关于信息化管理条件下加强医院财务内部控制的思考

2023-01-03

1 引言

近年来, 电子信息技术的发展为各个领域的工作管理提供了信息化手段, 并取得了一定的管理成效。利用计算机系统进行信息化管理, 对管理资料和数据进行整理、分析处理, 优化资源配置, 可以有效保证管理效率及管理质量。目前, 医院信息化管理逐渐深化, 在财务内部控制方面, 信息化管理的作用也越来越强, 与此同时, 不足之处也显露出来, 对医院财务管理造成一定困扰。因此, 创新管理、加强控制、实现财务业务一体化, 有着极为深远的指导及现实意义。本文就信息化管理条件下医院财务内部控制的现状分析, 提出了加强内部控制的方法和对策。

2 医院财务内部控制的现状

2.1 缺乏内在动力

医院管理人员对医疗业务和经营管理十分重视, 但缺乏对内控工作的认识和重视, 主要体现在:一是各类信息系统的使用过程中, 较少考虑到内控的作用, 或是内控机构的授权不够, 导致内控工作与信息化工做出现相互排斥现象;二是没有设置专门的内控岗位, 大多数情况下由财务人员兼职, 但限于精力不够, 造成相关部门之间的配合不足, 有关人员也没有动力推动内控工作的信息化。

2.2 预算编制不科学

医院财务预算管理是部门预算编制的基础, 其对各项财务活动进行统筹安排, 需要凭借医院职能、年度财务收支计划等内容实施。但不重视财务预算的问题比较突出, 在编制方法和过程方面均存在欠缺, 主要依据上年决算数据由领导和财务部门进行推算, 忽略了事前论证与事后评价这一十分必要的管理过程, 因而控制监督的可操作性、科学性以及有效性严重缺失, 导致经济行为失去导向。另外, 部分医院的其他部门对财务部门制定的预算编制并不支持, 造成预算编制的执行得不到有效落实。

2.3 内部稽核难度大

信息化管理下, 会计部门的人员结构发生一定变化, 主要人员分为计算机操作员、网络系统管理员、网络系统维护员、财会人员等。由此造成不相容职责过度集中, 导致舞弊风险增加, 以电子数据形式存储的系统信息容易被修改或删除;同时, 系统设计很少考虑审计工作的需要, 使得稽核与审计难度逐渐加大。

3 财务内部控制信息化的管理对策

3.1 加强内控制度建设

调整组织机构、健全管理制度、划分岗位职责, 分离不相容的职务, 减少控制失效中的人为因素造成的影响。信息化环境下财务内部控制的难度大, 必然需要一套规章健全、责权分明、运作有序的内控制度。应结合医院业务特点和管理要求建立适合的内部会计控制体系, 制订一整套控制方法、措施和程序, 确保医院各个部门、科室及职工之间的相互监督、共同负责、彼此联结。

3.2 加强会计信息系统的管理

制定操作规程, 加强会计信息系统日常管理, 确保系统运行安全有效。操作人员上机前后需要进行登记, 无关人员无法上机操作;操作人员严格按照相关要求和权限进行操作, 不能擅自上机或越权操作;确保密码保密, 不得泄露, 会计软件和数据应设置加密系统, 操作期间及时对有关数据进行备份, 以防止意外发生。在专用计算机上进行操作, 不得插入外来光盘或软盘, 以免病毒侵入对计算机软、硬件造成破坏;定期进行查毒、杀毒工作, 保护电算化系统, 确保其处于安全环境之中。

3.3 规范信息数据管理

信息系统的数据处理非常快速, 所输入或输出的数据也必须准确、可靠, 两者之间还要保持一致。应当对财务数据的输入和输出进行控制, 必要的情况下, 需要专门设置相关人员的操作权限。另外, 控制财务数据的处理与修改, 操作人员不得直接修改数据, 只有报批授权后才能进行操作。对于安装有财务信息系统的计算机, 还要借用内外网访问物理隔离、登录系统密码加密等方式来加强网络安全, 确保财务数据信息安全、可靠, 以此促使财务内部控制的有效性、安全性提高。

3.4 衔接HIS与财务核算软件系统

保持HIS与财务核算软件系统的起止时间一致, 重视并认真对待, 仔细核对收入、支出等多个账目, 确保两者之间无任何出入。每月对门诊收入与HIS系统的门诊收入数目进行核对, 对于未及时缴纳收款项, 并导致HIS门诊收入与财务核算软件系统的门诊收入出现不一致情况的, 应组织专人核对HIS系统中未及时录入的结账款项。每月核对两个系统的预交金总账, 加强预交金的内部控制, 避免预交金犯罪的发生。此外, 还要对住院病人的医疗款项、金额进行核对, 核查财务核算软件系统的住院收入额与HIS系统的住院收入总额, 及时对存在的问题进行更正, 确保住院收入汇缴的安全。