浅议血站电子档案特点及管理对策

2023-01-08

一、血站档案管理要求及特点

(一) 管理要求

随着输血事业的不断发展血站年采供血量逐年增加, 但血站特殊的工作性质要求血站在血液质量安全方面不容出现任何问题。血站业务档案作为最先形成的工作资料, 是关系血液全面质量管理成败的基础环节。《血站质量管理规范》中规定血站应“建立、实施记录管理程序和档案管理程序, 记录并保存采供血过程所产生的结果和数据, 使其具有可追溯性, 以证实质量体系有效运行并满足特定的质量标准”。由此可见血站是一个对法制性要求较高的单位, 国家对于血站系统档案管理标准更是高于一般。

(二) 管理特点

血站业务档案主要产生于血液的采集、检验、成分分离制备、储存运输等环节, 是采供血过程的原始记录。由于其特殊的工作性质和检测项目, 从献 (受) 血者健康征询、体检记录、血液初检、复检记录、血液成分分离制备记录等均涉及到大量献血者的个人信息, 档案中各项纪录作为工作记载与见证必须原始真实、完备可查, 需长期或者永久性保存, 属于机密级档案。随着人们法律知识不断增涨, 自我保护意识不断提高, 血站业务档案所记录的信息作为血站依法开展业务凭证的同时, 也成为献 (受) 血者权益的唯一凭证, 因此要求档案具有原始性、真实性、权威性和不可更改性。一旦原始资料文本遭到破坏, 其信息资料的真实性、保密性都将受到严重挑战, 血站系统对于档案的管理一旦出现纰漏, 将会引起医疗纠纷和社会争议。因此, 依靠传统观念及办法我们已无法完成数量众多, 环节复杂的档案收集整理工作, 只有改变传统将部分纸质档案转变为电子档案, 并在新形势下建立有效的血站电子档案管理才能最终确保血站业务档案管理成效, 为血站的建设和发展提供应有的作用。

二、血站电子档案特点

(一) 电子档案的优点

血站电子档案同目前所用的电子档案一样均依赖于计算机硬件、软件及网络系统而存在, 档案信息存储密度及质量远高于过去的纸质档案, 且形式多样, 存放方便。在血站系统内部同一局域网内, 同一份文件可以在同一时间, 不同地点, 被不同人共享, 并且还可以根据个人需求对文件内容及格式进行更改。随着电脑的普遍应用, 当一份电子档案被传递给多个利用者时, 电子档案可以通过邮件、网络传输等方法无消耗的被重复利用。

(二) 电子档案存在的问题

电子档案无论是整理还是取阅均完全依赖于计算机设备才能进行。档案在利用过程中尽管没有消耗, 但是由于信息内容及载体之间可以任意分离, 原始档案内容很容易被修改和破坏, 如果将电子档案在网络上运行, 原本保存好的电子档案也会因计算机受到病毒攻击及设备故障等原因使档案内容部分丢失或完全消失。此外, 电子档案极易被拷贝, 复制的特点也对档案的保密工作提出了更高的要求[2]。

三、血站电子档案管理现状及对策

(一) 设置电子档案管理机构

多数血站至今未设置专门的电子档案管理机构, 血站部分业务档案一般由行政综合办公室负责管理, 各部门及科室形成的电子档案几乎均分属各个业务科室自己管理, 在一个单位内通常有多个部门同时进行电子档案管理。血站应加强电子档案管理部门的设置及完善, 如:设置专门的电子档案库房, 配备必要的安全保管设施等。只有在血站管理中提高电子档案的地位和作用, 才能进一步提高对电子档案的开发和利用。

(二) 建立电子档案管理制度

目前血站在电子档案管理的过程中没有统一的管理标准和模式, 各部门及科室根据自己对电子档案的理解和实践进行管理, 造成许多本来应该纳入管理的电子档案没有进行管理, 应该开发利用的档案信息资源开发不足。血站应根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》中的规定, 结合自身工作需求建立与之相适应的科学的电子档案管理体系, 健全电子档案管理规章制度, 明确各管理人员的岗位职能及权限, 将血站各部门、各科室的档案进行统一管理, 使电子档案管理与业务档案管理同步发展, 提高血站信息系统整体管理水平。

