如何做好企业档案信息化管理工作

如何做好企业档案信息化管理工作（精选8篇）

篇1：如何做好企业档案信息化管理工作

如何做好企业档案信息化管理工作

众所周知，档案管理作为一门系统、严谨的管理科学，是人类历经千载的智慧结晶。特别是近些年来，信息化时代的到来，加快了数字化、网络化系统发展，而档案工作信息化是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，只有通过档案信息化建设，才能够实现对企业信息资源的集中管理，提高利用效率，更好地服务于企业。如何创建一个具有本企业特色的档案信息化系统呢，我认为应做好以下工作：

一、因企制宜，制定标准的档案管理规范体系，切实推动企业档案向标准化、规范化、信息化的管理发展。

信息化的今天，企业办公自动化后，出现了无纸办公，每个岗位都能形成电子文档，这就要求各个管理岗位，明确对各类文件材料形成、积累、归档应负的责任，通过培训让大家懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，以实现档案信息资源的制度化、规范化管理。

1、区别处理。

新归存的的公文档案和技术文件图档都为电子文档，只有少部分为实物档案。旧的文档绝大部分为实物档案，应采用将常用的纸质档案资料进行电子化，以适应网络化的服务。

2、并存互补。

从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，在现阶段的环境条件下，纸质档案还有一定实用性和优点，有一定的不可替代性，所以 1

可以采用两种介质并存以互补。实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

3、有主有次。

在档案利用上以电子文档为主，纸质档案为辅方式，向无纸化模式靠拢。备份必须以纸质、电子两种方式同时进行，以确保万无一失。数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，严把电子档案的正确性和完整性。由于电子介质的更新、硬件设备的更新，对重要档案信息进行存储方式的转换，以免造成信息的丢失，如一些磁带、软盘存储方式已很少应用，就需要把重要信息转换为现常用的存储方式，以提供利用。

二、提高档案信息化技术水平，促进档案信息化发展

显而易见，技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息建设与应用势必形同空话。

首先，企业应该为档案信息化系统，配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，以防止日常工作中的电磁干扰、辐射等影响，从系统的设备源头上减少信息化系统的自然毁损概率；

其次，企业应该根据实际工作需求，探索实践出适合本公司使用的档案信息管理软件，该软件应集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，使企业档案信息化建设与办公自动化管理融汇贯通，从而

提高信息服务质量和效率；档案利用的广泛性则表现在企业内部联网后，各部门间对档案信息资源实现了共享，而且在现行文件阅览服务的同时又增加了在线服务。

再次、以网络技术为主的档案数字化已引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到了深刻的影响，电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，则是电子档案管理重要性的体现；网络化以内部局域网为主，隔绝外网。电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

三、建立完善的安全管理制度，保障档案信息安全

企业应该提高自身网络技术水平，采取有效的安全保护措施，以保证档案信息化系统的运行安全。而档案管理部门则要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。防泄密措施宜采用技术上的物理隔离和行政上的保密制度双管齐下。

首先，档案信息化的良好建设与最终落实都需要靠档案管理人员来执行，所以可以说档案管理人员是档案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，规范员工操作行为，提高档案

人员的警惕性，可以从根本上降低人为失误所造成的信息丢失，减少商业黑客对档案信息系统的威胁。

其次，必须采用技术上的物理隔离。企业的经营、财务、技术等等的档案资料是企业的无形资产，被严格划分为不同的保密等级，只能在指定的有限的范围内利用，不容许外泄。进行密级界定。

一是制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，并以优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等安全技术检验过滤，成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全；

二是对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全；对已经有了的防范措施,如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等,要开展综合利用;

当然，这还不够，企业还必须建立一套严格的保密制度，奖惩明确，建立从上到下的保密机构组织，并进行定期的教育和宣贯，以提高全员的保密意识。

综上所述，档案信息化管理作为一项全面严谨的管理工作，需要档案管理人员积极参与、配合，唯有如此，才能全方位地参与支持企业决策和各级信息服务，更好的服务于企业。

篇2：如何做好企业档案信息化管理工作

赖秀琴

摘要：随着数字档案的广泛应用，档案信息安全问题日益突出。如何做好信息时代企业档案信息的安全显得非常重要。本文从提高档案管理人员的素质、加强控制档案的利用、保证网络安全、建立健全档案安全管理的制度四个方面阐述了这个问题。

关键词：企业档案信息安全

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成包括了文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案等方面的档案。企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。档案管理人员应该为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

随着数字档案的诞生，档案信息载体的多样化和电子文件、档案数量的迅速增长，特别是数字档案理论与实践的不断发展，档案信息安全问题日益突出。档案信息安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用过程中，保持其原始性、真实性、完整性、可靠性和长期可读性（可用性），以及确保档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏的策略和过程。

笔者所在的企业，是一家A+H股上市公司。它对企业档案的安全性有着特殊的要求。档案能够最大限度地满足企业对信息在时间、数量、质量上的需求，使企业在瞬息万变的竞争社会，准确、及时地抓住商机，谋求发展。因此只有做好档案信息的安全，才能有效保护企业的利益，增强企业的竞争力，促进企业的生存与发展。本文从以下四个方面阐述了如何做好企业档案信息的安全。

一、加强控制档案的利用

随着数字档案的到来，档案的存在形式包括了纸质档案和电子档案。在工作中形成的文件材料不管我们以何种形式保存，我们首先要保证档案的信息安全。

1、控制纸质档案的使用

首先提高档案安全防范意识。档案人员经手的事情要有头有尾，手续清楚，防止“无形”信息的泄露。档案柜一般要上锁；档案在库房外未被使用时，不允许长时间放在桌子上，应及时收好；档案不准擅自带离档案室。其次是确定档案的使用权限。明确规定哪些人可以接触纸质档案。但不管利用者是谁，都应该只有档案人员才能进档案室去拿资料；未经允许利用者不准私自抄录、复印等。最后应建立健全的借阅制度。本单位人员借阅时，应记录好借出时间、资料名称、利用目的、借阅人签名等；外单位人借阅时，应出具单位的介绍信，再由相关领导审批后方可借阅。

