学校电子档案管理试析论文

【摘要】在科学技术不断发展的信息化时代背景下，档案工作已经不能再适用于传统的管理服务模式，对档案管理服务模式进行创新势在必行。怎样对高校档案管理服务模式进行创新以使档案管理工作适应时代发展，实现服务理念向“以人为本”转变成为当前工作的重中之重。以下是小编精心整理的《学校电子档案管理试析论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

学校电子档案管理试析论文 篇1：

信息技术在学校档案管理中的应用

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2011-5640-5983

摘  要：在现代信息技术的推动与发展下，学校教学以及档案管理中均体现出信息化元素，并取得了相应的良好效果，使得学校管理体系更加完善与科学化。信息技术在学校档案管理中的应用不仅利于提高档案保存的完整性，同时有效提升了档案以及重要资料的保密性，方便管理与查阅。是非常先进且适合大范围推广的档案管理策略。本文将针对信息技术应用于学校档案管理中的优势以及具体实施策略进行合理分析与探究。

关键词：信息技术  档案管理  应用  研究

Application of Information Technology in School Archives Management

SONG Weiwei

（Shenyang Conservatory of Music， Shenyang， Liaoning Province， 110818 China）

檔案管理是学校管理工作中相当重要的一部分，不仅保存着教学管理方案、教学活动、学生学习活动、教师及学生资料等多种具有价值的档案，更是见证学校发展过程的证据留存。在信息技术的支持下，档案管理工作的效率会出现突飞猛进的成果。传统的学校档案管理中存在一定弊端，保密性较差、错误率较高、查阅困难、管理单一、更新及保护困难等漏洞及劣势，均是不利于学校档案管理的问题所在。利用信息技术与档案管理工作有效结合，在完善学校信息技术设备与提升管理人员综合素质的基础上，建立信息化的技术办公体系并重视信息化档案管理的安全性，是当前学校档案管理工作中的重要内容。

1  信息技术应用于学校档案管理中的优势

伴随着国家经济与社会快速发展，信息化生活方式逐渐取代了传统的生活及工作状态。信息化档案存储方式不仅利于学校保存重要资料，更利于学校的良好发展。信息技术应用与学校档案管理中不仅提升档案管理工作效率，同时具有存储量大、节省空间的优势。另外更加利于查阅，并节省资源。以下将通过利于档案完整保存、保密性更加完善以及方便管理与查阅三方面，对信息技术应用于学校档案管理中的优势进行具体分析与探究。

1.1 利于档案完整保存

学校档案管理中承载着所有学生及教师的个人资料、学校活动资料以及重要论文及文献等。传统的档案管理工作以纸质的保存形式为主，同时需要教师及管理人员手动管理，另外在日积月累的借阅和翻阅过程中，文件和档案逐渐被磨损，进而导致档案和文件保存不完整的问题出现。在信息技术的支持与发展下，互联网以及硬盘等工具的运用具有存储量大且不易损坏的优势，在存储大量文件、资料、档案的同时保存了资料的完整度。因此，信息技术应用于学校档案管理中非常利于档案的完整保存。

1.2 保密性更加完善

学校内部的档案、资料以及重要文件等具有严格的保密价值，但是传统的档案管理工作中由于管理人员操作以及往来借阅问题，导致档案保密性较差。部分严格保密的文件丢失或泄密，会对学校造成一定损失。而信息技术的发展恰好解决了这一问题，完善的档案管理机制与信息技术系统，可以有效地避免保密文件与资料丢失，降低学校损失。

1.3 方便管理与查阅

传统的档案资料管理多以纸质或照片的形式为主，不仅不利于档案管理的多元化发展，更不利于文件的管理与查阅工作。人工查找是非常耗时且不科学的管理方式，管理人员工作压力较大、工作效率较低。而且在档案管理中存在很多音频以及视频形式的资料，如果缺乏信息技术的支持，非常不方便管理与查阅。因此，利用现代信息技术的优势，依靠计算机、互联网以及完整的管理系统及办公软件，对学校内部的各种资料、文件以及档案进行分类整理。管理人员可以按照时间、编码、类型等信息进行分类，以此方便日后教师及学校管理与查阅。

