高中专学校档案管理论文

【摘要】新建高职院校档案管理工作存在着诸多问题及隐患，应引起必要关注。文章就此深入分析、探讨，提出建议，旨在抛砖引玉，求教大家。【关键词】新建高职院校；档案管理；问题探讨进入21世纪，随着我国教育体制改革的深入进行，国家调整改革方向，大力发展职业教育。下面小编整理了一些《高中专学校档案管理论文(精选3篇)》仅供参考，希望能够帮助到大家。

高中专学校档案管理论文 篇1：

高职院校学生档案管理中存在的问题及对策

【摘要】高职院校学生档案管理存在着一定的问题。文章从分析此类院校学生档案管理的特殊性出发，提出了解决的方法、途径，对今后高职院校学生档案管理工作有一定的借鉴意义。

【关键词】高职；学生档案；问题；对策

【收稿日期】2006-03-01

【作者简介】王梅芳（1964- ），女，浙江杭州人，浙江经济职业技术学院学工部经济师，研究方向：高校学生管理、档案管理。

高职院校学生档案是学生在学习、实践、技能活动中形成的记述及反映高职院校学生独特的个人成长经历、表现，并以个体为单元按归档制度整理、保管，以备查考的信息载体。它较为全面地反映了学生在校期间德、智、体、美、劳等方面的素质状况，以及学生社会关系、经济状况、家庭组成等多方面的情况。可以说，高职院校学生档案既是国家机关、企事业用人单位选拔录用人才的重要依据，也是学校考察、培养教育学生的第一手资料，更是每个学生由校园人转变为职业人的个人成长记录。因此，文章从分析高职院校学生档案管理的特殊性出发，就学生档案管理中存在的问题提出了解决的方法、途径，希冀为今后高职院校学生档案管理工作提供切实可行的借鉴。

一、高职院校学生档案管理的特征

（一）多样性

就浙江省高职院校的生源而言，主要来源于三类学生：即普高生、中职生、 “3+2”转入学生。而且，高职院校出于多种考虑，纷纷从省外生源市场争夺优质生源，使得学生的来源地更加丰富。生源地区的多样性和差异性决定了高职院校档案的多样性。

（二）应用性

从人才培养的模式与目标而言，高职院校主要培养的技能型、应用型的一线工作人员，这也决定了高职院校学生档案除了主要记载普通高校学生在校期间的学习生活情况、成绩材料，以及党、团材料之外有了自身的应用性的特征。

（三）周期性

高职院校学生档案除了随高考招生而来又随着学生毕业就业而走的学生档案的特征之外，又因其学制短（一般两或三年），流动性强，稳定性差，使得周期性的特点更为突出。

二、高职院校档案管理中存在的问题

（一）学生档案材料内容不统一，规范性较差

就浙江省来说，高职院校生源中普通高中类的毕业生主要注重于《学籍卡片》、《考试成绩登记表》、《高中学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩的材料；而中等职技校类别的学生档案中更侧重《考生职业技能鉴定表》、实习、实训等反映职业学校特点的内容。省外学生的档案内容就更显多样，有的省份只有一张学籍卡，有的是一张毕业生登记表，且一般都由考生本人自带，使得档案的遗失、私自拆封等问题都相继出现，难以保证学生档案内容的真实性。

（二）学生档案材料质量不高，利用率较低

从高职院校的普遍情况来看，学生档案材料基本上是一些由个人填写的主观判断式材料为主，全面反映个人各方素质的客观分析性材料较少。院系党团组织、班主任、班级干部所提供的鉴定，只是简单一句“同意以上意见”，“情况属实”等评语，没有给予客观的、全面的评价，使得档案材料较粗糙。在高职院校认同率较低的情况下，出于就业、毕业等多方考虑，一些学校将处分、检查等材料在毕业前夕给予大范围的“撤销”，从而影响了档案材料的真实性、完整性。此类现象的存在，使得档案的利用价值大大降低。