2、控制电子档案的使用

因电子档案都存在于数字档案管理系统里，因此控制电子档案就因控制数字档案系统的使用。必须采取各种措施控制数字档案系统的使用。笔者所在的企业使用的是数字档案信息管理系统，规定哪些人可以登录系统，并为其设置登陆密码；登录后只能查询到文件题名，具体内容应由档案管理人员审批后才能看；并设置好借阅期限，及时跟踪催还；查阅的文件内容格式应保存为PDF格式，不能被随便复制；档案管理人员应设置好档案的密级程度（秘密、绝密、公开等）。给登录系统的计算机装上防毒软件，并注重及时更新，因为病毒更新换代的速度也是很快的。有些电子档案保存在软盘、磁盘里的，要使软盘保持干净并不受损害。要让磁盘远离磁场、防尘、防油渍等。

二、保证网络安全

网络安全问题是档案信息资源网络化的一个巨大障碍，也是普遍存在的一个现象。主要体现为：存在着各种物理安全问题，如因自然灾害或人为原因对计算机硬件设施造成损害；来自内部或外部的非法访问，尤其是黑客的入侵不仅能盗取、修改信息，而且可以导致网络部分或全部瘫痪；防不胜防的计算机病毒侵害；普遍缺乏基本的备份系统，一旦发生问题难以及时恢复等。因此，要实现档案信息资源的网络化，就必须消除不安全因素。

消除不安全因素，首先要坚持防管并举，建设档案信息网络安全保密系统，确保网络安全连接和信息安全传输，确保档案信息、数据库安全；其次要建设档案信息灾害恢复备份系统。

为应付突发事件，要建立档案信息资源灾害恢复备份系统，提供可靠的系统备份、应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案网络工作不间断地运行；再次，要加强档案信息系统的安全技术防范管理，档案室应按照入侵报警、电视监控、防盗屏障、周界报警等设备设施，确保档案及档案网络设备设施的安全；此外，要及时做好网站的维护和更新工作，定期对计算机、对网站进行检查维护，适时更新防病毒软件等。

本公司现有的档案系统安全措施体现在经过了以下三道通道：

1、档案系统第一道经过了VPN系统公司引进了VPN技术，VPN的英文全称是“Virtual PrivateNetwork”，中文译为虚拟专用网，VPN是建立在现有物理网络之上，是一种快速建立广域联接的互联和访问工具，也是一种强化网络安全和管理的工具。主要采用隧道技术、加解密技术、密钥管理技术和使用者与设备身份认证技术，来防范黑客的入侵。

2、第二道经过防火墙，只开通了档案系统必要的端口防火墙的英文名为

“FireWall”，它是目前一种最重要的网络防护设备。从专业角度讲，防火墙是位于两个(或多个)网络间，实施网络之间访问控制的一组组件集合。防火墙对流经它的网络通信进行扫描，这样能够过滤掉一些攻击，以免其在目标计算机上被执行。在防火墙上只开放了档案系统使用的端口。而且它还能禁止特定端口的流出通信，封锁特洛伊木马。最后，它可以禁止来自特殊站点的访问，从而防止来自不明入侵者的所有通信。

主要表现为：

（1）防火墙是网络安全的屏障；

（2）防火墙可以强化网络安全策略；

（3）对网络存取和访问进行监控审计；

（4）防止内部信息的外泄。

3、第三道就是服务器自身安装的防病毒软件防止浏览器、操作系统以及应用程序受到各种病毒的威胁。

三、建立健全档案安全管理的制度

威胁档案安全的因素来自各个层面和各个领域，因此需要构建一个全面的制度体系，也即国家、地方和档案部门从三个不同的层面建立健全档案安全法律法规体系。当前档案安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》等中间，并没有专门的档案安全管理制度，需要建立一套档案安全管理制度，明确规定安全管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等根据档案工作各环节需要，制定相关制度。

笔者所在的企业就制定了以下制度：文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施；利用制度应明确提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求；保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求，对受损档案的处置原则和要求；档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求；库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求等。因此构建一套系统、透明的档案安全管理制度，能为档案的安全管理的实施提供保障作用。

四、提高档案管理人员的素质

档案信息的安全与否，档案人员的安全意识是个关键。并且档案工作是一项服务性的工作，因此档案安全管理必须高度重视人的因素，加强档案管理人员的安全意识。作为一名档案管理人员，不仅要有严谨的工作作风，还要通过学习等形式提高档案安全管理人员各方面的素质。避免因操作失误而造成数据丢失或删除，避免因安全保密意识和法律意识造成信息的泄露。面对时代的挑战，档案人员除了具备扎实的档案基础理论知识之外，还应具备相关的现代管理技术，这是时代对人才的要求。只有档案人员具备广博的知识和过硬的技术本领，才能保证档案信息的安全性。

随着社会的发展和技术的进步，影响档案信息安全的因素越来越多、越来越复杂。如何做好信息时代企业档案的安全工作是一项长期而复杂的工作，它涉及意识、管理、技术、制度、人员等各个方面。因此做好企业档案信息的安全不

仅需要档案管理人员坚持不懈的努力，也需要整个企业、甚至是全社会的关注和支持。

参考文献：

[1]宫晓东.主编.企业档案管理学[M].高等教育出版社.1999年

篇3：如何做好企业档案信息化管理工作

关键词：大数据时代,电力企业,档案信息保密

一、大数据时代的来临

大数据时代到来是由全球知名的咨询公司麦肯锡提出的。“大数据”其实就是指的巨量资料, 是IT行业的术语, 在物理学、环境生态学、生物学等领域和军事、通讯、金融行业也早就存在, 如今被人们广泛地关注是因为网络技术和信息行业的迅速发展。网络世界中的商品的物流信息、在网络中人与人之间的交互信息、企业内部经营交易的相关信息等的数量将远远超过目前的承载能力, 对实时性的要求也会越来越高。怎样将这些数据资产盘活, 让这些数据资产更好地服务于人们的生活、企业的决策以及国家的治理, 将是大数据未来将要解决的核心问题。