2  信息技术应用于学校档案管理中的具体策略

信息技术的快速发展为学校档案管理工作带来了巨大的改善作用和便捷性，当前我国很多地区及学校已经将信息化管理手段运用与学校档案管理中，在逐渐的探索、学习以及更新中，寻找到更加完善的管理方式以及管理体系，为学习档案管理工作带来了良好的促进作用。不仅解决了传统学校档案管理的漏洞和弊端，同时有效提升了档案管理工作的效率，降低了档案管理人员的工作压力。以下将通过完善学校信息技术设备、提升管理人员综合素质、建立信息技术办公体系以及重视信息化档案管理的性四方面，对信息技术应用于学校档案管理中的具体策略进行具体分析与探究。

2.1 完善学校信息技术设备

信息技术在学校档案管理工作中的运用首要条件即是完善学校信息技术设备。具备良好的设备支持才能更好地发展档案管理工作。对于完善学校信息技术设备需要计算机以及电子设备的支持。同时需要完善的信息管理系统，以校园为单位将信息技术全面覆盖，实现档案管理的云操作以及传输形式，以此促进提升档案管理效率与档案查阅的准确性。因此，完善学校信息技术设备不仅需要技术支持，更需要设备的支持[1]。

2.2 提升管理人员综合素质

信息技术在学校档案管理工作中需要提升管理人员计算机使用以及掌握能力，以此达到信息技术更加完善地运用于学校档案管理中。提升档案管理人员素质应当从多方面进行开展。首先，加强对档案管理人员计算机培训工作。对此，学校可以申请与专业人士合作，开展计算机管理档案的培训工作，使档案管理人员以专业的身份进入工作中，以此配合信息技术的科学性。同时学校可以安排技能考核等流程，以此加强档案管理人员的专业性以及创新意识，使管理人员不断学习与探究。其次，加强提升档案管理人员的责任意识。学校档案管理并不是简单的工作，需要管理人员具有较强的管理经验以及管理能力，同时责任意识是必备条件。对此，学校可以通过奖惩制度制约档案管理人员提升其责任心。另外，档案管理人员的创新能力及整理能力同样非常重要。善于整理与分析资料，将档案与文件以更加科学的方式留存与整理，是档案管理人员的必备条件。因此，提升档案管理人员的综合素质与能力是促进信息化档案管理工作的重要基础[2]。

2.3 建立信息技术办公体系

完善的信息技术档案管理体系不仅有效提升档案管理人员工作效率，同时在信息技术与科学管理的支持下，更好地推动学校的发展与进步。对于建立信息技术办公体系，应当按照流程与将档案以及资料进行收纳与管理。第一学校档案管理人员应当将纸质的档案、资料以及文件录入计算机，摒弃传统不利于保存的纸质资料，这是档案信息化管理的首要工作内容，更是学校开展信息化档案管理的必要条件。对此，学校应当加强力度，使纸质文件尽量完整且无遗漏地录入计算机，保证电子档案的真实性以及完整性。第二，是电子档案、文件的分类工作。良好的分类方式是促进今后档案管理工作达到事半功倍效果的重要基础。对此，学校及档案管理人员可以针对实际情况通过多种方案进行整理与分类。例如按照时间顺序进行归类，即是非常合理且便于查阅的方式。在此方式的运用中，将所有档案以及文件，以时间的先后顺序为主，进行整理与管理工作。或者依靠分类的形式进行管理，比如将学生实践活动归为一类、将教师及学生的个人资料以及档案归为一类、将学校内部文献归为一类等方式。分类的方式由学校及档案管理人员协商决定，需要注意的是，严格按照操作流程，将资料与档案完整的整理与归类。第三，在档案信息化管理的体系中，档案管理人员可以二维码或者条形码的形式进行保存，以此方便传阅，并有效提升档案管理工作效率。比如，对于部分经常传阅的文件、资料以及档案，将其以二维码形式进行保存，在需要查阅时，利用手机等电子设备对二维码进行扫描即可出现相关资料，包含此资料的时间信息以及全方面的简介等。此方式既高效又可以降低档案管理工作人员的压力，是高效工作的代表。第四，建立云存储的档案信息技术品台。云存儲档案信息管理平台是以科学的方式将传统的档案管理以虚拟形式储存于云端之中。通过分布式处理等多种途径将文件、资料、档案进行集合与运用，这种方式的运用可以促使使用者包含学校档案管理人员、教师、学生等依据各自身份在云端寻找各自所需的文件及档案。因此，从多个方向进行开展建立完善且科学的信息技术办公体系是信息技术学校档案管理中应用的重要环节。学校及档案管理人员应当在此方向加强学习与探究，利用更加完善且科学的方式，将学校档案管理科学化、信息化。

