关于在企业推动档案信息化管理的探讨

2022-09-10

一、引言

进入二十一世纪后, 全球档案信息化建设的步伐逐渐加快, 有效的推动了档案信息化建设的步伐, 因此档案工作应当适应新的形式, 与时俱进, 共同促进企业的发展。企业事业单位在日常工作中形成的管理制度以及业务流程等, 都需要形成档案, 这也是档案管理的重要方面。档案是企业发展过程中较为关键的资源, 只有对档案进行管理, 才能够推动企业的发展。

二、档案信息化管理的原则

档案信息化管理就是运用信息技术等, 对于企业事业单位的档案信息进行整合, 使信息获取与处理都能够实现数字化, 有效的提升档案信息的利用率, 实现自动化管理。档案信息化管理是从传统模式转移到以数字化信息为载体的结果, 主要内涵包括运用信息管理系统对于档案信息进行分类检查, 便于使用。此外, 档案信息化还能够对于档案信息进行数字化处理, 运用信息流来调控物流, 促进企业发展。

(一) 效益性。

档案信息化建设属于较为系统的工程, 需要投入大量的人力与财力, 因此也需要重视效益, 提高信息化工作的效益。企业应当按照自身的能力以及用户的需求等安排馆藏档案, 选择的档案内容要经典, 与社会主题相结合, 将一些重要的且利用率较高的档案数字化, 如此便能够为企业带来巨大的经济效益。对于一些利用率不高的档案来说, 就无需进行数字化, 这也能够为企业节省大量的人力与财力。

(二) 规范性。

制定与实施档案工作的标准与规范, 是档案工作现代化的基本需求, 同时也是提高工作质量的关键。通过档案数字化接受的电子文件应当具备规范性原则, 制定规范与制度, 如此才能够更好的管理档案, 有效的实现数字化档案的传递与利用等。

(三) 安全性。

随着信息化建设的不断深入, 网络环境的潜在危险因素越来越多, 因此企业应当加强网络安全技术的研究, 采用安全有效的措施来保护企业的档案信息。

三、企业推动档案信息化管理的措施

(一) 构建管理制度。

企业开展档案信息化建设不仅需要协调各部门的工作, 还需要协调不同的系统。因此企业必须从全局出发, 制定适合自身的管理制度, 明确工作思路, 以用户的需求为主。建立起科学的文件归档以及管理系统, 正确的处理档案信息。档案信息化建设必须建立在科学严谨的制度上, 且这些制度应当体现出企业的发展方向与科学程序, 如此便能够保证档案信息化工作的效率, 在实践中进行自我完善。在建设档案信息化时, 应当明确建设的目的与可行性等, 在确定目标的基础上调查与分析档案信息, 确定档案信息化的原则与管理制度, 为档案信息化建设提供有利条件。

(二) 投入资金。

在档案信息化建设过程中, 企业投入的资金必须为管理与信息化进程服务, 档案信息化是档案管理工作的一部分, 同时也是提高管理效率, 推动企业发展的关键, 因此企业应当投入资金, 处理好各个部门间的关系, 认真规划企业的未来, 有步骤的推动档案信息化的进程, 保证管理效率。

(三) 建立评价系统。

建立完善的评价系统, 不仅能够规范档案信息化的行为, 还能够结合企业的发展来实施档案信息化建设。只有建立科学的信息化管理系统, 才能够正确的评价管理系统的应用效果。企业首先应当对管理软件进行评价。软件应当具备可扩展性以及通用性等特征, 且还需要为用户提供个性化的服务。其次评价实践效果。信息化管理系统应当具备较强的操作性。最后是风险评价, 风险评价主要是针对文档数据以及效益等进行评价, 还需对于软件的安全进行评价。在评价软件时应当注意, 任意一款软件都不会一直安全, 因为安全是被动的, 保证软件安全的核心则是人。对于文档数据进行评价主要是对文件的安全级别进行识别。效益评价则是对于企业的社会效益与经济效益等进行评价。

(四) 人才建设。

档案信息化管理人员的素质会直接影响档案信息化建设的开展, 因此企业应当重视人才的培养, 引进先进的培养形式。企业可引进专业管理档案的人才, 或者针对本企业内部的工作人员进行业务培训, 使工作人员能够充分的掌握现代信息技术, 为企业开展的档案信息化建设做出一定的贡献。此外, 档案人员还需要了解企业的需求与发展, 有针对性的整合档案信息, 如此才能够有效的提升档案的利用率, 提高档案的价值。