二、做好电力企业档案信息保密工作的重要性

电力企业的档案信息对于电力企业的发展来说起着至关重要的作用。在电力企业中如何顺利进行电力生产、其管理部门如何进行决策都要根据电力企业的档案信息来决定。同时电力企业的档案信息也关系到我国电力资源的开发、利用和效率的评价。因此如果电力档案信息被窃取或泄密, 不但会导致电力企业中的商业机密被泄漏, 还会被竞争对手加以利用。而且目前各行各业都面临着全球化的竞争, 如果其他国家的电力企业获取到我国电力企业的商业机密, 他们就能够分析出我国电力行业的发展现状以及发展方向, 从而给我国电力企业在国际竞争中造成不利条件。而且电力企业中的档案信息还包括了用电客户的详细信息, 一旦泄漏被不法人士非法利用, 那么将会导致无数起法律纠纷, 电力企业也将面临巨额的赔偿。

三、我国电力企业档案信息保密工作中存在的问题

(一) 电力档案信息的窃密渠道和活动增加

随着大数据时代的到来, 为了提高电力企业的经营效率, 电力企业将计算机技术和网络技术运用在了实际的工作中, 使电力企业的运营绩效得到了提高, 但同时, 也给电力档案信息的保密工作造成了很大的困难。此外, 由于电力企业的发展与人民的生活生产息息相关, 所以电力企业不可避免地掌握了许多用电客户或者组织的详细信息, 而这些都具有潜在的商业价值。一些不法商家和个人为了自己的经济利益, 会进行各种各样的电力档案信息的窃密活动, 而且随着科技的发展, 有些窃密活动借助相关的软件使窃密行为更加隐蔽且不留痕迹, 严重威胁着我国电力企业的信息安全和电力行业的发展。

(二) 电力企业信息系统的安全措施不完善

虽然目前电力信息系统有相应的安全措施, 但是由于缺乏科学的整体的规划, 导致一些系统中可能存有安全隐患。而随着自动化、信息化脚步的加快, 电力企业中的信息系统将会越来越多, 如果在前期没有进行合理科学地规划, 没有完善相关的安全措施, 那么在后期将会严重威胁电力企业信息系统的安全。

(三) 电力企业缺乏保密意识

由于我国的电力经营处于垄断的状态, 所以许多电力企业都没有强烈的保密意识。电力企业中相关的操作人员保密意识不强, 他们在操作可能涉及电力企业商业机密的信息时, 并没有严格执行保密制度, 从而可能导致商业机密的泄漏。而且电力企业的领导的保密意识也有待加强, 企业中保密制度还需要进一步完善。领导也没有重视相关保密制度的落实和执行, 使制度成为了纸上谈兵。

四、提高电力企业档案信息保密工作效率的有效措施

(一) 加强电力企业对档案信息的保密意识

首先必须强化电力企业领导的保密意识, 只有领导层和管理层重视了, 档案信息的保密工作才能够得到落实。其次要对企业内部的员工进行定期培训, 通过思想教育来强化他们的信息保密意识, 通过技术培训来使他们掌握信息保密的相关技术和要求。只有这样, 电力企业中的每个人才会有强烈的信息保密意识, 才能充分认识到电力企业档案信息保密工作的重要性和泄密之后可能会导致的严重后果, 从而积极地参与信息的保密工作, 提高电力企业档案信息保密工作的效率。

(二) 完善相关的保密制度并严格落实

电力企业必须要将已有的信息保密制度进行深入研究和分析, 找出制度中存在的漏洞和缺陷, 从而制定出更加全面、科学的档案信息保密制度, 并将新制定的制度制定成册, 发放到电力企业每个人的手中, 贯穿于员工的培训当中。并安排专人负责监督制度的执行和落实情况, 一旦发现存在不严格按照制度操作的行为, 要进行严厉的处罚。从而夯实电力企业档案信息保密工作的制度基础。

(三) 提高电力企业档案信息保密工作的技术水平

1.防火墙技术。这是一种网络隔离技术, 人为地将网络进行区分, 分成不可信和可信网络, 并拥有一系列的安全机制来保障信息的安全。2.身份认证技术。在档案信息使用时, 必须进行使用者的身份认证, 这样就能够有效地拒绝不法分子的窃取, 从而保障信息的安全。3.防病毒技术。网络中的病毒可以说是防不胜防。所以电力企业的档案信息系统中必须拥有防范病毒的完整有效的机制, 保障电力信息的安全。4.信息的检测和审计技术。这种技术能够对档案信息使用进行事后的监督, 并通过分析信息的使用者和相关信息, 及时发现窃密行为, 保障电力档案信息的安全。

参考文献

[1]张浩.电力企业信息安全管理[J].科技传播, 2013, (2) :24.

篇4：如何做好企业档案信息化管理工作

关键词：信息化档案管理建议性措施

档案管理工作作为整个国家文献信息管理的重要组成部分，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位。尤其，在信息化背景下，随着计算机网络技术、多媒体技术以及数据库技术等现代信息技术的广泛应用，传统档案管理工作的弊端日益突出。因此，在新的时代背景下，如何做好档案管理工作成了档案部门普遍关注的重大话题之一，鉴于档案管理工作的重要性，本文笔者将结合自己的工作实践，就信息化时代背景下如何做好档案管理工作，提出几点建议性措施，以期为推动档案事业的发展提供参考。

一、加快档案管理信息化建设进程

在信息化背景下，人们对于信息的需求量剧增，注意力不再局限于某一方面的信息，而是更加注重各个档案部门之间信息的联系，对档案信息的全面性、精准性以及快捷性提出了更高的要求。因此，实现档案信息的有效共享，使档案信息的价值得到最大化的发挥成了当前档案管理工作的重要目标之一，这就要求档案管理工作者应当充分利用现代化设备和技术，加快档案信息化建设进程。具体而言，应从如下两个方面做起：首先，应当普及计算机等现代化设备在档案管理工作中的应用，使现代化设备在档案管理中占用空间小、信息储存量大、信息传输速度快以及能实现远距离无障碍传输等特点得到充分发挥，从而在增加档案信息存储量的同时，实现档案信息的高度共享。其次，应当运用先进的现代化技术，建立符合信息化要求的档案信息化管理，使档案信息实现自动化收集、流转、归档、鉴定和处置，从而使档案信息实现真正意义上的一体化管理，提高档案信息的利用效率。