2.4 重视信息化档案管理的安全性

信息化档案管理的安全性也是十分重要的环节。学校档案、资料以及文件的安全管理可以通过多个方向进行。首先是加强电子设备的维护与日常监测工作。信息技术管理学校档案，应当着重加强对电子设备的日常维护以及监测工作，确保电子设备的正常运作，避免因设备故障等问题造成的损失。第二是保持电子档案保存的环境。避免电子设备处于高温、潮湿等位置，妥善处理电子档案以及纸质档案的保存环境。最后是加强学校档案管理人员的安全意识，避免出现资源丢失的情况出现。因此，在档案安全管理问题上，档案管理人员的责任心是首要条件，同时学校应当加强力度、创新形式，以保证电子资料以及档案的安全性[3]。

2.5 及时更新处理电子信息档案

在学校信息化档案管理工作中，即是将档案、文件以及资料进行更新是非常重要的工作内容。当前电子信息档案保存工作中存在目录与数据库不统一的情况，对此档案管理人员应当加强自身综合能力，即是更新处理电子信息档案、资料以及文件，使得电子信息档案库更加完整与完善。以此形成科学的管理体系，方便学生及教师查阅，提高工作及教学效率。因此，及时处理更新电子信息档案以及资料是管理人员的工作责任，也是重要的工作流程。

3  结语

将信息技术应用于学校档案的管理工作中，是依据当前信息技术的支持，将学校管理更加科学且高效运转的有效方式。在此工作中，学校及管理人员应当加强自身信息技术掌握能力与综合素质，在保证信息安全性的前提下，将信息技术更加完善地运用，以此保证学校管理体系以更加科学的方式进步与提升。

参考文献

[1] 乌兰图雅.试析计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].商讯，2020（16）：172，174.

[2] 贾义燕.数字化信息技术在医院人事档案管理中的应用探讨[J].山东档案，2019（5）：69-70.

[3] 田艳萍.计算机信息技术在事业单位档案管理中的意义及应用[J].农家参谋，2019（18）：189.

[4] 马敬济.基于案例分析的地方档案管理标准修订研究[D].南京：南京大学，2019.

[5] 廖倩.某企业档案管理系统的设计与实现[D].北京：电子科技大学，2019.

[6] 廖利香，吴青霞.新时期地方高校人事档案管理优化研究[J].档案天地，2019（7）：36-37，10.

作者：宋维薇

学校电子档案管理试析论文 篇2：

浅谈信息时代高校档案管理服务模式创新

【摘要】 在科学技术不断发展的信息化时代背景下，档案工作已经不能再适用于传统的管理服务模式，对档案管理服务模式进行创新势在必行。怎样对高校档案管理服务模式进行创新以使档案管理工作适应时代发展，实现服务理念向“以人为本”转变成为当前工作的重中之重。本文阐述了信息时代高校档案管理服务的一些特征，指出对高校档案管理服务模式进行创新的必要性，进而提出创新高校档案管理服务模式的对策，以期为高校档案工作作出贡献。

【关键词】 信息时代 高校档案 管理服务模式

随着以电子信息技术为代表的科学技术逐渐深入至千家万户，人们不断适应着科学技术带来的改变，也享受着它所带来的便捷，不断发展的信息化手段使人们受益良多。其中，作为社会主义文化建设的重要组成部分，高校档案管理服务工作也受到了信息技术的重大影响。为了充分发挥档案资料在教育教学中的作用，保障高校教学、行政工作的有效推进，高校档案管理人员必须快速、准确地提供档案资料，树立“以人为本”的服务理念，端正工作态度。因此档案管理工作紧跟时代步伐、创新服务模式就成为一项重要课题。

一、信息时代高校档案管理服务特征

科技的不断发展以及高等院校管理体制改革进程的深入使得高校管理者开始意识到档案管理工作的重要性。因此诸多高等院校在进行机构改革时，将高校档案管理服务单位从校办或者其他单位分离开来，成为独立部门，并升格成为校级直属部门，职能方面也从被动执行学校有关档案管理的决策转变为主动进行档案管理决策，这种转变对于高等院校的档案管理服务工作的变革具有积极意义。高校档案管理服务工作的地位转变之后，必须要更加注重高校的发展方向，掌握具有前瞻性的信息资料，高效稳定地为学校各项工作服务。现今，独立出来的高校档案管理服务部门在档案开发、资源采集等多方面正不断创新，尤其是以电子信息技术为代表的信息时代的到来为档案工作创造了一个良好的氛围，使高校档案管理服务工作呈现出新的特點。

