等等。

在教材的选定上，以重“实践”的教学理念为指导，以现代社会涉外秘书工作实际为依据，去选择体例合理、观点切合实际、版本新、操作性强的教材。笔者选择了由高等教育出版社出版的《文秘英语》，此教材把理论与实际紧密结合，内容新颖、体系完备。在内容上要求通过专业秘书的责任、遵守正确办公室礼仪、使你的雇员更有创意等十个环节的学习，培养学生使用涉外业务英语的交际能力。同时在各个环节的编排上由阅读与翻译、模拟套写和听力与会话三个部分有机组成。此教材的编排给穿插实训教学留下了很大的空间，同时也给教师创造了一个发挥的舞台。

就一门课程而言，教材的选定和课时安排都十分重要。理论课时和实训课时的比例是否合理，直接影响到教学目的的实现以及教学质量和效果。笔者把商务文秘英语中的写作和口语部分理论课和实训练笔的课时比例设为1：1，采取的是“学一练一”的强化训练方式。其他部分的实训内容也占到了总学时的40%，与传统的教学相比，大幅度增加了实训的学时，为学生接受专业训练保证了时间。实践证明这样的安排对高职教学而言是合理的、必要的和适当的。

三、高职商务文秘英语实训教学的有效途径和方式

加强专业课实训教学，目的是为学生提供一个理论联系实际的操作平台，增强教学效果。教师应做有心人，根据课程内容的特点、技能训练的要求以及学生的接受程度，去选择适当的方式，用心设计实训方案，用心组织方案的实施，用心引导学生进入“秘书”的角色，进入“学习”的境界。主要有三种实训的方式：

(1) 校内学习实训

1. 在校内建立模拟办公室：将一间大教室设计成培养秘书的实验室，模拟成为一个公司，并设有总经理办公室和几个秘书工作间和接待室。每个工作室都配置电脑并联成网络，并在接待处设程控交换机，配有打印机、传真机、扫描仪等办公自动化设备。同时也可以对此公司做CIS企业形象设计，让学生自己创造企业文化和设计各种企业标识以及制定企业制度。这间模拟实验室可以成为学生的实践基地，实训内容包括写作、速记、对话、管理、公关、打字、计算机和网络操作、秘书礼仪、商务谈判等等涉外秘书实践课的单项技能训练和综合能力训练。模拟办公室给师生提供了一个逼真的场景，提高了学生参与的积极性和真实性。

2. 在课堂上进行案例教学法：商务文秘英语中的很多知识点都可以运用多种生动的案例让学生用所学的理论知识进行分析，通过这种有效的方法使学生真正懂得应该如何做，不应该如何做，把理论知识的介绍和实际案例的经验教训有机结合起来。同时，也让学生在生动、具体、实在的案例的示范作用下，牢牢掌握教师要传授的知识。例如，在学习办公室礼仪这章节中，笔者截取了电影《穿普拉达的女王》这部十分受学生喜爱电影的片断，让学生通过自己的欣赏去判断女主人公在没有训练前和经过训练后的区别，效果非常好。教师用生动而丰富的影象代替了原本枯燥的讲解，而学生也在欣赏和对比中深化了理论知识。再如，在讲解企业营销策略时，笔者举了麦当劳和肯德基的案例，让学生对两个熟知的品牌进行对比和参照。学生自己动手通过网络调查和实际调研，得出了两者在营销策略上的区别。

教学是一种双向交流活动，是教师和学生之间合作、配合的过程。教师透彻掌握和熟悉要使用的案例，并对实训教学做精心设计，是保证案例教学效果的前提，只有实在、生动、适当的案例才能真正激发学生的学习热情和兴趣。

(2) 校外实习实训

课堂外的实训教学可以跟第二课堂相结合，布置课题让学生开展调查研究、实习、参与学校和校外单位联合活动的组织工作。可以让学生到外企进行实践活动，参观实际办公室操作过程，或者分期分批辅助或担任办公室秘书工作，并制定人员加强指导。在实训过程中，学生把所学的理论知识运用到实践中，用实践去检验所学知识的正确性，同时培养了学生的综合技能，提高了学生的综合素质，缩短了学生从学校走向社会的“后熟期“。

(3)“职业资格证书”实训

高职是以能力为本位的教育，是以培养高级应用型、技能型人才为目的。教育目的和教育内容的职业性及教学环节的实践性是职业技术教育的本质特征。基于这种认识，学院明确要求学生在完成学科教育的同时完成职业技能培养，学生在毕业时取得“双证书”，既毕业证、计算机证、英语等级证和相关专业的职业资格证书。结合本学科的特点，笔者在教授商务文秘英语课程过程中穿插了BEC(剑桥商务英语)证书资格考试的内容，此资格证书考试的内容分成听、说、写三个部分，与本课程紧密联系在一起。通过考取职业资格证书这特殊的实训，学生拥有了更丰富的商务知识和更多的实际操作能力。

商务文秘英语是高职应用英语专业或文秘专业的一个具体课程，其实训教学可以跟整个专业的实训或实习相结合，也可以在课堂教学中作为单独学科独立进行。但实训教学应是一个动态发展的过程，教师要有敏锐的嗅觉，随时关注学科的发展，根据市场的需要及时调整教学内容和方法，以确保学科中实训教学的切实效果。

参考文献：

[1]教育部高教司.高职高专教育英语课程教学基本要求[M].北京：高等教育出版社，2002.

[2]武士勋，张海燕，邓西录.高职学生综合能力培养及其实施方案.教育与职业，，(11).

[3]刘润清.中国高校外语教学改革现状与发展策略研究[M].外语教学与研究出版社，.

[4]管俊.对商务英语专业教学改革的探讨[J].南京工业职业技术学院学报，2004，(4).

篇3：涉外文秘英语实训教学初探

一、高职涉外文秘专业英语类课程设置背景及现状分析

(一)高职院校涉外文秘专业英语类课程设置的背景分析

1. 经济背景。

随着我国社会主义市场经济制度的逐步完善以及改革开放程度的不断加深,我国的外向型经济得到迅速发展,涉外型企业也呈现出逐渐增多的趋势,随着这些企业对涉外文秘的需求也大量增加,要求也进一步提高。在这种市场经济背景下,涉外型企业要求涉外秘书既要拥有较高的企业管理能力,掌握相应的理论知识,亦要求其具有较强的商务公关、经济法规、谈判等方面的英语运用能力,便于更好地从事本企业的涉外管理、调研以及策划宣传等方面的工作。因此,有必要培养具有较高英语技能的现代化涉外文秘人才,适应我国社会主义市场经济背景下涉外企业对人才的需求。

2. 教育背景。

为更好地适应21世纪时代背景下我国及全球的经济发展需求,我国教育部提出21世纪高等职业教育要注重实践教学,加强对学生专业应用能力和实践能力的培养。因此,高职涉外文秘专业英语类课程的设置必须以培养学生的英语实践技能及应用能力为主要目标,追求学生英语“核心能力”和“核心知识”的双层提高。

(二)高职院校涉外文秘专业英语类课程设置的现状分析

在以上经济、教育以及职业背景下,据相关调查数据表明,全国共有762所高职院校开设有文秘类专业,具体方向约有50个,但在这50个左右的文秘专业方向中,还有部分方向是与其他专业方向相重叠的,这在一定程度上掩盖了高职院校涉外文秘专业设置的特色化。总体而言,高职院校涉外文秘专业的英语类课程设置现状表现如下:

1. 作为涉外文秘专业特色课程之一的英语类课程设置在高职院校涉外文秘专业建设及改革中的体现并不十分突出,且英语类课程设置未能与涉外文秘专业其他课程内容进行有机融合,缺乏针对性,未能充分体现涉外文秘专业的职业特色。

2. 涉外文秘专业英语类课程教学实践水平偏低,模拟商事活动实践教学比例尤其较低,有些院校甚至只是简单地走走过场,极大地制约了学生实践能力的提升。

3. 涉外文秘专业英语类课程定位的失真性,涉外文秘专业的最终教学目标在于为经济社会发展培养出应用型、实践型以及创新型人才,这就意味着涉外文秘专业人才在走上工作岗位后其要熟练运用自身的英语知识及能力,处理各种相关的涉外事务。

但目前多数高职院校将涉外文秘专业的英语类课程定位成辅助性课程,即辅助以“办文、办事、办会”为核心的“三办”专业型中文类课程,这一定位的失误性不仅严重制约了高职生对涉外文秘专业英语类课程学习兴趣的提升,亦限制了其英语技能的提高。

二、高职涉外文秘专业英语类课程设置内容

(一)涉外英语文书写作

涉外英语文书写作是涉外文秘专业人才必须具备的核心能力之一。因此,高职涉外文秘专业英语类课程设置应包括该方面的内容,在熟练掌握各种文书格式的基础上,学会书写以下类型的涉外英语文书:(1)咨询、还盘类的英语文书;(2)用于货物或者是钱款、邀请函等方面的接收确认英语文书;(3)各类订单合同的英语文书;(4)用于支付信用证这一类的英语文书;(5)产品包装、搬运等方面的英语文书;(6)保险类的英语文书;(7)投诉、索赔等方面类型的英语文书。在这类英语文书写作课程的设置过程中,要将专业英语知识与专业业务能力培养有机融合在一起,以便于学生在日后工作岗位上能够熟练运用自己学到的专业知识,做到学以致用。

(二)涉外文秘事务处理

各项涉外事务的处理是涉外文秘专业人才必须熟练掌握的重中之重。因此,高职涉外文秘专业英语类课程的内容设置必须包含基于英语表达的涉外文秘事务处理。根据国家文秘职业的标准规范,高职涉外文秘专业涉外文秘事务处理课程设置应包括以下几方面:(1)基于英语文化背景下的办公室环境布置;(2)基于英语文化背景及管理机制下的办公室用品及设备管理;(3)基于英语文化背景下的接待能力培训;(4)涉外会议的组织与服务;(5)基于英语文化背景下的办公室日常事务处理。从中可以看出,涉外文秘在处理这些办公室日常工作的过程中很明显需要融入专业的英语知识才能完成,如就内外宾接待而言,其需要熟练掌握英语表达以及英语文化背景下的接待礼仪,以便于在内外宾接待的过程中能够进行双语交流,并在内外宾进行会见或者是会谈工作的过程中,熟练运用双语进行相关工作细节的操办,合理安排商务宴请活动等;而在会议组织和服务过程中,则在会议筹备阶段用双语安排日程,在会中进行双语翻译,在会后进行会议纪要的双语编制等,这一系列的活动都离不开秘书对英语专业知识的熟练应用。

三、高职涉外文秘专业英语类课程设置的有效措施

(一)明确涉外文秘岗位职业要求,构建特定能力型英语课程设置体系

高职院校涉外文秘专业英语类课程设置的前期工作首先是要明确涉外文秘岗位的职业要求,以培养出符合社会需要的人才,以不同产业行业对涉外文秘人才的需求为课程设置的向导。高职院校涉外文秘专业所对应的职业岗位主要是秘书、助理等其他相关的文员类岗位群,其主要工作职责包括对内、对外两大部分,对内主要是进行办公室或者是上司日常事务的处理,具体分为会议组织与服务、材料整理与归档、组织协调等;对外则主要是相关的一些对外交往与接待事务。这就意味着高职涉外文秘专业英语类课程的设置必须要在明确以上对内、对外两大方面岗位工作职责的基础上开展,分析该岗位所需的能力及知识,以能力本位为基本指导思想及英语类课程的设置原则,专注于对学生日常英语会话、商务英语谈判技能、现场翻译等方面英语能力的培养。

(二)确定高职涉外文秘专业英语类课程设置目标,提高教学的针对性

英语类课程对于高职涉外文秘专业来讲不是一门辅助性课程,相反是一门体现其学科特色化的课程。因此,在高职涉外文秘专业英语类课程的设置过程中,首先要对其进行重新定位,确定课程设置目标,以在此基础上提高高职涉外文秘专业英语类课程教学的针对性。在第一阶段设置基础语言课程板块,注重学生基础英语“听、说、读、写”方面能力的培养和提升;在第二阶段设置实用语言课程板块,包括涉外文书写作、商务英语口语能力实训等课程,提升学生的英语实践能力;在第三阶段设置跨学科英语课程板块,开设BEC、口译以及文字翻译等方面的课程,并向学生讲授旅游英语、英语文学等具有明显跨学科性质的英语知识,培养学生的英语综合应用能力,拓宽其英语知识面。

(三)面向职业化,构建以职业能力为本的模块化英语类课程体系

在21世纪经济全球化发展背景下,涉外企业要求优秀的文秘工作者必须同时拥有基本的英语知识以及专业的用于会见、商务谈判、项目沟通以及接待等方面的商务英语,以更好地协助上司解决相关涉外业务的实际需求,充分发挥文秘这一职业的价值。因此,高职涉外文秘专业英语类课程必须进行合理的设置,以对学生职业能力的培养为主线,以市场对涉外文秘专业人才的要求为导向,实现涉外文秘专业课程体系设置的职业化和模块化,并确保模块化课程设置与涉外文秘工作主要岗位群的相对应性,具体措施包括:

1. 通过对涉外文秘专业原有的英语类课程体系进行删减、增设以及重组等,将其整合成包括语言技能、职业技能以及综合素质培养在内的模块化课程体系,既注重学生语言运用技能的培养,亦注重对学生商务职业技能的培养,同时更加注重对学生综合素质的培养,通过培养学生的职业精神及职业道德来增强学生对涉外文秘职业的认同感。

2. 在每个模块的课程设置上,要着重开发与涉外文秘工作岗位群相对应的课程,本着就业的原则,培养学生的核心岗位技能,如就职业技能模块的课程设置而言,根据涉外文秘工作主要岗位群,可细分为跨文化商务英语交际课程、饭店英语课程、会展及服务礼仪英语课程、计算机辅助翻译课程、商务英语口译课程等,培养学生的职业能力。

综上所述可知,高职涉外文秘专业英语类课程的设置要根据高职涉外文秘专业的课程内容及经济社会发展对涉外文秘人才的能力要求,采取相应的有效措施优化涉外文秘专业人才的培养途径,提高该专业学生的职业技能,增强其就业竞争能力。

参考文献

[1]陈光.高职涉外文秘专业英语类课程设置要论[J].广东轻工职业技术学院学报,2011(4):32-36.

[2]齐巧云.高职商务英语课程设置现状与问题研究[J].滁州职业技术学院学报,2016(1):73-75.

[3]薛睿.涉外文秘专业现状及改进措施[J].赤峰学院学报(汉文哲学社会科学版),2014(8):261-262.

[4]李君奇,崔广利,杨永志,等.高职教育文科类专业课程设置研究:以高职教育文秘专业为例[J].河北师范大学学报(教育科学版),2010(2):103-107.