二、提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员综合素质的高低与档案管理工作质量的好坏有着密不可分的联系，尤其，在信息化背景下，档案管理工作的顺利开展，不仅要求档案管理人员应当具备扎实的专业知识，而且要熟练运用现代化技术和设备。因此，这就要求档案管理工作者和相关领导人员应当从如下两个方面做起，切实提高档案管理人员的综合素质。首先，档案管理工作者在实践工作中，应当树立终身学习意识，做到活到老，学到老，保持良好的态度去学习新知识、新理论和新技能，养成“工作学习化”、“学习工作化”的学习习惯，从而在实践工作中巩固自己的专业知识，提高自己现代化设备的操作水平，使自己成为既有专业档案管理知识又有现代设备操作技能的复合型人才。其次，相關领导人员应当提高档案管理工作人员的准入机制，做到唯才是用，吸纳高素质人才，使档案管理工作人才队伍的专业结构、年龄结构得以调整。此外，应当鼓励鼓励老档案管理工作人员主动接受技术培训或进行再教育，及时调整并完善他们的知识结构，提高他们的技能层次，从而促使档案管理人员的业务素养和知识水平得以全面提升，实现档案多元化、多功能、全方位的现代化管理。

三、构建档案信息安全保障体系

档案信息作为社会各类信息资源中最为重要的一部分，其价值只有建立在安全的基础上才可以得到真正的体现。但是，在信息化背景下，随着网络化信息技术的运用，黑客入侵、病毒泛滥、信息失密、系统瘫痪等现象的出现，为当前档案信息安全造成了严重威胁。因此，构建档案信息安全保障体系，提高档案信息的安全性是档案管理工作者的重要工作内容之一。一般而言，完善的档案信息安全保障体系不仅是指档案信息存储安全，而且也包括档案信息的使用安全，为此要求档案信息管理工作者应提高档案信息安全管理意识，在档案信息的存储过程中，尽可能使用内网，并充分利用病毒防治技术和备份复制技术，为计算机网络安装一些必要的杀毒软件，经常对数据库进行备份，提高档案信息存储的安全性。其次，在档案信息的使用过程中，应充分利用信息加密、信息确认、访问控制等技术手段和管理措施，对档案用户的身份进行必要的验证，从而防范黑客以及非法用户对档案信息系统的入侵，实现档案信息使用过程的安全化。

四、创新档案信息服务观念

在信息化的时代背景下，档案的信息化建设为传统的档案管理模式带来了严重的冲击，使传统档案信息的服务观念已经不能再满足人们对于档案信息新的需求。因此，这就要求档案管理工作人员在新的时代背景下，能够以档案信息化建设为契机，充分认识档案信息化建设对现代档案管理工作的方式和方法所带来的变革，从而在工作实践中，能够做到解放思想，勇于创新档案信息服务观念，逐步改变传统档案管理工作的方式和方法。具体而言，首先应当充分利用档案信息资源共享的政策和平台，强化档案信息开发和利用在档案信息管理过程中的地位和作用，提高档案信息开发和利用的层次，拓宽档案信息开发和利用的渠道。其次，应当改进档案信息的宣传方式，为档案信息传播创造良好的环境，提高档案信息的宣传效果，从而使档案信息在满足人们需求的同时，创造更大的经济和社会效益，切实提升档案信息的服务水平，实现档案信息资源共享。

五、结束语

在信息化时代背景下，档案管理工作既有了新的发展机遇，同时也面临着严峻的考验，因此，在新的时代背景下如何做好档案管理工作成了当前档案管理部门所要解决的重大问题之一。这就要求档案管理部门应当充分利用信息化为档案管理工作创造的有利环境，在工作实践中能够利用现代化设备和技术，加快档案信息化进程，注重人才培养，提高档案管理人员的综合素质，并提高档案信息安全意识，构建完善的档案信息安全保障体系，逐步创新档案信息的服务观念，从而使档案管理工作在新的时代背景下，能够顺应时代的发展潮流，最大限度的满足社会公众对档案信息的需求，最终实现档案信息资源共享以及档案信息管理工作的创新化发展。

参考文献：

[1]卢生琼.信息时代档案管理人员应具备的素质要求[J].城建档案，2011，（01）：58-59.

篇5：如何做好企业档案信息化管理工作

档案作为一种基础性的社会信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，加快档案资源的信息化和数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，把档案馆建设成为公众获取政府公开信息的便利场所，以满足社会对档案信息资源的需求，这对于档案工作更有效的服务于政府和社会具有重要的意义。档案信息化建设要做好如下几项工作。

一是加强电子政务建设。档案是人类社会发展的历史记录，是一种原始的、独有的、不可替代的信息资源，也是电子政务建设中不可缺少的重要信息资源。因此。要把档案信息化建设和电子政务建设的大环境结合起来、从阳关执法、政务公开的大局中去思考、去规划，使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分。加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。我们要稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展，配合电子政务建设和政务公开的深入，发挥和整合档案信息资源的作用。

二是加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档。档案信息化基础设施是档案信息资源

建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要在建立档案局域网的基础上，与办公自动化、政府网与互联网等系统相连，建立电子文件归档及电子档案接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管与利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。

三是调整馆藏结构，加快数字档案馆建设。在数字时代，由于信息量的急剧增加，信息传递速度的大幅度提高，无论是一个人、还是一个地区、乃至一个国家，获取信息的能力的高低将会直接影响其竞争力。因此，一定要加快数字档案馆建设。近年来，各地档案馆积极开展档案资源建设年活动，丰富档案馆藏，增加档案门类，调整馆藏结构，加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量，充分发挥综合档案馆综合管理的优势，整合各类档案信息资源，并逐步实现各部门档案信息的数字化。

四是加快档案信息资源管理的统一规范。档案信息化管理的核心问题是档案信息资源建设，如果没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案信息化建设的主要内容是档案信息数字化建设。档案信息数字化建设要坚持规范性原则，统一标准、统一规范，使电子文件的归档，传统载体档案的数字化，数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。要积极推广应用了统一规范的易初档案系统管理软件，并做好本单位的电子计算机积累、鉴定、著录和归档管理等工作，确保档案信息交换与实现档案信息资源共享。

篇6：如何做好企业档案信息化管理工作

摘要:档案的鉴定销毁工作，对企业发展是尤为重要的。但是档案的鉴定销毁工作并不是那么顺利，它需要不断的改进和学习才能完善档案的鉴定销毁工作。因此，本文将针对档案鉴定与销毁这一工作在发展过程中存在的问题，以及做好企业档案鉴定销毁工作的重要性，并提出科学合理的应对措施，最后针对档案的鉴定销毁工作提出几点思考，以供参考。

