信息时代电子档案管理论文

【摘要】随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要組成部分，这是勿容置疑的。因此，我国档案管理者也应该顺应时代发展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，推进我国档案管理的电子化进程。今天小编为大家推荐《信息时代电子档案管理论文(精选3篇)》，希望对大家有所帮助。

信息时代电子档案管理论文 篇1：

浅论如何做好信息时代电子档案管理

摘要：随着科学技术的不断发展，电子信息技术在各行各业中都得到广泛的应用，尤其是在档案管理方面发挥着重要的作用。信息时代下，档案管理工作人员应该顺应时代发展的潮流，充分应用信息技术，不断提高档案管理的信息化水平，从而提高档案管理工作效率和质量。

关键词：信息时代;电子档案;管理方法

随着科学技术的不断发展，我国慢慢步入了信息时代，信息技术在我国的各个领域中都发挥着重要的作用。电子档案管理方式的出现可以有效提高档案管理水平和管理效率。本文首先针对电子档案的特点及其作用进行分析，然后对于如何做好信息时代电子档案管理提出几点有效建议，希望通过本文的分析能够充分发挥信息技术在档案管理中的积极作用，促进档案管理工作的不断发展壮大。

一、电子档案的特点及其作用

电子档案指的是由计算机系统保存和处理的可以机读的材料或者是其它形式的记录，电子档案储存方法与纸质储存方法不同，这就为档案管理工作带来了一次重大的改革，档案管理工作人员只有充分认识到电子档案的重要性，掌握好电子档案管理工作，才能不断提高档案管理水平和效率。

电子档案主要是在计算机的基础上来进行档案管理工作，网络系统的出现为工作人员提供了方便快捷的管理方式和手段，这就大大的降低了工作人员在整理档案、立卷归档和信息使用中的工作压力，减轻了他们的工作负担，同时也提高了工作人員在归档和检索档案中的速度，提高其工作效率。

电子档案与纸质档案不同，以往人们用人工的方法和纸质的方法来搜集档案和立卷归档，储存档案，经常会发生档案丢失、文件收集不足的问题，如果要查漏补缺就需要拆卷重做，为档案管理工作带来极大的挑战。但是利用网络系统来进行档案管理工作，可以利用微机将文件进行整理和归档，随时的进行查漏补缺，既方便工作，又能不使文件形成堆积，占用空间，从而提高了工作人员的工作效率，保证档案管理工作的顺利开展。

档案管理工作的信息化发展可以有效提高档案的保密性和安全性。以往在用纸质方法进行档案管理时，如果用户需要查询信息，就需要对整卷信息进行打开查看，虽然用户只是使用其中一部分的信息，但是却可以看到整个文卷的信息内容，这就导致信息的泄露，不符合档案管理工作保密性的要求。使用信息技术来进行档案管理可以有效提高档案管理工作的保密性，保障档案信息的安全。电子档案可以将文件分成不同的单份，这样用户在查阅档案时只需要查看他所需要的就可以，无法对其他的信息进行查阅，这就有效的保证了档案信息的安全性。

电子档案有效提高了档案管理工作的规范性。以往档案管理工作中运用人工的方法来进行立卷、储存，但是每个工作人员的工作方式和工作能力都是不同的，这就导致档案管理工作出现误差，不放白用户进行档案信息的查阅。而使用计算机技术来进行档案管理工作可以使档案管理工作方式进行统一，使其规范化、统一化，不仅为工作人员带来的方便，同时也提高了档案管理效率，提高了档案信息的利用效果。

二、如何做好信息时代电子档案管理工作

（一）做好电子档案系统的保密工作

电子档案是使用网络技术来进行管理工作的，网络具有开放性和分散性的特点，很多不法分子会通过不正当手段来窃取和更改档案信息，这就导致档案的泄露，不利于档案信息的保密性。因此档案管理工作人员需要树立较高的保密意识，在设计电子档案系统时加强对保密程序的设置，从而提高档案信息的保密性和安全性。