(三) 电子档案形成要责权分明

血站同一类电子档案的形成应该由形成人员对其内容的准确度负责, 并由专人进行归档管理, 归档时应对电子文件进行全面、认真地检查, 核查文件是否完整、真实, 相应的软件、说明是否齐全, 电子文件与相应的纸质内容是否一致, 电子文件有无病毒等等, 最终应由经手人手工签字确认后进行归档, 以防由于操作失误等原因改变原始电子档案信息内容。电子文件在形成后应使用只读光盘 (CD-ROM) 或一次写入式光盘 (WORM) 作为存储介质使之置于只读状态, 在积累过程中如需转换电子文件格式要防止文件内容失真或丢失, 收集积累过程中的一切变更都应记录在案, 以防在松散状态下发生信息损失和变动, 电子文件一经签发没有必要的批准手续严禁修改。注意加强电子档案的保密管理, 对利用者实行权限控制, 使无关人员无法访问电子文件, 防止在利用过程中出现泄密等情况。

(四) 配置专职档案管理人员

多数血站档案管理队伍缺乏高素质的专业档案管理人员, 档案管理工作人员通常是身兼数职, 档案管理专业知识相对匮乏。在实际工作中他们不明确各部门或科室电子档案的形成过程, 也不熟悉电子档案收集、整理、保管等一系列工作。许多血站的档案管理人员甚至不了解来自网络的安全威胁, 对网络安全管理制度执行力度薄弱, 使得部分电子档案资料不能及时入档, 入档后又不能及时有效执行综合管理, 造成血站电子档案管理存在一定的隐患。这些情况已不适应新形势下血站电子档案的管理, 与血站整体信息化管理水平的发展不符, 甚至制约到血站的发展。血站应积极配备档案管理人员, 并充分考虑工作人员具有相关能力, 除了具备档案专业知识以外, 还应具备一定的文字写作、数据处理及语言表达等能力。

(五) 增强档案管理知识培训

血站应针对目前电子档案管理现状加强有关培训, 在培训专业基础知识的同时加强操作技能的训练, 通过电子档案工作安全和保密意识的教育使血站电子档案管理人员全面树立保密意识, 鼓励档案管理员考取《档案人员从业资格证》以全面切实提高档案管理水平。

(六) 加强电子档案技术防范

血站电子档案管理中的涉密网络一定要与互联网实行物理隔离, 并建立、完善涉密网络的保密管理制度, 配备必需的防范设备, 增强涉密网络的技术防范能力。此外, 应抓好互联网上的防泄密工作, 采用加密技术、签署技术、权限控制、监控技术等严格责权制。

四、结语

电子档案管理是血站管理信息化的基本组成部分, 是血站依法开展业务, 应对诉讼风险, 提升血液安全保障的必备手段。如今血站已有越来越多的纸质档案电子化, 其特殊的性质及国家对血站档案管理工作的高标准、高要求, 使我们在了解电子档案管理现状的同时明白必须尽快加强血站电子档案的管理。由卫生部牵头, 构建国家级血液安全信息网络工程将在全国31个省市的血液中心及中心血站开展, 我们必须立即设置电子档案管理机构, 建立相应电子档案管理制度, 配置专职档案管理人员以全面切实加强血站电子档案管理, 为血站发展奠定基础。

摘要：血站作为一个对法制性要求相对较高的单位, 其档案管理特点显著, 国家对血站系统档案管理标准高于一般, 采供血机构在日常工作中应采取相应的措施以提高档案管理水平。本文通过分析目前血站系统电子档案特点及管理现状提出相应工作管理对策, 在人们法制和自我保护意识的不断增强的今天, 能够减少因档案管理不规范而引起的不必要的医疗纠纷及社会争议, 具有一定的实际意义。

关键词：血站,电子档案,保密管理