我国企业档案信息化管理论文

我国企业档案信息化管理论文 篇1：

我国企业档案管理的信息化建设探讨

摘要：我国企业的档案管理的信息化是企业进行现代化管理的重要手段和方式，企业的档案管理信息化是切实提高企业档案管理效率的有效措施，企业的档案管理应基于本企业的档案管理实际，针对企业档案管理现状制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式，提高企业的档案管理效率，建立创新的档案管理模式。

关键词：企业;档案;管理;信息化;建设

1.前言

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。

2.我国企业档案管理信息化建设的现状

2.1档案管理信息化建设的发展概况

20 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（OA）系统、ERP 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。

2.2档案管理信息化模式实效不高

一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。

2.3档案管理信息化标准、规范工作不足

早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。

2.4档案信息管理人员的素质有待提高

档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。

2.5企业归档方式的现状

2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。

3.加强企业档案管理的信息化建设

3.1加强企业档案管理信息化的益处

1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。

2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。

3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。

4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。

5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。

3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设

针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。

3.3实现传统档案的电子化和信息化

企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。

3.4实现企业信息档案的网络化

企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企業的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。

3.5要树立文档一体化意识

我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。

4. 加强档案管理体制的创新

4.1档案管理机制创新主要在于精简

任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。

4.2档案管理的机制创新的关键是高效

企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。

5.结语

总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为公司档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟了更加广阔的道路和美好的前景。■

参考文献

[1]郭志敏档案管理信息系统建设应注意的几个问题

[2]郑柏杰.李志仁.档案管理信息系统

[3]刘丽杰.档案管理信息系统的设计与实现

作者：李芳慧

我国企业档案信息化管理论文 篇2：

论企业档案信息化建设中存在的问题及对策

[提 要] 本文从管理､宏观､标准三个角度阐述了企业档案资源信息化建设中所面临的问题,在此基础上探讨解决这些问题的对策和做法｡

[关键词] 企业档案;信息化

[作者简介]张宠平(1971—),女,MBA研究生,江西财经大学档案馆馆员｡(江西南昌 330013)

企业档案客观地记录了企业生产活动的全过程,历经多年积累和沉淀成为企业最重要､最鲜活､最有权威性的知识资源｡企业档案资源信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分,是当今档案资源开发利用和档案事业发展的大趋势,对于推动国民经济和社会信息化具有非常重要的战略意义和历史意义｡搞好企业档案资源信息化建设,就必须正确认识和注重研究解决档案资源信息化建设进程中存在的问题,企业档案资源信息化建设不是单纯工程项目,它是企业档案管理不断创新的过程,企业档案资源信息化面临着亟待解决的问题,本文试对此进行总结｡

一､企业档案信息化建设中存在的问题

1､部分企业领导对档案资源信息化工作的重视程度不够｡没有充分认识企业档案资源信息化的重要意义和作用,企业档案资源信息化的理念还没有从根本上转变,导致了疏于指导,经费欠缺等问题,使企业档案资源信息化建设进程缓慢｡

2､企业档案管理软件还不能适应各行业的性质､特点､职能不同的档案资源信息管理的要求｡当前,档案管理软件品种繁多,也都具有公文管理､档案立卷､编目､检索､查询和统计等一般性功能,但充分适应本行业发展需要的企业档案管理软件还很少,设计中忽视企业档案资源信息开发和利用管理,或存在安全性差､速度慢､对科技档案适用性较差等问题｡

3､企业档案资源信息化存储技术相对落后,阻碍了企业档案资源信息化建设进程｡数字化文件的收集､管理不同于传统的纸质文件收集归档,数字档案对设备的依赖性较强,而一些档案管理部门基础设施较差,缺少专门的磁介质档案存储设备,给电子文件和电子档案管理带来了很多难以解决的问题｡

4､部分企业档案人员素质无法完全适应信息技术的发展｡随着计算机技术的成熟和普及,数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用,新载体形态方式的公文将大幅增加,机读型､缩微型､视听型档案资源大量涌现｡这些变化深刻影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化,对档案人员素质提出了更高的要求｡