（二）提高电子档案信息的权威性

对于各行各业而言，电子档案系统中的信息都是十分重要的，很多信息内容和数据都是不对外开放的，要想有效保存电子档案信息，就需要提高档案信息的准确性和有效性，在记录信息数据时保证每项记录的准确性。

（三）电子档案管理工作中需要遵循一定的原则

首先是规范性的原则，电子档案管理工作中需要保证所有的档案信息都能够按照统一的技术模式、文本格式以及工作标准来进行管理，条件允许的情况下可以采用国际通用的标准形式。电子档案主要是使用网络的方法来对信息传递和储存方式进行管理的，对电子档案管理方式进行统一和规范，可以有效提高信息的利用效率，以免因文件格式、软件平台的不同而造成信息资源的浪费。

其次是可靠性的原则，工作人员在开展电子档案管理工作时需要提高档案信息的可靠性，保障档案信息的准确性。处理对电子档案管理工作进行规范外，还需要建立完善的信息保障制度，并严格按照电子档案管理制度来对档案信息进行管理，保证档案信息的真实有效。在输入、保存、复制和整理档案信息时需要严格按照操作流程来进行，可以对档案信息进行备份，从而提高档案信息的安全性和可靠性。

最后是高效率的原则，档案信息管理工作也是一项工作量大、工作程序多的工作，因此需要不断提高电子档案管理工作的工作效率与效益。工作人员需要根据电子档案管理工作的实际情况选择科学合理的管理方法和电子系统使用技术，从而提高电子档案管理工作的工作效率。

（四）加强对电子文件全过程的管理

电子文件与纸质文件在收集和保存信息方面存在很大的不同，在保存电子文件时，需要根据原文件的具体情况来决定原文件的去留，如果原文件没有正式文件的功能，那么就可以不用保留原文件，如果文件保存中有需要对文件进行修改的需要，这可以对原稿进行收集和储存，对于那些有辅助作用的和正式作用的文件则可以及时的进行收集和处理，电子文件与其相对应的纸质文件之间需要有特殊的标识，方便进行查阅。同时还可以在收集文件的过程中制作纸质拷贝件，避免系统出现意外导致文件的丢失。

（五）选择合适的信息保护技术

电子档案管理工作中需要做好档案信息的保护工作，可以在档案系统入口、传输和使用三个方面来提高对电子档案信息的保护。为了有效避免档案信息出现丢失、窃取和被更改的现象，保护网络系统不受病毒、黑客等侵入，可以使用签署技术、加密技术、身份验证技术以及档案备份等方法，或者是使用防火墙、杀毒软件等设备来达到保护档案信息的作用，只有这样才能保证档案信息在传递、储存的过程中能够有效保证电子档案内容的真实性和可靠性，提高电子档案信息的安全性，从而促进电子档案管理工作的顺利进行。

结语：

随着科学技术的不断发展，我国各个领域都加大了对信息技术的应用，尤其是在档案管理工作中，信息技术发挥了重要的作用。档案管理工作信息化改变了以往的档案信息管理模式，不仅降低了档案管理工作的难度，还提高了档案管理工作水平和效率。工作人员要想做好电子档案管理工作就需要提高档案信息安全意识，保证电子档案管理工作的规范性、可靠性和高效性，并通过加强对电子文件全过程的管理以及选择合适的信息保护技术等有效措施来提高电子档案管理水平，保证电子档案信息的安全性和可靠性，从而促进电子档案信息管理工作顺利进行。

参考文献：

[1]赵海漪.刍议如何做好信息时代的电子档案管理[J].科技创新与应用，2012（24）：319.

[2]朱玉燕.做好信息时代的电子档案管理的措施[J].黑龙江科技信息，2012（05）：184.

[3]傅义兴.关于如何做好信息时代电子档案管理工作的思考[J].广东科技，2011，20（24）：86-87.

