随着信息在社会生产与经济建设中的作用日益重要,企业档案信息开发服务工作在企业生产经营、技术进步、提高经济效益及科研开发等方面也都发挥着巨大的作用,这项工作也正在逐步引起企业领导的重视和支持。下面是小编为大家整理的《企业档案信息论文(精选3篇)》,仅供参考,希望能够帮助到大家。
企业档案信息论文 篇1:
解析企业档案信息的开发利用和管理经验
摘要:通过开发和利用企业档案信息资源,结合先进管理经验,充分发挥企业档案信息开发的现实意义,将企业档案信息与市场流通有机结合,充分发挥档案信息良好的综合服务性能。本论文主要针对企业档案信息的开发利用与管理展开研究。
关键词:企业档案信息;信息资源;开发利用;管理经验
引言:强化企业档案信息的科学管理,是现代企业实施日常管理中不可缺少的一项工作,也是现代企业信息化建设中的重要组成部分。为了促进现代企业的可持续发展,必须加强企业自身档案建设,不断开发和利用信息资源,更好地为企业的经济建设提供支持和服务。
1、企业档案信息开发管理的原则
作为企业信息化建设和发展的基础,档案管理实现了对企业档案信息的开发利用,有效地促进了企业的发展。在加强档案管理工作重视程度的同时,也对现代企业管理人员提出了更高的要求。笔者面对档案信息开发与管理工作的复杂程度,结合自己的工作经验,对企业档案信息的开发和利用提出了两点要求。
一是通过主观能动性的发挥,有利于信息开发管理的创造性展开。目前,我国企业档案管理的开展,主要局限于对档案信息收集和存放的层面,未能充分发挥其作用。档案管理部门开展的工作与其他部门合作,一直处于一种被动状态,未能在实践中得到发展和创新。
二是加强企业档案信息管理者的综合素质,促进信息开发利用。企业档案信息管理人才的自身能力和业务水平,直接影响到企业档案开发利用的工作水平、工作质量和效率。为此,企业必须加强对相关岗位从业人员的专业技术培训,才能有效地把握企业生产经营各个环节的重点内容。大数据时代,加强信息资源的开发和利用,可以有效地促进档案信息管理工作的实施。利用信息资源,使信息管理资源更有效地发挥其最大效能。
2、加强企业信息的开发利用和管理措施
企业信息开发利用作为现代企业建设中一项复杂的工作内容,应根据企业的实际情况,从以下几个方面加强企业档案信息的开发和利用工作。
2.1加强对企业档案信息管理的重视
现代化企业应加强档案信息的开发和管理,更好地为实现经营目标提供服务。企业管理者应充分认识到档案信息管理的重要性,明确其目标与原则,规范现代企业信息管理流程。提升企业档案信息化水平。当档案信息的开放和利用没有发挥其应有的作用时,就会造成部门的歧视,从而陷入消极循环。所以,要想避免这类问题的发生,就需要企业管理者不断地在企业体系结构中突显档案管理部门的地位,赋予相关部门一定的职能和权限,给其足够的资源支持,确保档案管理与企业发展同步,促进企业经济发展与档案管理协调发展。
2.2通过制定各项规章制度,实现对档案利用的监督管理
伴随着现代企业的不断发展,档案信息管理有了一定的发展。要不断推动档案利用制度的完善,不断加强档案资料最基本的查询和复制功能。还应根据实际情况,规范不同层次的人员查询企业档案资源的层次,制定相关规定,明确查询档案资料所需的手续。由于这些档案资料是记录企业发展的重点文件,在一定程度上涉及到企业的内部机密,加强企业档案的管理有一定的现实意义。
2.3在企业自身经营管理的基础上,实现内部信息和外部资源的管理
现代企业档案管理工作,应反映企业真实的生产和经营活动,实现对企业内部生产经营规律的探索。将内外部信息进行整合,最终实现企业的发展,为企业创造更大的经济效益和社会效益。1.要加强企业内部信息资源的基础建设,不断维护现有的文件资料,促进企业内部信息资源系统的建立,确保存档资料的完整、系统、准确,通过对有价值档案的保存和公开使用,最大限度地从档案中挖掘出适应当前企业经济发展的资源。通过利用现代存储资源如大数据库,不断提高档案资源的利用率。运用各种各样管理方案对档案资料信息内容开展管理方法,完成档案资料的一致性和安全性的合理保障。企业内部应创建档案资料、情报资料、书籍一体化的信息管理系统。将档案室与图书阅览室整合,加强现代企业对档案信息资源的开放和利用,使现有档案信息得到有效管理,同时也能对档案信息进行开放和利用。有力地支持企业的发展。
2.4利用先进技术手段,推动档案资源信息化发展
