信息时代的档案管理及安全性考虑

2023-02-02

现代档案管理工作的重要作用是由它在建设有中国特色社会主义中的特定作用决定的, 因而必须高度重视、加强建设, 争取档案管理工作上档次, 上水平、规范化、科学化、促进社会和经济的高速发展。建立完备的档案管理信息系统是实现档案管理信息化的重要途径。档案管理信息系统作为众多管理信息系统的一个分支, 既具有管理信息系统的基本特征, 又必须符合档案管理的特点。档案管理信息系统既包含对档案日常管理工作的处理, 如档案的收集、整理、归档、检索、借阅管理等, 同时又要对档案信息文件进行安全、可靠地保存, 并适应档案保管期限的要求。

档案管理信息系统的目标是按照档案管理规范要求, 以数据库技术、多媒体技术和完善的开发软件为依托, 通过改造升级, 加强档案基础工作。建立健全必要的档案管理制度, 统一规划、集中管理档案资源。按照档案管理工作的特点, 档案收集门类齐全、材料完整, 构建一个现代化管理技术的电子档案管理系统, 使档案的收集、鉴定、分类、立卷、保管、利用等环节计算机化, 提高档案管理的自动化、数字化水平, 方便档案信息的综合利用, 延长档案保管寿命, 并将档案管理与单位的生产经营活动紧密结合, 实现档案管理与生产经营活动信息共享。

在2002年国家档案局颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》和近期各省、市的“十一·五档案信息化建设纲要”中都提出了“档案信息安全保障体系建设”。

1档案信息化管理的作用和意义

电子化档案管理信息系统的建立, 可以提高档案工作的效率, 方便用户的使用加强档案的保存, 提高档案利用的效率, 对维护和保障单位的合法权益, 促进两个文明建设具有重要意义。具体优势如下。

(1) 档案信息的传递量和服务对象的数量大大增加。由于数字信息占有空间小, 信息传递不受空间的限制, 随着计算机通讯网络的不断延伸, 所能链接的用于存贮和管理数字信息的服务器和存贮设备及服务对象的数量将加速增加。

(2) 时间的延续性, 可以24小时服务。

(3) 档案数字信息网络检索方便, 传递速度快。

(4) 可以根据利用者的需要, 提供个性化服务, 档案信息网络服务的出现, 是我们提供档案信息服务的适时的现代手段。

(5) 资源共享, 提高档案的利用率。利用网络传输档案信息具有纸质档案不可比拟的优点, 网络传输速度快、档案传输不再受空间和人力的限制。查阅者一旦需要档案就可以通过档案管理网络系统进行查阅不仅可以查阅所需的信息, 还可以下载电子版的档案原件, 没有必要再到档案室进行查阅, 极大地节省了查阅者和档案管理员的时间。还可以通过档案管理网络系统异地查阅档案信息, 节约了人力、物力, 大大提高档案的利用率。

2档案管理系统的安全性考虑

电子档案信息安全是指电子档案信息在其生成、保存和利用过程中受到保护, 不因偶然和恶意的原因而遭到破坏、更改和泄露, 确保其真实性、完整性、机密性和长期可用性, 并确保电子档案信息网络系统连续正常运行。电子档案是一种新的档案形式, 由于种种原因, 目前实践中对电子档案的管理还有许多不尽人意的地方, 如资金投入不足, 人员配备不到位、没有明确的主管部门, 沿用或照搬纸质档案的管理方法, 缺乏科学的电子档案信息管理制度等等。对此, 本文提出以下几点思考。

(1) 建设高质量的档案管理平台。档案管理部门可以在自己的网站中提供已开放的档案信息数据库、档案卷宗、目录等档案信息资源。并建立专门的档案信息检索入口, 便于档案信息的查询和利用。数据存储和提取的便捷是计算机在档案管理工作中的优点之一, 而计算机网络技术的介入使得这些数据能以更快的速度和更少的手续被相关部门应用, 节省了以往在单位之间调取档案所耗费的人力、物力以及宝贵的时间, 提高了工作效率和管理水平。

(2) 档案信息录入的准确性要求。档案是党和国家的宝贵财产, 为充分发挥档案在生产活动和社会活动中的积极作用, 必须消除档案内容失真现象, 增强组织人事部门的档案管理意识, 做到客观公正, 实事求是, 不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档。在认定员工的出生日期、参加工作时间时, 应逐个分析, 逐个确认, 特别是对同名同姓、同音字的人事档案材料, 按照能区分的信息逐页、逐份进行认真审核、鉴别、归档, 确保认定结果符合其真实情况。

(3) 档案信息系统的安全保护需求。档案属于加密文档, 档案管理中使用计算机及网络, 必须将安全、保密放在首位。网络环境下, 档案数据库应具备如下安全体系:建立入侵性病毒监控体系、检查安全漏洞、用户权限控制、数据库加密等。配置防火墙是解决网络安全的主要措施, 起到整个网络不受非法入侵的作用。用户权限管理是对用户身份的验证, 确定用户及用户在网络上作相应操作的权限。加密是保护数据机密性的关键。涉密与非涉密计算机要分开, 涉密计算机不能相互访问;非涉密计算机不能处理、存储涉密信息;有涉密内容的计算机不得上互联网, 不得用互联网传输涉密信息, 内部网与互联网必须实施物理隔离。

(4) 提高档案工作人员素质。计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这样就要求档案人员的素质要不断提高, 逐步培养他们不仅要热爱和熟悉档案工作, 而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。努力掌握计算机管理档案的理论和实际操作, 将档案的接收、存储、提供数据和基本情况的报告都利用计算机进行。学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识。提高网络化管理意识, 尽快做好传统档案管理向网络化管理转型的工作。培养和造就信息化建设的管理型、技术型和复合型人才, 为档案事业做出更多、更大的贡献!

摘要：档案在现代社会发展中具有重要地位, 伴随信息化大潮, 档案信息化已成为一种趋势, 安全性问题不可避免, 本文探讨了档案信息化管理中的安全运行策略和方法。

关键词：档案,信息化,安全