电子科技档案的管理和应用

2022-11-07

科技档案是档案管理中一门重要的门类,是社会组织在社会科技研究、自然探索、创新技术、生产技术以及基本建设等多种社会活动下,逐渐积累、形成的图纸文件、文字材料、语言录音、视频录像、刻录的磁盘与光盘等。在这些图文都是具有一定保存价值的,对下现代化科生产建设具有重要的推动作用。科技档案管理是一项专业性比较强、技术要求高、工作内容极为复杂的管理工作。电子科技档案管理充分的将外界环境中的各种各样开放数据与开放应用实现整合并利用[1]。电子科技档案管理从原来单纯开放的应用使用者逐渐的转变为开放应用的一个提供者,以此来进一步的扩大服务的范围,将电子科技档案管理的综合应用能力实现进一步的提升。因此,就需要我们对其进行深入研究与分析。

一、实施电力科技档案管理的重必要性

(一)人类发展的需要

当今社会是一个信息时代高速发展的社会,电子技术被运用在各个领域之中,给社会与经济的发展均带来了前所未有的发展速度。与此同时,在社会生活方面也引起了相当大的变化,尤为重要的是计算机与通讯技术的发展以及全面应用,信息已经渗透到人们生产生活的每一个角落之中,是人类社会进步与发展不可或缺的资源之一,也是现代科技创新技术的核心支柱之一。信息资源的应用在一定程度上代表了人类智慧的运用,然而信息技术的应用于普及,必然会大力促进科技生产力的发展。电子科技档案恰恰作为各类信息保存的一个物质载体,其未来的发展对于人类社会各类科技档案管理的具有重要作用。但是,在未来较长时间内,由传统电子科技档案管理转换为电子科技档案管理还需要相当长的一段时间,需要有计划、有步骤、系统化、条理化的逐步完成。

(二)科技档案管理自身发展的需要

科技档案管理的电子化信息管理在我国所受到的关注是比较低的,在2010年的时候,我国有2950所科技档案管理场所,也就是说平均一所科技档案管理场所供46.93万人来使用,其中拥有科技档案管理场所阅读证的阅读者占据总人数比重的1.31%,然而这一数据在2007年的美国就已经高达68%。阅读调查显示,我国公民的上网率为是41%,在人们上网所从事的网上活动当中,“网上聊天交友”的比重占到69.7%;其次就是“阅读新闻”,占比为61.2%;再次就是“各类信息的查询”,占比为48%。我国网民当中约有18.1%的公民能够将“阅读书籍、报刊杂志”来作为从事网上主要活动之一[2]。伴随着当今电子信息时代的快速发展,人们的阅读的内容与形式都处在不断的发展变化之中。因此,科技档案管理场所的服务形式自己阅读内容也必须要随之进行改革,开展电子化查阅模式,与时俱进,以便于更好的满足人们的查阅资料、文件的社会需求。

二、传统科技档案管理的缺点

(一)传统科技档案管理根本上存在缺陷

传统科技档案管理所采用的管理设备较为陈旧、落后,关于档案目录与索引模块存在较大的缺陷,已经远远不能够满足现代化电力科技档案管理的要求。同时,还有不少的科技档案根本就没有组件相应的卡片记录,因为记录卡片的制作是需要耗费大量的人力、物理以及财力的,卡片制作多数是通过手工来完成,最终也很难达到一个统一的标准。

(二)传统科技档案管理周期长、效率低

传统科技档案管理由于设备未及时更新,科技档案中目录跟索引的编写几乎全部是由人工采用手动编写的方式来完成的,由此一来,档案管理工作的时间段会拉长很多,并且效率也比较低。此外,需要在每次编写完成之后,将所有完工的科技档案从头至尾在看一遍,查找是否存在漏记、错计、复记等现象,由此一来,在复核与检查上面也是相当的费时费力。

传统的科技档案管理在科技人员需要某种档案资料的时候,会增加科技人员在档案室搜索文件档案所花费的时间,大量时间会被浪费在档案的查找上面[3]。由此一来,会使得科技人员在传统科技档案管查找模式下,开展盲目式的搜索与调差,还需要进行逐页筛选,找出自己需要的资料。采用这样紧缩查找的方法,很多情况下会造成信息遗漏现象,甚至出现误查的状况,进而使得科技档案的使用效率大打折扣。

三、电子科技档案管理的优势

(一)信息查阅快捷

电子档案室通过计算磁盘、输入设备、储存设备等完成信息资料的保存,相互关联的一种通用电子图像与文件资料的集合,一般采用案卷作为基本单位。电子档案非常明显的一个优势就是快捷。在当今信息技术、计算机技术以及电子科技飞速发展的大背景之下,计算机的运行速度高达每秒钟数亿次的计算量,在人们查阅所需要的资料时,节约了大量传统纸质翻阅、查找资料的时间,为人们查阅信息提供了极大的便利。

(二)电子科技档案管理具有很大程度上的共享性

一方面,它将传统科技档案纸质文件“有形”这一模式打破,在计算环境下逐渐形成了一种“无形信息资源库”,人们可以将同一个文件、图片经过复制、下载、传输以及使用硬盘灯方式将一份文件资料转化为多份,充分满足人们在不同地点同一时间内使用同一份文件的需要[4]。另一方面,当今是信息高速发展的时代,人们获取信息、知识的方法也不再拘泥于传统的科技档案管理场所纸质模式。在信息时代背景之下,传统科技档案管理要更新自己的管理体制,实现进一步的信息化、电子化。例如;建立电子图书库以及电子查阅信息系统的建立等。能够自动、实时、完整、准确地收集归档电子文件,对收集归档的电子文件实行有效的管理和控制,实现科研成果从设计、打印、收集归档、统计、检索借阅、文件管理等全过程的信息化管理。

四、电子科技档案管理应用前景

在数字信息化的今天,现代化的电子科技档案管理与服务在内容与方式两方面都有了非常大的改变。大数据时代之下,电子科技档案管理本身能够掌控的数据与信息资源是非常有限的。而且电子的科技档案资料使用用户在其所需要的信息进行创新的可能性是非常不确定的[5]。电子化发展背景下,电子科技档案管理是需要利用互联网以及组织内部的网络来实现,为广大用户在资料的汇集与整理方面提供更多、更有价值的数据资源。作者谏言:当今世界的发展已经不能阻挡电子时代、大数据时代的到来。电子科技档案管理具有的纸质资料以及知识、资料查找的范围比较窄,传送速度比较慢。所以,电子科技档案管理要想在高速的信息时代在实现自身的价值,就必然要与时代接轨,充分利用先进的科学技术以及先进的信息传播方式,将自身固有的优势与电子大数据相结合,发挥电子科技档案管理的最大功能。

五、结束语

在现代信息化的潮流之中,人们对于科技档案的查阅与汲取,越来越多的依赖于快速的信息服务体系。档案管理是信息、知识储存的集中地,如何能够使得档案管理改变传统的管理与服务模式,逐渐向数字化、信息化、电子化方向发展,是有待于进一步研究的课题。

摘要：伴随着科学技术的发展,各行各业的生产与管理也在不断进步。一个企业的的资料、信息档案的管理在企业日常经营与管理中有着重要的辅助作用。良好的档案管理对企业管理水平的提高具有极大的推动作用。本文主要通过对传统科技档案管理的方式方法,与现代化的电子科技档案管理的模式进行对比阐述,发现传统科技档案管理的弊端,电力科技档案管理的优势所在。

关键词：传统科技档案,电子科技档案,重要性