[5]贾丽萍,王朝晖.“职业化”高职商务英语及课程设置课程体系构建[J].成都纺织高等专科学校学报,2013(4):77-79.

篇4：文秘专业校内仿真实训初探

关键词：文秘；校内实训；仿真环境

本文着眼于文秘专业的校内教学，初步探讨以仿真办公室为基础，以仿真教学软件为辅助，以“模拟公司”教学法为实现途径的实训仿真环境建设，并就具体的操作方法进行一般性介绍，冀对文秘专业教育教学和人才培养贡

献绵薄。

一、实训环境的仿真建设

（一）仿真一体化办公室建设

文秘人员从业的办公环境就是办公室环境，仿真办公室是文秘专业实训环境的硬件设施和首要条件。为了节约空间和完整地体现办公室功能，我们进行了仿真一体化办公室建设，其构建要融合秘书工作的各项职能，完全按照真实的办公条件和办公环境来进行，内容包括办公材料仿真和空间布局仿真。在建设工作中，我们注重做、学、教相统一，充分发挥学生的积极性，让学生参与建设，在参与中达到锻炼的目的。

１．在办公材料上，仿真一体化办公室完全按照企事业单位办公室的办公材料构建而成。具体操作以现代化公司的办公设备为参照，选择先进的、齐全的办公物资。从满足一般实训需求的角度，这些物资设备主要包括办公桌、屏风、打印机、复印机、档案柜、一体机、电话、电脑、碎纸机、传真机、打孔机等，还一些小型的办公用品，如文件夹、装订机、回形针、印油、材料纸、复印纸、文件袋、文件盒、登记簿等。同时，我们还仿真公文和模拟印章，以在公文处理实训过程中既达到实践性操作的高度仿真，不会产生真实的效力。

２．在空间布局上，为了节约空间和完整地体现秘书工作的各项职能，我们把办公室、文印室、档案室融合为一个仿真一体化办公室。仿真一体化办公室大致分成三个区域，即办公区、文印区、档案区。每个区域都根据现行公司办公室的布局规范进行合理的布局，是真实办公室的模拟再现。

办公区采用的是开放式办公室模式，具体又包括接待区和业务处理区。接待区放置茶座和椅子，设在近门处，以便送往迎来不对办公构成太大影响；业务处理区则设在办公室中央区域，彼此间可用１米左右高度的屏风分隔，所有座位的朝向统一朝向大门，分成两排，双向而坐，办公时可以相互合作又不会相互干扰。业务处理区的办公桌上配备了电脑、电话、打印机、文件夹、装订机、起钉机、浆糊、计算器、回形针、印油等日常办公设备和用品，以便学生在具体实践操作中学习文秘工作各项技能。办公区整体采用直线式条块组合，教师桌或领导桌单独出来，放置于业务处理区的右上方，便于纵观全局、指导和监督。

文印区包括先进的复印机、速印机、一体化打印机、扫描仪、碎纸机和各种规格的复印纸，位于办公区旁边靠墙位置，关窗并安装深色窗帘，以防日晒，保护设备，也使布局更加美观。

档案区放置档案柜和档案架，文件夹、文件袋、文件盒若干置于其中，另配一套办公桌和办公椅，以及登记簿、打孔机、白色装订纱线、裁纸刀、香糊等档案处理用品。档案区与办公室区和文印区之间使用高屏风相隔，位于一体化办公室的最里面，以加强档案保密和维护。

（二）仿真网络无纸化办公环境的建设

在仿真办公化办公室环境的建设硬件建设的基础上，还要辅之以仿真办公软件的应用，建设仿真网络无纸化办公环境，从而使实训办公室在硬件和软件上都实现真正彻底的仿真。

在现代化、信息化迅猛发展的今天，文秘人员的办公模式也日新月异，新型的网络化办公向传统的“公文往返式”办公提出挑战，方便、快捷的电子政务得以推广，并迅速地在全球兴起一股“无纸化办公”的新潮流。面对时代发展、科技进步，我们积极主动应对，不断改革教学内容，把自动化、网络、无纸化办公的新知识、新技能引进文秘实践课堂，强化文秘职业技能训练，而在校内仿真实训环境的建设上，我们要积极营造一个新型的无纸化办公环境，以满足时代给秘书工作提出的新的要求。

实行无纸化办公一个必备条件就是办公自动化平台的搭建，安装运用与其相适应的办公自动化系统，如可安装浙科办公自动化模拟软件。这类软件或系统一般具有信息管理、文件管理、邮件管理、公文管理、网络会议、工作流程管理等功能。利用这些功能，基本能实现办公的无纸化。

我们在校内仿真实训环境的建设上，加强了办公自动化平台的搭建，在仿真一体化实训室安装办公自动化模拟软件，积极营造一个真实的新型无纸化办公环境，通过组织学生学习和运用办公自动化模拟软件，掌握现代文秘人员无纸化办公的职业技能。

二、“模拟公司”教学法在文秘仿真实训环境中的运用

（一）“模拟公司”仿真公司情景环境建设

在文秘校内实训教学中，我们通过办公自动化模拟软件，有意识的把文秘专业按照年级和班级分成若干公司和分公司，设置不同公司之间进行交流和贸易往来，以及同一公司之间进行紧密协作，从而构建一个仿真公司环境。

在这个仿真的公司环境里，每个年级和班级的学生都应了解和熟悉自己所在公司的名称、性质、主要业务及运作方式，在其中经历全部业务操作过程，了解和弄清各环节之间的联系。学生可以在此进行文秘办文模拟实训、文秘办会模拟实训、文秘办事模拟实训、文秘档案模拟实训。模拟时除货物、资金和印章是虚拟的不发生实体转移和不生效外，其他如收发文、接听电话、会议组织、接待工作、文件打印、档案管理等均按照现实的秘书活动进行设计和运作。

（二）“模拟公司”角色的扮演

按照现行公司的组织结构，对办公自动化系统中的模拟公司结构进行划分。一般由指导教师担任公司董事长，由董事长根据公司产品和服务项目的不同，在每个公司或分公司下设总经理和若干部门，如：秘书部、财务部、人事部、市场部、研发部、客服部、宣传部等，每个部门下面又分部长和成员。此划分结构确定下来后，可在办公自动化软件里的公司结构图上直接设置。

学生明确自己在公司的角色后，应及时登陆办公自动化系统，以明确自己的任务和职责，办公自动化软件会自动设置不同角色的使用权限，并且，每个成员的分工和角色定位会在办公自动化软件上记录下来，以便人事部门利用软件进行人事的无纸化办公管理。

教学过程就是老师和学生进入工作岗位，进行公司角色的扮演。在学生进行公司角色扮演时，我们对学生提出两点要求：其一，强调着装和语言必须符合其角色。在着装上，要看场合穿服装，学生进行角色扮演时就像其他公司的职员上班一样，办公场合应穿套装、正装，不许穿休闲装、牛仔裤；在语言上，扮演同一公司职员的学生谈话时提及公司应讲“我们公司……”，在商务活动中要使用尊称“您”，在接听电话时注意电话礼仪：“你好！我是××公司的××”，见到领导要有礼貌的称呼“经理”“部长”等。其二，行为、思想符合其角色。如扮演总经理的学生就要有全局的眼光和思想，思考公司的运作和前景，为公司前景作策划，当然行为上要起到领导者的引导作用；而每个部门的成员则要从本部门的性质和主要业务着眼，思考问题，及时收集信息，提出建议，积极主动做好本职工作。这些心理和行为方面的适应性，对学习场所向劳动现场过渡的氛围环境营造非常有效，學生经过角色扮演可以真实体验“职业人生涯”。这就是“模拟公司教学法”效用的关键所在，让学生自觉进行角色的转变，由学习者转向劳动者，从学生思维转向职业思维。

