如何采用现代科技管理档案

2022-09-11

1 档案信息的重要性

所谓档案信息是指记录在档案文件中的数据、情况、知识和消息, 它是现实社会活动的反映, 而文字、数字、表格、声像及其承载物质是档案信息赖以存在和繁荣的载体。它除有信息系统的共同特征 (可扩充性、可压缩性、可传递性、可分享性等) 外, 又具有自身固有的个性特征:原始性、真实性、社会性、广泛性等。

档案记载和描述了事物运动最初的、最直接的过程、结果和面貌。档案信息赖以存在的载体往往是原物、原稿、原本、原带、原盘等。档案信息源于事物运动的直接结果, 因此, 它是最生动、最具体、最真实地反映了事物运动内在的、本质的联系和形象的原貌, 它是最珍贵的第一手材料。档案信息是人们社会活动的真实记录, 同时为了满足社会的需求而存在。人类社会活动是丰富多彩、多种多样的, 这就决定了表现这些活动的档案信息门类众多、内容广泛、形式多样、数量浩繁。我们认识和管理档案信息, 研究档案信息的各种特征, 其目的是为了开发和利用它。因此, 档案管理员应认真作好档案信息的存储、整理、分析、转换、传递、输出的工作, 发挥档案信息管理社会化中档案馆的职能。

“科学技术进步和管理水平的提高将在根本上决定我国现代化的进程。档案事业也不例外, 多年的实践证明档案事业的发展离不开科学技术的进步”。长久地保管档案和快速、准确地提供利用档案是档案工作的两项基本任务, 要完成好这两项基本任务, 必须依靠科学技术, 可以说科学技术是实现档案管理现代化的保证。因此, 我们必须积极探索应用计算机等现代科学技术, 提高档案管理水平的新举措。

2 现代科技在档案管理中的应用

2.1 计算机技术的应用

贮存功能:利用计算机可以将档案的目录信息输入存贮器中, 其目的是作为一种检索工具, 为管理者或利用者提供查找途径, 指出被查找档案的存放位置。计算机贮存可以进行档案的全文存贮, 其目的是彻底解决档案的保管问题。

检索功能:计算机检索具有速度快、花费时间短、检准率高的特点, 适应了档案检索自动化的要求, 具有较大的应用前景。

编目功能:无论需要编制多少档案检索工具, 只要一次性将著录条目输入计算机, 形成档案条目数据库后, 就可以操纵计算机得到各种各样的档案目录。

自动控制功能:把计算机与空调机、去湿机、温湿度自动记录仪、防盗报警系统和自动灭火装置等组成一个自动控制系统就可以实行对库房温湿度的自动控制和库房防火、防盗的自动监视与报警。

2.2 数码复印技术的应用

数码复印技术是利用光敏导体作感光材料, 经过充电、曝光、数码摄影、转印、固像等步骤而得到复制品的技术, 它具有转印速度快, 操作方便等特点, 在档案管理中应用数码复印技术来复印各种文字材料和图纸, 可以大大提高档案的交流利用率, 充实提高社会经济价值。

2.3 TQC管理技术的应用

三全管理:即全面、全过程、全员的质量管理。全面是指档案管理中对档案质量、工作质量、提供利用质量三方面的质量管理。全过程是指对档案管理全过程中各环节自始至终的管理。全员是指管理的主体与档案工作有关全部人员, 除档案部门成员外, 还包括有关领导、业务部门、档案网络人员。

标准化管理:推行标准化是国家的一项重要技术经济政策。档案管理应执行国家有关档案工作的标准规定, 并根据上级要求及本单位特点, 制定档案工作的管理标准与工作标准, 对每个环节的工作制定出质量要求, 实施起来就有章可依, 检查起来有据可循了。

树立“一切”的观点:树立一切为档案利用者提供优质服务的观点, 档案工作的目的就是开发档案信息资源, 采用各种形式和方法, 积极主动, 系统广泛地开发利用档案, 为社会服务。树立一切以预防为主的观点, 使档案管理全过程的质量处于受控状态。树立一切用数据及图表说话的观点使档案管理指标定量化。

目标管理:即把工作重点转化为目标值根据档案工作中存在的问题, 制定达标的时间、措施, 把工作落到实处。层层分解指标, 建立自上而下的责任制, 定人定时实行全员化目标管理。制定档案管理目标, 应按党和国家档案工作的中心任务, 统一要求, 结合本部门存在的问题, 选准目标, 制定工作标准。

2.4 光盘技术的应用

光盘是继磁性载体后, 产生的又一种新的存储介质。近年来, 光盘以其存储密度高、容量大、易于同计算机联结的特点, 引起了文档工作者的关注。全文存储需要容量巨大的存储介质。而就目前容量只是几个G的硬盘来说, 对浩繁的档案文件进行全文存储远远满足不了要求。而光盘存储设备可作为计算机高容量的存储装置。将光盘驱动器与计算机联接, 通过不断更换光盘盘片, 可以实现“海量”存储。

2.5 缩微摄影复制技术

缩微摄影复制技术是利用摄影技术将档案缩小记录在感光材料上, 经过加工处理, 获得一定缩率的缩微胶片, 并通过光学设备放大还原的技术方法。它的特点是记录密度大、记录效果好、记录速度快、适用范围广、易于拷贝、还原等优点。所以它愈来愈被利用于档案管理中。

随着我国建设事业的蓬勃发展, 缩微摄影复制技术越来越受到人们的重视。利用它, 人们可以将需要快速查找的信息制成缩微品, 进行快速检索、显示、复印。另外, 缩微胶片上的信息可以输入计算机进行快速处理, 计算机的输出信息也可以记录在缩微片上进行高度存贮, 长期保存。随着档案的不断增多, 馆藏量的不断丰实, 馆际交流也日益广泛, 所以缩微摄影复制技术将成为档案存贮和开发利用的一种重要手段。但是采用缩微摄影复制技术投资大, 技术需求高, 所以在是否采用该技术的问题上应根据单位实际, 本着实事求是的原则来加以处理。

3 结语

实现档案管理工作现代化需要大量的具备计算机和信息科学知识的人才。现代化的设备是由先进的科学技术知识转化而来, 这不仅要求档案管理人员要学会设备的操作, 而且必须懂得这些设备的工作原理和维修、保养知识, 否则适应不了档案管理现代化的管理, 随着档案载体形式的改变, 档案人员必须学习现代科学技术知识和保护技术知识, 提高业务能力和管理水平以适应现代化档案管理工作和科学技术发展的需要。

摘要：当今信息时代, 传统的档案管理模式已无法适应社会发展的需要, 要想使档案管理跟上时代的发展, 必须运用信息科学技术。档案作为社会信息的重要组成部分, 必须向管理的科学化迈进。科学化的核心问题是运用和开发计算机的功能, 实现档案管理的现代化。

关键词：档案,现代科技,管理