学校电子档案管理论文

学校电子档案管理论文 篇1：

电子档案管理在高职学校档案管理中的应用

摘要：伴随社会及时代的发展，目前我国社会主义现代化事业获得了很大的发展，教育工作也逐步向着多元化与现代化的方向前进。高职学校作为我国教育体制当中十分关键的一部分，正持续给我国现代化建设输送人才，信息化时代的来临也给目前高职院校的教育及其别的工作带来了巨大的改变，这当中需要关注的就是档案管理电子信息化，持续完善目前高职院校平时的教学和办公。和以往的档案对比，电子档案不只能够减少人的工作量，同时还可以提升工作的效率。

关键词：电子档案;高职学校;档案管理

引言：目前我国高职院校逐步向着多样化且现代化的方向发展，教学手段的不断变化，及其教学环节的复杂多变。为了能够顺利完成教学，方便院内开展教学和管理工作，大量高职院校在具体工作当中逐步抛弃了以往纸质的档案管理模式，将电子文件当作是学校招生办学科研及其工作信息传输的渠道。档案管理在目前的高职院校发展及办学方面尤为关键，然而很多高职院校还是沿用以往的档案管理模式，并没有和目前信息化时代完成接轨，所以目前很多高职院校需要努力进行改革 及创新，完成电子档案工作的优化与普及，提升学校办学的效率。

一、电子档案管理的特征

首先，管理对象。与以往档案管理的不同就在于，电子档案所管理的对象是将数字信息与载体作为主要，而以往的档案管理仅是把纸质作为主要。导致这样的原因主要是因为引入电子档案管理以后，管理从事者借助电子设备的操作，能够把以往纸质的文件转变成电子档案，进而做好电子档案管理这个工作，如此一来，管理对象就产生了很大的变化。其次，管理方式。电子档案的管理同以往档案管理存在最大的不同就是方便性与易操作性。以往的档案管理最为常见的方法就是管理从事者对纸质档案加以划分与整合，学校较为常见的方式就是依据等级或是字母来对档案做出排序整理与存放。而电子档案管理就是在管理从事者完成档案分类以后，利用计算机网络对应的功能或是学校本身档案网站来对其做网络化的管理，如此更有助于查找与运用。

二、电子档案管理在高职学校档案管理中的应用

（一）注重电子档案管理

伴随社会的迅速进步，电子档案逐步在很多高职学校的档案管理当中得以广泛运用，对应的档案管理从事者也开始注重电子档案。为了让电子档案能够更好地落实，进而让高职学校中档案管理这个工作的质量及其效率能够获得有效提高，学校中的领导及其有关管理从事者应该体现出自己所具有的带头作用，先从自身入手，形成科学的电子档案管理理念，对于电子档案在学校档案管理当中具有的作用有进一步的了解。另外，学校的领导及其有关管理从事者还应该让电子档案在自身档案管理当中得到有效的实行与运用，增加对档案管理从事者的培训力度，让学校的档案管理从事者可以对档案管理这个工作的关键内容及其管理精神有足够的了解。并且，学校还需要增加对档案管理从事者的监督与管理力度，提升对档案管理这个工作的要求与标准，借助这种方法来提高学校档案管理从事者对自身工作的主动性与严谨性，从而在学校的档案管理当中运用电子档案管理的正常进行打下基础。

（二）提升职工对电子档案的了解

作为信息知识及其人才都较为集中的场地，高职学校需要主动跟在校的职工普及电子档案有关的知识及其益处，让职工对电子档案的了解能更为充分，从而想要配合学校来完成档案所对应的工作。首先，高职学校当中的负责人应该把自己所起到的带头作用充分体现出来，主动去了解电子档案对应的理论及其技能知识， 同时主动参与到有关的培训的当中，从而让别的教职工对电子档案管理予以重视;其次，高职学校应该把电子档案在校内的影响扩展到最大，使学校的职工可以对电子档案管理有进一步的了解，从而主动配合档案管理从事者来落实档案管理这个工作，在很大程度上把学校中档案管理这个工作的质量及其质量加以提升。