（三）“模拟公司”项目任务的实施

“模拟公司”运作的基本方式是在“工作岗位”上学习。在“工作岗位”上就是项目任务的承担和实施，“模拟公司”的运作就是职员在一项项的项目任务实施中自主的学习过程。

教师，也就是董事长，要给出目标任务；各总经理、部长、职员则要围绕这个任务寻找实施解决的途径，收集资料或将先前所学的理论知识运用到实际操作中，完成项目任务。在整个教学过程中，教师和学生模仿公司企业中的上下级关系。上司即老师是掌握全局的项目任务的制定和给予者，所以教师要根据教学内容和要求精心设计任务，给学生一个多向思考的空间，激活学生的思维，让学生自己判断并找出有用的信息，从而由被动的学习逐渐转变为自主的学习。

项目任务实施的过程，实质上创造出了教与学和师生互动的公司交往的仿真情境。在这种情境中，通过反复练习，可逐步形成自然的、符合现实秘书活动要求职业行为能力，即在专业能力、方法能力、社会能力和个性方面得到发展。而这个过程也符合职业教学原则下的学习情境建设的要求，即符合建构优先原则下的“学生主动存在”、“教师反应存在”以及“情境真实存在”。

篇5：文秘专业校内仿真实训初探论文

摘 要：实践教学是培养学生的职业技能、职业资格、职业能力的重要途径，建设与其相适应的校内实训仿真环境是实现校内实践教学的先决条件，而校内实训环境的仿真程度则是决定校内实践教学成果的关键因素。本文通过仿真一体化办公室建设和仿真网络无纸化办公环境的建设来讲述文秘实训环境的仿真建设；通过“模拟公司”教学法在文秘仿真实训环境中的运用来探讨在文秘校内实训静态仿真环境下的动态情景的建设。

关键词：文秘；校内实训；仿真环境

本文着眼于文秘专业的校内教学，初步探讨以仿真办公室为基础，以仿真教学软件为辅助，以“模拟公司”教学法为实现途径的实训仿真环境建设，并就具体的操作方法进行一般性介绍，冀对文秘专业教育教学和人才培养贡献绵薄。

一、实训环境的仿真建设

（一）仿真一体化办公室建设

文秘人员从业的办公环境就是办公室环境，仿真办公室是文秘专业实训环境的硬件设施和首要条件。为了节约空间和完整地体现办公室功能，我们进行了仿真一体化办公室建设，其构建要融合秘书工作的各项职能，完全按照真实的办公条件和办公环境来进行，内容包括办公材料仿真和空间布局仿真。在建设工作中，我们注重做、学、教相统一，充分发挥学生的积极性，让学生参与建设，在参与中达到锻炼的目的。

1．在办公材料上，仿真一体化办公室完全按照企事业单位办公室的办公材料构建而成。具体操作以现代化公司的办公设备为参照，选择先进的、齐全的办公物资。从满足一般实训需求的角度，这些物资设备主要包括办公桌、屏风、打印机、复印机、档案柜、一体机、电话、电脑、碎纸机、传真机、打孔机等，还一些小型的办公用品，如文件夹、装订机、回形针、印油、材料纸、复印纸、文件袋、文件盒、登记簿等。同时，我们还仿真公文和模拟印章，以在公文处理实训过程中既达到实践性操作的高度仿真，不会产生真实的效力。

2．在空间布局上，为了节约空间和完整地体现秘书工作的各项职能，我们把办公室、文印室、档案室融合为一个仿真一体化办公室。仿真一体化办公室大致分成三个区域，即办公区、文印区、档案区。每个区域都根据现行公司办公室的布局规范进行合理的布局，是真实办公室的模拟再现。

办公区采用的是开放式办公室模式，具体又包括接待区和业务处理区。接待区放置茶座和椅子，设在近门处，以便送往迎来不对办公构成太大影响；业务处理区则设在办公室中央区域，彼此间可用1米左右高度的屏风分隔，所有座位的朝向统一朝向大门，分成两排，双向而坐，办公时可以相互合作又不会相互干扰。业务处理区的办公桌上配备了电脑、电话、打印机、文件夹、装订机、起钉机、浆糊、计算器、回形针、印油等日常办公设备和用品，以便学生在具体实践操作中学习文秘工作各项技能。办公区整体采用直线式条块组合，教师桌或领导桌单独出来，放置于业务处理区的`右上方，便于纵观全局、指导和监督。

文印区包括先进的复印机、速印机、一体化打印机、扫描仪、碎纸机和各种规格的复印纸，位于办公区旁边靠墙位置，关窗并安装深色窗帘，以防日晒，保护设备，也使布局更加美观。

档案区放置档案柜和档案架，文件夹、文件袋、文件盒若干置于其中，另配一套办公桌和办公椅，以及登记簿、打孔机、白色装订纱线、裁纸刀、香糊等档案处理用品。档案区与办公室区和文印区之间使用高屏风相隔，位于一体化办公室的最里面，以加强档案保密和维护。

（二）仿真网络无纸化办公环境的建设

在仿真办公化办公室环境的建设硬件建设的基础上，还要辅之以仿真办公软件的应用，建设仿真网络无纸化办公环境，从而使实训办公室在硬件和软件上都实现真正彻底的仿真。

在现代化、信息化迅猛发展的今天，文秘人员的办公模式也日新月异，新型的网络化办公向传统的“公文往返式”办公提出挑战，方便、快捷的电子政务得以推广，并迅速地在全球兴起一股“无纸化办公”的新潮流。面对时代发展、科技进步，我们积极主动应对，不断改革教学内容，把自动化、网络、无纸化办公的新知识、新技能引进文秘实践课堂，强化文秘职业技能训练，而在校内仿真实训环境的建设上，我们要积极营造一个新型的无纸化办公环境，以满足时代给秘书工作提出的新的要求。

实行无纸化办公一个必备条件就是办公自动化平台的搭建，安装运用与其相适应的办公自动化系统，如可安装浙科办公自动化模拟软件。这类软件或系统一般具有信息管理、文件管理、邮件管理、公文管理、网络会议、工作流程管理等功能。利用这些功能，基本能实现办公的无纸化。

我们在校内仿真实训环境的建设上，加强了办公自动化平台的搭建，在仿真一体化实训室安装办公自动化模拟软件，积极营造一个真实的新型无纸化办公环境，通过组织学生学习和运用办公自动化模拟软件，掌握现代文秘人员无纸化办公的职业技能。

二、“模拟公司”教学法在文秘仿真实训环境中的运用

（一）“模拟公司”仿真公司情景环境建设

在文秘校内实训教学中，我们通过办公自动化模拟软件，有意识的把文秘专业按照年级和班级分成若干公司和分公司，设置不同公司之间进行交流和贸易往来，以及同一公司之间进行紧密协作，从而构建一个仿真公司环境。

