水利档案的现代化管理

2022-09-11

一、引言

水利档案产生于水利基础数据观测与分析、水利设备研发与制造等各种水利科技活动之中, 其来源广泛, 范围较宽, 而且类型较多, 导致管理工作复杂。[1]随着水利事业的不断发展, 水利档案的管理工作将会越来越复杂, 传统水利档案管理模式中存在的问题日益突出, 因此, 在新的形势下, 如何利用现代化档案管理方法加强水利档案的征集、管理和利用是水利档案管理人员的当务之急。

二、健全水利档案管理制度

很多水利单位由于种种因素, 现有的水利档案管理制度不健全, 或者档案管理制度落实方面存在问题, 严重影响了水利档案管理的质量。有些水利单位在保密管理制度方面不完善, 直接影响水利档案信息的安全。[2]因此为了提高水利档案管理质量, 解决因制度不健全问题造成的隐患, 水利单位需要健全水利档案管理制度。首先, 加强水利档案重要性的宣传。通过会议、讲座、等方式让水利档案管理人员以及水利其他工作人员认识到水利档案管理工作的重要性, 以提高他们的责任意识。其次, 完善档案保密管理制度。很多水利科研成果或者水利基础数据具有保密性, 特别是科研成果, 还具有专利性, 一旦保密管理失误造成外泄, 将不利于保护科研人员的知识产权, 因此在这些具有保密性资料的管理中, 需要设置保密技术以防止外泄。最后, 实行档案管理岗位责任制。在档案管理岗位责任制中, 坚持谁管理谁负责的原则, 从而增强的档案管理工作人员的责任意识。

三、加强水利档案管理信息化建设

加强水利档案管理信息化建设是实现档案管理现代化的重要途径。水利档案管理信息化建设中, 主要是采用现代信息技术使档案管理工作实现操作电脑化、传递信息网络化、收藏数字化、资源共享的目标。在档案管理信息化建设中, 要求档案管理人员严格执行电子文件制作程序制作与管理档案, 在电子文件的制作中严格按照制作技术标准进行规范化制作, 对纸质文件进行扫描时, 严格按照各项技术指标设定进行规范操作;要注意电子文件处理格式要统一, 以方便查看和减少档案管理工作量;在选择档案信息化管理软件时要根据国家档案的相关标准并结合本单位的实际情况选择适用性强、方便操作、合理的管理软件;同时, 还要注意加强电子档案的安全保密工作。

四、加强原始档案的收集与档案的质量管理

很多水利单位归档的水利档案材料不完整, 有些缺乏关键性的技术材料, 有些科技档案只保存了某一个阶段的材料, 其他阶段的重要材料缺失, 有些档案的材料是复印件, 不是原始的资料, 这些因素导致水利档案的质量不高, 严重影响了水利档案的价值。针对这些问题, 水利单位要加强原始档案的收集与档案的质量管理。在对原始资料的收集工作中, 可以灵活的采用各种科学的收集方法。例如, 分阶段收集、强制性收集、综合运用追踪收集等。通过灵活运用这些收集方法以保证水利档案各项资料的完整性。同时在对那些关键性的资料进行归档的工作中, 要进行分类和编序归档, 以方便查阅。在归档工作中, 尽量保证归档的资料属于原件, 只有当收集不到原件的前提下, 才考虑使用复印件, 当原始资料成功收集后, 应立即更换复印件, 从而保证档案资料的原始性与质量。

五、优化水利档案管理环境

水利档案管理环境在水利档案管理工作有效实施中具有重要意义, 而且目前受经济、技术条件等因素的影响, 水利档案管理环境差, 很多水利单位档案储存室环境不达标, 有些地方性的水利单位没有专门的存储档案室。这些都给档案管理工作带来了诸多不便, 以及给档案的安全性造成了隐患。因此水利单位必须根据本单位的实际情况采取必要的措施优化水利档案管理环境。以保证水利档案管理工作有效进行。一是要, 改善硬件设施。没有专用档案储存室的建立专用档案储存室, 同时还需要配备必要的设施, 如灭火器、吸尘器、除湿机等。二是要, 完善档案管理信息化硬件的配置。需要配置专用电脑、复印机、扫描仪、电子档案防磁柜等信息化档案管理硬件设施。从而既能够保证档案管理工作的有效进行, 又可以促进档案管理信息化建设, 提高档案管理的质量与档案的安全性。

六、结束语

总而言之, 水利档案管理工作要实现现代化管理, 首先水利单位需要明确本单位水利档案管理中的不足之处, 然后根据不足之处有针对性的提出解决措施, 健全不完善的档案管理制度, 采用现代化信息技术促进档案管理的信息化建设, 加强原始档案的收集与档案的质量管理以提高档案的质量与价值, 优化档案管理环境以提高档案管理工作的有效性。

摘要：水利档案就是指各种水利建设活动中具有保存意义和现实价值的水利历史记录文件资料。水利档案的现代化管理有利于完善各种有价值的水利资料, 提高档案的质量, 而且随着水利事业的发展, 水利的各种资料越来越丰富, 实行现代化管理也是发展的必然趋势。本文就针对水利档案的现代化管理提出几点建议。

关键词：水利档案,现代化,管理