（三）完善档案管理机制

针对高职院校的发展来说，落实好档案管理这个工作是推动学校快速发展的一个非常重要的环节，为了可以把电子档案管理这个工作践行好，学校中的档案管理从事者应该依据电子档案有关的特征来完善电子档案有关的管理体制，进而让电子档案具体的管理质量及其管理效率获得有效的提高。首先，高职学校应该做出规定，每间隔一段时间就应对电子档案实施归档，并且还应该对电子档案的质量 做进一步核查与检验，如果察觉存有问题就应该及时做出处理，让档案可以尽快地归档;其次，高职学校需要提高档案管理从事者对电子档案做深入的理解与认知，进而制定出完善的电子档案管理体制及其对应的操作手段，让档案整合、分辨及其最终的归档这些工作更加专业;最后，高职学校需要严格依据电子档案本身的编号划分工作，让人为失误的情况得以有效把控，从而顺利落实高职学校的电子档案管理工作。

（四）优化管理队伍

電子档案管理从事者是电子档案管理必不可少的一部分，所以档案管理从事者的基本素养、专业知识及其及技能都决定着电子档案管理最后管理质量以及效率的重要因素。因此，学校应该对档案管理团队加以完善，提升团队之中职工的专业知识及其技能，给学校落实电子档案管理这个工作提供条件。首先，在学校选取档案管理从事者的时候，需要将学习能力、道德品质及其专业能力作为选取的目标，保障其的专业能力、整体素质能够满足信息化管理所提出的要求。其次，学校需要增加对档案管理团队的建设与发展力度，主动面向社会去招纳人才，把电子档案管理团队做进一步的优化和扩充，进而让学校电子档案的管理能够更加高效。

结束语：

总而言之，高职学校当中电子档案管理这个工作是一个长期的过程，需要伴随社会的前进及其学校的教学工作持续的完善与发展，学校应该调动起所有部门的力量，运用不同的形式，落实好学校中档案管理这个工作，让学校当中的档案管理可以更为完善，体现出档案管理所具有的重要性。此外，档案管理从事者也应努力提升自己在这个方面的知识及其能力，让档案管理这个工作能够顺利进行，才可以让档案管理能够有更好的效果。

参考文献：

[1]吉娜.电子档案管理在高职学校档案管理中的实践分析[J].西部学刊，2021（08）：112-114.

[2]郭玲.电子档案管理在高职院校的应用探析[J].兰台内外，2019（23）：22-23.

[3]豆亚玲.电子档案在高职院校档案管理中的应用分析[J].现代交际，2019（08）：190-191.

作者：古力巴哈尔.乃比

学校电子档案管理论文 篇2：

电子档案管理在中职学校档案管理中的应用

摘 要：档案管理工作在新的社会发展阶段有了一些全新的变化，从档案文件的形式到管理档案的主要方法都有了一些积极的改变，无论在哪一个单位之中，档案管理工作都要随着单位的变化情况有新的发展，中职学校这一单位之中，有很多学生以及教师的档案材料需要进行管理，因此很难仅仅只依靠传统的档案管理方式以及档案存在形式，来对数量庞大的师生档案进行管理，因此，很多中职学校都根据自己的管理需要引入了电子档案管理这种管理方式，本文对电子档案管理的应用情况进行分析，应用的范围是中职学校。

关键词：电子档案管理；中职学校；应用情况

我国逐渐加强对于中职学校的重视程度，政府以及相关的教育部门也在不断地加大对中职学校的扶持力度，使中职学校在全新的教育发展阶段获得了很多新的发展机会，因此中职学校的规模不断被扩大，招生情况也有所改善，师资队伍的力量也在被逐渐加强，这也给中职学校的档案管理部门开展档案管理工作增加了难度，中职学校的负责管理档案的人员必须要将原有的管理学生以及教师档案的方式进行改变，将全新的电子档案引入到日常的管理工作中，本文根据对电子档案的具体管理经验，对如何将电子档案管理形式应用到中职学校的日常档案管理工作中进行分析。

1 档案管理的基本情况

在对电子档案的具体应用情况进行分析之前，首先需要对中职学校现有的当那管理工作中的问题进行了解，很多中职学校对于管理教师以及学生档案这项工作并没有太多新的变化，缺乏对于档案工作的创新型改变，因此使档案管理的任务变得更加沉重，出现了以下问题：