在这个仿真的公司环境里，每个年级和班级的学生都应了解和熟悉自己所在公司的名称、性质、主要业务及运作方式，在其中经历全部业务操作过程，了解和弄清各环节之间的联系。学生可以在此进行文秘办文模拟实训、文秘办会模拟实训、文秘办事模拟实训、文秘档案模拟实训。模拟时除货物、资金和印章是虚拟的不发生实体转移和不生效外，其他如收发文、接听电话、会议组织、接待工作、文件打印、档案管理等均按照现实的秘书活动进行设计和运作。

（二）“模拟公司”角色的扮演

按照现行公司的组织结构，对办公自动化系统中的模拟公司结构进行划分。一般由指导教师担任公司董事长，由董事长根据公司产品和服务项目的不同，在每个公司或分公司下设总经理和若干部门，如：秘书部、财务部、人事部、市场部、研发部、客服部、宣传部等，每个部门下面又分部长和成员。此划分结构确定下来后，可在办公自动化软件里的公司结构图上直接设置。

学生明确自己在公司的角色后，应及时登陆办公自动化系统，以明确自己的任务和职责，办公自动化软件会自动设置不同角色的使用权限，并且，每个成员的分工和角色定位会在办公自动化软件上记录下来，以便人事部门利用软件进行人事的无纸化办公管理。

教学过程就是老师和学生进入工作岗位，进行公司角色的扮演。在学生进行公司角色扮演时，我们对学生提出两点要求：其一，强调着装和语言必须符合其角色。在着装上，要看场合穿服装，学生进行角色扮演时就像其他公司的职员上班一样，办公场合应穿套装、正装，不许穿休闲装、牛仔裤；在语言上，扮演同一公司职员的学生谈话时提及公司应讲“我们公司……”，在商务活动中要使用尊称“您”，在接听电话时注意电话礼仪：“你好！我是××公司的××”，见到领导要有礼貌的称呼“经理”“部长”等。其二，行为、思想符合其角色。如扮演总经理的学生就要有全局的眼光和思想，思考公司的运作和前景，为公司前景作策划，当然行为上要起到领导者的引导作用；而每个部门的成员则要从本部门的性质和主要业务着眼，思考问题，及时收集信息，提出建议，积极主动做好本职工作。这些心理和行为方面的适应性，对学习场所向劳动现场过渡的氛围环境营造非常有效，学生经过角色扮演可以真实体验“职业人生涯”。这就是“模拟公司教学法”效用的关键所在，让学生自觉进行角色的转变，由学习者转向劳动者，从学生思维转向职业思维。

（三）“模拟公司”项目任务的实施

“模拟公司”运作的基本方式是在“工作岗位”上学习。在“工作岗位”上就是项目任务的承担和实施，“模拟公司”的运作就是职员在一项项的项目任务实施中自主的学习过程。

教师，也就是董事长，要给出目标任务；各总经理、部长、职员则要围绕这个任务寻找实施解决的途径，收集资料或将先前所学的理论知识运用到实际操作中，完成项目任务。在整个教学过程中，教师和学生模仿公司企业中的上下级关系。上司即老师是掌握全局的项目任务的制定和给予者，所以教师要根据教学内容和要求精心设计任务，给学生一个多向思考的空间，激活学生的思维，让学生自己判断并找出有用的信息，从而由被动的学习逐渐转变为自主的学习。

篇6：涉外文秘

McDonald’s Corporation

Lecturer：Liu Dongbiao(刘东彪)

Group 3

Wang Xiaoqian(王晓倩)Wang Yongshen(王永升)

Liu Huihui(刘慧慧)Li Luming(李路铭)

Huang Chao(黄超)

2011.6.3

1.Introduction

McDonald’s Corporation is the most biggest fast food group in the world.It was founded by two Jewish.In the year of 1961, it was taken over by an American called Clarke who was regarded as the father of the fast food industry.Clarke introduced his products to the markets and he was also the first one to introduce the instant eating conception to the public.Till 1965, McDonald’s stock entered the market, after which its value has been increasing nearly vertically all the time.Thus McDonald’s has established the kingdom of hamburger in the whole globe.Recently McDonald’s Corporation has 14,000 multiple stores throughout 72 countries which serve for 28 million consumers every day.Moreover, McDonald’s Corporation has been developing by opening one new multiple store per 7.3 hours.2.Analysis on the corporation concept of McDonald’s

Firstly we need to know a concept called “CI”.CI is short for corporate identity, which means the identity of corporate image or brand image.CI is also called CIS(Corporate Identity System)which stands for the identity system of corporation or group image.Furthermore, it’s a management strategy which involvesthe innovation of it’s own concept culture, behaviors and visual identity.It’s also a managing strategy aiming at creating a corporation image impregnated with various characteristics and specialties to gain the recognition of both the innate public and the exterior public.In 1960s Americans firstly put forward the conception of CI in the corporation management.It’s said that the conception was firstly adopted by IBM(International Business Machines, a corporation in America).CI consists of MI, VI, BI(mind identity, visual Identity, behavior identity)

1)McDonald’s MI

MI means the combination of corporation ideas.It includes managing concept, managing aims, career goals, corporation spirits, managing concepts, consumer concept, value concept and so on.In McDonald’s Corporation, every manager must comply to the managing concept: Q S C+ V

Q definitely stands for quality.McDonald’s is quite strict in quality management.For instance, Coca Cola which is sold with hamburgers has been tested that when it’s temperature is 4℃,the favor is best.So the temperature of Coca Cola is required to maintain at 4℃ when it is being sold.From which we can see how strict McDonald’s management is.S means service which includes the comfort sense of shops, the upset of managing time, service attitude and so on.All the shop assistants would smile when they communicate with consumers, which would make consumers feel relaxed.And the interval between the consumer’s having chosen his food and their getting the food

will not be over 1 minute.McDonald’s multiple storesput the considerate and convenient service in the first place.In order to accommodate the needs of the passengers on the high-way, McDonald’s has opened lots of stores on the two sides of high-ways.They install a dialing machine in the place which is 10 meters away from their stores.When people pass by they can order the food through the dialing machine and get it when they pass by the store.C stands for cleanness.“you would rather did cleaning than leaned against the wall to have a break”.For the purpose of appealing to consumers, McDonald’s keeps their shops clean all the time and make their efforts to change the bias from the public that “cheap restaurants are not clean”.In the shop assistants’ daily principle, men must shave moustache and fingernails and keep the mouth clean and take a shower regularly.For woman, they must wear hair nets.Once the consumer leaves, shop assistants would clean the table instantly.V means value conveying the McDonald’s conception that “offer foods of high value and high quality to consumers”.For the purpose ofcarrying out the corporation’s managing concept utterly, McDonald’s appoint employees of the headquarters to evaluate the progress of multiple stores all over the world.2)McDonald’s VI

VI(visual identity)is the visualization of corporation identity or brand identity.It conveys the corporation or brand characteristics through the exhibition for unity, standardization of corporation or brands.VI includes primary elements(such as corporation name, brand name, symbols and so on)and applying elements(official goals, environment display, traffic tools and so on).Among the McDonald’s visual identities, the standard color yellow and the corporation symbol “M” are the most successful ones.Yellow let people think of the foods whose prices are average.What’s more, the level of this colour’s recognition is quite high.The design of “M” is gentle which stirs people to step into the store.The double arches resemble the first letter of “McDonald’s” bitterly.As the brand picture of McDonald’s stores the golden yellow double arches have not only special characteristics but strongly penetrative strength.Colour is one of McDonald’s managing strategies as well.Say traffic signals, red stands for “stop” while yellow stands for “notice”.McDonald’s take advantage ofthis.The bottom color of the signboard is red, while the brand “M” above is yellow.When you see red, will you stop to have a look? When you see the golden yellow “M” will you arouse the eager of eating?