作者：王霞

信息时代电子档案管理论文 篇2：

关于信息时代电子档案管理的探讨

【摘　要】随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要組成部分，这是勿容置疑的。因此，我国档案管理者也应该顺应时代发展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，推进我国档案管理的电子化进程。

【关键词】信息时代；电子档案；管理

0.引言

所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1.电子档案的特点及优越性

1.1与传统档案相比，电子档案具有如下特点

1.1.1文件记录方式多样，变化性大

传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。

1.1.2与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点

电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。

1.1.3电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性

电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。

1.2基于电子档案的特点，电子档案具有独特的优越性

1.2.1电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率

在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

1.2.2电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺

传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。

1.2.3档案管理的电子化更利于文档的保密

在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。

1.2.4电子档案的微机管理有效地提高了档案管理工作的质量

档案工作的根本目的在于查阅和使用，但要提供可供查阅和使用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗作为保障。但若文书档案管理进行微机管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的时效价值。

2.做好电子档案管理的措施

2.1要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

2.2要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

2.3应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

2.4应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

3.结语

电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

作者：相华

信息时代电子档案管理论文 篇3：

电子信息时代电力档案管理工作的创新

摘要：信息时代，电力企业必须加强档案管理信息化建设，利用信息技术不断整合档案信息资源，拓展档案服务方式和手段，从而实现档案资源数字化、档案服务网络化、档案管理自动化的档案工作发展目标，有效提升电力档案管理工作效率，使其更好地服务于电力企业发展。本文就电子信息时代电力档案管理工作的创新工作进行了相关的分析。

关键词：电子信息时代;电力档案管理;创新

社会经济的发展带动了科学技术的进步，目前我国已经全面进入互联网的时代，信息管理和信息公开的使用已经成为社会发展水平和科技水平上升的体现。档案管理是一项比较复杂和工作量庞大的工作，因此利用信息化档案管理可以大大提高工作效率和质量，但是由于我国在信息时代档案管理工作上的发展时间还不长，在实践操作中难免会出现各种各样的问题，所以我们需要对这些问题进行解析，并找到解决的对策，促进信息时代档案管理工作的健康发展。

1信息时代下信息技术在档案管理中的重要性

随着电子信息时代的发展，计算机已经得到了普及，在计算机信息技术为我国现代社会提供便利的同时，也带来了一定的挑战，增加了一定的风险。而电力档案管理作为电力企业的一项重要工作，电力档案管理工作的好坏直接关系到电力企业的经济效益。在电子信息时代，网络技术的发展，对电力档案管理要求也越来越高，网络技术的发展使得电力档案工作存在很大的挑战，就当前电力企业档案管理工作而言，传统的管理方法已经难以满足企业发展的需要，不仅会影响档案管理效率，同时还会威胁到企业自身的经济效益。而企业要想获得更好的发展，就必须重视电力档案管理工作，加大档案管理的创新，确保企业档案安全，保证企业档案管理质量和效率。企业只有做好档案工作，才能更好地发挥档案的作用，进而更好地服务于企业，为企业带来更好的效益。

2信息时代下传统档案管理工作的滞后性

信息时代是一个飞速发展的时代，传统档案管理工作因缺乏信息技术支持，所以发展速度远远落后于时代发展速度，表现出严重的滞后性。具体来说，主要包括以下几点：档案利用率低，造成珍贵档案信息流失;实体档案数量庞大，占用大面积存储空间;档案信息流通效率低，而且容易丢失和损毁;档案管理耗时长、投入成本非常高。

