当代我国企业档案管理问题研究

2023-02-01

档案指的是我国国家机关、社会团体、企业及个人在社会活动中直接形成的, 能够作为最原始记录存储起来的, 可以便于查找的文字、图像和声音等多种形式的历史记录。档案管理对省会发展具有很多积极作用。企业档案管理工作也是企业管理工作的重要组成部分, 是企业基层管理工作的主要内容。档案管理的职责是整理好、管好、用好档案, 充分体现现代科技优越性。目前企业档案管理已经进入了电子文档管理的阶段, 然而很多企业的档案管理工作模式仍然保持传统工作方式, 而且档案管理的工作人员业务素质不高, 在工作方面还存在很多问题。

一、档案管理工作存在的问题

(一) 重视程度不够

企业管理工作中都有档案管理, 但是很多企业都将经营战略管理作为主要工作目标, 没有重视档案管理工作。企业管理工作不重视档案管理, 其根源是企业领导不重视档案管理工作。很多企业领导层认为企业只要有档案记录就可以, 不需要进行特别管理, 其实档案管理工作是整个企业正常运转的后盾, 然而企业领导没有认识到档案管理对企业的重要性, 将其“束之高阁”, 任其自由发展。

(二) 保管设施落后

企业虽然都有档案管理这项工作, 但由于重视程度不一样, 对档案管理工作给予的支持也不一样。很多企业的档案管理办公条件差, 档案保护措施不完善, 通常都是狭小、拥挤、潮湿的环境, 这根本不利于档案存放。尤其是企业档案每年都会增加, 如果不采用先进的电子档案管理, 纸质档案会越积越多, 存放查找困难。此外, 采用软件进行档案管理也存在一些问题, 很多企业没有及时更新软件, 导致很多文件没有存储空间。上述情况都不利于档案的保存查找, 这给企业管理带来很多不便, 不利于企业的长期管理。

(三) 档案管理制度不健全

目前, 我国法律中没有对企业档案管理工作的具体规定, 企业也没有制定专门的档案管理制度, 这造成企业档案管理松懈, 查找翻阅容易, 甚至可以轻易外借或者丢弃。企业对档案没有统一的管理, 通常会出现很多人手里都持有公司档案的情况。如果企业档案可以轻易外借, 将给企业带来很大风险, 同时给企业的竞争对手可乘之机, 严重威胁到企业的发展。

(四) 档案的开发利用不到位

企业建立档案的目的不单单是进行人事档案记录, 同时对企业其他管理工作也会建立相应的档案。但是很多企业建立档案的目的单纯, 就是为了方便查找工作, 企业没有对档案信息进行进一步挖掘, 没有对关键内容进行提炼总结。所以档案根本没能发挥其真正的作用。档案管理没有得到综合利用而只是被作为一种记录方式存在, 这也使得档案不能为企业提供进一步的服务。

(五) 档案管理人员的素质较低

很多人认为档案管理工作就是简单的记录工作, 其实不然, 档案管理是一项专业性非常强的工作, 如果没有扎实的专业理论和实践经验, 企业的档案管理工作很难做好。我国很多企业由于没有重视企业的档案管理工作, 该岗位配置的管理人员大多不具备专业的职业素养, 很多都是半路出家或者学历水平较低的人员承担工作, 这使得工作中出现很多基本问题难以解决, 档案管理工作就无法进一步的改革创新, 也就不能够为企业提供更多的有用信息。由于档案管理工作人员综合素质较低, 缺乏理论知识和实践经验, 经常在工作中出现散漫的情况。此外, 企业没有对档案管理人员进行过专业培训, 由此, 企业档案管理工作始终停滞不前, 不能成为企业前进的基石。

二、企业档案管理工作问题解决措施

(一) 加强对档案管理的重视程度

要想将档案管理工作做好, 首先就要提高对档案管理的重视程度。这其中, 提高企业相关领导的思想意识是非常必要的, 可以定期组织企业相关领导参加档案管理工作的高级进修班, 让领导对于档案管理的相关知识有清楚地认识, 让其了解档案管理的重要性。

(二) 完善档案管理配套设施

档案管理相关设施的完善, 对于企业档案管理的顺利进行具有重要作用。企业领导应重视档案管理相关设施的配备, 加大资金投入, 将档案库房扩建或者安排环境比较理想的房间。库房中应配有完善的防火防盗防潮设施, 保证库房的安全。同时, 增加现代化信息技术在档案管理中的应用, 建立信息数据库和资源共享平台, 以不断推动档案管理信息化建设。

(三) 健全档案管理的相关规章制度

要建立健全档案管理的相关规章制度, 严格按照规章制度办事, 不能随意将档案外借他人, 档案的每一次借出都要做好相应记录, 确保档案在规定时间内归还。借阅人员不能在档案上乱改、乱涂, 不得随便拆卷或损毁档案。在未经过授权之前, 不得随意公布档案中的内容, 更不能随意泄露档案信息。

(四) 深化档案的综合利用

深化档案的综合利用是档案管理的最终目的。因此, 工作人员要具备敏锐的档案分析和洞察能力, 第一时间将档案中各种有用信息分类、归纳, 提供利用。要对档案进行系统分类, 把不同类型的档案整理在一起, 统一放置, 不要将档案仅仅作为一个记录数据的载体, 要将其闪光的信息挖掘出来, 让档案真正能够发挥其巨大的价值, 为企业的发展和建设提供服务。

(五) 提高档案管理人员的业务素质

工作人员业务素质的提高, 决定着档案管理工作水平的提高。在进行招聘中, 对于档案管理相关专业的毕业生要优先考虑, 以不断强化档案干部队伍。企业也可以通过多种方式加强对档案工作人员的培训, 使其不仅掌握本专业的知识, 而且对于与档案管理相关的技能也有所了解, 做复合型的档案管理人才。同时, 通过严格的奖惩办法激励工作人员严于律己, 努力工作, 调动工作人员的积极性, 全身心地投入到档案工作中去, 进一步提高档案工作水平。

三、总结

企业档案管理工作是企业管理的重要部分, 具有一定的专业性、服务性和保密性。企业档案管理是企业发展进步的基石, 如果不能科学管理档案工作, 没有合理利用档案管理, 就会阻碍企业的发展, 影响企业经营战略实施。虽然目前我国企业档案管理还存在很多现实问题, 但是, 只要从态度上提高对档案管理工作的重视程度, 加强档案管理工作的改革创新, 及时解决工作中出现的问题, 相信在不久的将来, 企业档案管理工作一定能迈向一个新的台阶, 为企业发展做出巨大贡献。

摘要：近几年, 随着我国经济快速增长, 企业档案管理工作取得了一定的进步。档案管理工作对于企业管理来说具有重要的现实意义, 是提高企业内部控制力度, 保证企业可持续发展的坚实后盾。要实现档案管理工作的顺利开展, 就必须坚持与时俱进, 不断创新。这要求企业档案管理在工作方式上需要加大创新意识, 改变传统管理模式, 提高档案管理工作人员的素质。文章将对目前企业档案管理工作中存在的问题进行研究, 找到问题存在的根源, 提出问题的解决策略。

关键词：企业档案管理,问题,策略