（三）学生档案材料意识不够，重视度较弱

在整体社会转型的背景下，高校学生的就业观、择业观的出现了务实的趋向，就业领域日益扩展到了社会的方方面面，高职院校的毕业生因其专业知识扎实、操作技能强、适应岗位较快等原因，进入私人企业、民营企业、外资企业等公司的越来越多。但此类企业往往重使用，轻培养，对学生档案、人事关系重视不够，意识不强。这就客观上造成了毕业生档案流失的现象，形成了档案可有可无的观念。

三、新形势下高职院校学生档案管理的对策

（一）统一建档标准，明确归档内容与范围

学生档案是人事档案的基础，国家有关部门应制定适合中学、大学使用的统一建档标准，统一的制表内容。各院校要加强领导，高度重视档案建设，并建立健全收集、归档制度，使学生档案按照统一立卷内容和建档标准进行规范管理。具体来说，这里主要做好三方面的工作：一是要做到新生档案必须由考生所在地的高招办统一邮寄至录取院校招生办，招生办根据录取名册一一核对无误后，再移交至档案管理部门，严格学生档案移交手续，防止和杜绝学生自带档案，确保档案内容真实、完整。二是根据统一的建档标准，做到归档材料收集齐全，保证不缺人、不缺项目、不缺页，确保每个学生的每份档案材料填写清楚、齐全，签字、盖章不遗漏。三是组建一个以招生、就业、系部、教务、团委、医务等部门参与的学生档案材料收集小组，每个部门设一名联络员，组织他们进行建档、立卷等方面的专业知识培训，保证收集材料的质量，定期或不定期向学生档案管理部门送交材料。

（二）丰富档案内容，提高档案利用价值

高职院校培养学生的目标是高等技术应用型人才与高技能人才，其档案内容也应注重收集体现其实际动手能力方面的材料，如各种技能证书、技术等级证书等。此外，在校期间因考试作弊、打架等原因受过处分的材料、检查，以及因表现较好撤消处分的材料都应归入档案。这样一方面能真实、全面、动态地反映学生的成长经历，同时也可对学生的不良行为起到一定的遏制作用。学生参加社会有益组织的活动情况，如青年志愿者等，以及反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况、在校三年间通过自学同时获得本科学历的证书等等，都归入学生档案，从而丰富了学生档案的内容，立体地、全面地反映出学生的发展情况，使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。

（三）加强宣传力度，增强师生档案意识

要提高学生档案的利用率，充分发挥其作用，首先要增强院校领导及全体师生的档案意识。大学新生入学后，应开展档案基本知识教育，增加学生对档案、档案工作重要性的认识，坚信“档案就是资源”、“档案是铁证”，从根本上认识到档案的价值，摒弃学生档案可有可无的错误观念，形成檔案建设关系到学生素质养成，甚至学校知名度的高度上来。因此，各系部及相关部门，尤其是班主任应积极配合学院档案管理部门，对学生要有全面客观的评价，并督促其认真对待每份填写的登记表、鉴定表及其他材料，不擅自更改姓名、出生日期，保证个人档案的完整性、准确性、连续性。毕业生离校时，遵循“档随人走”的原则，对已落实工作单位的，档案按协议寄送；没工作单位的，采取先将档案寄回原籍人才交流中心的办法，减少学院档案室的库存量；即将落实工作单位的，由本人提出申请，暂由学校代为保管，待工作单位落实后，凭单位调档单寄送。

（四）利用信息技术，实现管理的科学化、现代化

随着电子信息技术的高速发展，档案管理由传统的纸质载体拓展到现代电子载体，档案管理网络化、信息化已势在必行。自实行网上招生后，考生档案电子化已成为现实，但内容不够完整，其表现的也一般是最为基本的信息，如考生报名表、体检表、高考成绩和志愿等内容。今后，高职院校可在此基础上开发新的学生档案管理软件，可将档案内容通过多媒体设备（电子扫描仪或数码相机）进行数字化处理，实现纸质档案向全文本电子档案的转变。既能减轻档案材料收集、整理的工作强度，又能充分利用电子档案中的数据信息，利用者可以在计算机上直接浏览或查阅，提高工作效率。针对电子文档容易修改，使档案信息的原始性难于保障的问题，在具备系列完善的规章制度保障的前提下，需要既懂得档案管理的专业知识、又掌握网络技术维护的高素质的档案管理人员，做好档案的管理工作，确保学生档案的原始性、真实性和完整性，更好地为社会服务。

