加强水利工程档案管理实现档案管理的现代化

2022-09-12

1 水利工程档案管理的重要性

随着诸多大型水利工程项目的建设, 水利工程档案被越来越多的水利工作者所重视。工程档案工作是基本建设项目管理工作的重要组成部分, 建立与加强工程档案管理工作, 是项目建设管理工作的需要, 也是国家和水利部的共同要求。水利工程档案工作贯穿于水利工程建设程序的各个环节, 大型水利工程投资大, 工期长, 期间产生的工程技术资料种类繁多、技术性强、保存价值高, 真实的记录了工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段中形成具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案不仅促进了工程建设管理的规范化, 而且还是衡量工程质量的重要依据, 在工程运行期间, 还将为工程的维修、技改、管理提供服务, 更为国家长远的经济建设和水利事业的发展提供多方面的综合性服务。因此, 做好水利工程档案管理工作具有十分重要的意义。

2 水利工程档案管理工作目前存在的主要问题

2.1 对水利工程档案工作的认识不足

工程档案管理工作作为水利工程建设管理工作的一部分, 未能引起足够的重视一般都是重工程建设, 轻档案管理。按照《水利工程建设项目档案管理规定》项目法人对水利工程档案工作负总责, 同时要加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导, 应设立档案室, 落实专职档案人员还应对工程档案管理实行“三纳入”制度同时, 在工程建设过程中, 工程的各有关部门在抓工程建设的同时, 要注意做好工程档案管理工作。目前许多单位对档案管理工作不够重视, 未能正确认识档案管理对工程运行管理的促进作用, 看不到规范的档案管理对工程的验收、维修、使用和水利工程建设科技进步的重要作用, 随之产生的经济效益也是不可估量的。

2.2 档案管理人员不稳定

通过对一些项目法人、监理及施工单位的调查, 因水利工程一般在野外, 工作条件恶劣, 且工期一般都较长, 很多单位本来对档案管理就不够重视, 很少有人能善始善终的做好档案管理工作, 并且档案管理人员流动大, 人员相对不稳定, 造成档案管理工作不连续, 给日后的档案整编、归档、验收工作带来阻力。

2.3 档案管理人员及分管领导对档案管理的理论知识和技能掌握不足

由于对工程档案管理工作重视程度不够, 在项目档案管理上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。许多单位档案管理体制不健全, 规章制度形同虚设, 没有形成有效的管理和监督机制。很多单位对于行业举办的各类档案培训班, 要么不予理睬, 要么派兼职人员参加, 分管领导很少有参加的, 造成对档案管理的理论知识知之甚少, 使得档案管理工作只停留在表面, 无人督促、检查, 不能深入下去。

3 今后档案管理工作的改进措施

3.1 统一认识, 严格执行有关档案管理规定

为做好水利工程档案管理工作, 使其向规范化方向发展, 须统一思想, 严格按照有关文件规定执行。各项水利工程建设要大力学习、宣传、贯彻《档案法》和《水利工程建设项目档案管理规定》等文件精神, 在建设单位、监理单位、施工单位及参加的相关单位宣传工程档案在水利及社会主义现代化建设中的地位和作用, 将档案工作纳入水利工程建设于管理工作中, 明确相关部门、人员的岗位职责, 健全制度, 推动工程档案的收集、整理、归档、保管和利用的规范化的开展, 形成依法治档、依法管档、依法用档的良好局面。

3.2 理清关系, 建立机制是开展水利工程建设档案管理的重要保证

水利工程建设档案管理工作主要牵涉到建设单位、勘察涉及单位、施工单位、监理单位和主管部门或专门档案馆等, 各参与单位要依法按要求相互配合, 理清关系, 共同为水利工程建设档案管理规范化承担义务, 负起责任。建设单位是工程建设的组织着, 是工程建设过程中文件材料的汇总口, 在一项工程建设过程中, 建设单位与勘察设计、施工监理单位以及相关单位之间有明显的“制约”关系, 因此, 工程建设文件材料必须由建设单位汇总、审核整理和保管、报送;施工单位是项目建筑实体的建造者, 是工程施工中技术变更的实施者, 了解施工过程, 熟悉隐蔽和变动部位, 掌握施工原始记录等一手文件资料, 因此, 应负责收集水利工程建设施工、竣工验收文件材料, 并及时移交给建设单位;勘察设计和监理单位完成所承担的建设工程的勘察设计和监理工作中形成的勘察设计、监理等文件资料, 应负责收集该部分的文件资料, 并及时移交给建设单位;各主要参与单位应收集的文件材料各有侧重。建设单位应承担起集中统一管理的职责, 协调好关系, 确保水利工程建设档案收集的准确性、完整性以及整理、归档的规范化。

3.3 应用计算机技术, 加快工程档案建设的现代化、信息化进程

当今社会是一个信息化飞速发展的时代, 计算机作为一种普遍的办公工具, 已经对档案管理工作产生了深刻的影响, 运用计算机建立相应的工程项目文档管理网络系统, 对工程文件进行程序化、科学化、规范化管理, 不但可以快速、有效、自动地存储、修改、查找及处理大量的水利工程档案资料, 而且可以利用计算机文档网络系统进行工程图纸、文件、资料等文档的迅速传递和沟通, 实现资源共享, 更方便快速查阅。

3.4 提高水利工程建设档案管理人员的综合素质

为更好的做好水利工程档案管理工作, 提高水利工程档案管理人员的自身素质, 就显得尤为重要, 既关系到水利工程档案管理的工作的水平, 又决定着整个水利工程建设的成效问题。档案管理人员不仅要学习档案理论, 精通档案业务, 同时, 还要真正做好新时期档案管理工作, 运用现代化办公设施, 实现档案网络化管理。在工作实践中加强学习工程建设知识, 虚心向工程技术人员请教, 了解掌握工程项目的总体规划和安排, 积极介入工程的有关活动, 及时收集工程各个阶段的档案资料, 变被动工作为主动服务, 整理出完整、准确、系统的工程档案, 为水利工程建设贡献一份力量。

摘要:提出当今大型水利工程的档案管理工作的重要性, 对目前档案管理工作中存在的问题, 提出一些具体可行的措施。

关键词:水利工程,档案管理