It can be a successful commercial strategy appropriately in visual system.3)McDonald’s BI

BI conveys the corporation managing features through various employees’ behaviors and various producing and managing activities which includes leader education,employee training, regulations, quality control, behavior principles, entertainments, charity activities and so on.Advertisements

Nowadays McDonald’s would spend 600 million dollars on advertisements every year, of which most are spent on TV advertisement.McDonald’s managers think that McDonald’s is not the typical consuming career or the average restaurants.In their eyes “McDonald’s is not a food industry but an entertainment industry.McDonald’s is fond of applying peculiar methods to catch media’s fancy.Taking part in charity activities

McDonald’s headquarters require the owners of their multiple stores to participate the local charity activities so that that can be local news easily.Focusing on different markets McDonald’s take different measures.For example, in the family-centered market, they donate the income of selling hamburgers to the local schools.As estimated, McDonald’s would donate 4% of its total income to various charity activities every year.McDonald’s Uncle

As the image expresser of McDonald’s, McDonald’s Uncle is famous for his lovely appearance.McDonald’s would spend sums of money on the announcement of McDonald’s Uncle.The board think that he shouldn’t be something of a father while he should do the things children like to do despite he is an adult.In the USA, McDonald’s Uncle’s status is as important as that o f Santa Claus(Father Christmas)so McDonald’s win the most of the children’s market.3.Analysis on the managing features of human resources

1)Experience is superior to the background

McDonald’s own a large reservation troop which are composed of college students.30% of the employees are from the food service schools.40% of them are from commercial schools, the others are composed of college students, engineers.McDonald’s break through the rotten conception and employ large sums of young employees who have no working experience.2)Diversity and tolerance

For the purpose of eliminating the discrimination of minorities, females, homosexuals, developing diversity and tolerance, adopting and taking up diversity education, McDonald’s has build up cooperation relationship with Chinese-Americans, the handicapped and so on.So more than 40% of McDonald’s café owners or managers are women or minority emigrates.3)The unique promotion system

The feature of McDonald’s promotion system is unique and novelty.If

people haven’t cultivated the successor of his or her current occupation, he or she will not be promoted.Thus the environment is like a roster gear.Everyone has to promise to take their pains in cultivating his successor because that matters his reputation and prospects in the corporation.suggestions

篇7：涉外文秘的自我评价

我是浙江越秀外国语学院国际交流学院涉外文秘xx届毕业生，乐观大方、坚强自信、勤奋好学，具有很强的团队精神和责任心。我坚信“汗水和收获是最忠实的伙伴”。

三年来，在老师的教育及个人的.努力下，我具备了扎实的专业基础知识，掌握了秘书写作、秘书语言与交际、公共关系、办公自动化、秘书学等专业课程。同时也拥有一定的分析和设计能力。通过在校期间的试验实习和课程设计的训练我具备了较强的动手能力。在课外时间里我阅读了大量的书籍。不但充实了自己，也培养了自己多方面的技能。除了在学好本专业的知识外，我对计算机知识进行了比较系统地学习和熟练地应用学习过电脑操作技术，能适应现代化办公的工作需要。在校学习期间，注意思想品德修养，严格要求自己，积极参加社会实践活动。在这些活动中，我不仅锻炼了自己的组织能力，更加强健了自己的身体素质。

在业余生活我是体育爱好者，热衷与乒乓球，羽毛球等，我觉得拥有良好的身体是一切工作的基石;在工作中，我注重团体的协作，以求通过大家的群策群力，获得最好的效果，这培养了自己坚强自信的性格，以迎接未来激烈的挑战。

篇8：涉外文秘毕业论文

自考本科毕业论文

编 号：

考 籍 号：

姓 名：

题 目：

指导教师：

电 话：

专 业：

通讯地址：

邮 编：

关键字

目 录

摘要………………………………………………………………………………………………………………………….1 前 言..............................................................................................................................2 正文

1、秘书的时代涵义.....................................................................................................4

2、秘书工作的特点...................................................................错误！未定义书签。

2.1综合性............................................................................错误！未定义书签。2.2服务性............................................................................错误！未定义书签。2.3事务性............................................................................错误！未定义书签。2.4政治性............................................................................错误！未定义书签。2.5机要性............................................................................错误！未定义书签。2.6服从性............................................................................错误！未定义书签。

3、秘书的角色功能...................................................................错误！未定义书签。

3.1秘书的配角功能............................................................错误！未定义书签。3.2秘书的潜在主角作用....................................................错误！未定义书签。

4、秘书角色的科学定位...........................................................错误！未定义书签。

4.2定位秘书角色的前提

错误！未定义书签。

4.3合理解决角色的冲突问题............................................错误！未定义书签。

5、提升综合素质，满足角色的定位要求...............................错误！未定义书签。

5.1树立和培养相应的意识，提高政策水平....................错误！未定义书签。5.2实施严格有效的信息培训制度....................................错误！未定义书签。5.3进行自我教育，更新知识............................................错误！未定义书签。5.4培育创新思维................................................................错误！未定义书签。5.5加强业务培训，提高工作水平....................................错误！未定义书签。结束语..........................................................................................错误！未定义书签。参考文献......................................................................................错误！未定义书签。

浅谈秘书的社会角色

摘要: 进入21世纪，随着我国改革开放社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来，秘书职业在当今已经显得越来越重要。在新的时代环境下，秘书工作者的角色也由传统向多样化转变，它的运动轨迹并不是通过单一的函数模拟就能清楚理解并扮演的一角色，熟悉秘书职业的特点并掌握相关的理论，给秘书角色一个比较准确的定位，应该是每个秘书的必经课程。因此，本文就从赋予时代涵义的秘书出发，通过分析秘书职业的特点、秘书角色的分工，以及对秘书如何提高自身素质，科学定位秘书角色的有效途径等多方面阐述。以便更好的实现其角色的转化，更好的融入工作环境，成为一名专业而成熟的秘书工作者。

关键字: 秘书 角色 定位

前 言

在社会生活中，每个人都承担着一定的社会角色，履行着相应的社会职责，只有这样他才能够在社会生活中施展自己的才华、发挥自己的潜能。作为一名优秀的秘书人员同样要明确并扮演好自己的职业角色，把握秘书的时代涵义，全面认识秘书这个职业的特点、要求和冲突等，这样才能够最大程度地辅助好领导实现自己的职业价值。

一、秘书的时代涵义

“秘书”一词出现以来，人们则根据不同的时代环境和不同的行业背景下，对这一概念的理解均不一致，各有侧重点，下面来谈谈国内外有关“秘书”的众多定义。

（一）在国外，秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定；秘书是指具有熟练的办公室工作能力，不需上级教促即能主动负贵，积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

（二）在国内，秘书主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位；秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员；秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协助决策，承办业务，摘好行政工作；秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员；秘书是指掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。

显然，上述关于秘书的理解各有独见，但是同时我们又可以发现其中的共同特点，那就是秘书应该结合时代环境，结合时代的新的要求来努力掌握秘书的专业技能，并且学会操作现代办公技术，有效利用自身智慧，对外要联系工作，接受文电处理信息等，对内要沟通、协调、组织会议、开展调研，为自己的上级提供必要的综合服务和辅助性工作的工作人员。