四、结语

总之，我们要进一步加强高职院校学生档案管理工作，规范收集、归档制度，及时丰富学生档案内容，不断利用现代科技手段，充分发挥其在选拔、录用优秀人才中的作用，促进教育事业的发展。

【参考文献】

[1]郭莉．高校学生档案管理的几点思考[J]．中国成人教育，2005，（7）．

[2]胡婕，等．学生档案管理的问题与对策[J]．华东交通大学学报，2005，22（3）．

[3]陈翠平．浅谈中专学校合并为高职院校后的档案管理[J]．卫生职业教育，2003，（2）．

[4]王德欣．学生档案在大学生就业中存在的问题及对策[J]．兰台世界，2005，（6）．

作者：王梅芳

高中专学校档案管理论文 篇2：

新建高职院校档案管理工作问题探讨

【摘 要】新建高职院校档案管理工作存在着诸多问题及隐患，应引起必要关注。文章就此深入分析、探讨，提出建议，旨在抛砖引玉，求教大家。

【关键词】新建高职院校；档案管理；问题探讨

进入21世纪，随着我国教育体制改革的深入进行，国家调整改革方向，大力发展职业教育。为完善高等教育结构、整合教育资源，优化人才配置，先后合并，重组升格了一千多所高职院校，极大地促进了职教改革。新建高职院校，教学质量和办学效益明显提高，在当今社会经济发展、文明进步中发挥了重要作用。院校组合升格，学校档案管理工作也经历了整合、理顺，规范和重建等各个工作环节，走上健康发展的道路，但在这个过程中，也暴露了许多问题和隐患，不容忽视。

一、存在问题

（一）档案安全存在隐患

新建职业院校，在合并、重组过程中，事务繁杂，百废待兴，在校区搬迁、机构调整、人员变动、规章重建、工作理顺等一系列工作进程中，档案工作稍有疏忽，就会出现管理混乱，设施、原件受损、材料丢失等情况，存在严重的安全隐患。我省某高等职业院校就因学生录取档案的被盗而被社会不法分子钻了空子，利用档案材料所记录的信息，大肆诈骗学生钱财，在社会上造成不良的影响，使学生名誉受损和安全受到威胁。

（二）制度规范，尚未理顺

新建高等院校的成员学校，大都来自各个不同行业，不同学科，不同层次的中职学校。这些学校原隶属于各系统的部、委、办、局等政府部门，由于不同的历史原因，其档案管理的规章制度不尽相同，管理模式和管理方法亦“五花八门”，致使学院组建之后相当一段时期，存在着管理混乱，手段落后，效率低下，提供信息失真等问题，在一定程度上影响了学校各项工作的正常开展。

（三）管理队伍参差不齐

由于新建高职院校前身的各中专学校没有设置专职档案管理职数，档案管理人员是兼职兼管或临时抽调，且构成人员复杂，岗位变动频繁，少有专职人员，更缺乏专业人才，加之缺乏专业知识培训，致使管理队伍专业水平参差不齐，整体素质不高，对档案的收集、归档、整理、保管、利用没有统一的标准，认为只要保管好利用时能找到就可以了。这一问题的存在，严重阻碍了档案管理工作的高效运转。

（四）档案建设未成体系

学校档案的特点有别于政府行政部门，这在于其只能是以教学科研为主，由于传统观念的束缚，长期以来，高校档案管理重点大多放在文书档案上，而对学校的教学、科研、管理等方面档案的建档，归档，管理，利用重视不够，即使有也是有“档”也少“案”，是应付一时检查的“权宜之举”，缺乏系统、全面的管理，使得资料遗散，管理不善，造成资源的浪费。

（五）档案服务作用有限

由于观念陈旧，档案管理的信息化，规范化，制度化，组织化、科学化建设不够，学校档案工作长期处于封闭、半封闭的状态，在高职院校建设发展和面向社会提供服务支持方面未能发挥应有的作用。