关键词:新时期；企业档案；鉴定销毁；档案管理

档案的鉴定与销毁工作是档案管理的主要内容之一，对提高档案管理水平有着积极意义。但是随着时代的发展，企业片面关注档案的网络化与数字化，不关心陈年档案的管理，使得很多档案信息不能被利用，这对企业的发展是十分不利的。企业应该提高对档案鉴定与销毁的工作，及时清理废弃档案，提高企业档案的资源利用率。但是要怎样促进企业档案的健康发展，优化档案管理，将会成为当今档案工作人员必须深入思考的问题。

一、当今档案的鉴定与销毁工作存在的问题

1.企业管理人员缺乏对档案鉴定销毁工作的重视。企业对档案的鉴定销毁工作不加以重视，会给企业有价值的档案资料带来灾难。企业定期对众多档案信息进行鉴定是十分必要的，在对档案的鉴定过程中，如果管理人员对这项工作马虎敷衍，可能会销毁其中有重要意义的档案信息文件。然而，这些档案资料一经销毁，将不能再生，一旦在鉴定过程中不够谨慎，就会为企业发展带来巨大损失。由此可见，企业领导对档案管理工作的重视是多么重要。

2.企业仓库容量有限，档案数量与仓库容量不协调。企业规模有限，仓库容量不可能接纳源源不断的档案资料，但是每天都会有不同种类、不同层面的档案信息涌入，加大了仓库容量的负担。很多企业三年甚至五年都不曾清理过档案仓库，其中包括一些没有实用价值的发票、收据等，对于一些料单、文件资料尽管本身具有一定意义，但是在保存方面上却并不具备多大价值。针对这些档案，就需要让具备专业知识的档案工作管理人员来进行科学鉴定，进而销毁那些无用的档案，以便实用的档案价值能够更好保存，也利于迎接新一批的档案进入，进而提高档案的信息管理水平。

3.档案管理人员缺乏对档案的价值评定，导致企业档案不具有科学性，合理性。我国对档案信息的鉴定与销毁尚未形成科学的评价体系，使得档案资料在鉴定方面不全面，不彻底。档案的鉴定与销毁工作并不是简单的对古老、陈旧的档案进行销毁，还应该根据它本身的利用价值以及产生背景进行分析，进而做出正确的鉴定结果。比如，某年将要对65岁以上的老人进行补助，需要收集老人在十年之内的经济情况调查表以及家庭基本信息采集记录，如果档案工作管理人员在鉴定档案时，因为年份较久，而将老人的经济、家庭信息等相关资料进行销毁，将不能为这项补助惠民政策提供参考，可能导致惠民政策在落实的时候缺乏公平和合理，没有真正实现惠民政策的宗旨和目的。因此，档案的保存年限必须经过档案管理人员一致同意后，适当延长相关档案的保存年限，以免造成某些政策或活动的不合理。

二、企业档案鉴定销毁工作的重要性

1.提高档案鉴定销毁工作的质量和利用价值。档案管理的鉴定销毁工作并不是单纯意义上的档案数量的多少，相反，我们更关注的是档案馆藏资源的实用价值。定期对档案的价值意义进行鉴定，对不符合企业发展的滞后信息进行销毁，提高档案馆藏资源的质量和效用。比如，在企业长期的发展过程中，肯定会存在机器设备的购买发票、材料财物的简介以及一些料单等等，都已经不足以促进企业长远发展，这些就属于企业的滞后信息，应该经过科学鉴定之后进行销毁，扩大仓库可利用空间，提高档案的时效性和实用性。

2.促进企业档案的健康发展。档案工作管理人员在对档案进行鉴定的过程中，将会对一些有利用价值，实用效益的档案进行保存，所有有用的档案整理之后，还将对这些档案进行归类和整理，激发了档案本身的生命力和活力。有效档案的保存不但能够让这批实用价值的文献继续为企业发展服务，也在一定程度上可以作为避免企业发生错误的一个借鉴。比如，针对企业曾经出现过的困难或挫折，在今后的发展过程中可能还会发生，那么，之前保存的档案资料就能有效提供参考意见，促进企业健康发展。

3.有利于企业档案优化管理，促进资源节约。企业生产和发展过程中会出现很多档案，对这些档案的科学鉴定与销毁工作，能为有利用价值的档案提供更多空间，便于人们使用和检索。对没有价值的档案进行销毁，也是节约企业档案馆藏资源的表现，丧失价值的档案信息加以清理，能促进企业的档案资源管理。

三、企业档案鉴定销毁工作的解决措施

1.提高企业对档案管理的重视程度。档案关于企业的文化发展问题，企业高层领导必须重视档案的鉴定与销毁工作。对过期的档案及时进行销毁，有以下几点意义:（1）对档案信息加以整理，能剔除没有利用价值的档案，这些无用档案的清楚，将会给档案馆藏资源腾出空间，优化档案管理；（2）由于鉴定完毕之后，只有具有科学实用价值的档案才能得以保存，所以针对这些档案的保存也将更具科学化、合理化、规范化，利于档案工作人员查找和使用；（3）无用档案信息的销毁，实用档案资料的保存，都是为企业档案馆藏资源做贡献的表现，没有实用意义的档案进行销毁，就能为保存下的档案信息提供更为良好的保存环境。因此，企业领导不应该片面追求经济发展，还应该关注档案的鉴定销毁工作，实时对档案馆的档案进行鉴定与销毁，为档案提供一个整洁和谐的保存环境。

2.加强档案鉴定销毁工作的组织和引导。档案的鉴定和销毁是一份精细的工作，要求档案管理人员必须以一丝不苟的态度对档案进行鉴定。档案鉴定工作要求管理人员以企业发展为出发点，在维护企业发展的基础上对档案进行鉴定销毁工作。档案工作也是技术性的工作，它要求档案管理工作者具有超强的动手能力和规划能力。但是，光靠档案管理人员是不足以加强档案信息的凝聚力的，应该安排专门的企业管理领导，组织企业档案鉴定销毁工作科学发展，给档案的鉴定销毁工作制定一个切实可行的方案，挑选出有耐心，有实力的档案工作管理人员。同时，企业还应该外聘一批专门的档案信息管理人才，由这批人才给企业员工实时进行培训，并根据培训内容对其进行考核，加强档案信息管理工作的规范化引导。