1、高校档案形式电子化

传统高校档案一般采用的是单一的纸质馆藏形式，纸张是信息传递和交流的最主要媒介。但是，随着社会电子化工作方式的出现及其推广进程的加快，电子档案逐步产生，高校在进行档案管理时也逐步减少了纸质馆藏方式，电子档案作业方式逐步成为主流。相对于传统的纸质档案，电子档案主要依据的是计算机处理技术，它是以计算机为载体而进行的文件管理，具有制作迅速、存储便捷、不易丢失等特点。这种电子档案以电子文件的形式归档，既可以满足高校档案的所有要求，又可以实现快速、海量存储的目的。

2、高校档案管理服务网络化

不同地区、不同层次的高校之间在办学条件、经费管理上都存在着很大的差异，各高校在计算机设备配置和档案网络管理建设等方面参差不齐。随着互联网技术的不断发展，高等院校正不同程度地进行档案网络化建设工作，将传统的档案管理服务模式网络化。一般而言，在开展档案管理服务模式创新工作时，各高校会根据自身情况以及教育教学需要将档案单位局域网与校园网连接，实现校园网与互联网之间的对接。

3、高校档案管理服务模式趋于多元化

在高等院校进行管理体制改革之前，高校档案管理服务工作者普遍存在观念陈旧的现象，在工作时往往更加注重档案资料的收集与保管，而忽视了档案资源的开发与利用，档案资源没有得到充分利用，建立在这种传统方式上的服务模式则经常表现为“闭架借阅”的低效率方式。随着高等院校管理体制改革进程的加快，档案工作者对档案资源的重视程度得到大大提高，档案工作者已经不再仅仅拘泥于传统的“你查我调”、“重保管轻利用”的管理服务模式，其服务模式呈现出向多元化发展的趋势。档案工作者在进行档案管理工作时，更加注重档案的开发与利用，适当地扩大了档案管理的范围，同时将智能化技术运用于档案管理，将档案管理工作与高科技手段结合起来，在进行档案服务工作时学会了主动服务，树立了“以人为本”的服务理念，多途径拓展服务途径。

二、信息时代高校档案管理服务模式创新的必要性

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，在高校管理工作中亦如是。随着高校对自身体制进行的改革，高校各项工作开展过程中出现了诸多变化，教育教学、行政管理方面的新模式层出不穷，对高校档案管理服务模式进行创新也成为重要的改革内容之一。

1、创新高校档案管理服务模式是增强档案管理单位服务能力的客观需要

随着高校自身体制改革工作的不断推进，各种新模式、新事物应运而生，相应地也出现了很多新问题、新动向，需要人们运用新方法来改进管理工作，这就给高校档案管理服务的创新提供了契机。由于档案资料的利用主体不断增加，对高校档案管理服务模式的要求随之提高，面对不断提高的要求，传统的档案管理服务模式与理念已不能很好地适应时代需要，这就要求档案管理服务必须紧跟时代发展，创新档案管理服务模式。

2、创新档案管理服务模式是改善档案管理服务手段的发展需要

在传统高校档案管理工作中，其管理服务手段以“手工检索与查阅”为主，这大大降低了档案管理工作的效率，低效率的工作方式已不能适应时代发展的需要。为了紧跟时代，档案管理向网络化著录与检索的方向发展成为不可避免的趋势，这是时代发展赋予档案管理工作的发展需要，同时也是进行高校档案管理服务模式创新的途径之一。

3、创新档案管理服务模式是实现档案管理服务方式多元化的现实需要

随着高等院校管理体制改革的推进，档案资源的管理工作受到了很大的重视，传统的“重保管轻利用”服务模式已不能适应当前的工作，高校档案管理服务模式呈现出多元化发展的趋势。传统的高校档案管理服务模式比较单一，被动式的管理模式已很难适应高效率工作的要求，远远不能满足服务方式多元化的现实需要，这就为高校档案管理服务模式的创新提供了可能。

三、信息时代创新高校档案管理服务模式的对策

当前，如何对高校档案管理服务模式进行创新以使档案管理工作适应时代发展，实现服务理念向“以人为本”转变显得尤为重要。前文中，笔者阐述了信息时代高校档案管理服务的特征及档案管理服务模式进行创新的必要性，现就此提出创新高校档案管理服务模式的对策。