二、症结分析

（一）重视不够，责任不明

高职院校合并重组初期，因机构不健全，人员变动大，加之权责不明，监管不力，措施不当，常常造成工作失误，人员失职，给单位和社会都会带来恶劣影响。其根本原因就是领导和部门对档案工作重视不够。

（二）制度不全，规范不力

新建院校关注机构设置，人员调配，而制度建设大多跟不上，规范管理更是无从谈起。有法难依，无章可循，是造成档案管理工作混乱的原因之二。

（三）队伍建设，明显滞后

专业人员不足，配置不全，队伍不稳，人员老化，弱化，综合素质偏低，是新建高职院校档案管理工作运转不力成效不高的原因之三。

（四）观念陈旧，手段老化

观念陈旧，使许多人档案意识淡薄，认识不足，造成工作失误，而手段老化又阻碍档案管理的科学化，系统化，信息化建设的步伐，影响档案管理服务水平的提高。

三、建议

（一）高度重视新建高职院校档案管理工作

高职院校档案是记述学校教育科研、改革的原始凭证资料，维护着历史的真实面貌，也反映出我国职教事业发展的伟大进程。其管理水平，服务质量如何，事关职教改革成败。学校建设发展稳定，还关系到当地的社会经济发展，精神文明建设，必须从对历史负责的高度看待档案建设。重视档案工作，要强化意识、统一思想、健全机构、明确职责、理顺关系，健全制度，整理清交工作，尤其要做好合并组建时期的档案监管以防不测事故发生。

（二）加强制度建设，为档案管理提供保障

一是“学法”，要认真学习贯彻国家档案法及有关法律法规，并做好宣传引导工作，提高认识，统一思想，理顺工作思路。

二是“建制”，要依据国家档案法有关规定，结合高职院校实际，系统全面地制定本学院档案管理的有关条例、制度、规章及工作细则，进一步理顺工作关系和各环节程序，为档案管理提供科学高效的运行模式和管理办法。

三是要“统规”，根据上级精神，结合“达标”评建要求，明确规定的各项指标及要求，统一规定各个工作环节，使之有章可循，有法可依。

四是“明责”，要在制定制度、规章的基础上，针对岗位制定相应的职责，并拟订落实措施，实行岗职挂钩，责权一致，奖罚分明，强化执行力度，确保管理到位。

（三）加强队伍建设，为档案管理夯实基础

管理人员是档案工作中最关键的因素，加强队伍建设要从如下几个方面进行：

一是明确机构、编制、配备专职人员，建设高水准专业管理队伍。

二是建立激励机制，稳定队伍，健全档案管理人员的业务，提高职称晋升的体制，调动其积极性。

三是提高人员素质，采用“请进来走出去”的方式，有计划地加强人员的专业培训，提高业务水平和综合能力，全力打造一支政治性强，业务精，作风好的高素质档案管理专业队伍，夯实学院档案管理工作基础。

（四）更新观念，创新机制，提高服务水平

一是要以系统的、全面的、发展的观点看待学校档案工作，把它作为学院重要的一项基础工作抓好抓实，抓出成效。

二是要结合“达标”验收要求，评建结合，重在建设，创新机制。全面抓好学校档案工作的“五个建设”，使之迈上新的台阶。

三是要适应时代发展，社会需求，学院建设要求，进一步提升管理水平和服务质量，为学院的发展，人才的培养发挥更大作用。

总之，在新的历史时期，我们一定要重视高职学院的档案管理工作，以对国家，对未来、对社会高度负责的态度，全面抓好该项工作，使之为社会稳定，教育发展，民族振兴，做出更大的贡献。

【作者简介】蔡荣英（1973-），女，大学学历，档案专业馆员，从事干部人事档案管理工作。

作者：蔡荣英

高中专学校档案管理论文 篇3：

升格高职院校档案管理工作探析

一、升格后高职院校档案管理的现状及存在的问题

1.档案意识淡薄

升级后的高职院校建校时间短，档案意识淡薄，对档案工作缺乏长远的发展规划。不能有效地实现档案管理的科学发展和可持续发展，致使档案工作存在着滞后性，档案的查考利用价值表现得不明显。