企业档案管理的传统模式已不能适应信息化档案的发展,加强现代信息技术手段的运用是必然的选择,具体措施如下:1.档案管理者应立足于传统的档案管理技术应用,将计算机网络技术应用于企业档案管理的实体中,形成企业内部以企业生产经营活动为主体的档案利用与管理主体。2.档案信息资源通过一系列的整理、加工和转化过程,形成一個完整的数据信息资源,从而通过对档案信息资源的开发与利用,实现企业信息化的有效推进。3.随着经济全球化的推进,企业档案利用和档案管理应加强网络技术的应用,通过对现有档案管理技术的升级,最大限度地实现企业档案中各种信息资源的共享,有效地实现基于档案信息化的现代企业的全面发展。
2.5培养专业人才,适应档案信息化管理的要求
文件信息的利用效果直接影响到档案信息的开发和利用,而这项工作进行的效率直接关系到企业档案管理工作的觉悟、专业素质等。档案管理者应不断提高自身的专业素质,档案工作要适应现代企业的生产经营活动,就必须加强信息的开发和利用,实现对信息资源的有效处理和整理。
结束语
总之,在全球化趋势不断发展的今天,给现代企业的发展产生了史无前例的发展机会和市场竞争的压力。面临外企的挑战,我国企业从各方面加强实力建设,有效提高市场竞争力。其中,档案资料信息化管理在现代企业中起着至关重要的作用。因此,提升对档案资料信息的开发和运用,才可以更合理地完成档案信息内容的合理运用,推动公司的健康发展趋势。
参考文献:
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[2]任涛.论大型公立医院如何适应政府会计制度改革做好财务信息化建设[J].财会学习,2020(12):115.
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[4]刘华萍.以ERP电子文件在线归档为契机创新推进企业档案信息化建设[J].档案学研究,2012(3):70-73.
作者:陆晓玲
企业档案信息论文 篇2:
浅谈企业档案信息开发服务工作中存在的问题与对策
随着信息在社会生产与经济建设中的作用日益重要,企业档案信息开发服务工作在企业生产经营、技术进步、提高经济效益及科研开发等方面也都发挥着巨大的作用,这项工作也正在逐步引起企业领导的重视和支持。但在目前市场经济条件下,开发服务工作还有诸多方面不能适应当前形势的需要,还存在着一些问题,其主要问题及原因有以下几个方面:
一、档案开发服务意识淡薄,领导重视不够。长期以来,我们对档案信息重要性的认识不够,对开发利用档案信息资源认识没有提到足够高的高度。由于档案价值的滞后性,目前仍有相当数量的人不知道档案信息可供开发利用的可能性和开发利用的途径,档案信息开发服务意识非常淡薄,致使档案资源不能被充分利用。其根本原因有以下几点:
(1)长期以来,企业广大职工对档案形成的一些错误观念使他们不能自觉利用档案,目前还有相当一部分职工甚至认为档案就是指人事档案,档案部门是一个带有神秘色彩的部门。
(2)企业中部分领导档案意识不强,对档案工作不闻不问,只要求档案部门不出大问题就可以了,采取对上应付,对下凑合的办法,不求自觉有效地利用档案为企业的生产经营服务。
(3)一些基层部门或个人长期以来视档案为己有,尤其是一些个别领导和科技人员为了手边用着方便,借了档案从不归还,造成档案部门在服务过程中受阻的局面。这种从上到下,整体缺乏档案信息开发报务意识的状况,严重制约了档案信息开发水平的提高。
二、企业档案自身的问题。目前一些企业的档案工作还仅仅停留在对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等实体的管理上,而在档案信息资源开发利用上下的功夫很不够。有些单位档案管理人员,只安于充当“看门人”的角色,提供利用还仅限于“你来我取”这种最原始、最简单、被动的服务方式,许多有实用价值的档案信息被埋藏在库房深处无法转化成现实生产力。究其原因,主要有以下几点:
(1)目前,设立档案机构,有相当一部分企业是为了应付上级检查或升级达标的要求,而不是为了实现企业档案的集中统一管理,充分发挥档案的信息服务作用,因而,在机构设置上,往往都附属于一个部门,而不是一个独立的机构,这对档案管理工作造成一定的难度。
(2)档案部门对自身的宣传力度不够,对档案法规的宣传措施不力,严重影响了档案开发工作的发展和服务质量,造成人们对档案工作的误解,认为档案工作就是简单的收集材料、保存起来,谁需要什么,档案人员就给拿出来,是一项人人能干、清闲的、可养老的工作。