2.1重视档案管理流程创新

在电子信息时代，档案管理人员在进行档案管理过程中需要结合信息化管理理念，不断优化管理流程，具体流程优化措施为以下几点：第一，将档案管理工作进行细分，明确档案的收集、管理、利用等核心工作。第二，档案管理人员在工作过程中，对档案的接收时间、格式等明确规定，有效提高档案管理的实效性和可靠性。第三，档案管理时需要优化数字化档案的保存形式、利用方式等，便于档案的归档、管理和查阅等工作。同时在档案资源开发过程中，还要明确电力档案开发范围和利用方式。第四，在电力档案管理中需要制定科学的数字化档案管理标准，对于相关的操作流程进行完善，主要工作内容包括各部门业务系统与档案管理系统之间的对接端口设置，对档案接收标准进行制定，从而有效提升电力档案的收集、归档以及整理效率。

2.2拓展档案管理服务能力

电力企业要想在电子信息时代得到快速发展，拓展电子档案管理服务能力是最为有效的方式，通过对档案管理工作进行不断创新，从而有效提高电子服务能力，拓展档案管理服务能力，具体措施可以从以下几点入手：第一，电力企业需要不断引入先进的信息技术和设备，起到优化电力档案管理信息系统的作用，例如数据挖掘技术、信息集成技术等，提高档案管理工作效率和质量。第二，开发新型档案管理工具，为电力企业档案管理创造良好的工作条件，有效提高档案资料的检索速度和管理质量。第三，为防止电力企业信息资源丢失，管理人员需要做好信息化部署工作，并拓展全新的档案存储空间，避免因为操作失误、计算机硬件设备等问题造成信息失真或泄露，给企业发展造成严重影响。

2.3整合档案管理的信息资源

电子档案信息的资源整合对档案管理有重要帮助，因此在对电力档案信息进行整合中需要以电子信息时代为背景，对整合流程进行不断完善和健全，以起到最大限度发挥电力档案的作用和价值，为电力企业健康、持续发展奠定基础，具体措施为以下几点：首先，电力档案管理人员需要加快实现档案管理系统与OA系统之间的对接，通过合理使用OA系统简化转存流程，将各部门之间产生的信息资料直接转入档案管理系统中来。其次，在管理过程中需要结合不同项目的特点，拓展管理观念，从而便于对非网环境下所产生的数据进行处理和收集，然后完成数据和资料的传输，有效保障电力档案数据的真实性、有效性和完整性。最后，對于一些视频、图片、音频等文件重点保存，避免出现新丢失现象，对于一些到期的合同、资料等，在销毁时需要做好相关记录。

2.4重视档案管理人才队伍建设

一支高素质的档案管理队伍是企业发展必不可少的部分，只有不断提高管理人员综合素质，才能做好企业档案管理工作。因此电力企业需要加大档案管理人员培训力度，重点培训内容为档案学、档案管理学、文书学等，从而有效提高档案管理效率和质量。同时档案管理人员还需要熟练掌握档案标引、编研、检索以及修裱等基本技能，积极开展档案信息分析和研究工作，从而为档案使用者提供便利。

2.5引入大数据技术

利用大数据技术深入挖掘档案信息的价值，大数据技术的产生本就是为了解决繁杂信息无法处理的情况，随着技术的不断发展和完善，利用它深入挖掘档案信息的价值已经成为了可能。所以在现阶段的档案管理软件中，一定要及时引入大数据技术，从而提高档案信息的利用率。同时，还要把大数据技术引入检索系统，提高检索率。

结束语

综上所述，电力档案管理对电力企业发展有着不可替代的作用，因此相关管理人员需要加强档案管理创新措施，有效提升档案管理质量和效率。经过分析可得，在电子信息时代背景下加强电子档案管理创新，不仅要重视人才培养，还需要不断引进先进的技术和管理理念，重视档案管理流程制定，因此电子信息时代电力档案管理策略创新，能够充分应用到电力企业档案管理中来。

参考文献

[1]刘霞.浅谈电子信息时代电力档案管理工作的创新策略[J].电子乐园，2019（21）：1.

[2]郑艳.信息时代电力企业电子档案管理探讨[J].办公室业务，2019（21）：2.

作者：李树伟