2.档案资料收集不完整，归档制度不健全

中专学校升格为高职院校，由于管理方式的不同，实行院系两级管理，缺少专职档案员，材料保存不完整，文件乱丢乱放。例如，外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解，造成会议文件不能及时归档；学生的实验实训、听课记录、教学进度表等材料不全，教师的个人研究成果甚至教学实践活动中的教学档案保存在个人手中，一些设备、科研等类目的材料归档不全，规章制度流于形式，严重影响了档案的完整性和准确性。

3.忽视特色档案的形成，缺少信息资源共享

特色档案能体现学校与众不同的个性，也是办学特色的最好体现。高职院校的档案种类繁多，内容丰富，形式多样，但反映学院教学特色的精品课程材料，教师自编讲义、教材，没有及时归档，这势必影响档案的利用价值。在办公自动化的今天，信息资源共享在经济发展、社会进步中发挥着越来越举足轻重的作用，高校档案涉及高校办学过程中的教学、科研、管理、人事、基础建设、发展规划等各个方面的文字、图片、音像资料。由于信息化管理手段落后，院系之间信息资源的传递不够顺畅，直接影响了档案资源的共享。

4.档案兼职人员专业素质良莠不齐

负责档案管理的工作人员有的是经过专业培训的专职人员，但大多是不具备档案专业知识的兼职人员；再加上对档案工作不重视，部分档案管理人员缺乏工作热情和责任心；另外，档案信息技术、外语、文史哲等多层面知识和应用能力比较欠缺，远不能满足档案形势多元化、档案服务大众化、档案管理现代化的要求。

二、高职院校如何做好升级后的档案管理工作

1.强化档案意识，理顺管理体制

升级后的高职院校应通过学习《档案法》和《高校档案管理办法》等，增强各级领导和广大教职工的档案意识，使档案工作有章可循，有法可依。加强对档案工作的领导，按照上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，形成各职能部门齐抓共管的局面；健全管理体制，从组织上保证档案工作的顺利开展，利用校园网建立档案管理信息网，使档案工作与学院其他管理工作同步发展，纳入学院的整体发展规划，解决好档案管理工作中的机构设置、人员编制、设备添置、经费开支等基础性建设，使学校档案工作跟上教学改革的步伐。

2.完善制度建设，规范档案管理

（1）完善档案管理工作制度，是档案工作逐步实现法制化、制度化、规范化管理的保障。建立院、系两级档案管理制度，主要包括各门类载体的档案立卷归档制度，档案人员职责范围、考核制度，档案的保管、借阅制度，利用保密制度等。对院系档案管理人员提出明确的工作目标和工作要求，实行档案部门立卷，维护档案的完整与安全，使散存在各部门或个人手中的有重要保存价值的文件材料及时归档，从制度上保证档案的收集、归档和保存。

（2）加强教学档案的管理，重视特色档案积累。教学档案是在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表等各种载体材料，也是学校档案的核心和重点。对教学过程中产生的大量特色教案、课件以及创新教学、公开课评比、教师管理、实验室建设、技能培养、学籍管理、学生成绩等作为重点材料收集。

3.加强档案信息化建设，实现信息资源共享

文档一体化是实行档案信息化建设的基本原则，是办公自动化对档案管理提出的必然要求。档案部门要转变思想观念，调整工作思路，跟上信息化、网络化的步伐，使档案管理实现从实物管理向信息化管理的转变，从静态管理向动态管理转变，从封闭被动向开放、主动转变。做好编研开发工作，使档案信息的产生、传递、存储、利用、服务形成全面、完整、合理的网络信息结构。加快实现高职院校的信息化、数字化和网络化建设，不断提高档案的利用效率，早日实现高校档案网络的互通和共享。

4.加强档案队伍建设，提高档案管理水平

建立一支政治强、业务精、纪律严的档案干部队伍，首先要加强档案管理网络建设，确保一定数量的专兼职档案人员，提高工作积极性。随着高等教育的快速发展，档案工作也有了新的变化。档案工作者要努力学习，全面提高档案队伍人员的素质，及时掌握档案工作的新知识、新技术和新方法。

（作者单位：山东省菏泽家政职业学院）

作者：黄玉翠