1、信息时代大力提高高校档案管理人员的综合素质

要想对高校档案管理服务模式进行创新，第一，必须提高高校档案管理服务人员的素质。档案管理人员自身素质的好坏决定了其创新精神的强弱。为了提高档案管理服务人员的素质，笔者认为档案管理服务人员必须在思想上及时更新服务理念，积极地“走出去”，树立竞争意思，提高自己的思想觉悟，最终为高校教书育人工作做贡献。第二，必须增强档案管理服务人员的业务技能。在现今时代，高校在培养档案管理人才时，要不断培养人才的业务技能，使他们在应用信息技术、网络技术以及多媒体技术等方面得心应手，这样才能造就出一支具有创新精神的档案管理服务队伍。

2、信息时代积极创新高校档案管理服务内容

高校档案工作人员不能只是对档案进行简单收集，更要积极发挥主观能动性，健全与完善高校档案管理服务内容，将其推向更高层次发展。随着高校档案管理服务工作逐渐走上轨道，全面的档案信息管理和档案信息服务方向即将成为主流。由于高校档案最重要的一个价值就是被档案使用主体使用，因此在对高校档案管理服务内容进行创新时必须紧抓“利用”这一关键问题，加大档案编研的工作力度，把相关的信息数据变成有益于教育教学或者行政管理的编研成果，争取最大的效益。

3、信息时代勇于创新高校档案管理服务方式

高校档案管理服务人员在服务时必须转变服务方式，由被动服务转变为主动服务。信息时代的高校档案单位不仅需要立足当下，更要面向未来。在管理体制方面要求建立一套便捷迅速、灵活科学的管理体制，在服务方式方面要求档案工作人员服务方式多元化与高效化。对于档案管理人员，则要求其具有强烈的参与意识，重视档案管理工作，积极参与档案管理一线活动，熟悉相关档案管理流程，明了教职工与学生对档案的利用，加強与其他档案馆的交流活动，搞好档案资源合理配置以及资源共享工作；而对于档案服务人员则要求其对档案利用主体提供积极、主动、热情的服务。

4、信息时代大力创新高校档案管理服务手段

作为信息时代高校档案管理服务模式创新的重要一环，对高校档案管理服务手段的创新不可忽视。在档案管理手段方面，要求积极由传统的手工管理手段转变为现代化管理手段。具体而言，高校档案单位必须大力推进档案信息化建设进程，将高科技应用到档案管理中，从而逐渐形成以现代化管理手段为主，传统的手工管理手段为辅的档案管理手段；在档案服务手段方面，则要求大力建设数字化档案馆以应对档案利用主体数量的不断增多，这也是现今信息时代的发展趋势。针对高校档案工作人员而言，就要积极运用网络技术和计算机技术对档案中的各种数据包括图片、文字等进行处理，实现表现形式的多元化。这样的数字化档案馆不仅可以实现海量存储，更可以使档案利用主体不受地域限制自由利用档案资料，从而实现资料利用的最大化。

四、结语

信息时代，不断发展的信息化手段使人类受益良多。作为社会主义文化建设的重要组成部分，高校档案管理服务工作也受益颇多。为了发挥档案资料在教育教学中的作用，更为了保障高校教学、行政工作的有效进行，高校档案管理工作必须紧跟时代步伐、创新服务模式。

【参考文献】

[1] 许敏：民办高职档案管理创新之我见[J].科技信息，2012（33）.

[2] 韩雪：试析信息化背景下的档案管理工作创新[J].东方企业文化，2012（16）.

[3] 李剑虹：谈对高校档案利用服务能力提升的对策[J].科技视界，2012（18）.

[4] 赵黎霞：创新高校档案服务机制研究[J].人力资源管理，2011（7）.