5､档案信息化标准建设滞后｡档案信息化工作的基本任务是实现档案数字化信息的完整生成､便捷传递､永久保存､利用共享及其全过程安全｡与传统档案管理相比,档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性,如档案信息的传输､流转､共享必然涉及诸多相关主体及其相互间的钩连;电子文件归档管理更使档案系统与办公､生产技术系统的关联度明显提高｡因此,档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言,更加需要讲求标准化和规范化｡但从现状看,我国档案信息化工作中的标准化建设滞后恰恰是十分突出的问题｡我国档案计算机管理技术的应用早在上世纪80年代初已起步,但我国档案计算机管理和信息化建设的相关标准的制定工作直至90年代末才刚起步,严重滞后于实践发展;即便定标工作已经起步,但进展缓慢,已制定出台的相关标准寥寥无几,内容缺乏系统性､配套性,对于企业实际工作需要无异杯水车薪｡

二､做好企业档案信息化建设的基本对策

1､企业各级领导都要重视档案资源信息化建设工作｡真正把企业档案资源信息化建设作为企业公共财富加以开发利用,树立全新的档案资源信息化理念,有与时俱进､开拓创新的管理思路,加大经费投入,大力推动企业档案资源信息化建设｡

2､企业档案资源信息化建设,重在档案管理软件的开发｡要按照各行业特点,突出重点,注重应用,讲究实效,从强化管理的实际出发,开发､推广适应企业性质､特点､职能需要的档案信息管理软件,为企业档案工作人员创造出全新的工作模式,以提高工作效率｡

3､研究解决和改进数字档案对设备信赖性过强的问题｡配置高标准的磁介质档案存储设备,以解决电子文件和电子档案管理方面存在的问题｡确保档案信息安全｡电子文件和档案一体化管理是数字化档案归档的根本方式,主要通过计算机网络管理来完成,是一种很便捷的方式,一般应在完成逻辑归档后,把需要归档的电子文件集中下载到档案馆可脱机保存的存储介质上,完成物理归档,采取这种方式才可以保证数字化文件的内容､背景､原数据等信息的完整性,使其不至于时过境迁后将文件形成的背景､运行环境等信息被丢失或破坏掉｡如照搬纸质档案收集方式,发现问题可能无法挽救,所以必须规范数字档案收集手段,重视和做好电子文件的归档及其档案管理工作,为档案资源信息化建设提供依据,为档案信息共享打下扎实的基础｡

4､普及信息技术知识,提高企业档案工作人员的整体素质｡一支业务过硬的专业技术队伍,是实现档案资源现代化需要的合格人才,特别是高层次专业人才｡必须大力加强对档案专业知识和计算机专业知识的培训和再教育,及时掌握新知识､不断扩大知识面,完善知识结构｡同时,要积极引进各层次､多类型的人才,合理调整档案工作队伍的专业结构､年龄结构和个体知识结构｡

5､加强标准化建设｡从我国实际看,档案行政管理部门对档案信息化技术研发工作十分重视,但总体效果并不理想,究其原因,重具体技术研发､轻标准规范研制不能不是重要的症结所在｡如近年来,各地档案局行政管理部门组织实施的科研中,档案信息化课题项目逐年增加,说明政府对档案信息化建设的重视程度不断提高,但从课题的内容结构看,几乎都是解决各单位个性化问题的项目,仅仅针对和解决各个点上的矛盾､局部的需要,这就削弱了科研对全局性工作整体发展的推动作用,甚至日益增多的课题研究反而加剧了档案信息化建设中的各行其是､分割自立的信息孤岛现象｡这表明,档案信息化建设的重点不应仅仅囿于个别和局部,解决具体的微观问题,档案行政管理部门必须始终围绕档案信息化建设的全局需要,坚持标准先行的原则,把工作重点从解决具体､局部操作问题转向标准的制定､实施上来,有力提升政府对档案信息化建设全局工作的积极影响力和规范化管理水平｡档案信息化工作的标准化建设,应当把握以下几点:

第一､大力加强定标工作｡从现状看,制约档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全､完备,工作缺乏有效依据｡加快制定出台标准,形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫｡

第二､积极开展贯标工作｡贯彻实施标准是标准化建设十分重要的环节｡从实际看,制约档案信息化发展的因素,除了定标工作滞后外,已制定出台的标准宣传贯彻不力也是重要症结｡事实上,我国于1999年以来相继出台的有关档案信息化方面的标准,如CAD文件与档案管理､电子文件归档管理､纸质档案数字化技术规范等国家或行业标准,就其内容而言,对解决机关和企事业单位档案信息化工作的实际需要具有很强的､针对性､适应性和操作性,如果能得到广泛､切实贯彻,将会显著提高档案信息化建设的标准化､科学化水平｡但调查显示,在已应用计算机技术管理档案的单位中,贯彻标准的只在少数,采标率仅为 15 %,多达 82 %的单位对已经颁布实施的国家和行业标准毫不了解｡由此,标准宣传贯彻与制定标准同等重要,应当引起高度重视｡

总之,各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导;中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导,保证企业档案信息化建设顺利进行｡企业档案信息化建设要与企业改革与流程再造相结合,与企业档案管理模式创新相结合,要积极开展对企业档案信息化的研究,及时交流和推广先进经验｡各级档案行政管理部门和中央企业档案部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规章;结合企业档案信息化建设的实际情况,适时制定相关企业电子文件､电子档案管理的标准与规范及其实施细则｡加强企业档案信息化管理人才队伍建设,提高档案人员运用信息技术的技能,引导档案人员适应信息化要求,推进企业档案信息化建设｡

[参考文献]

[1]孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考[EB/OL].档案现代化管理,转引自上海档案信息网.

[2]胡爱娟.论企业档案资源信息化建设存在的问题与对策[C].宁波市档案学会交流论文,2007.

[3]国家档案局文件.关于加强企业档案信息化建设的意见,2005-5-8.

[责任编辑:徐永祥]

作者：张宠平

我国企业档案信息化管理论文 篇3：

企业档案信息化建设的实践与思考

摘 要：企业档案的信息化建设作为企业实现信息化中不可或缺的一部分，对提高企业档案的管理效率、发掘档案潜在价值有着重要的影响。然而现在的企业档案信息化建设中，仍然存在各种各样的问题，这便需要企业领导人对档案的信息化建设进行深层次的探索，以提高企业档案的信息化管理，促进企业的可持续发展。

关键词：企业档案；档案信息化；建设

自我国加入世贸组织以来，经济得到了快速的发展，市场竞争也越发的激烈，企业的生存和发展正面临着国际化市场和高科技时代的巨大挑战。企业档案管理作为企业管理中的一项基本工作，面临着现代市场所带来的挑战。企业档案工作在发展过程中需要适应市场经济的发展，提高自身的管理水平，以高质量的档案服務来促进企业的发展。

1.企业档案实行信息化建设的意义

1.1有利于塑造企业文化

企业信息化建设是对企业信息资源的整理与分析，对企业的文化塑造有着积极的影响。档案信息化可以真实的记录企业运行的细节，并对其进行归纳和整理，有助于企业工作人员能够及时发现企业运营中出现的问题和优势，其优势部分通过整理便可作为企业文化的一部分。

1.2有利于企业市场竞争力的提高

企业档案信息化建设的目的是为了适应企业的信息化发展，使企业档案信息能够更好地为企业的生产和管理进行服务。企业档案信息是企业重要资料的主要汇集之地，它能够对企业各部门的运行情况进行实际检测，并能够以企业全局为出发点，帮助企业领导者做出正确的决策。企业档案部门要想做好企业信息的收集、整理和开发利用，就必须及时改进服务策略，努力提高服务的质量。企业档案的信息化建设以促进企业科技创新为中心，运用各种方式对企业内外的信息进行广发且深层的挖掘，将被动服务转变为主动服务，进而增强对企业档案资源的利用。除此，企业档案信息化的建设还能够为企业的技术部门提供有利的支持，提高企业的市场竞争力，促进企业的发展。

