对信息化条件下设备生产企业技术资料管理的思考

2022-09-11

INTEL公司的创始人之一戈登.摩尔提出的著名的“摩尔”定律使得处理器的性能得以快速提高, 计算机的价格得以逐年下降, 从而促进了计算机的普及。人们已经认识到, 周围的一切正在发生着日新月异的变化。从国防军事、交通运输、财政金融、科学教育等大型系统, 到一个企业、一个机关、一所学校等等凡是需要进行管理的部门, 几乎都采用了计算机管理。而计算机技术和数据库技术更是信息技术的核心内容。在这里企业档案管理的建设与研究成为档案界关注的热点。

1 传统资料管理的不便

在档案管理方面, 尤其是有着大量技术、生产资料的设备生产企业, 传统管理模式有着很大的缺陷。传统的技术资料来讲, 生产现场信息的查询都是基于手工的操作, 即使有些稍微方便的也是通过将各种数据报表等输入到计算机中加以汇总然后查询。可是我们需要看到, 通过这种方式进行档案管理, 很难保证保证信息的实时性、准确性及全面性, 也会经常发生人为的资料误差。这就需要设备生产企业迅速实现信息化来整合企业离散的资源, 从而不断提高企业的档案管理水平, 降低在档案管理中的技术风险与应用成本, 最终能够提升企业的生存和发展空间。

2 信息化档案管理的概念

这里指的档案管理信息化, 主要是指在生产过程中的资料管理, 应用先进的数据库技术, 充分提高系统的自动化性能, 同时也可以保证数据的安全性和稳定性, 再者还实现了数据服务器以及查询的分离。这样达到了方便资料管理, 提高查询速度的目的。特别是通过这种档案管理的信息化, 能够进一步引入权机制, 一人一个账号的方式来明确人员责任, 保证设备生产资料的有序流通。通过WEB模式直接着眼于生产一线资料使用人员的需求, 为生产提供更大的便利。

3 设备生产企业技术资料管理的信息化必要性

笔者在设备生产行业供职多年, 多年的经历使得笔者深深认识到:企业技术资料的管理信息化已刻不容缓。审视我国的设备管理工作, 经过多年的探索和发展, 取得了巨大的进步, 在进步面前, 也面临着两个重要的问题: (1) 作为世界主要的工业产品生产大国, 需要不断提高工业产品质量以增强市场竞争力, 和技术装备的管理水平和技术创新能力。 (2) 自20世纪90年代开始引进的大量工业技术装备, 目前已经进入故障高发期, 对安全生产、产品质量、生产成本、节能与环保、一线劳动者的职业健康等, 都产生着重要影响, 客观上要求企业积极推进设备管理的现代化和信息化、改善与提高设备管理与维修的技术水平。

4 设备生产企业技术资料管理的信息化的作用

可以说设备生产企业的技术资料管理信息化, 带来的实质好处是巨大的, 可以说是生产管理上的一次革命。这里简单的加以分析。

(1) 促进了企业档案载体的转变。技术资料的本质其实就是信息, 这一点不论是传统的档案管理还是现代的档案管理都是一致的。然而需要看的是不同的载体所带来的巨大变化。通过实现计算机信息化全程管理, 就非常有利于实现技术资料信息共享以及处理。我们要看到, 当前企业面对着快节奏的激烈竞争环境, 一切变化都是来的那么突然与频繁, 为了适应这种激烈的变化环境, 电子文档以其快捷的办公速度特点远远优于传统的纸质文件。不仅如此, 电子的图纸同样也有着巨大的优势, 它不仅很大程度上可以替代原有手工制作而且更加胜任、效率更高。通过这种信息化的方式, 使我们的计算机辅助设计存储、查询和修改变得既快捷又方便。这里举一个例子。我们的设备生产企业经常需要就某一项目产品设计制作相当多的图纸, 这些图纸并不是也不可能完全是创新的, 绝大部分都是现代产品设计的基础上进行了优化和再设计。那么可以看到, 只需要稍稍的在计算机上进行修改, 那么完全就成了新的产品。从这点看电子图纸比纸质图纸有着更强大的生命力。除此以外, 它的保存也更加的方便、省时、省力, 具有较大的经济意义。

(2) 有利于实现集中的统一管理。档案的统一管理在当前企业环境不断加大, 生产厂房地域不断拓宽, 人员分布不断分散的条件下, 对于整个生产的组织协调有着重要的意义。特别是这种信息化如果能够结合网络化, 便非常容易实现集中统一管理。在这种网络化条件下能够将整体优势发挥出来, 使得生产技术资料得到良好的保管和利用。当然这种“集中统一”是个相对概念, 强调的是在总体上和制度上要管住企业档案目录, 并不是把一个企业的全部档案集中到一起。通过这种方式有两个好处:其中一个好处是便于保管, 再有一个优点是便于利用, 而这两者正好是生产过程中对技术资料管理的必要要求。这样既有利于维护档案的完整与安全, 又有利于企业进行科学决策, 有助于强化企业管理, 便于企业档案的有效利用。

(3) 企业档案的分类与操作过程变化。在以前的传统模式中, 各种档案传统分类方案被打破, 而新的方式将是有着极大的效率的各个模块设计。通过这些模块, 可以直接面对企业信息集成, 可以自动化的实现流程设置。配合一份份完整详实的档案信息, 在设计优良的计算机应用程序帮助下, 很容易自动化的完成根据工作需求随时设立和调整类目等任务。通过设备生产企业档案信息的分类的现代化建设, 能够使得整个设备生产过程中的档案分类更能贴近企业的生产、经营需要, 甚至非常灵活的根据管理要求进行统筹与再组织, 使得分类更详细、更科学、更规范。在计算机信息管理系统中, 档案管理人员可按规定的操作流程或模块定义规则, 对档案的接收和保管进行远程或过程操作, 以确保最终归档的信息具有有效性、可靠性、实时性、完整性和确凿性。例如, 在计算机辅助设计过程中, 要求计算机详细记录设计和加工过程中的原始资料及相应的更改信息, 要在不同的版本上注明当前的有效资料, 以达到最终归档使用的是完整和确凿版本的图形或图纸。