（责任编辑：刘冰冰）

作者：易朝晖

学校电子档案管理试析论文 篇3：

以数字化促进档案管理优化工作初探

摘 要：我国的档案管理工作普遍还处于一种比较落后的环境之中，与互联网时代的需求脱节，跟不上社会的快速变化，这是档案管理工作面临的巨大挑战，放任不管甚至会造成更严重的影响。因此，本文主要从数字化管理入手，探讨档案管理工作如何从五个方面开始改善，逐渐完成向数字化的转型，以供其他机构参考。

关键词：数字化;档案管理

随着科学技术的不断发展，大数据时代带给人们的不仅仅有便利性，随之而来的还有激烈的行业竞争和对以往传统理念的不断变革。档案数字化的管理打破了传统的档案管理方式和方法，在当前这个大数据时代之下，电子档案管理给人们带来了一定的便利性，但是也为档案工作人员的管理带来了不小的考验。

一、大数据的概念

大数据的目的最早是为了对网络上各种数据进行整理分析。大数据其实也并不是最近几年才出现的新概念，早在20世纪，大数据就已经在各个领域实现了应用，但是由于当时的环境和社会比较落后，就导致了不同行业和不同领域对于大数据的定义也不相同。

大数据一般又可以分成三种类型：结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。结构化数据指的是能够通过表结构来进行实现的数据。反之，没有办法通过表结构来进行实现的数据就叫做非结构化数据。介于结构化数据和非结构化数据两者之间的就是半结构化数据。

二、档案管理的概述

档案的重要性不言而喻，而如何管理档案更是有着其独有的重要性。但是传统的档案管理方法好像已经似乎并不适用于这个飞速发展的社会。当今社会的主题是创新，在各行各业都要进行创新的理念。在这个信息化的时代之下，任何行业多多少少都会与互联网、计算机等技术结合在一起。当然，档案管理工作也是不例外的。在大数据时代，随着社会的不断发展，档案管理工作的方法也要随着社会的不断进步而完善自身，不能再以落后的姿态出现在人们的视野当中。

三、档案管理工作发展面临的困境

1.档案整理不够系统化，工作效率低下

在日常生活中，大部分企业的档案管理部门都更像是一间仓库，堆满了很多资料，长久不见天日，档案分类混乱，想要查找自己所需要的文字或者影像资料十分困难。而管理工作人员大多由很多年纪较大的人担任，他们缺乏对现代化档案管理的认识，坚持沿用传统的老一套方法，导致档案管理的效率非常低。到了需要进行盘点总结工作的时候，往往是部门所有人齐上阵，也仍旧费时费力，难以快速整合分析。

追根溯源地来看，这种现象的普遍存在是因为管理层对于档案管理工作没有明确的规章制度，而是更多的采取忽视的态度。当档案管理工作出现问题时，管理层一般选择追究到个人头上，而不是思考整个体系的弊端。这样的态度完成了档案管理工作进行混乱，效率极低的结果，对于公司来说，发生了档案缺失带来的影响是很大的。如果长期忽视档案管理工作的重要性，将会造成更严重的利息损失。

根据现实的实际情况来看，大数据时代之下企业档案管理工作存在规划落后的问题。档案的管理容易受到很多方面的影响，比如档案管理的权限和档案管理的资金等等。正式上述问题的出现，导致了档案的管理工作难以出台出一个全国统一的方案来进行解决。这些问题就决定了档案管理的方式具有很强的不确定性。这就要求各地的政府和相关企业进行自我改造和自我完善。

2.档案管理设备老旧，无法应对时代需求

在几乎人均一部手机的大数据时代，越年轻的群体越习惯在线上处理问题。网络世界四通八达，让距离不再是距离，人与人之间的沟通也更加有效和及时。然而在档案管理部门，企业却很少有配备先进的设备，用于管理工作使用。管理工作人员始终采用纸质记录的方式，这种方式很容易出现漏洞，导致档案丢失后找不到源头和线索。很多高等学校的图书馆也是在近两年才取消了读书卡，转而采用线上预约借还的新方式。

除此之外，档案管理其实对于环境的要求很高，但是很多企业并不明白这一点。放大了来说，故宫博物馆之所以能够完好无损地把中华五千年来的宝藏保存地这么好，是因为每天都有非常多的档案管理人员在这背后默默努力。什么样的温度和湿度能够保证书画不易破损腐朽。要达到怎样的存储条件，才能让瓷器一直拥有盛世时期的光泽。这些都是故宫博物馆的工作人员们经过了无数的学习和研究之后总结出来的的经验。然而在企业的档案管理工作部门，我们经常看到的是灰尘飞舞，这些珍贵的资料在不合适的环境下，逐渐褪去墨迹。失去意义，甚至有很多文檔已经被老鼠咬烂。陈旧的设备，不恰当的环境，这些远远不足以应对当下日渐增多的档案管理需求，给企业的档案管理带来了很多麻烦。