(3)档案人员素质不高,也是当前档案信息开发服务工作中的一大阻碍。在一些企业是将那些老、弱、病或不好安排的人员或不懂业务的人员安排去档案部门,对于兼职档案员的任用,也不注重人员素质,大都选用日常工作少的人,而这部分人又恰恰是脱离实际业务的人,那些专业对口、懂管理、素质高的人员则往往被安排到别的工作岗位,这就造成当前档案工作的滑坡,所以,根本谈不上主动开发档案信息资源。
三、档案信息工作基础建设薄弱,没有建立起切实有效的档案信息服务网络体系。档案为企业生产经营服务,大都局限于自发性、本能性、随意性,加之有些领导对档案工作的重视力度不够,档案信息工作的基础建设没有得到相应的加强。而基础管理工作和开发利用工作是构成信息工作的全部内容,没有完善的基础管理工作,开发利用工作将成为无源之水,无本之木。更何况档案人员中有相当一部分素质不高。对一些高新技术如计算机、光盘技术很难掌握,造成硬件设备及信息运用手段的落后,这些都极大地影响了档案开发利用工作的层次和埋设,使档案工作在企业生产经营活动中难以进一步发挥应有的作用,而建立档案信息服务网络体系也就成为“空中楼阁”。
综上所述,笔者认为要解决档案信息开发服务工作中存在的这些问题,需采取以下相应措施:
一、树立档案工作是信息产业的观点,强化全员的档案信息意识。所谓信息产业,通常是对信息收集与储存、信息技术与开发、信息传播与服务等相关产业的总称。档案工作属于信息产业中的收集、存储与传播业。随着社会信息市场的形成,信息开发的系统化、深层化和信息加工成果的产品化将成为社会信息交流发展的必然趋势。档案工作必将顺应这一趋势,充分发挥档案信息资源的优势,以取得更大的经济效益和社会效益。因此,我们要冲破传统思维模式的束缚、更新档案工作观念,按照信息产业的具体要求来强化档案信息管理工作。企业要把档案信息工作与人、财、物一样列为企业管理的主要内容,教育领导干部、技术人员加强档案意识,人人关心档案工作,使档案信息资源成为企业建设的财富,为企业所共享。
二、加强企业档案部门的自身建设。第一,提高档案工作人员的素质,加大培训力度,对完全不称职的人员,要坚决不用,选用那些既懂本企业生产经营管理,又懂档案专业知识的人充实到档案管理岗位上来,保证档案队伍的文化素质和整体素质。第二,加大对档案部门自身的宣传,采取多种形式进行档案法规知识宣传,尤其是要将对领导做宣传作为档案宣传工作的一个重点。因为领导的重视和支持是发展档案事业、搞好档案工作的关键。通过档案宣传工作,加强全民档案意识,形成由上到下人人关心档案、支持档案工作的良好氛围,才能为档案信息的开发利用工作创造有利条件。第三,加强档案信息工作的基础建设,是有效开发档案信息资源的保证。其内容主要有:(1)加强文件材料形成的保证体系,使归档的文件完整、准确、系统、合格。(2)拓宽档案信息收集渠道,扩大信息存储量。(3)搞好档案立卷工作,提高组卷质量。(4)完善检索工具,加强检索工具的深度和专指度,最大限度地揭示档案内容。(5)建立健全档案的各项管理制度,确保档案的完整与安全。也只有基础建设跟上了,才能在此基础上利用计算机等先进的管理手段或根据现有条件,建立起切实有效的档案信息服务网络体系。
总之,要想做好企业档案信息开发工作,档案工作者在新的形势下,应该解放思想,更新观念,强化市场意识和信息观念,积极主动开发企业信息资源,挖掘档案部门自身的潜力,为企业领导决策发挥依凭作用,服务于经济建设主战场,变“死档案”为“活信息”,使档案潜在的生产力作用得到充分发挥。■
作者:刘彦亭
企业档案信息论文 篇3:
谈企业档案信息资源的合理开发
摘 要:根据当前档案信息资源开发利用面临的种种困难,深入实际地研究和分析现实,通过更新观念,积极采取有力措施,确立档案信息资源开发利用工作的地位并对合理开发企业档案资源提出了建设性的措施。
关键词:企业;档案信息;合理开发
在社会主义市场经济条件下,企业经营模式发生了巨大变化,成为面向市场的直接经济行为,而且对信息的需求日益增大。在这种情况下,对于企业档案工作来说,机遇与挑战并存,企业档案工作者必须转变观念和作风,大力开发档案信息资源,更好地为企业发展服务。
一、企业档案信息资源开发利用的必要性
在激烈的市场竞争中,企业要想立于不败之地,就得不断地了解市场和开发新产品,拓宽市场,而一切都需要信息,离开信息企业就无法生存和发展。因此,企业档案工作者应清醒地认识到档案信息资源开发利用工作的必要性。
1、为企业领导的正确决策提供依据。档案部门通过国家政治性、政策性信息的收集、整理,并及时提供给企业领导和相关的部门,为企业领导科学决策提供可靠的依据。
2、为企业的科研生产提供理论依据。档案部门通过对本企业的产品结构、远景规划的深入了解,并积极参与到企业的各项科研生产活动中去,不断地收集、整理一些与企业扩大改造、新产品开发和一系统与科研生产活动有关的信息资料,帮助科技人员了解一些最新科技信息,同时,也为企业节省了人力、物尽其用力和财力。