3.注重档案鉴定与销毁的管理，做好档案鉴定工作。企业的档案管理是十分复杂的，当档案管理者在面对诸多档案时，不必急于对档案进行鉴定和销毁，必须先在心中拟定方案。随着信息的迅速传播和电子技术的发展，企业档案的数量逐渐增多，其中不乏会产生一些失效和过期的档案，这就要求档案管理工作人员在收集整理档案时，将一些对企业发展没有作用的档案鉴定清楚，不但能够为后期的档案鉴定销毁工作减轻负担，也能给有限的档案馆藏资源提供轻松和谐的环境。这就要求档案管理工作人员必须具有高效的实践操作能力，具备一定的业务水平，能够清晰的对档案进行整理和分类，将档案归档放置，起到优化档案管理的作用。

4.提高档案管理人员的综合素质。档案鉴定工作要求档案管理工作人员必须具备很强的专业知识和业务能力，能够高效快速并准确的针对企业发展情况，从中踢去一批无用的档案资料。因此，对档案管理人员的能力和素质，企业提出以下几点要求:第一，档案管理工作人员必须有耐心，有毅力，在面对繁琐的工作时，认认真真做档案鉴定工作；第二，必须具备专门的档案管理知识，了解档案鉴定标准，熟悉档案鉴定销毁要求，避免盲目的档案鉴定工作；第三，档案管理是在企业发展的基础上对档案进行鉴定的，档案也是在企业发展的背景下产生的，工作人员应该了解档案的发生背景，具体内容，价值意义等方面综合考虑，确定其档案的利用价值，做出科学判定结果。

四、关于档案鉴定销毁工作的几点思考

1.做好立卷收集工作。企业经过一年的发展，累积了很多档案，其中包括企业员工的信息情况，企业的重要合同，员工的工资情况等，这些都是应该放置在档案室进行保存的；企业购买器材设备的发票，过期或无效的档案资料等，都应该经过档案管理工作人员科学鉴定之后进行销毁，尽量减少各种无效档案占用库存，也为后期开展工作减轻了负担，同时，库存空间合理安排，科学规划，还能提高档案管理工作人员的工作效率和业务水平。

2.制定科学的归档标准和保管期限。档案管理不仅仅是对档案进行重新归置和简单保护，档案管理的实质在于对各类档案的内容做出进一步分类，也就是归档工作，是属于经济类，还是社会类，或者文化类，各项档案标清楚，体现了企业档案管理人员超高的业务水平和工作能力。当然，档案的保管期限也是非常重要的。在鉴定档案时，档案的保存期限也是一个参考因素。档案保存时间过长，不符合社会发展要求，我们可以酌情销毁；但是并不意味着保存时间过长的档案就是不可取，不可用的，这种想法就大错特错了。比如，企业运营初期的发展规划，想要在几年或十几年应完成的目标，为企业发展做出过突出贡献的老员工资料等，虽然年限可能很长，我们还是应该尽可能的保存档案的完整性，便于我们随时翻阅和查看，促进企业科学稳定发展。

3.当无法确定档案的保管期限时，应该优先保存档案价值更高的文件。诸多丰富的档案材料中，肯定有一些我们无法很难做出决定去留的档案，那么，当在档案资料鉴定销毁工作的时候，遇到模棱两可的情况应该怎样去处理呢？档案本身存在的价值应该根据它产生的时代背景和可能产生的经济利益来衡量，如果档案的出发点和措施都是为了企业长远发展考虑，那么毫无疑问，这样的档案资料是需要细心保管的，反之，则进行销毁，为更多有效的档案提供良好的保存环境。而且，企业对档案的鉴定工作并不是只有一次，每年都会定期对档案工作的鉴定销毁提出意见，工作者在再次鉴定档案时，就能以一种全面，发展的眼光看待这份档案，也更容易从中看出其所存在的价值和意义。在这样反复的鉴定过程中，沉淀下来的就都是精华，更容易受到档案管理人员的珍视和利用。

4.档案鉴定工作应以提高效益为标准。众所周知，企业对档案的保存不是毫无标准的，并不是所有企业档案都值得被收藏的，况且企业的馆藏资源也十分紧缺。这就需要我们档案管理工作人员要考虑以下几点问题:第一，保存档案的人力、财力、物力是否能创造出更大的经济效益和发展价值，即这份档案的保存是不是有价值；第二，在保存档案时应具体分析它的使用意义，尽可能减少档案在保存过程中产生的花费。档案保管就是为了能够给公司业务提供标准和参照，为了能给企业创造利益，因此对档案进行鉴定工作是必不可少的，能优化档案管理，提高档案水平，并减轻企业在人力、物力、财力方面的投入。

5.档案鉴定人员须具备较高的业务素质。档案工作者作为档案去留取向的直接认识主体，必须做到态度严谨，细致认真，掌握相关的档案鉴定规则，能对档案价值做出合理判断。档案鉴定人员的效率是检验一个档案工作者是否优秀的因素之一，档案工作者不能把时间花费在一份档案上，档案鉴定不只是速度，更要求质量。因此，企业在选拔人才时，必须注重人才的理论知识和业务能力，如果只具备理论知识，档案工作的开展只是一个形式，并不能真正应用到企业发展中；如果只侧重实践操作，那么档案鉴定工作又没有精神上的实质内容，只是一个空壳。所以，企业应该做到理论知识和实践操作并重，提高档案管理人员的综合素质。

五、结束语

档案的鉴定销毁工作是各个企业都必须重视的一个课题，但是档案鉴定也有诸多方面的困难，尤其是在新时期下，档案鉴定销毁工作不但迎来了机遇，同时也带来了挑战。企业应该合理利用当今社会的发展情况，与时俱进谋发展，聚精会神搞好档案管理建设，对档案的鉴定，能够提高我们对企业发展的认识，对企业有广度，有深度的认识。而且，企业档案馆藏资源也并不很宽裕，对没有意义的档案进行销毁，能够给有意义的档案提供更多更好的保存环境，优化档案管理，节约馆藏资源，进而推动档案管理工作的长久发展。参考文献：