3.缺乏专业性较强的人才，数字化意识薄弱

任何时候任何领域，人才都是引领未来发展的重中之重。现在的年轻人处在压力极大的社会竞争之下，整个大环境都驱使着他们一切以利益为重，要用最少的时间创造最大的财富。因此，很多年轻人不愿意选择档案管理之类的工作，他们认为这样的工作工资比较低，日常多重复琐碎无聊，不能够带来很大的价值。这种市场需求的收窄直接导致了各大高校对于档案管理专业的开设。举个例子来说，很多高校新开设了电竞专业，却取消了历史悠久的档案管理专业。当然这么做也无可厚非，高校需要保障学生的毕业就业率，但是在这种长期的发展之下。在档案管理工作上愿意钻研的人就会越来做少。

流动到企业这一末端，能够招聘到的档案管理专家也十分稀少，企业为了提高效率，所以更多的选择招聘一些不懂得这份工作的人来坐这个位置。总体上还是因为企业对于档案管理工作的意识非常薄弱，导致了这样的恶性循环。而缺乏专业性的人才，会直接体现在档案管理工作跟不上时代发展。如果想要让档案管理工作得到优化，与数字时代接轨，当下的企业急需改变这一点。

4.网络安全事件频发，档案管理具有一定风险

网络科技的广泛应用和飞速发展使得人们的生活越来越便捷，数据化在档案管理中的运用，增加了档案管理工作的系统性、条理性、全面性，多样性。同时数字化工具还节约了时间，提高了工作效率，但是不可忽视的一个情况就是。信息泄露的情况每天都在发生，往小了说，存在着手机号码被卖给贷款公司，之后用户接到无数个贷款电话的骚扰的事情;往大了说，知名的互联网企业突然被黑客攻击，要求企业用户支付比特币才能解决封锁，否则产品会无法正常使用的事情在近两年也非常常见;一些著名的演员，网络红人经常被莫名其妙盗号;甚至发生过企业机密被黑客盗用的事件。可见，数字化的飞速列车除了带来便捷的春风，也给身处其中的人带来了一定的风险。而档案管理工作在进行数字化转型时，同样面临着这样的困境，如果没有经过专业程序人员的重重保护，机密文件很有可能被盗或者被恶意损坏，即使安装上了防火墙，也需要有人定时看管，以应对突发状况的来临。

四、应用数字化优化档案管理工作的具体方法

1.专项人才储备充足，从核心上提升竞争力

人才就是最核心最尖端的竞争力，一位在档案管理领域卓有建树的专家，能够大大提升公司的档案管理效率，进而产生长远的影响，促进公司在数字化时代更好的发展。因此，企业在进行招聘的过程中，需要舍得下成本，用较高的薪资吸纳人才，让这些人才为己所用，改变公司的档案管理工作存在的问题。同时通过这种对于档案管理工作的重视，能够提升市场的活力，让档案管理这个看似不起眼但实际上非常重要的专业恢复往日活力。这样才能有源源不断的专业人才输送到企业当中，帮助企业优化档案管理工作，促进其他部门与档案管理部门的协同合作，最终从核心出发，提升企业的竞争力，获得更加长远的收益。

一定要加强档案管理的工作人员的服务意识，强化他们服务的观念。因为档案管理人员的工作并不是一项可有可无的简单工作，其实它关系到很多方方面面。档案工作人员应该把档案管理信息化工作当成是一个作为国家信息建设的其中一个非常重要的分支。有些机密档案只能够永久保存和给有关部门的人员进行查阅，除了那些绝对机密的文件，其它的文件可以加强其服务的领域。并且一定要把国家在档案管理信息化上投入的人力、物力、财力发挥到正确的地方，不要造成成本的浪费，使所有的经济效益达到最大化。

2.数据培训定期进行，提高员工数字化意识

只有一个人懂得要进行符合现代的档案管理工作，这是不够的。如今的网络时代，对我们每个人都提出了明确的要求，想要在大浪淘沙中得以生存，就必须顺应时代做出改变。数字化意识是每个在当今时代的人必须具有的素养，从小事谈起，每个人的日常生活中，都应该保持数字化的好习惯。对于很多文档的存储和查找。要学会熟练利用数字化工具。从而跟上时代。

放在工作条件下，这种高度的数字化素养能够帮助企业规避很多问题。在各部门的沟通上更加及时和高效，文件丢失或者损坏的现象更少大声。

如何达到这种全体的意识提升，需要我们的档案管理工作专家结合当下情景，定期对全体员工展开培训，传授相关的正确做法。从而提高全体员工的数字化意识。最终促进公司整体水平的提升。