1.1 工作任务过重

中职学校与一般的企业不同，其档案管理工作的容量更大，除了学校领导层的档案需要进行管理，还包括教师以及学生的档案，尤其是作为构成学校的主体的中职学生，数量多，同时学生的具体档案情况也存在不同，因此要对中职学生的档案进行管理，其工作量相对比较大，常规的档案管理难以完成管理学生档案的任务，仅仅是档案的存放就存在难度，但是电子档案管理系统将存放档案的工作简化。

1.2 信息化水平不高

现代的社会逐渐将信息化水平发展到更高的层次，各行各业应用信息化的能力也在提升，各个企业以及政府部门也将信息化这种元素应用到档案管理的工作之中，因为信息化程度较低的档案管理方式是不能满足其管理方面的需求的，面对社会发展的信息化需求，中职学校的档案管理工作也要将信息化进一步发展。

1.3 出现变动的情况过于频繁

中职学校的档案管理工作中，难度最大的一部分管理任务主要在中职学生的身上，而学生的情况是极其不稳定的，会频繁地出现多种变动情况，如中职学生转学、出国、休学、退学等情况，都需要对档案管理工作进行改变，如果只依靠较为落后的管理方式，是难以将这些情况都准确地展现在学生档案之中，这就使档案失去了原本的精准性米，这种当那管理工作是不被提倡的。

2 借助电子档案管理完善中职学校档案管理工作的主要方式

根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中职学校中的应用，可以从以下几个方面入手：

2.1 保证电子档案管理应用到中职学校中的安全性

第一，提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中职学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

2.2 建立健全规章制度，使中职电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中职学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中职学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

2.3 强化电子档案管理所需设备，提高对中职学校的软件、硬件管理

电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密軟件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中职学校电子档案管理的安全发展。

2.4 强化中职学校电子档案管理操作人员的专业水平

中职学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中职学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。

结束语

本文首先对我国各个城市之中的中职学校管理档案的基本情况进行了分析，主要分析了传统的管理学生以及教师档案工作中的问题，在针对这几方面档案管理中的问题，对电子档案管理的具体应用方式进行了阐述，本文提出的几种应用电子档案的方式只是几种比较常见的管理方式，同时也是根据对管理工作经验的总结，获得的新型管理方式，但是规模不同的中职学校在管理档案这项工作中也存在差异，管理人员要根据中职学校的具体特点来对管理形式进行改变，提升管理学生以及教师档案材料管理工作的效率，对现有的档案管理方式进行更新，使其成为与中准学校契合度更高的档案管理方式。

参考文献

[1]马学华.高职院校电子档案管理工作发展探讨[J].黄河水利职业技术学院学报，2008（01）.

[2]宋玲雅.高职院校教务电子档案管理之我见[J].南京工业职业技术学院学报，2006（03）.

[3]吕晨燕，冯建军.玉林市卫生学校电子档案管理的现状与分析[J].卫生职业教育，2010（08）.

作者：吴秋燕

学校电子档案管理论文 篇3：

论加强学校电子档案管理的必要性

摘 要：加强学校电子档案管理，便于查阅师生信息，有利于管理师生的信息，对教师流动的可行性提供信息保障。

关键词：学校 电子档案   必要性

为了加强学校管理，提升学校管理效率，建立学校师生的档案管理库显得尤为必要，在信息时代，学校不仅要纸质的档案库，还应开发电子档案库。学生已经逐渐建立电子学籍档案，学校的一些管理制度、文件以及教师信息也应建立电子档案，这有利于对教师信息的掌握和管理，对教师流动也能提供及时的信息资源，同时还可排查在编不在岗的现象，便于查阅学校的相关信息。因此，建立电子档案对加强学校管理是很有必要的。具体措施笔者从以下几个方面略谈。

一、依法而制

为了加强管理，提升学校档案管理的合法性、科学性，学校应依据《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》以及相关的法律法规，根据实际情况，制定适合本校实际的档案管理制度。如可制定档案立卷归档制度、档案库房管理制度、档案查阅利用制度、档案保密制度、档案鉴定和销毁制度、档案管理人员的工作职责等等。建立档案管理制度，有利于规范管理学校档案。