篇7：如何做好企业档案信息化管理工作

摘 要：随着社会经济的不断发展，企业文化档案的相关工作显得尤为重要，特别是对企业具有重大保存价值的各种档案资料，应引起相关部门的重视。帮助政协委员做好企业文化档案工作也关系到社会主义市场经济的良性发展，且意义重大，但相关研究仍然较少。本文即从企业文化档案的归档范围、归档要求、档案保管期限、档案的保管工作与档案利用等几方面探讨如何帮助政协委员做好企业文化档案工作，希望为相关工作提供科学的经验借鉴。

关键词：政协委员；企业文化档案

一、问题引入

“管理好一个企业，务必抓好三件事：企业政治、企业经济、企业文化，这是搞好企业的三个支撑点。作为培植积极向上意识和风尚的企业文化，在企业科学管理中，它的现实意义愈来愈显得重要。”①企业文化是企业在长期发展过程中形成的精神财富，是企业员工智慧的结晶。现代企业数量众多，市场竞争激烈，企业文化更是对于企业特色品牌宣传、企业凝聚力巩固、企业价值提升具有重要意义。国外一些长盛不衰的企业，都极为重视企业文化对于企业特色品牌宣传、企业凝聚力巩固、企业价值提升的重要意义。我国市场经济虽然起步较晚，但在现代企业数量众多，市场竞争激烈的市场环境下，企业文化建设更应得到重视。然而企业文化并不是凭空存在的，必须有所依托。企业文化档案就是在企业长期发展过程中所积累的，有关企业文化的，对企业具有重大保存价值的各种档案资料，其中包括实物资料、图像、音视频资源、文字资源。企业文化档案是企业文化的外在化体现，也是企业文化延续的重要保证；企业文化档案的保存和管理是不仅仅是企业档案管理的一部分，更是企业文化建设的重要环节。政协委员做好企业文化档案工作对于我国企业形象的确立以及社会主义市场经济的良性发展意义重大，近年来所受重视程度也不断提升，但相关研究仍然较少。本文即从企业文化档案的归档范围、归档要求、档案保管期限、档案的保管工作与档案利用等几方面探讨如何帮助政协委员做好企业文化档案工作，希望为相关工作提供科学的经验借鉴。

二、帮助政协委员做好企业文化档案工作的具体措施

帮助政协委员做好企业文化工作涉及到两个层次，首先，企业必须做好企业文化档案建设管理工作，这也是一切相关工作展开的基础；其次必须针对政协委员的工作性质提供必须协助。下面就将针对以上两点进行具体说明。

（一）明确企业文化档案的归档范围及部门职责

一般来讲，涉及企业文化的档案资料包括以下几类：1.企业的各种标识包括企业的标志以及企业下各子产品品牌的标志；2.企业精神的外化物，例如企业歌曲、箴言训条等；3.企业的各种荣誉象征，包括荣誉证书、奖杯、锦旗等；4.涉及企业文化的实物，例如公司历来使用的各种标牌、具有典型意义的公司用品；5.公司重要文案资料包括企业制度程序、企业要事记录、企业重要人物会议发言总结、企业各类活动记录、企业参加社会公益的情况记录、企业宣传广告资料以及企业杰出人员履历等。

企业文化档案的管理离不开企业各部门明确职责分工，例如，在企业人力资源部门应该及时提供正在开展活动或办理重要业务的部门及人员信息；档案管理部门应在活动或业务结束后及时收集分类涉及企业文化的重要信息、资料，并进行合理分类，具体来讲凡是有关企业文化的，对企业具有重大保存价值的各种档案资料，其中包括实物资料、图像、音视频资源、文字资源都应成为收集保存对象；同时企业总部和各地分部应就工作做好协调，设置专门人员、调配专用资金进行相关工作，企业总部应将分部的文化档案工作列入工作考核项目之一。

（二）遵循企业文化档案的归档要求

总的来讲，企业文化档案归档要注意以下几点：首先必须明确不同来行档案资料的特点及价值，既要使各种档案资料围绕企业文化这一主题有机联系，又要明确不同类型资料的特点及价值，广泛收集与重点保存并重，资料保护与方便利用并重。

参照档案管理工作的先进经验，具体可以采取以下措施：1.归档的企业文化资料必须做到档案种类齐全、资料数量完整、质量可靠，例如文件资料的印刷效果、音视频资料的录制效果；2.归档材料的整理必须细致认真，既要保存资料主要内容也要同时保存重要附件，例如手稿与最终文件、文件答复及处理情况、文件原件与后期复制资料、各种文字的刊印发行版本，不能有所遗漏；3.文件包含材料较多的应注意保存的逻辑顺序，保持文件保存的已执行与逻辑连贯性，一般来讲要遵循先批复文件后请示文件、先正件后附件、先初稿后定稿的顺序；4.文件整理应注意序号化和层次化，做到文件序号明确、页码明确。若是需要进行装订的文件，要在文件有文字面统一位置编写页码，一般是在材料正面右上角与背面左上角；如文件不需要装订，也应注意文件右上方进行明确编号，其他类型的企业文化资料，例如音视频资料也应有单独的种类号与资料号；5.企业文化资料分类必须做到精细化，具体来讲，不同保存期限、保存价值、保密程度的文化资料应做到分级管理，同时做好目录登记。整理分类过程中，不可随意更改资料内容，不可随意简化、增删资料目录信息；对于目录信息缺失的要在认真调研基础上重新拟写，并将考证过程详细记录随之收录；6.音视频资料也应配以必要的文字说明，例如主题，主要内容，录制地点、时间、人员等等。

（三）对文化档案信息分类设立档案管理期限与保密级别

企业文化档案分类管理的最重要两个方面便是档案重要程度与档案保密程度。

企业文化档案重要程度直接决定档案保存期限，企业文化档案可以分为永久保存类、长期保存类、短期保存类三种。根据档案管理的一般经验，保存时间15至50年的为长期保存类，短期保存类则是保存时间3至15年的档案资料。一般来讲，永久保存的企业文化档案是指涉及企业文化主体和企业基本历史沿革、对企业未来发展具有重大价值的档案资料。长期保管类档案材料则是指企业的一般性业务及活动，对企业较长时间发展有一定参考借鉴意义的企业文化档案材料。其余的有一定文化价值意义的资料则是短期类企业文化档案资料。

