谈县级档案部门怎样做好重点建设项目档案工作

2022-09-10

重点建设项目档案是建设项目实施全过程的真实记录, 对以后查考利用具有十分重要的作用。所以, 做好建设项目档案管理工作就显得尤其重要。同时, 由于重点建设项目档案具有专业性强、时间跨度大、形成数量多的特点, 做好重点建设项目档案管理工作尤其不易。本文从重点建设项目档案的前期控制、中期监督和后期验收, 谈谈怎样做好重点建设项目档案工作。

一、前期控制

项目档案的前期控制是做好项目档案的前提。2006年国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定, 重点建设项目是指各级政府发展改革部门和具有投资管理职能的经济 (贸易) 部门进行竣工验收的固定资产项目, 这类项目竣工后, 档案的验收工作由同级档案行政管理部门组织验收, 并且实行重点建设项目档案分级验收的原则。即:县级地方档案行政管理部门负责本行政区域内的重点建设项目档案的竣工验收工作。重点建设项目档案的前期控制主要包括重点建设项目的勘察、论证、环评、设计、招投标、立项到正式开工前的这一阶段档案的控制, 是重点建设项目档案的一个重要组成部分。所以, 要做好这一阶段的档案控制工作, 档案行政管理部门应该积极主动介入, 与发改、经贸等部门加强联系沟通, 及时了解掌握重点建设项目名单及基本情况, 以便对重点建设项目有一个初步的了解。档案行政管理部门可以根据重点建设项目名单确定工作量, 及时制定工作计划。同时, 还可以根据项目名单, 及时与建设单位进行沟通接触, 对项目的参建单位、工程量、开工日期有一个初步的了解, 便于下一步指导项目文件材料的归档工作。在项目立项后, 及时开展初期阶段产生文件材料的全面收集积累工作, 主要包括项目立项、审批、招投标、勘察、设计过程中形成的文字、图表、照片、声像材料。为日后做好重点建设项目档案工作打下基础。

二、中期监督

项目档案的中期监督指导是做好项目档案的关键。重点建设项目中期监督是指重点建设项目从开工到项目档案验收前这一阶段档案工作的监督。按照2003年山东省档案局、山东省发展计划委员会发布的《山东省重点建设项目档案管理登记办法》的有关规定, 重点建设项目档案在开工6个月内、项目档案预验收1个月内报送《项目及项目档案和资料情况动态表》和《项目档案预验收情况表》, 便于档案行政管理部门控制项目及项目档案工作的进展和变化情况。地方档案行政管理部门应当根据项目和项目档案的进展情况及时开展重点建设项目档案执法检查。实地察看建设单位对项目建设各个环节的文件材料收集归档情况, 包括可行性研究及任务书、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件等收集是否齐全。对检查过程中发现的问题, 及时要求建设单位进行督导整改。建设项目单位档案管理人员也要跟踪服务, 监督指导各参建单位在建设过程中形成的文件材料的载体和书写材料、盖章、签字要符合规范, 音像资料要保证载体的有效性等。

三、后期验收

项目档案的后期检查验收是做好项目档案的保证。根据《重大建设项目档案验收办法》的规定, 重点建设项目档案的验收应当在项目竣工验收3个月之前完成。档案行政管理部门在收到项目建设单位报送《重点建设项目档案验收申请表》后, 按照有关程序, 组织有关单位和人员进行档案竣工验收。对档案验收合格的项目出具验收意见, 对档案验收不合格的项目, 及时提出整改意见, 并组织复验。在建设项目竣工后, 项目建设单位档案人员要及时指导参建单位的专兼职档案人员向项目建设单位档案管理人员移交档案, 建设单位档案管理人员要对文件的成套性、完整性和案卷质量进行审查, 确认无误解后, 双方清点, 并办理移交手续妥善保管。

总之, 重点建设项目档案是一项系统庞大的工作, 需要发改部门、经贸部门、项目建设单位、施工企业齐抓共管, 通力配合, 密切协作, 才能有效地保证项目档案的完整、准确、系统。地方档案行政管理部门应加强对项目建设单位和参与单位的专兼职档案人员的业务培训, 不断提高业务素质。项目建设单位也要根据自身特点, 结合实际, 加强对建设项目档案人才的培养, 制定完善的激励考核机制, 不断学习先进的档案管理经验, 充分发挥各方面人才优势, 注重项目档案的过程控制, 不断探索项目档案管理工作的新方法, 及时总结项目档案管理的经验, 提高项目档案的科学化管理水平。

摘要：重点建设项目档案是建设项目实施全过程的真实记录, 对以后查考利用具有十分重要的作用。重点建设项目档案的前期控制、中期监督和后期验收是做好重点建设项目档案工作的有效手段。项目档案的前期控制是做好项目档案的前提。中期监督指导是做好项目档案的关键。后期检查验收是做好项目档案的保证。重点建设项目档案是一项系统庞大的工作, 需要各部门齐抓共管, 通力配合, 密切协作, 才能有效地保证项目档案的完整、准确、系统, 从而不断提高项目档案的科学化管理水平。

关键词：项目档案,前期控制,中期监督,后期验收