二、建立电子档案管理措施

建立电子档案管理措施便于查阅、快速查阅相关信息，那么如何在第一时间查到自己想要的信息呢？

（一）集中管理，分类归档

学校的电子文件采取集中管理，分门别类登记入档。各行政部门、教研组、学科组根据归档要求，将需要归档的电子文件做好标记，记录经办的过程，注明期限，集中分类拷贝，同时编制计算机可读取的目录和归档电子文件登记表。

（二）及时更新，确保完整

已经归档的电子文件必须符合国家档案管理著录的基本规则和相关要求。对已经录入的电子档案，学校要组织档案管理人员，每季度进行一次小的更新，每两年进行一次机读抽查，以便检漏和更新信息，做到及时发现问题及时补救。同时，要求学校各行政部门、教研室、学科组及时将要归档的电子文件以电子形式上交，做到数据完整、编目规范、内容准确。这样才能保证学校的管理信息及时更新，信息也能做到逐渐完整。

（三）加强监督，确保规范

为了规范工作，提升工作的效率，要建立档案管理人员监督管理制度。在电子文件归档之前，档案管理人员有必要对归档工作进行指导和监督，检查验收统一编目，查阅记录的检索条目是否与纸质登记的一致，监督保管和利用电子档案，确保电子档案的准确性。

（四）谨慎保密，规范查阅

随着电子计算机的快速更新，对电子文件，学校也要做到同步更新。当然，对旧档案也应该保留三年或者五年。而对需要查阅的档案，要进行统一规范，建立网上账户和密码。查阅者可通过网上档案的查询系统申请查阅自己的或者是学生的档案，档案管理人员收到查阅者的申请后，按照档案查阅者的权限将有关信息通过网络发送给查阅者，并要求查阅者在规定的期限内通过网络以电子文件的形式归还档案管理者。

对于绝密的数字档案，应配备专门档案管理人员负责系统的管理工作，除了设置复杂的密码，还可以试着设置一些系统操作的用户口令，并安装高版本的杀毒软件及时更新。更重要的是，保密的电子文件数据不可直接或间接与公共信息网络连接，以免泄露文件信息。对设置的密码和账户也要做到保密，定期更换，及时做好电子档案的维护和管理，定时检查，确保电子档案的完全保密。

三、电子档案管理应规避风险

办公自动化最主要、最明显的一个标志就是建立电子档案。电子档案较纸质档案具有便捷、占空间少等特点，规避了传统纸质档案管理的诸多弊端。电子档案虽然有便捷性的优点，但是由于系统或者其他原因也容易丢失，具有比纸质档案更大的风险。因此，在建立和使用电子档案时，应该想到如何规避风险，注意安全性，建立一套安全防范的措施。

防范措施，除了上文提到的加密，还应该采取如下的措施。

为了避免风险发生，或者风险来临时，我们手足无措，应该做到提前预防。根据电子档案的特有属性，制定一系列提前预防策略。诸如，随时更新技术，积极引进新的技术，避免因陈旧的技术电子档案被窃取;制定管理制度，要求只有档案管理人员可操作的电子管理系统，杜绝其他人自行操作;定期维修计算机，及时消除潜在风险，并在计算机维修期内，主动采取必要的应对措施。此外，也可采取分散风险的策略。这些都是有效控制电子档案外流，避免因外界因素导致电子档案的破坏，保证信息的安全。

总之，随着电子技术的发展，学校根据实际工作情况，有必要建立适合本校管理的电子档案，并将其科学地利用起来。当然，学校在推进电子档案的管理时，也应该考虑到其存在一定的风险，针对可能出现的风险制定应对策略，促使电子档案管理的技术水平不断提高。

参考文献：

[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯，2005，（3）.

[2]邹生.开放网络环境下的信息安全问题[J].信息安全与通信保密，2004，（4）.

[3]宗文萍.基于价值链理论的档案信息安全管理[J].档案学研究，2005，（1）.

[4]沈彦.浅议电子文件及电子档案管理[J].企业导报，2010，（4）.

作者：那日苏