论高校特色档案信息资源的开发与利用

2022-09-11

一、高校开发利用特色档案信息资源的必要性

(一) 是提升馆藏档案质量和内涵的重要途径

当前, 大部分高校档案馆 (室) 的馆藏档案主要是党群、行政、教学、科研、财会、基建常规类档案。这些以文书、照片、声像、图纸、实物等为载体的档案信息往往是单一的、零碎的, 无法反映学校的历史全貌, 缺乏特色, 也不能完全适应利用者的需要, 限制了档案作用的发挥。开发利用特色档案资源, 就是通过对已有馆藏信息实行鉴定、筛选、去粗取精、去伪存真, 加以比较、概括、整理, 实现档案信息浓缩和增值, 从而更加全面、深刻地反映学校的历史, 达到丰富馆藏内容, 优化馆藏结构, 提升档案内涵, 更好的满足利用者需求的目的。

(二) 是彰显办学特色, 扩大学校知名度的重要载体

高校办学特色是学校生存和发展的核心竞争力, 是一所大学的比较优势和核心价值所在, 主要包括办学理念、学科发展、人才培养、管理模式等方面。经过深入开发挖掘而形成的特色的档案信息资源, 凝聚了高校教学、科研、管理等各项活动中最鲜明的特点, 是高校发展历史的重要凭证, 详细见证了高校办学治校的历程。通过展示学校教学科研成果、校史图片、知名教师及校友等特色档案资料, 多角度、多方位、多层次呈现学校传统, 可以让社会更好地了解学校的办学成果, 发现学校的亮点和发展前景, 扩大社会影响, 促进学校发展, 使特色馆藏成为展示学校实力与魅力的窗口与平台。

(三) 是服务高校中心工作, 提升服务层次的重要平台

随着高校各项事业的发展, 档案利用者对档案信息资源的要求越来越高, 已不局限于分散的档案文献, 这就必然要求档案工作者从档案利用角度多思考, 开展研究, 围绕学校工作的中心开发出新的, 高层次的档案“精品”, 形成一些有自己学校特色的具有高度浓缩信息量的文献加工资料。特色档案的建立, 能更有效地、针对性更强地为学校的各项工作及各个环节提供有效的利用和服务, 全面提升档案馆功能和服务层次。

(四) 是发挥档案的文化教育功能, 提升高校人文内涵的重要手段

档案是物化了的历史, 而特色馆藏更是档案馆教育功能的集中体现。充分利用特色档案资源对于优化教书育人环境、丰富校园学术活动和传承科学思想必将发挥显著作用。如高校档案馆通过陈列学校办学过程中取得的重要荣誉档案, 教师和学生在教学、科研和重大赛事中取得的奖杯、奖状、证书, 以及学校发展史上有特殊贡献或影响的人档案材料, 展示他们在教书育人、科学研究上取得的丰硕成果, 必将激发在校师生努力学习、爱校敬业的热情, 也会给广大校友平添以母校为荣、报效母校的荣誉感。

二、高校特色档案信息资源开发的主要内容

(一) 反映高校中心工作的教学、科研档案

教学、科研档案凝聚了广大师生的智慧和劳动结晶, 有着丰富的文化学术积淀, 开发利用价值很大, 是学校极其宝贵的科学文化财富。因此, 高校档案馆可结合教学工作产生的档案材料, 围绕专业设置、人才培养、课程建设、教学环节、实习实训等不同方面开展教学档案剖析和研究, 形成有价值的教学档案材料;可根据学校科研成果突出的专家、学者, 结合其重大项目、重大发明、重要专利, 以及科技专著, 在国内重要刊物上发表的有影响力的学术论文等档案材料, 按人头建立科研业务档案。教学科研特色档案体系的构建, 对服务学校中心工作将起到有力促进作用。

(二) 反映本校办学特色的各类成果档案

办学成果档案是学校办学实践活动中形成的真实记录, 载体形式除文字材料外, 还包括相关实物、图片、声像等。如学校获得上级有关部门的重要表彰和奖励;教师和科研人员在学校教学、科研工作中所取得的重大成果、发明专利、奖励证书;学生在校学习期间参加重要赛事所获得的奖状、奖杯、证书, 以及相关图片、图纸、录像、文字材料等等。高校成果档案是体现学校教学科研水平的一个重要标志, 同样也是学校的宝贵财富。因此, 高校档案部门应加强各类档案的收集和整理工作, 按照成果档案的等级、载体形式, 分学校、部门、个人及时进行分类归档, 形成具有本校特色的成果档案体系。

(三) 重大活动、重点工程、重要人物档案

高校的重大活动档案记载和反映了学校对重大活动的组织、安排和处置的全过程, 其档案材料包含相关文字材料, 以及录音、录像、图片、实物等, 这些是高校发展历史的重要凭证, 是认识和把握一所高校独具特色的发展规律的重要依据;高校重大建设工程档案包括基建项目申报、批复、立项所形成的文字材料, 以及实施过程中形成的图纸、图片、声像等;重要人物档案主要包括在教学、科研中取得重大成就, 为学校教育事业发展做出巨大贡献的教师和科研人员, 以及成绩突出的学生和优秀校友形成的档案。重点收集他们的简历材料以及在教学、科研、学习生活中形成的各种文字材料、录音、录像、照片、获奖证书、著作、论文、发明创造等。