其次还应区分企业文化档案资料的保密程度。根据档案的保密程度，可将企业文化档案分为一般档案与密级档案。一般来讲，密级的企业文化档案分为机密和绝密两类。企业文化档案密级设定必须遵照严格程序，一般首先是档案提交者提出密级参考意见，企业的总部相关机构负责最终决策。不管是机密档案和绝密档案都必须在规定场合进行调阅，不得私自带离；且必须在相关部门同意的基础上才能进行档案复制；且调阅人身份职位等必须达到调阅要求才可以。密集档案经相关部门审核后可以进行解密，作为一般档案保存。

（四）严谨的企业文化档案管理与高效的企业文化档案利用并重

企业文化档案管理的最终目的在于企业文化档案的合理高效利用，帮助政协委员做好企业文化档案工作的基础是实现企业文化档案的良好管理，但同时应注意方便政协委员对企业文化档案的利用。政协委员对企业文化档案的调阅可以给予一定方便，但也必须在企业上级有关部门，一般是人力资源管理部门的批准下进行。企业必须为政协委员提供高效便捷的企业文化档案借阅手续办理，为政协委员提供详实、充足的企业文化档案供其研究，同时如果企业条件允许可以派熟悉企业文化档案的人员协助政协委员开展相关工作。

参考文献：

篇8：如何做好企业档案信息化建设

一、加强宣传, 吸引企业领导对档案信息化的关注

企业领导要认识到档案信息化是实现企业科学决策和管理现代化的需要, 企业档案信息化的目的在于提高企业效率, 提高企业领导决策和管理水平, 以最小的投入获取最大的效益为出发点, 建立一种适应社会主义市场经济新秩序的具有规范化、程序化的档案法规体系。任何一个企业档案信息系统的建设, 都不是企业哪个部门能够独立完成的, 它需要企业高层领导的协调, 各部门的组织和参与, 大力协同, 需要一个有力的组织保证。一般来说, 企业各个部门提出要求, 进行用户需求统计及分析, 然后由档案信息系统部门进行开发、集成, 再向企业领导提出决策判断。

二、加强调研, 构建企业档案信息化的管理机制

进行企业档案信息化建设, 必须弄清楚企业档案信息化的目的是什么, 有没有必要, 有没有可行性, 然后在确定必要且可行的基础上, 再进行详细的调查、分析、研究, 确定企业档案信息化的原则与管理体制, 为企业档案信息化的实际开展制定总体规划与管理制度。一是建立组织机构。要建立相对独立的综合企业档案管理部门, 使其能够协调整个企业的档案信息化建设和管理工作, 按照档案管理的程序, 对企业各部门在生产、经营、管理过程中产生的各类信息进行收集、管理。二是履行管理职责。企业档案部门作为企业档案管理的职能部门, 应负责实施档案信息化的建设和后续管理、维护、升级以及服务工作。三是制订考核制度。企业档案信息化要作为一项重要的基础性工作来抓, 档案信息管理的如何, 直接影响到企业的生产、经营管理以及经济效益。因此, 要制订严格的考核制度, 对信息的录入、利用, 流程的管理, 权限和密码等都要有规范的制度规定, 凡是违反规定原则的必须有一定的考核制度加以约束, 确保日常工作有序进行。

三、严格管理, 确保企业档案利用安全

电子文件的产生, 给企业档案管理带来诸多方便, 但由于电子档案的易复制性、易转移性和易修改性, 也给企业档案管理带来了安全隐患。例如, 由办公自动化系统导入企业档案系统的文件大多是WORD格式, 这些文件是可以进行编辑、修改的, 对企业档案的安全不利。按照档案管理要求, 应使企业档案管理系统中存储的文件为不可编辑、不可修改的, 须将WORD文件转化为TXT或DOC文件, 理想的方法是在办公自动化系统中实现后, 再转入企业档案管理系统。这样做, 既保证了企业档案管理的要求, 也确保了企业档案的真实和安全。

四、建立网络, 实现企业档案服务信息化

企业档案服务信息化主要有三个途径:一是网上阅览———通过企业内部主页查阅档案。企业档案信息部可把一些常用的工作文件放到桌面, 用户根据各自的权限均可从计算机直接得到企业档案信息系统的信息, 不需检索。此外, 还可通过远程联接提供异地的档案信息服务, 打破了时间、空间的限制, 为远程办公提供档案信息支持。二是电子阅览室———根据办公区域分布和服务半径, 设立企业电子阅览室, 用户通过电子阅览专用计算机可以得到所有相关领域的最新的电子文件, 但必须防止用户将电子文件下载转出和打印, 从而保证企业档案的安全性。三是内部主页———员工可以通过本企业的内部主页, 方便地得到全文档案信息, 并可订阅档案信息以实现自动跟踪其更新情况, 从而实现将企业管理和生产经营各项工作所需要的文件、档案 (涵盖图书、情报、资料) 统一从企业内部主页上提供利用。

五、加强培训, 发展企业档案信息化人才素质教育

企业档案信息化人才素质教育要以档案新知识、新理论、新技术及计算机知识、网络技术信息管理知识等为主要内容, 可以通过以下途径培养企业档案信息化人才, 这些途径包括:一是从社会上招募懂计算机软件技术和通讯的人员, 然后由档案部门进行档案学概论、原理的业务培训, 以便帮助他们掌握档案管理的基本理论和管理原则, 使他们的计算机技术与档案专业知识有机结合, 从而加快企业档案信息化的进程。二是鼓励在职人员参加提高企业档案信息化能力的教育, 企业可以在政策、资金等方面给予引导和扶持。三是从企业档案部门抽调一批既有档案管理知识又有一定计算机基础知识的人员进行信息化素质的培训。培训时应注重有效率的教学方式, 如结合档案业务讲授系统操作, 理论与操作同步进行, 以便调动档案人员学业务、学技术的积极性和创造性。除此之外, 还可以利用现代化的信息技术进行远程咨询服务, 好的教学、培训方法既有利于学员的学习也有利于打好企业档案信息化工作的人员基础。

参考文献

[1].李国民.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].档案, 2011.5