二、秘书工作的特征

（一）机要性和群众性的统一

“秘书”一词带有“秘密”的意思。秘书部门是综合部门，处在中枢的位置上。文件电报领导能看到的，秘书都能看到，而且先于领导看到，开会作记录，领导班子的决策最先知道，秘书掌握着大量的机密，严禁外泄。但秘书工作也有群众性的一面，秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口，办公室每天都要接受来自社会的各方面信息，接受群众的来信来访，并且还要亲自去深入基层，到群众中去调查研究，反映群众的心声，倾听群众的呼声，为领导决策提供依据。

因此，作为一个秘书，既要有很强的保密观念，又要密切联系群众。只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来，只有后者没有前者，因泄露国家机密而犯错误，二者不可偏废。

（二）综合性与专业性的统一

秘书部门不是专项业务部门，而是综合性的部门。因此，秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性文电，提供综合性信息，进行综合性调研，处理综合性事务等等。同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”，它有自己的一套专业，要求秘书有较高的政策水平，文字水平和理论水平，较强的组织协调能力和办事能力，熟悉文书，档案，保密，信访，信息，督查，会务，礼仪知识，会操作现代化办公设施。不同行业的秘书，还要熟悉本行业的专门知识，如党委秘书，要熟悉党务知识，军队秘书要熟悉军队知识，企业秘书要熟悉企业管理知识等。

综合性是主要的，专业性是次要的，二者互相渗透，互相促进。

（三）事务性和思想性的统一

秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务。每天都有大量的事务性工作，起草、收发文电，值班接听电话，信访接待，搞会务，这些工作都很具体，繁杂，事务性比较强。同时，秘书部门又是个参谋部门，在领导决策中发挥着重要的参谋作用，领导决策前要调查研究，提供信息，制订方案，在决策过程中要起草文电，决策后要进行督查和落实，所有这些都有很强的政治性。

事务性是秘书工作的基础，思想性是秘书工作的灵魂，思想性处于主导地位，事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。

（四）被动性和主动性的统一

秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体会，自己支配的时间极少，秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行，很少按照自己的意愿安排工作，常常来了文件办文件，来了电话接电话，有时正做着这件事，又来了新任务，总是显得很被动。

当然，这种被动，不是消极被动，不是不可以发挥主观能动性。我们要在实践中总结经验，摸索规律，掌握了规律就可以把工作做到前边，这样才能当一个好的参谋和助手，才能做到优质服务。

三、秘书的角色功能

通过前文对秘书角色定义的理解和对秘书工作特性的理解，可知，秘书职责的综合性决定了秘书角色的多样性。而且在实际的工作过程中也表现出了这一特点。因此，下面就谈谈秘书的角色功能。为了讨论的简便，在这里将秘书的角色功能分为主角功能和配角功能。

（一）秘书的配角功能

秘书职业的从属性，决定秘书工作的配角地位。对此，秘书必须对自己的配角角色有充分的认识，能自觉地把握。秘书角色是以直接为领导服务为重要前提的，其它一切行为和思想都应从这一前提出发。他的一切活动要服从领导活动的既定目标，按照领导活动的要求和意图调整自己的行动和想法。也正是秘书们以完成大量的具体事务性工作来维持整个管理机器的正常运转。秘书正是通过在领导身边默默无闻的工作来体现这种功能的。

因此，也就对秘书提出了许多角色要求。在这些角色要求中，忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提，而获得领导信任，又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事业，而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务，以协调好各方面的工作，避免出现不必要的失误和麻烦。

（二）秘书是潜在的主角 秘书在实际工作中扮演的是一个角色组，特殊场合下，也有充当主角的时候。即使在领导身边，也不是一成不变的配角，还可以发挥潜在的主角作用，即秘书通过对领导决策的辅助，间接地影响领导活动的日的和指向，作为领导支配地位的影像而显现。作为现代秘书，在领导的决策前后，应主动大胆地出谋划策。首先必须有敢于“标新立异”的勇气，大胆开拓创新的精神。其二，必须提高自己的政治思想素质，达到与真正的主角同样甚至高于的思想高度，培养临峰俯视的才气，宏观把握的眼光，同时又必须做到细致。其三，作为信息时代的秘书，还必须强化信息的综合分析和调查研究能力，为领导提供真实可靠的情报和决策的依据。

四、秘书角色的科学定位

美国社会学家米德1935年首次将“角色”一词引入社会学领域，后来逐渐发展起来的角色理论广泛影响了诸多学科。在“角色理论”中，主要研究的是人们在社会群体或组织中如何扮演好自己在其中的角色，履行自己的职责。

就秘书行业而言，在专业细分越来越规范的现代社会里，秘书的专业化和职业化是一种必然的趋势。作为专业的秘书工作者，了解秘书在工作中应扮演的角色，合理地进行角色定位，培养角色意识，对于加深秘书对职业岗位特点及职责的认识、把握和体验，开发秘书潜能，改进工作作风，提高办事效能，提高社会适应性都具有很大的现实意义和理论意义

（一）角色定位的前提

1、明确“对位”知道“该做什么”

作为具体的操作者，秘书要经常思考这样一个问题，如何保质保量地完成工作任务要解决这个问题，一要做到三勤：勤学、勤想、勤干。二要做到三熟：政策规定—熟知，工作环境——熟悉，业务技能——熟练。三要做到三清：清楚内外关系，清楚工作重点，清楚领导意图。

2、提前“就位”知道“先做什么”

在纷繁复杂的秘书工作当中，如果分不出轻重、主次、缓急、就会因小失大。所以秘书应以目前迫切需要和必须解决的问题为急。这样就能理出工作主线，合理地做好各项工作；不急于办的事务可以缓办，为其他事情让路。日常工作要按时完成，以减少“塞车”现象。

3、灵活移位，知道“不做什么”

秘书在履行督办，协调等职能时一定要明确督办不等于发号施令，协调不等于包办代替。所以，秘书在督办和协调时应将位置下移，在熟悉情况，理解别人的基础上完成任务。

4、转换角色，及时“补位”

秘书人员固然要明确职责，找准位置。但相互之间的角色也并非绝对不能转换，同级之间其他人员不在岗，有关部门需要帮助时，可以随机制宜，及时补位，避

免工作中出现失误。

（二）角色的定位

秘书的角色定位是一个动态地循环往复的过程，一般要经过角色知觉角色初始定位角色期望角色冲突角色互动与调整角色在定位等六个环节。秘书必须按照客观规律对自身角色进行正确的定位，一提高工作效率促进自身进步。

1、角色知觉

秘书角色知觉就是指秘书对自己所担任角色的活动或者具有的某种身份地位及由此所规定的职责和他人对自己的期望等问题的认识和判断。秘书在进入某一组织担任角色时，不能不想这样的问题，我的角色是什么，我应当作什么和怎么做，组织要求我做什么，我在组织中的地位和身份如何等，这样构成了秘书对自己角色的知觉，他具有鲜明的主动性，直接影响秘书在社会组织中的角色定位。

2、角色初始定位

秘书一自己对秘书角色的认识理解为基础并将自身实际情况和组织实际情况相结合初步明确自己的职能，对自己在组织中的角色进行初步定位，并以此为基础开展工作，在特定的范围内发挥特定的作用如：相对于领导而言秘书在社会活动中所扮演的是配角以辅助管理为其职业工作的根本特征，其劳动成果也往往体系在劳动的工作成效和组织的综合效益中。但是秘书在处理一些具体业务中又必须唱主角，其主题作用十分明显。另外，秘书在进行角色定位是还涉及具体的专业领域或者服务取向，必须根据服务组织服务对象的具体情况正确评价自身的只是与技能水平，决定自己的从业方向。很显然，秘书角色定位是由角色知觉自身实际组织实际等因素共同决定的。