3.推陈出新完善设备，为优化提供坚实保障

好的开始是成功的一半。想要改善档案管理工作，就必须提前准备好专业的最新的设备。企业需要改变观念，意识到这项工作的重要性，在资源分配的选择上，更多地支持档案管理部门设备的采买。我们要把这份工作从线下转移到线上，就要用专业的数字化设备来完成。每一份档案都要经过扫描以后上传保存，增加其安全性，实现双重保障，避免纸质版本丢失。扫描机器，电脑组建，高功能摄像机，这些必不可少。只有数字化设备到位，环境适宜，我们才有讨论后续管理工作的基础。

“安全第一”不管在那个行业都是一个非常重要的理念。在大数据时代的环境之下，档案信心的安全性也是企业档案管理当中不能够被忽视的一个部分。

档案信息的安全性威胁一方面来自于电脑和计算机的设备管理，另一方面的威胁来自于互联网。所以说，想要做好企业档案管理的安全性管理，就要从这几个方面来进行出发，才能最大程度上保证企业档案管理的安全性。

首先，要加强对于企业档案管理人员的思想意识培养，加强每一个员工的安全责任意识，在日常的企业档案管理工作当中，工作人员应该定期对各种企业档案管理的设备和机器进行检查和定期维护，一旦发现了问题或者说是问题出现的隐患应该及时上报。其次，还要建立安全的网络屏障，要利用各种软件来建立起属于本电力公司的档案管理网络，并且一定要保障企业档案网络的安全性。

企业不能因为成本的增加，就选择性疏忽的档案管理的需求，严肃对待，现在的付出是为了以后的一本万利，而不是一直承受档案缺失损坏的困扰。

4.设置合理奖惩机制，监督数字化工作开展

合理的奖惩机制能够让员工的工作更有动力，更加高效。因此，在档案管理工作像数字化转变的过程中，企业并不能撒手不管，放任新工作模式的开展。而是要设计一个专门的监督小组，从新的策略开始实行的第一天起，监督小组的成员就必须活跃外各个部门之间，认真履行自己的职责。对于数字化工作完成地积极高效的工作人员进行适当奖励，而对那些没有严格按照制度执行的工作人员，也要提出相应的批评。

同时，监督小组可以及时的接收工作人员对于数字化新政策的反馈，吸收有用的意见，让制度更加完善。这是一个长久而双向的互动与沟通，通过这种方式，能大大提升各部门之间的联系，并且快速提高全体员工的数字化管理意识。

5.明确制度规范流程，让数字化工作有据可依

没有明确的制度，没有清晰的流程，即使员工想要开展数字化工作，也会无从下手。良好的約束才能确保事情的稳步发展。对于网络世界充满重重风险的现状，规范流程就显得尤为重要，一旦进行了数字化的转型，就意味着负责档案管理的人员并不是只有在公司的时间才需要履行职责，而是24小时都必须守护好档案的安全。这对于工作人员的互联网各项操作的熟练掌握能力要求很高，同时也需要相关的人员具有比较强的责任意识，能够把自己的使命和档案管理的重要性牢记心中。除此之外，公司需要对于档案数字化平台的维护制定严格明晰的流程，平日里数字化平台的维护和管理需要做哪些工作，遇到紧急情况需要怎么申报流程如何处理等等，这样才能使得档案管理更加规范化，安全化。

企业负责档案管理工作的专业人士，需要结合部门的情况，以企业的发展现状作为依据，制定出一套规范化的流程，高度清晰明确，下发到管理人员手中，这样才能在开展数字化工作的时候，有据可依，不至于产生沟通之间的矛盾，降低管理效率。

结语

从全文的分析我们可以看出，企业在档案管理工作中存在的主要问题是对于档案管理不够重视，缺乏数字化的意识导致工作跟不上时代发展，没有专业的团队来进行档案管理工作的转型。如果想要在未来的环境里，把档案管理工作做的更好，企业必须采取措施，促进档案管理工作的改善。具体可以从优化管理设备，招聘专业管理人才，制定明确规章流程，提升数字化素养这些方面来入手。从而使得企业在未来的发展中能够更加顺利和成功。

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（作者单位：河北省秦皇岛市北戴河区就业服务局）

作者：谢迎杰