浅议非计算机专业人员如何管理好电子档案

随着科技的进步,IT时代的来临,档案管理也进入了电子化时代,档案电子化管理不仅可以节约大量的空间,更可以节省大笔的维护成本,其优势不言而喻。

专业的大、中型档案馆中,我们一般利用大型网络化数据库系统进行电子档案管理。显然,这种管理方式是非常专业和高效的。然而我们必须看到一点:除了专业档案馆外,目前尚有大量的机关、企事业单位由于领导不够重视或资金短缺等原因,无法购置专业的数据库档案管理系统,有的单位虽已购置较为专业的数据库档案管理系统,但档案管理人员计算机水平有限,面对专业管理系统的复杂设置和操作,无从下手。最终,这些单位的电子档案管理只能回到“Windows+文件夹”的小作坊形式,即将电子文档随意存储在计算机硬盘的文件夹中。这种方式一旦管理不善,就会给我们带来不小的困惑,比如电子档案“失踪”,同一电子档案存在多个版本等情况。

在可预见的将来,这种业余的电子档案管理方式不可能全部过渡为专业的数据库管理方式。因此,我们有必要研究如何改进这种管理方式,使业余档案管理员花较少的精力进行学习之后就能够用“Windows+文件夹”的方式管理好单位电子档案。

1 电子档案的分类、整理和存储

1.1 分类、整理的必要性

电子档案建立以后,随着总量的不断增加,如果不加以有效管理,往往会令我们在关键的时候找不着想要的电子档案。电子档案的建立原本是为了方便档案管理工作并且提高工作效率,如果因为管理不善反而造成麻烦降低了工作效率,那便和我们建立电子档案的初衷相去甚远了。所以我们要在电子档案归档时进行科学的分类存放,以便日后需要时能在最短的时间内找到所需要的电子档案。

1.2 分类存储的方法

日常生活中常见的地球仪分别是以纵横坐标来标注定位的,这就是经纬度。经度加上纬度,就可以轻易在地图上标注出精确的一个位置。而网络文章里往往会运用关键词,以便搜索引擎进行检索。这两个事物在我们的电子档案统筹归档过程中也可以发挥巨大的作用。在电子档案管理中,不妨以档案建立时间和档案种类分别为纵横线索加以分类,再辅助以关键词运用,最终便可实现方便查找的目的。

在具体的实际操作上,电子档案的建立时间和种类两条纵横线索以及关键词的运用都是为了达到条件细分的目的。电子档案库就好比一座大厦,如果我们接到命令,要到A大厦寻找一份文件,采取人海战术挨间挨件搜索当然可以找到,但是这样无疑会花费巨大的时间精力成本。但如果我们知道文件放在A大厦的B层,搜索范围就会缩小至少十倍八倍。不过此时我们浪费的时间精力显而易见仍然是不可忽视的。可要是我们再进一步知道这份文件具体放在A大厦B层的C号房间,事情就相当容易了。在一间房间里找一份文件显然比在一座大厦或一整层的空间里找一份文件容易得太多了。如果我们要进一步提高工作效率的话,就还得知道我们要找的文件具有什么特征,这时关键词就起到关键作用了。当明白了目标处于A大厦B层C号房,并且具备D关键特征以后,我们基本上就可以精确定位文件位置了。

我们的电子档案库就相当于一座大厦,档案类别就相当于大厦的楼层,而档案的建立日期就相当于具体的房间号,关键词就是关键特征。这种分类模式,既可以令我们的电子档案存放得井井有条,更可以令日后的查找如信手拈来般容易,从而节约大量宝贵的时间。

(1)经、纬分类存储法构建立体分类存放体系。

想达到这个目的,我们在日常电子档案建立过程中就必须坚持分类存储。首先建立一个独立电子档案库专用一级文件夹。一级文件夹建立以后,就相当于大厦已经建立好了,接下来是细分工作。比如先以科室为单位划分不同“单元”,分别建立对应二级文件夹;再在“单元”内部将工资表、员工电子简历、单位规章制度以及其他电子档案资料划分为不同“楼层”,各自建立专用三级文件夹。“楼层”划分好以后,就轮到“房间号”细分了。日常工作里,在那些有新增电子档案的“楼层”文件夹里,以日期为单位再建立四级文件夹,比如2009年2月15日便建立“20090215”文件夹,再将新增档案归类到对应日期的四级文件夹内。此举既可明确档案位置,更可达到严格的日期备忘效果,便于日后的管理工作。

(2)关键词设置。

如果条件允许,每份电子档案建立时在标题里加入关键字可以在搜索时明显加快速度。虽然关键字的加入可能会造成文件名偏长,但在进行文件名搜索的时候却可以取得无可比拟的效果。比如在建立一份职工张三的职称材料的时候,可以在档案正式名称后方以特定符号作为分隔符,加入关键词如“张三”“职称”,形成类似“《原文件名》+张三+职称”这样的文件名。此举有利于在日后繁杂的工作中,以关键词的方式快速搜索出合适的文件。

以上述方法进行文档归类,可以建立起立体交错的分类体系。最终我们不但可以凭类别、日期来进行文档分类检索,更可以凭关键词进行一定的内容和标题分类检索,最终在检索时实现事半功倍的效果。

2 电子档案的检索

日常电子档案的分类归档工作完成以后,当用到相关电子档案时就涉及具体的搜索方法了。

业余档案管理员一般凭Windows XP操作系统的搜索工具来进行搜索。进入电子档案库一级文件夹后,点击工具栏“搜索”按钮或直接按F3按键即可进行搜索,此时之前分类存放工作的效果就体现出来了。当知道查找对象类别与关键词,进入相应类别二级或三级文件夹内进行关键词搜索,即可快速定位查找对象。而当知道查找对象大概建立日期,比如查找对象大概于2009年2月建立,此时便可在“其他搜索选项”里选择“所有文件和文件夹”,如此一来搜索200902,之前建立的所有前缀为200902(即2009年2月份建立)的文件夹就会显示在搜索结果里,结果一目了然,查找起来就方便多了。如果之前我们在电子档案文件名里加入过关键词的话,查找起来就更简单了,我们只需在“全部或部分文件名”一栏里输入档案涉及的人名和关键词,便可以最快的速度得出搜索结果,再稍加甄别即可找到想要的档案。

总之,对于没有条件或不会使用专业数据库档案管理系统的业余档案员来说,只有在电子档案的归档过程中,坚持科学分类存储,并合理设置关键词,才能将作坊式的“Windows+文件夹”管理方式的效用发挥到极致,以简单的方法达到较理想的管理效果。

摘要：业余档案管理员没有专业的数据库档案管理系统,只能采用“Windows+文件夹”的方式进行电子档案管理。只要我们在归档时坚持科学分类并合理设置关键词,就能建立起一个立体分类管理体系,利用这种简单的管理方式,也能进行有效的档案管理和检索,避免需要时无法找到档案的尴尬。

关键词：电子档案,业余档案管理员,“Windows+文件夹”