1.3促使企业内部工作的高效运转

档案的信息化建设不仅能够提高档案部门的工作效率，还能够节约其他部门进行档案借阅的时间。如企业数字档案的信息化建设可以令档案工作人员随时对各个数据与报表进行统计打印，在档案业务中实现办公自动化。各部门人员在借阅档案时可提前在软件上进行留言，档案工作人员在接到留言后快速进行检索，然后将电子档案发送给该部门，这样一来便能够避免工作人员在部门之间的来回奔波，大大节省了借阅档案的时间，进而促进了企业内部工作的高效运转。

2.目前企业档案信息化建设中存在的问题

2.1企业对档案信息化的建设不够重视

大部分的企业往往容易忽视对企业档案的管理，致使企业的档案管理缺乏应有的设备和技术支撑，企业档案网站在建设的质量上也存有良莠不齐的现象。如何更好的实现资源共享是一个企业必须认真思考的问题。同时，如何对企业信息化资源进行有效的利用，又是众多企业在档案建设中共同面临的难题。

2.2缺乏相关标准和科学规范

有的企业的档案信息化建设时缺乏相应的标准和科学的规划，而影响了其他企业对档案信息化的建设。由多个部分组成的档案信息化在进行建设时，必须要有相应的建设规范和统一的建设标准。国家对此也制定出了规定，如在2009年颁布的《企业档案工作规范》中就对档案性信息化的原则和目标、载体档案的数字化、档案网络化服务于管理等方面做出了相关规定。然而大部分企业在档案实施信息化建设时都没有做到以上原则，致使在实践中，工作的效率低下，工作人员缺乏应有的积极性，进而影响了预期目标的实现。

2.3档案信息化成果的利用率较低

提高档案资源的利用率是企业档案信息化建设的主要目的之一，但是，有些企业的档案信息化建设却背离了这一目的。部分企业在进行档案的信息化建设时，过于注重对信息资源的数字化和网络数据库的建设，而忽略了对其资源的有效利用，大大降低了信息化资源的录用率，令档案信息化建设在企业发展服务中的优势遭到了埋没。

3.加强企业信息化建设的有效措施

3.1加强档案信息化管理平台的统一规范

企业档案信息化在建设时要做到整体规划、统一管理。在进行管理时，要对信息采集的标准、应用软件的要求等制定统一的标准，实现对档案信息化平台的规范管理。这样不仅保证了数据在采集过程中的及时性与完整性，还确保了采集到的数据的真实有效。

3.2坚持档案信息化建设为企业服务的宗旨

坚持为企业服务既是档案工作的出发点，也是其落脚点。企业的档案信息化建设要以围绕企业的各项工作而进行有效的开展。企业在进行信息化建设时要结合企业自身的实际情况，选择影响范围广、利用效率高和重点突出的档案资源进行优先数据化。在对已经数据化的信息要加以宣传，以提升档案资源的利用率；同时还要及时收集各部门利用资源后的反馈信息，促使网络服务系统的不断完善，以便为企业提供更好的信息资源服务。

3.3加强对信息化建设人才的引进与培养

企业的档案信息化离不开信息技术人才的建设与管理。然而现代的企业档案管理中极度缺乏高素质的档案管理人才，极大的影响了企业档案的信息化建设，也使企业的信息化设备难以发挥出应有的功效。因此，企业需要加强对信息化技术人才的引进与培养，进而完善档案管理的体制，实现企业档案信息化建设的可持续发展。

参考文献：

[1]王玲，信息化背景下的企业档案管理[J].辽宁行政学院学报，2013（4）：159-161

[2]赵爽，浅谈企业档案信息化建设[J].经营管理者，2014（11）：271

[3]左丽文，关于企业档案管理信息化建设的思考[J].经营管理者，2011（5）：108

作者：唐玺