3、为企业的营销决策提供依据。档案工作者通过对过去、现在国内外市场信息的收集、整理,去粗取精,及时有效地提供给企业的领导及营销部门,使企业的营销活动紧跟市场,避免盲目性,为企业直接或间接创造经济效益。
二、企业档案信息资源开发利用工作中存在的问题
新时期,企业模式及管理理念正发生着巨大的变化,而一些企业档案工作仅仅停留在对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等实体的管理上,而在档案信息开发利用上下的功夫很不够。提供利用还仅限于"你来我找"这种原始、最简单的服务方式,许多有实用价值的档案信息被埋在库房深处,无法转化为现实的生产力,这与信息时代要求提供高质量、高效率的信息服务很不协调,造成档案信息资源的极大浪费。
三、企业档案信息资源开发利用的途径
1、明确开发企业档案信息资源的目的,强化全员档案信息意识。企业档案信息资源开发的最终目的是为企业服务,考核的标准是通过扩大和加强档案信息量的投入以节省企业资金、物资等物质紧张及时间的投入、增加产业、效益的产出。这就要求我们必须冲破传统思维模式的束缚,克服单纯为了应付检查的作法,按照现代企业发展的具体要求来强化档案信息管理工作。企业要把档案信息资源的开发利用工作与人、财、物一样列为企业管理的主要内容,与总产值、利税、消耗、质量一样列为考核企业升级的主要因素,使领导干部、技术人员、销售人员、人人关心档案工作,培养人人利用档案信息的意识。
2、建立档案信息资源开发利用工作领导体系和网络。这里所说的领导体系,指建立一个由主管领导牵头的各有关职能部门负责人参加的非常设机构,负责协调、研究、指导整个档案信息资源的开发利用工作;这里所说的网络组织,指分散在企业所属各基层单位的兼职档案员,这些兼职档案员负责定期向领导小组汇报各基层单位的需求情况,并对利用工作提出建设性意见。这样,不仅可以搞清楚基层单位需要“什么”,而且可以根据自己有“什么”,有针对性地开发“什么”,以增强开发利用的可行性。
3、加强档案信息资源开发利用工作的基础建设。其内容主要包括以下几个方面:(1)加强文件材料形成的保证体系,使归档文件材料完整、准确、系统、合格。(2)丰富档案信息资源,扩大信息存储量。(3)搞好档案立卷工作,提高组卷质量。(4)搞好档案人员素质培训,提高开发利用质量。(5)完善检索工具,加强检索工具的深度和专指度,最大限度地揭示档案信息的内容。(6)建立档案管理网络,疏通档案信息流通渠道。
四、档案信息资源的合理开发
鉴于档案信息资源开发利用面临的种种困难,我们不能怨天尤人,更不能坐以待毙,而要正视现实,积极进取,采取有力措施,彻底加以解决。
1、更新思想观念,确立档案信息资源开发利用工作的地位。档案信息资源开发利用是档案工作的最终目的,是档案工作其它环节的落脚点。
2、加强基础建设,努力提高档案管理水平。一要抓馆库建设。档案馆基础设施的建设和配置,是档案安全保管和有效利用的物质基础。各级档案部门要加强对档案信息资源开发利用工作的组织协调、统筹规划和监督管理,制订档案信息资源开发利用的计划,争取将其纳入各级地方政府信息化规划之中。进一步推进档案资源建设,提高对档案基础业务建设重要性和紧迫性的认识,不断丰富馆藏,优化结构,更好地为党和政府的中心工作服务,为人民群众服务。
3、建立档案信息资源利用制度,健全档案信息资源服务体系。为提高档案信息资源利用率,应适时建立档案信息利用制度。档案部门要加强档案接收和征集工作,扩大档案的接收范围和征集门类,力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源服务体系。
4、搞好档案宣传工作,为档案信息资源开发利用创造良好的社会环境。档案部门在宣传《档案法》等法律、法规的同时,还应采取灵活多样的形式,广泛开展档案信息系列宣传活动。首先,要开展有关档案价值、作用及利用效果的宣传,使人们知道什么是档案,档案有何用处,从而激发人们利用档案的热情,引导更多的人利用档案。其次,要开展有关档案利用程序的宣传,让社会知道如何利用档案,利用档案的益处,从而引导人们用好、用活档案。再次,要开展档案开放目录的宣传,使人们了解馆藏档案信息的具体内容,从而引导人们有针对性的利用档案。
作者:刘玉玲
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