(四) 反映本校发展变迁、办学内涵的校史档案

高校校史档案记载着学校发展历史和演变历程, 其内容广泛, 如:学校成立的批文以及日后影响大学使命及人任务的重要文件;学校的历年的组织机构设置、专业设置、发展规划、规章制度;校训、校徽、校歌;历届学校领导资料;学校重要建筑物如图书馆、礼堂、教学楼等的基建档案材料;学校重要活动中形成的图片、领导题词、录音、录像资料等等。这些资料彰显了学校特有的办学使命和独特的人文情怀, 具有重要的现实意义和历史价值, 是高校馆藏档案重要的特色信息资源和学校历史档案的重要组成部分。因此, 高校档案部门需要把这部分涉及面广、分散严重、收集相对较难的档案信息进行持之以恒的认真收集整理, 并积极开展史料研究, 形成具有较高文化价值的档案精品, 为学校发展积累历史文化财富。

三、高校特色档案信息资源开发利用的实施路径

(一) 加强档案征集, 丰富馆藏资源

目前, 高校档案部门对于散存于社会和个人手中的反映学校发展变迁的珍贵史料、重要图片、声像以及重要人物档案等收集力度不够;另外, 高校各立卷归档单位根据自身实际, 也形成了具有特色的档案材料, 如学生就业档案、学生心理档案、学生活动档案等, 高校档案部门对于这类档案也缺乏跟踪管理。因此, 高校应该完善档案征集制度, 加大档案征集力度。一是要加大档案征集宣传力度, 鼓励社会组织和个人主动移交反映学校发展特色的重要档案资料;二是加强对构成特色档案材料的产生源头及散存状况进行调查, 明确收集的范围和重点;三是要主动出击, 通过各种形式收集和挖掘具有高校特色的档案资源, 满足高校教学、科研、管理等各方面对特色档案资源的不同需要, 最大限度地保证馆藏特色档案的完整性、系统性。

(二) 积极开展档案编研, 实施信息深层次加工

高校特色档案资源分散于不同的全宗或案卷中, 必须对现有档案信息资源进行综合分析, 确定特色专题, 实施优化整合, 努力为用户提供信息含量高、利用价值大的精品档案。一是适应利用者的需求, 确定选题方向。如从学校的办学历史、办学理念、人文特色、历史事件特色、时代特色、校园风貌等方面, 开发系列特色编研成果;二是要实现信息的组合和增值。通过对信息的有序化加工, 进行一次文献、二次文献的档案编研工作, 把零散、无序、形式各异、内容交叉渗透、优劣混杂的大量信息, 进行筛选、加工、浓缩、整序, 产生一些新的更有价值的信息, 从而提高它的效用。三是要克服重“编”轻“研”的做法, 注重对档案资料的研究。高校档案部门可从校史、知名教授、办学特色、人才培养、校园文化建设等领域加强研究, 形成高质量的研究成果。

(三) 推动档案信息化建设, 构建特色档案信息资源数据库

高校档案信息化建设主要包含以下内容:一是档案信息的数字化过程, 即将馆藏的各类档案实体文件包括文本、数据、声音、图像等利用压缩技术、扫描技术等手段, 系统组织成具有有序结构的档案信息库;二是通过档案信息管理平台, 如档案管理系统、数字化校园平台、档案网站等, 将数字化的档案信息存储在档案信息管理平台服务器的各种不同数据库中;三是通过开发运用相关辅助工具, 比如检索工具、数据库软件系统、网络工具等, 实现对电子文件的有效管理, 包括档案著录、修改、检索、查阅、利用、接收、汇总统计、备份等具体功能。通过数字化加工形成的档案信息往往是零散的、分散的, 而要开发特色档案信息资源, 就必须对数字化的档案信息进行筛选、整合、归纳、提炼等整理过程, 形成文字、图片、声音、数据等多媒介的特色成果, 并有计划、有步骤地按章目、专题分门别类, 构建特色资源数据库, 最终通过档案信息管理平台展示并提供利用。

(四) 加强校际合作, 实现特色档案资源信息共享

不同的高校之间有其特殊性也有相似性。高校在规章制度建设、校园文化建设、教学管理、人才培养等领域开发而成的特色档案资源具有相互借鉴和利用的价值。因此, 要加强高校档案部门之间的合作共建, 实现信息互通, 建立相互间的特色档案资源共享体系。一方面, 要利用高校各自的特色档案数据库和专题数据库, 为优化高校档案信息资源配置、建设完备的高校档案信息资源保障体系提供支持和保障;另一方面, 加强校际横向共建, 优化资源整合, 通过运用现代信息技术, 实现高校档案信息管理平台互连互通, 从而丰富和优化档案信息资源, 有效弥补高校档案特色信息资源的不足, 为高校教学和科研提供强大的信息资源支撑, 适应高等教育事业迅速发展对特色档案资源的迫切需要。

摘要：高校特色档案是高校档案资源的重要组成部分, 开发利用高校特色档案信息资源是适应高等教育事业快速发展的必然要求, 也是新时期档案工作的一项重要内容。本文阐述了开发利用高校特色档案信息资源的必要性、主要内容以及实施路径。

关键词：高校,特色档案,信息资源,开发,利用