3、角色期望

社会成员对秘书角色的期望比较复杂，人们对秘书说五花八门的或褒贬的称谓上就能有一定程度的反映，这与我国秘书职业化的成熟度和秘书职业评价体系不高有密切地关系。社会成员对秘书职业的期望形成了社会秘书管，随秘书的价值观产生深层次的影响。组织内部成员如各层级劳动普通员工其他秘书等对秘书有着更直接的期望，即秘书所要面对的角色群期望。不如各单位招聘秘书是的不同的条件要求就充分反映了这一类角色期望。角色期望往往具有一定的想到向导性，对秘书的职业道德职业行为职业习惯乃至职业技能带来直接的约束和规范。

4、角色冲突

秘书的自我角色定位与各种角色期望是相互作用的，当两者出现矛盾时就会产生角色冲突。主要表现：

（1）自强哦角色定位与目的的角色期望发生冲突

比如初入职场的秘书往往年轻气盛，渴望成就一番事业，可是劳动可能安排他们从事一些日常琐事，很多人就感到心灰意冷。

（2）自我角色定位与自身能力发生冲突

比如有的秘书对自己的期望较高甚至过高而自身的能力又无法满足这种期望的实际，使自己实际扮演的角色不能如己所愿，便引起角色冲突。

（3）多种身份关系失调引起角色冲突

一个人在社会中往往同时占据多个社会位置十多个角色的集合体，秘书也同样被赋予多种角色身份，如果处理不好其中的关系，自然会引起角色冲突。

5、角色的互动与调整

角色状态不可避免。当秘书的角色定位与角色期望发生冲突后，秘书在角色期望的压力下，与期望发生出者之间就要通过各种方式进行必要地角色定位与角色期望的相互调整与适应。这是一个角色互动的过程：由角色期望者发出的信息影响角色期望对象，对其形成压力；角色期望对象的反应又影响到角色期望发出者对期望对象最初的我及未来的期望。不如：领导希望秘书成为组织对外接待工作的一面手，而秘书却不擅长迎来送往的工作，反而长于内部事务工作的安排，这就会导致角色冲突发生。在这个过程中，马赫感受到来自领导期望而形成的压力，认识到并努力提高自己在对外接待工作中的能力；领导也认识到秘书能力与其期望存在差异，进而可能考虑调整秘书的工作岗位。

6、角色再定位

经过角色的互动与调整，秘书重新找准了自己在组织中的合适位置，并被组织认可，这就意味着角色再定位的完成。

（三）合理解决角色冲突

1、要摆正自己的位置

首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中，秘书永远要遵循规则，为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作，包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等，处于从属地位，其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。

2、要保持角色系统的整体均衡

秘书不能人为地给某一种或几种角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘书的多样性角色并无主次之分，因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。

3、要善于换位思考

秘书的换位思考主要针对领导而言。领导有时工作上会出现差错，可能在处理事务时采取感性的方式，使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的态度，把自己放在领导的位上加以思考，这样就会对领导偶然的过失表示理解，同时向领导提出善意的补正意见。

4、要正确发挥各种角色的功能

不同的角色具有不同的功能，角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境，才能在实践中实现自我价值，从而极大地发挥自己的潜能。因此，秘书必须让自己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上，共同发挥作用，这样就能不断提高自己的综合素质。

因此，有人提出秘书还应做到“十要”和“七戒”，即： 十要：

（1）脑要清：有清醒的头脑，有清晰的思维能力。

（2）心要诚：对领导忠诚，对基层群众热诚，以诚待人，勤奋工作。（3）气要平：遇到困难和挫折，基层群众不理解时要平心静气，不发急、会制怒。

（4）眼要明：目光敏锐，善于发现新事物。

（5）耳要灵：及时收集各方面信息，及时了解群众的意见和反映并及时反馈给有关领导。

（6）嘴要严：严格遵守保密纪律，不该说的坚决不说。

（7）腿要长：经常深入基层了解情况、调查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉洁奉公，不伸手捞个人好处，不借领导名义牟取私利。（9）行要正：作风正派，一举一动，一言一行都要起表率作用。（10）笔要直：论人衡事都要客观公正。七戒：

（1）戒敷衍塞责不尽心：工作责任心的强弱是能否胜任本职工作的第一要素。（2）戒疲于应付脑不勤：能撰写出既符合政策规定又合乎领导口味的文稿。（3）戒夸夸其谈腿不勤：说空话不办实事。

（4）戒飞短流长嘴不严：秘书工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正视工作中的挫折。

（6）戒飞扬跋扈定位不准：应认清角色、摆正位置，绝不目中无人、居高临下。（7）戒曲意讨好心不正：做好自己的本职工作。

秘书角色的准确定位是做好秘书工作的前提，是秘书工作的指南。社会的高速发展要求我们必需准确定位自己，只有准确定位自己的角色才能取得人生和事业的成功。

五、提高秘书职业素养的途径

秘书是办公室一个重要的角色，服从、服务领导，服务基层，起到承上启下、协调服务的作用，因此，必须具备“通才”、“全才”，具备超强的职业素养，才能在秘书岗位上游刃有余。

（一）培养秘书人员的基本素养，提高业务能力

1、德才兼备，以德为重

一个合格的秘书，一不为名，二不为利，任劳任怨，甘当无名英雄：经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息，等等。这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点，只有“才”没有“德”的人，是不可能胜任秘书工作的；没有一个全心全意为人服务的心，是当不了一个秘书的。

2、当好领导的“外脑”

由于秘书人员直接为领导提供服务，对领导提供精力和智力补偿，因而人们常称秘书为领导的“外脑”。然而，秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。注重进言技巧，根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见，“参”到点子上，“谋”到关键处，准确理解和把握领导意图。

3、提高专业技能

何谓秘书？古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”（即办理文书），以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。因此，秘书人员要提高撰写文稿的质量，平日应注重学习，练内功，在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高；还要尽可能深入调查研究，吃透“下情”，广泛涉猎第一手资料，既能填充“资料库”，博采来自方方面面、正正反反的信息，汲取精华，为已所用。如此，不仅使撰写的文稿血肉俱全，还能解放思想，开阔视野，增长见识、才干。

（二）培养高尚的道德情操

1、是加强政治理论学习，努力提高自身的思想水平和政策水平，牢固树立正确的世界观、人生观和价值观。

2、是要摆正自己的位置。

秘书虽然是普通的工作人员，但其工作岗位十分特殊。因此秘书人员要给自己正确定位，说话办事不能指手画脚、盛气凌人。要以对工作负责、对人民群众负责、对领导负责的态度办好每一件事，牢固树立服务意识。

3、是要老老实实做人

要当好秘书首先要学会做人。要时刻做到自重、自省、自警、自励，管住自己的嘴，不该说的绝对不说；管住自己的手，不该拿的坚决不拿；管住自己的腿，不该去的地方绝对不去。

4、是踏踏实实办事

在工作中始终做到一个“勤”字。勤是一种人生态度，也是一种精神品格。“勤”能使人坚定意志、克服困难，竭尽全力做好每一件事。有了这种人生态度和精神品格，工作起来就能任劳任怨、奋发有为，不计较个人得失，全心全意把工作做好。

（三）强化秘书人员的五种意识：自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、责任意识