化工科技档案管理现代化及实践

2022-09-11

随着公司的进一步深化改革和跨越式发展, 一个现代化的化工企业必将逐步实行信息化管理, 而档案是公司信息链中的一个非常重要的环节。作为这样一个重要环节的档案工作就要求我们档案工作者更加严格地执行“档案法”, 规范档案管理工作, 并随着公司发展使所收集、整理的档案更加完整、准确、系统。

1 化工科技档案管理特点

1.1 化工科技档案形成合周期长, 变动大

一个化工产品的研制, 一般需要经过可行性论证、拟制总体方案、再从小试开始到中试扩大试验到最后投产, 要经过几年甚至更长的时间, 从提出方案到定型, 其方案和技术线路往往几经变迁, 整个过程从原始记录到最后定稿的技术资料要全部归档, 所有这些特点决定了化工科技档案管理的复杂性。

1.2 化工科技档案专业面广、种类多

产品技术密集, 科研试验比重大, 其专业涉及到基础科学和应用科学的许多领域, 因此化工科技档案所涉及的内容也很广泛, 同时在化工产品的研制过程中, 往往调研、论证、试验常常交织在一起, 交叉进行, 这一特点决定了化工科技档案管理任务艰巨。

1.3 化工科技档案具有技术储备功能和继承性

化工产品的研制任务多于生产任务科技档案是技术储备的有效途径。另外, 从研制工作来讲, 一个产品的研制, 往往通过许多项试验研究工作, 有时多种方案、多种途径同时进行, 最后只能定型在某一种状态上, 而前面的大量工作对其它产品的研制无疑具有重要参考价值。如果能给有效利用这些科技档案, 就能够缩短后续产品的研制周期, 对产品改进非常有利。

2 化工科技档案管理现代概念

随着时代发展, 现代科学技术逐步应用到现代化工科技档案管理之中。现代化工科技档案管理概念可以从如下五个方面进行总结。第一, 有科学的科技档案管理制度、方法, 能充分地发挥科技档案的作用, 为经济建设和科技进步提供有效服务。第二, 在科技档案的基础工作, 即收集、整理、编目、统计、编研与鉴定、提供利用等等一系列工作中采用了现代化的管理手段, 能提高工作效率和工作质量。第三, 在科技档案的保管工作中采用了先进技术和先进设备, 使档案处于可靠的安全的状态中。第四, 有一支高素质的科技档案管理人员队伍。现代化管理不仅要求档案管理人员具备传统的档案管理所具备的政治素质和职业道德素质, 还要具备知识经济时代所要求的先进科学技术和丰富的专业知识。第五, 有必需的先进的设备配置。

3 化工科技档案现代化管理措施与实践

3.1 化工科技档案现代化管理方式

3.1.1 实行数字化信息管理

科技信息的快速发展, 使化工科技档案信息达到图、文、声一体化存储与传输。使用多媒体光盘存储将极大地缩小档案的存储空间, 扩展存储能力, 便于化工科技档案及其信息的保存、管理及开发利用。

3.1.2 实行网络化管理

网络技术的发展, 使化工科技档案能够借助互联网络开展信息利用和服务, 突破了利用的时空限制, 是化工科技档案工作实现产业化的途径之一。这就要求档案管理部门充分利用计算机、因特网等现代手段进行科技档案管理, 把纸质媒介的科技档案转化为数字化的多媒体档案信息及数据库, 使科技档案信息的存储、检索、分析、复制、利用等方便、快捷、先进、高效, 以使化工科技档案资源获得充分的利用。

3.1.3 转变科技档案管理现代化服务方式

科技创新的又一个特征是信息网络化, 而传统的科技档案服务是被动和机械的, 资源分散, 服务成本高, 难以满足科技创新时代用户对科技信息“快、广、深”的需求。因此, 必须从提供化工科技档案实体信息服务转变为网络化的信息服务。

3.2 化工科技档案现代化管理措施与实践

为了适应新时期化工科技档案计算机管理的需求, 必须从以下方向的工作入手。

3.2.1 强化计算机管理

经济转轨时期, 给各化工企业带来了生机, 化工科技档案工作计算机管理水平也必须随之赶上, 利用计算机处理数据信息的强大功能, 建设科技档案信息库。利用先进的微机设备和软件, 将传统纸质的科技档案, 建设为科技信息数据库, 使档案信息获得“第二次生命”。数据库以文本为主, 包括声音、图像、影像等多种媒介的信息, 检索、分析、复制、利用十分方便。加快档案信息化工程, 使档案得到充分的开发和利用。为了要与公司信息化管理相适应, 更应及早开发和利用档案管理软件来管理档案, 使档案管理标准化, 档案工作程序化, 提高档案工作的效率和质量, 变手工操作为计算机管理, 变经验管理为科学管理, 使档案工作适应公司的发展。

3.2.2 提高科技档案管理人员的业务素质

对在岗人员要进行针对性地培训和锻炼, 要把提高管理人员业务素质作为计算机管理中的重要内容。提高专业素质教育, 拓宽知识面。在此基础上, 还应加强对档案管理人员的管理能力和创造能力的培养, 同时提高档案管理人员的外语和计算机的运用能力, 适应现代化管理要求。化工科技档案管理人员应具备开拓精神和创新能力, 从而提高其多元性、灵活性、创新性的思维方式。加强公司各部门档案工作人员的继续教育, 让档案工作者定期或是不定期的参加国家有关部门举办的各种研修活动, 从更宽阔的领域强化他们的理论素质。并通过信息交流和资源共享, 促进档案工作的管理和理论水平不断提高。同时让公司档案部门和档案工作人员明白, 一定要为公司的发展提供优质服务;要牢固树立主动服务, 及时服务, 超前服务, 跟踪服务, 切实做好档案的基础工作, 不断丰富档案内容, 优化档案结构, 保证档案的安全保管和有效利用;积极开发档案信息资源, 提高服务质量。

3.2.3 建立网站, 及时进行科技信息报道和科研咨询服务工作

由于有了计算机数据库, 可以比较方便地对各级主管部门的科技政策和化工科技档案信息进行处理, 及时补充进数据库, 充分利用计算机网络的即时性媒介, 在网上发布。同时还可以开展网上咨询服务工作, 为成果的推广、应用提供快捷方便的信息服务。

3.2.4 对每年取得的科研成果进行统计分析

利用数据库和相应的应用软件, 通过采用获奖级别分值定量评价方法, 可以对化工科研成果的类型、项目来源、研究科室、完成形式、研究周期等方面进行综合分析评价, 为今后的科研及管理工作提供决策参考。

3.2.5 加强档案工作的宣传

积极宣传“档案法”, 使公司各基层单位的领导对档案工作有一个正确的认识。从建设一流企业和科学化管理的高度来认识档案管理的重要性, 使之把档案工作摆到日常工作的重要位置上来。同时, 利用天华报或是天华新闻, 有目的, 有计划的宣传《档案法》、《工业企业档案管理》等, 并对公司各基层单位的兼职档案人员工作进行定期的检查和业务指导。

摘要：本文结合理论和实践分析了化工科技档案管理的现代化进程, 并探讨了现代化进程中的采取的措施和实践情况。

关键词：化工科技档案,档案管理,现代化,实践